Учет операций торгового предприятия по расчетному счету и специальным счетам в банках.

1. Учет операций торгового  предприятия по расчетному счету  и специальным счетам в банках.

В процессе хозяйственной  деятельности между организациями  возникают различные расчетно-денежные отношения в связи с поставкой  материалов и оплатой услуг, продажей готовой продукции, с выполнением различных финансовых обязательств (платежи в бюджет, отчисления во внебюджетные фонды, погашение ссуд банкам и т.п.). Указанные расчеты осуществляются безналичными платежами, т.е. перечислением денежных средств через отделения банка с расчетного счета плательщика на счет получателя [3].

Все организации обязаны  хранить свободные денежные средства на счетах в банках. Они вправе открывать  в любом отделении банка расчетный  счет для проведения всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Для открытия расчетного счета организация представляет в учреждение банка: заявление с просьбой об открытии расчетного счета, документы о регистрации организации, копии учредительных документов, карточку с образцами подписей распорядителей средств и оттиском печати, документы о постановке на налоговый учет и о регистрации в качестве плательщика страховых взносов в государственные внебюджетные фонды. Иностранные фирмы и совместные организации представляют дополнительно свидетельство о внесении их в реестр организаций с иностранными инвестициями.

Согласно Налоговому кодексу РФ налогоплательщики обязаны  в десятидневный срок сообщить в  налоговый орган об открытии или  закрытии счетов в банковских учреждениях. Нарушение установленного срока  влечет за собой взыскание штрафа (ст. 118 НК РФ).

Открытому счету присваивается  номер, который затем указывается  на всех документах, отражающих движение средств на расчетном счете.

Порядок совершения и  оформления операций по расчетному счету  регулируется действующим законодательством, а также правилами, инструкциями и положениями Центрального банка Российской Федерации [9].

Все операции по расчетному счету банк производит с согласия и по поручению владельца счета. Поэтому взаимоотношения между  организацией и банком строятся на основании договора, в котором фиксируются перечень услуг банка, тарифы комиссионных вознаграждений за услуги, сроки обработки платежных документов, условия размещения средств, права, обязанности и ответственность сторон и др.

Списание денежных средств с расчетного счета может производиться только по распоряжению клиента. Без его согласия списание делается по решению суда или в случаях, установленных законом или предусмотренных договором между банком и клиентом. Возможно бесспорное списание со счета налоговыми органами сумм недоимок и пеней по налогам и сборам, а также таможенными органами - сумм платежей и пеней [7].

Движение средств на расчетном счете оформляется  банковскими платежными документами. К таким документам относятся: объявления о взносе наличными, платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, чеки и аккредитивы, банковские пластиковые карточки. Объявлением о взносе наличными оформляется сдача наличных денег в кассу банка. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.

Наиболее часто при  осуществлении безналичных расчетов используются платежные поручения, которые являются поручением организации  обслуживающему ее банку о перечислении определенной суммы со своего счета  на счет получателя средств.

Платежное требование представляет собой расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате организации-получателю определенной суммы через банк.

Платежное требование-поручение  представляет собой требование поставщика к покупателю заплатить стоимость поставленной по договору продукции (работ, услуг) на основании направленных в обслуживающий банк покупателя расчетных и отгрузочных документов.

Чек используется организацией для получения наличных денег  с расчетного счета; он выписывается в одном экземпляре на имя кассира или другого лица, которому доверяется получение денег. Бланк чека состоит из самого чека, корешка чека и контрольной марки. Все части имеют одинаковый номер; корешок чека остается в чековой книжке, чек отрезается и предъявляется в банк, а контрольная марка выдается банковским служащим представителю организации для получения денег в кассе банка.

Во всех платежных  банковских документах кроме обязательных реквизитов указывается назначение платежа. Помарки и подчистки  в платежных документах не допускаются.

Организация должна контролировать обоснованность операций по своему расчетному счету. Учреждение банка выдает владельцу  счета выписки об остатках и движении средств на расчетном счете с  приложением к ним всех первичных  расчетных документов. Записи в выписке банка по дебету означают выдачу наличных денег по чекам или списание (уменьшение) по счету по безналичным расчетам, а по кредиту - взносы наличных денег по объявлениям или зачисление (увеличение) счета по безналичным расчетам [11].

