Учет расчетов с подотчетниками

НОУ ВПО  «ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ»

(г.Архангельск)

Кафедра бухгалтерского учета, анализа  и аудита

КОНТРОЛЬНАЯ   РАБОТА

по дисциплине

«……»

                         Студентка: 

                                                Факультет: экономический           

                 Группа:

                                                         Специальность: Бухгалтерский  

                                         учет, анализ и аудит                             

                                                             Руководитель: Лобанов В.В.                

Архангельск

2013

1. Возникновение хозяйственного учета и развитие бухгалтерского учета

      Хозяйственный учет возник на самых ранних стадиях перехода людей к организованному добыванию средств существования – к общинному хозяйству. Большинство историков считают, что в первобытном обществе большая часть сведений о хозяйственной деятельности содержалась в уме, поскольку примитивные учетные записи возникали редко.

     Развитие цивилизации, укрупнение хозяйств, потребовали освоения и применения учетных записей на материальных носителях. В Месопотамии это были глиняные таблички (таблетки), в Древнем Египте – папирусные свитки, на Руси – берестяные грамоты.

      Хозяйственный учет древности нельзя назвать бухгалтерским. Это скорее, первичный учет, то что мы теперь называем оперативным учетом. В Древнем Египте уже в 3-м тысячелетии до н.э. существовал хорошо поставленный материальный учет; в Древнем Вавилоне наряду с материальным учетом существовал весьма развитый учет расчетов, в том числе с работниками; в Персии была организована государственная статистика расходов государства; в Китае 7 тысяч лет назад по отдельным продуктам составляли материальные балансы.

     Во время греко-римской цивилизации появились такие предшественники бухгалтерского учета как инвентарь и контокоррент (взаиморасчеты), зародился учет кредитно-ссудных операций. Система хозяйственного учета стала более совершенной, но материальный учет вели обособленно от учета денег и денежных расчетов, балансовый метод применялся для решения локальных задач. Общий имущественно-денежный комплекс единичного хозяйства и его хозяйственная деятельность не обобщались в едином денежном измерителе.

     Хозяйственный учет Средневековья в его ранний период деградировал и не развивался. Элементы учета сохранились в основном в монастырях и крупнейших хозяйствах. В это время начали вести учетные книги. Постепенно в учете стали выделяться счета имущества по классификационным группам, денежным средствам, расчетам. В счетах начали разделять записи по дебету и кредиту, но записи велись в самостоятельных книгах (отдельно приход, отдельно расход). Возникло новое явление – учет и отчетность о доходах и расходах. Начали появляться трактаты, описывающие требования к достоверному учету. Отчетность приобретала черты публичности.

      Поступательное, всестороннее развитие хозяйственного учета создавало необходимые предпосылки возникновения бухгалтерского учета. Эта высшая форма учета, для развития которой требовались объективные условия, начала внедряться при капитализме.[1]

     В развитии бухгалтерского учета можно выделить пять основных периодов[2]:

1 период – с момента возникновения товарно-денежных отношений до конца XVII века. Для этого периода характерно: появление различных способов регистрации фактов хозяйственной жизни в учетных регистрах в виде систематических и хронологических записей; мануфактурное производство; сосуществование натурального обмена и товарно-денежных отношений. Венцом периода становления бухгалтерского учета стало широкое использование метода двойной записи. В 1494 году итальянский профессор математики Лука Пачоли опубликовал «Трактат о счетах и записях», из которого явствует, что венецианские купцы делали записи в трех книгах: черновой, журнале и главной, не считая копировальной книги и инвентарной. Лука Пачоли рекомендовал для использования так называемую аналитическую запись. О значении этого трактата свидетельствует тот факт, что в течение нескольких веков им пользовались в Италии, Франции, Англии, Германии как основным руководством по бухгалтерскому дел. А способ двойной записи не потерял своего значения и поныне.

      Автором, изложившим правила ведения записей в учетных книгах по двойной системе был также Бенедикт Котрульи, живший в XV веке. Эти правила были им сформулированы в работе «О торговле и частном торговце», однако издано это сочинение было лишь в 80-х годах XVI века.

2 период – конец XVII – конец XVIII веков. Для этого периода характерны единообразные подходы к основам систематизации бухгалтерских записей. Так, до середины XVIII века доминировала «Развитая итальянская форма счетоводства»; в дальнейшем Гельвигом (1774) была предложена «Мемориально-кассовая форма». Счетоведение рассматривается в основном как форма практической деятельности.

3 период – конец XVIII – конец XIХ веков. В этот период выходит большое количество работ по бухгалтерскому делу, возникают теории счетоводства: юридическая – во Франции, экономическая – в Италии, камеральная – в Германии. В этот период сформировались основные направления в науке счетоведения, по которым и пошло ее дальнейшее развитие.

4 период – конец XIХ – начало ХХ веков – период становления бухгалтерского учета как области научных знаний. Большинство авторов стремились сформулировать теоретические основы бухгалтерского учета, определить область тех явлений, изучение которых составляет объект этой науки.

5 период – начало ХХ столетия – до наших дней целесообразно разделить на две основные стадии:

- начало – середина  ХХ столетия характеризуются  разработкой базовых принципов  объективной оценки имущественно-правового  положения самостоятельно хозяйствующего  субъекта, отраслевой направленностью  в построении системы бухгалтерского  учета, расширением государственной  регламентации национальной системы  бухгалтерского учета и отчетности

- с середины ХХ столетия  до нашего времени – разрабатываются  принципы оценки имущественно-правового  положения хозяйствующих субъектов  в условиях внешней рыночной  среды и в связи с принятием  эффективных хозяйственных решений  по извлечению будущих экономических  выгод; разработкой и внедрением  Международных стандартов по бухгалтерскому учету и аудиту.