В бухгалтерском учете организации для учета этих операций открывают самостоятельный активный синтетический счет 51 «Расчетные счета», в котором указанные в выписке банка операции записывают наоборот: поступления (увеличение количества денежных средств) - в дебет счета, а выбытие (уменьшение) - в кредит счета. Это вытекает из того, что для банка «Расчетные счета» имеют не денежный, а расчетный характер (банк по этому счету учитывает свои обязательства перед клиентами).

При получении банковской выписки в первую очередь проверяют тождество остатка средств, указанного в выписке, остатку по счету 51 «Расчетные счета». Затем проверяют приложенные к выписке платежные документы (основание их предъявления и суммы), полноту их отражения в выписке и отсутствие арифметических ошибок. Суммы, ошибочно отраженные по дебету или кредиту счета «Расчетные счета» и обнаруженные при проверке выписок банка, относят до выяснения причин на счет 76-2 «Расчеты по претензиям». Обо всех обнаруженных ошибках делается письменное сообщение учреждению банка [5].

Наряду с расчетными счетами организации могут иметь  счета для учета денежных средств  целевого назначения, находящихся в  аккредитивах, платежных чековых  книжках и иных платежных документах (кроме векселей) и предназначенных  для финансирования капитального строительства и других текущих расходов.

Учет данных средств  ведется в порядке, аналогичном  порядку отражения операций по расчетному счету, но на активном синтетическом  счете 55 «Специальные счета в банках», который имеет несколько субсчетов, открываемых для учета движения отдельных платежных документов.

Зачисление денежных средств на специальные счета  отражается следующей бухгалтерской  записью:

Д-т 55    «Специальные счета в банках» 

К-т 51    «Расчетные счета», 66 «Расчеты по краткосрочные кредитам и займам».

По мере использования  этих средств (на основе выписок банка) производится запись:

Д-т 60   «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» 

К-т 55    «Специальные счета в банках».

Оставшиеся (неиспользованные) средства возвращаются на тот счет в банке, с которого они были перечислены, и отражаются бухгалтерской записью:

Д-т 51    «Расчетные счета»

К-т 5 5    « Специальные  счета в банках ».

На отдельных субсчетах, открываемых к этому счету, отражают движение обособленно хранящихся в  банках средств целевого финансирования. К ним можно отнести: субсидии государственных органов, средства на финансирование учреждений социально-культурного назначения, средства на финансирование отдельных объектов капитальных вложений и пр.

Получение средств финансирования отражается записью:

Д-т 55    «Специальные счета в банках» 

К-т 86    « Целевое  финансирование ».

При использовании средств  делается проводка:

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами» и др.

К-т 55    «Специальные счета в банках».

По окончании строительства  или финансирования других расходов (на сумму использованных средств) составляется следующая бухгалтерская запись:

Д-т 86    «Целевое финансирование»

К-т 83    «Добавочный  капитал».

В настоящее время в России активно распространяется новая для юридических и физических лиц форма расчетов - расчеты с использованием банковских корпоративных карт, или, как их еще называют, пластиковых карт. Банковская пластиковая карта - персонифицированное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров, работ или услуг, а также получения наличных денег в банковских учреждениях и банкоматах [7].

Корпоративные банковские карты бывают двух видов - расчетные  и кредитные.

Расчетная карта - это  банковская карта, использование которой позволяет держателю (уполномоченному организацией) распоряжаться денежными средствами со счета организации в пределах расходного лимита (установленного договором банка и клиента). Кредитная карта позволяет ее держателю осуществлять операции в размере предоставленной банком кредитной линии, т.е. заемных средств (в пределах расходного лимита).

Чтобы стать держателем корпоративной банковской карты, организация  должна представить в банк заявление  на ее приобретение в соответствии с условиями использования. В заявлении обычно указывают тип карты, тип валюты, вносимой на специальный карточный счет, желаемый порядок получения выписок со счета, имя и паспортные данные будущего пользователя карты. Все условия пользования картой оговариваются затем в договоре между банком и держателем карты [8].

Для перечисления средств  с расчетного счета на специальный  карточный счет организация подает в свой обслуживающий банк платежное  поручение на перевод средств. Тогда  для учета средств, перечисленных  на специальный карточный счет, необходимо открыть к счету «Специальные счета в банках» самостоятельный субсчет. Все записи на субсчете могут производиться только на основании выписок банка со специального карточного счета. По дебету этого субсчета будут показываться суммы, поступившие на карточный счет с расчетного счета держателя карты, а по кредиту - суммы, списанные в оплату расходов, произведенных по карте, и суммы комиссии, уплаченной банку за обслуживание. Сальдо по субсчету будет отражать остатки средств, не использованных по карте на конец месяца.

Сотрудник, которому выдали карту, получает возможность приобретать  материальные ценности или услуги с  оплатой через карту. При проведении операций с банковскими картами  необходимо составлять документы на бумажном носителе - слип, квитанцию электронного терминала или банкомата (или иные документы, предусмотренные банковскими правилами и договорами между участниками расчетов). Слип или квитанции должны содержать следующие обязательные основные реквизиты: наименование (идентификатор банкомата, организации, обменного пункта и пр.), дату совершения операции, сумму операции, валюту операции, реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности, подпись держателя карты [9].

При отражении выдачи под отчет работнику пластиковой карты на счетах бухгалтерского учета делается следующая запись:

Д-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами» 

К-т 55    «Специальные счета в банках», субсчет «Корпоративные банковские карты ».

После представления  и утверждения авансового отчета подотчетного лица о произведенных расходах на счетах бухгалтерского учета делается запись:

Д-т 10   «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

К-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами».

2. Аудит реализации  товаров

Целью аудита является подтверждение достоверности информации бухгалтерской отчетности, которая является одним из главных критериев качественности информации [1].

Цель аудита операций по приобретению и реализации товаров  в розничной торговле достигается  путем решения в ходе аудита следующих основополагающих задач по проверке:

- соблюдения действующего законодательства;

- правильности оформления первичных документов;

- правильности формирования себестоимости;

- правильности расчета сумм, подлежащих уплате поставщикам;

-правильности отражения задолженности перед поставщиками и подрядчиками;

- правильности составления отчетности;

- полноты и своевременности отражения операций по приобретению и реализации товаров.

Источниками получения  аудиторских доказательств будут первичные документы (счета-фактуры, выданные и полученные, спецификации, товарно-транспортные накладные, путевые листы, журнал учета полученных и выданных счетов-фактур, Книга покупок, Книга продаж, товарные учеты материально-ответственных лиц); регистры бухгалтерского учета (90 «Продажи», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», Главная книга); результаты анализа финансово-экономической деятельности организации; устные высказывания сотрудников и третьих лиц; результаты и инвентаризация товаров проверяемой организации (инвентаризационные описи); бухгалтерская отчетность (формы № 1 и № 2) [3].

Среди документов, подлежащих проверке, выделяют первичные документы, регистры учета, отчетность.

Первичные документы включают:

- приказ об учетной  политике организации;

- договоры-купли продажи;

Регистры синтетического и аналитического учета включают:

- главную книгу;

- журнал-ордер №11;

- ведомость отгрузки  и реализации готовой продукции;

Отчетность включает:

1. Форму №1 (бухгалтерский баланс)
2. Форма №2 (отчет о прибылях и убытках)

Бухгалтерская отчетность, в которой отражается раздел (Участок, бухгалтерский счет), должна включать в себя в частности, строки баланса:

Методика аудиторской  проверки по объекту

Аудиторская проверка товарных операций начинается с ознакомления с отделом бухгалтерского учета, занимающегося учетом операций связанных с поступлением и оприходование товаров. На этом этапе устанавливается, кто ведет бухгалтерский учет по движению ценностей, какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка; кому подотчетен данный бухгалтер; кто его проверяет по исполняемой работе; оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета; наличие схем по поступлению и оприходованию товаров на счетах; какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование); соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации товаров и порядок оформления результатов инвентаризации; следует убедиться в правильности оформления договоров о материальной ответственности с кладовщиками и другими ответственными лицами, которым переданы в подотчет ценности, наличие журналов регистрации документов (журнал регистрации счетов-фактур) [3].

Сохранность товаров  зависит от условий хранения, поэтому  следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства  в данной организации. Аудитор выясняет число и размещение складских  помещений, условия хранения ценностей.

Следующим этапом проверки должна стать инвентаризация товаров. В зависимости от уровня внутреннего контроля определяется необходимость ее проведения.

До начала инвентаризации аудитор  должен составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей и договориться с руководителем проверяемой организации о создании комиссии.

Руководитель создает соответствующее  распоряжение (приказ) и вручает  его текст членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир. В  состав инвентаризационной комиссии, кроме материально-ответственного лица, обычно включают представителей руководства предприятия, а также соответствующих специалистов и работников бухгалтерии. Присутствие при инвентаризации материально-ответственного лица обязательно.

Некоторые аудиторы делают ошибку, когда решают по какой-либо причине проводить инвентаризацию в отсутствие материально-ответственного лица. Если в результате проверки будет установлена недостача товаров, ответственное лицо в этом случае может впоследствии оспорить результаты инвентаризации и оспорить факт недостачи.

Перед началом инвентаризации материально-ответственное лицо составляет отчет по поступлению и отпуску  товаров на дату начала инвентаризации в двух экземплярах. Один экземпляр  передается в бухгалтерию предприятия, а другой – аудитору. С ответственного лица берется расписка в том, что все документы, относящиеся к движению товаров, сданы в бухгалтерию, и что никаких не оприходованных или не списанных на реализацию ценностей в их распоряжении нет [5].

Во время инвентаризации аудитор должен: установить использовались ли складские помещения по назначению; правильно ли складируются товары; проверить, отвечают ли складские помещения требованиям, как они охраняются; удостовериться в аккуратном проведении процедур инвентаризационной комиссии; потребовать пересчета, обмера, взвешивания товаров, если это необходимо; фиксировать результаты инвентаризации по каждому виду товаров в инвентаризационных описях, составляемых по месту нахождения (хранения) и по материально-ответственным лицам в единицах измерения принятых в учете.

Если при проверке на складе выявлены товары предприятию, то на них составляется отдельная  опись. А потом встречной проверкой  выясняется, кому они принадлежат  и почему хранятся на складе другой фирмы.

Излишки и недостачи  в учете должны отражаться следующими бухгалтерскими проводками:

• на оприходование излишков выявленных при инвентаризации

• на отражение недостачи в учете

а) за счет виновных лиц

б) если виновное лицо не установлено

После инвентаризации целесообразно  провести проверку полноты оприходования, оценки и учета товарных ценностей.

Во время проверки аудитор должен: проверить правильность ведения складского учета, обоснованность записей кладовщиком в его учетных документах; проверить полноту оприходования поступивших со стороны товаров. Нарушение порядка оприходования товаров приводит к их хищению, а также созданию излишков товаров, которые затем реализуются без отражения в учете с целью сокрытия доходов от налогообложения и присвоения полученных средств.

При проверке вопросов полноты  оприходования товаров, аудитору необходимо произвести анализ платежно-расчетных документов, подтверждающих поступление ценностей от поставщиков. При этом проверке подлежат счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, сертификатами, удостоверениями качества и т.д.).

Обращается внимание на правильность оформления этих первичных документов. В них обязательно должно быть указано: наименование поставщика, получателя, наименование товаров, их количество, цена и стоимость, должности и подписи ответственных лиц (с расшифровкой фамилии), печать предприятия поставщика. Если в первичные документы внесены исправления, то они должны быть заверены подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты внесения исправления [3].

Далее аудитор проверяет  полноту оприходования поступивших  на склад товаров. Проверка проводится по первичным документам, а в случае необходимости проводится встречная проверка данных с данными предприятии, которое отгрузило товар.

При проведении аудиторской  проверки поступления товарных ценностей  необходимым условием является сопоставление данных первичных документов по поступлению товаров с данными журнала регистрации полученных счетов-фактур, Книги покупок, регистров бухгалтерского учета по счетам 41 «Товары», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и данными Главной книги по этим же счетам.

Суммы, указанные в  документах полученных от поставщиков  товаров должны соответствовать  суммам, отраженным в Книге покупок, а затем данные за отчетный период по этому учетному первичному документу  должны сопоставляться с результатами в регистрах бухгалтерского учета по счетам 41 «Товары» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». После этого данные учетных регистров сравниваются с данными Главной книги по этим счетам и данными баланса.

При проверке правильности корреспонденции счетов аудитор проверяет, не было ли в учете случаев, когда поступившие товары не приходовались на счет 41 «Товары», а были отнесены на другие счета.

Большое значение при  выражении мнения о достоверности  бухгалтерского учета и отчетности имеет правильность отражения в учете (выделение на счете 19) и принятие к зачету (возмещению) налога на добавленную стоимость (НДС). Здесь следует помнить, что сумма НДС по приобретенным товарам подлежит зачету (возмещению) только тогда, когда организацией выполнены следующие условия законодательства: сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой, как в расчетных документах, так и в первичных учетных документах, а также в документах на основании которых проводились расчеты при бартерных сделках, предварительной оплате, расчетах с использованием векселей и зачете взаимных требований.

Особое внимание при  проверке поступления товаров следует  обратить на расхождение фактического наличия с наличием указанным  в сопроводительных документах.

В случаях, когда при  приемке товаров выявлены расхождения по количеству и качеству, то приемка должна быть оформлена актами:

1. коммерческим актом, если недостача или порча произошла по вине транспортной организации (он составляется с участием представителя от транспортной организации);
2. приемным актом, если недостача произошла по вине поставщика, а также, если недостача произошла по вине экспедитора.

Все акты должны быть составлены комиссией, которая создается по распоряжению руководителя.

Поэтому аудитор при  проверке должен обратить внимание на правильность документального оформления недостач и отражение их в учете.

В учете недостача  по вине поставщика должна быть оформлена  следующей бухгалтерской проводкой:

Без надлежащего оформления актов, претензии не могут быть предъявлены виновной стороне и не могут быть признаны действительными, а, следовательно, они не могут отражаться в учете за счет виновных лиц.

Зачастую возникают  ошибки в учете при переоценке товарных ценностей. Поэтому при проведении аудита следует обратить внимание на правильность переоценки товаров, в результате которой изменяется их продажная цена и порядок переоформления документов по переоценке, и их отражения в бухгалтерском учете.

Результаты переоценки должны быть оформлены письмом-актом, где помимо наименования, количества и другой информации о товаре указывается старая и новая цена, стоимость товаров в новых и старых ценах, сумма до оценки при повышении цен и сумма уценки при снижении цен. Результаты переоценки должны быть отражены на счете 14 «Переоценка материальных ценностей».

Особого внимания при  проведении аудиторской проверки оприходования  товаров заслуживает правильность учета ценностей в розничной  торговле (магазинах, палатках, лотках). В рознице товары должны учитываться в стоимостном выражении, кроме ювелирных изделий из золота, платины, серебра, драгоценных камней и других ценных товаров, которые должны учитываться по количеству, цене и сумме [3].

При проверке правильности установления розничных цен, следует помнить, что на многие продовольственные товары существуют предельные размеры наценок, превышение которых ведет к взысканию с организации определенных штрафных санкций.

Из большого числа  разнообразных ошибок, которые выявляют аудиторы в ходе проверок операции связанных с поступлением и оприходованием товаров, к наиболее часто встречающимся относятся следующие:

- не проводится инвентаризация  товаров;

- не заключается договор  о материальной ответственности  с кладовщиком;

- нарушается правильность оформления первичных документов по оприходованию товаров;

- не проводится (или  нерегулярно проводится) сверка  данных по поступившим и оприходованным  ценностям в бухгалтерии и  на складах организации.

План и программа  аудита

На этапе планирования аудитор разрабатывает как общую стратегию аудита, так и детальный подход к ожидаемому характеру, временным рамкам и объему работ по каждой из областей аудита.

Для успешного планирования аудита в области операций по приобретению и продаже товаров в розничной торговле:

• четко понимать цель, для которой будет использоваться информация, содержащаяся в рабочих документах аудитора в рамках общих результатов;
• обладать знаниями о бизнесе аудируемого лица;
• дать оценку аудиторского риска и разработать процедуры необходимые для его снижения до минимально низкого уровня;
• определить ключевые по значимости области проверки;
• рассчитать уровень существенности и определить его взаимосвязь с аудиторским риском;
• составить детальную программу по проверке операций по приобретению и реализации товаров, которая будет служить инструкцией для аудитора, а также средством внутреннего контроля за надлежащим выполнением работы.

Аудиторская проверка заканчивается  оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.