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически  всеми субъектами предпринимательской  деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей  с целью ускорения расчетов и  снижения издержек, связанных с оформлением  безналичных операций. Весьма часто  расчеты наличными денежными  средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов  в небольших количествах, а также  относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники), оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств, расходы на командировки по территории Российской Федерации и  за границу, представительские расходы.

Во всех случаях расчеты наличными  денежными средствами должны производиться  через подотчетных (материально  ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного  документального оформления выдачи денежных средств под отчет и  их последующего списания.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с  подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета  расчетов с подотчетными лицами.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными  средствами, вопросы изучения и точного  практического применения порядка  отражения в бухгалтерском и  налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

1.  своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2.  документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

3.  контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на  хозяйственно - операционные цели.

           Бухгалтерский учет с подотчетными  лицами имеет свои особенности. Цель данной работы - изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

Работа состоит из двух глав. В первой главе будут рассмотрены  нормативные акты, касающиеся данного  раздела учета. Во второй главе - основные первичные документы и бухгалтерские  записи по учету расчетов с подотчетными лицами.

2.  Учет расчетов с подотчетными лицами.
1. Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

Основные положения по отражению  расходов с подотчетными лицами в  бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе "О бухгалтерском  учете". В нем говорится, что  как и любые другие хозяйственные  операции, операции с подотчетными лицами должны оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет. Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации  по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или  уполномоченными ими на то лицами.  [1, ст. 9]

В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации  регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России.

Выдача наличных денег под отчет  производится из касс предприятий. При  временном отсутствии у предприятий  кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или  лицам, их заменяющим, чеки на получение  наличных денег непосредственно  из кассы банка.[2, п.10]

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. [2, п. 11]

В связи с тем, что расчеты  с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными  должен отвечать нормам Указания Центрального Банка Российской Федерации «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 рублей. [3, п. 1]

Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого  социального налога, то есть они  находят свое отражение в следующих  главах Налогового Кодекса Российской Федерации. Глава 21 «Налог на добавленную  стоимость», регламентирует правила  списания НДС при осуществлении  расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентируют порядок обложения  НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль  организаций» оговаривает порядок  учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при  расчете налогооблагаемой прибыли.

Необходимость налогового учета командировочных  расходов возникает в случае, если формирование налоговой базы предполагает включение в нее сумм выплат, произведенных  работникам, или начислений на них.

Таким образом, налоговый учет вышеуказанных  расходов может иметь место в  отношении:

– НДС – по суммам налоговых вычетов по стоимости произведенных расходов.

Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной  командировки и обратно, включая  расходы на пользование в поездах  постельными принадлежностями, а  также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым  к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. [4, ст.171]

– налога на доходы физических лиц и единого социального налога – по суммам выплат, превышающим установленный законодательством лимит.

С 2009 года размер суточных для целей  налогообложения прибыли больше не нормируется. Однако нужно помнить, что в Налоговом Кодексе Российской Федерации установлены нормативы  суточных, которые применяются в  целях исчисления НДФЛ: для командировок по России – 700 руб. в сутки; для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Указанные  нормативы установлены с 1 января 2008 года и сохранили свое действие на 2009 год. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем  размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ. [4, ст.217]

При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению ЕСН суточные в пределах норм, установленных в  соответствии с законодательством  Российской Федерации, если суточные выплачиваются  в большем размере, то сумма превышения должна облагаться ЕСН. [4, ст.238]

– налога на прибыль – по суммам, принимаемым для целей налогообложения в полном размере, и по суммам, которые при формировании налоговой базы не учитываются.

Под документально подтвержденными  расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном  государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими  произведенные расходы (в том  числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами  признаются любые затраты при  условии, что они произведены  для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. [4, ст. 252]

Расходы на командировки относятся  к прочим расходам организации как  налогоплательщика, связанным с  производством и реализацией. [4, ст. 264]

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса  Российской Федерации, который оговаривает  перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также  порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни. В командировку нельзя направлять беременных женщин и работников младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов). С письменного согласия сотрудников и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями допустимо направление в командировку:  

- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;  

- работников, имеющих детей-инвалидов  в возрасте до 18 лет;  

- работников, осуществляющих уход  за больными членами своих  семей в соответствии с медицинским  заключением.  

Эти работники должны быть ознакомлены  в письменной форме с информацией  о своем праве на отказ от служебной  командировки. [5, ст. 259] 

Сотрудник, находящийся в командировке, обязан работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл. Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни  отдыха по возвращении работника  из командировки ему не предоставляют. В случае если он специально был  командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в  означенные дни ему должны начислить  доплату. При этом работодатель не имеет  права забывать, что работу в выходные и праздничные дни оплачивают в двойном размере. [5, ст. 153]  

Срок командировки определяется работодателем  с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

При направлении сотрудника в командировку необходимо руководствоваться Постановлением  от 13 октября 2008 г. N 749.

 Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или  аэропорт находятся за чертой населенного  пункта, учитывается время, необходимое  для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда  работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и  в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Оплата труда работника в  случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные  дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации  и указывается в служебном  задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное  удостоверение, подтверждающее срок его  пребывания в командировке (дата приезда  в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением  случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения.

Командировочное удостоверение оформляется  в одном экземпляре и подписывается  работодателем, вручается работнику  и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте  командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении  и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая  используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в  разных населенных пунктах, отметки  в командировочном удостоверении  о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей  организации и прибывших в  организацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения  и социального развития Российской Федерации.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также  за дни нахождения в пути, в том  числе за время вынужденной остановки  в пути, сохраняется за все дни  работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется  средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника  в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний  заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Работнику при направлении его  в командировку выдается денежный аванс  на оплату расходов по проезду и  найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные).

Работникам возмещаются расходы  по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне постоянного  места жительства (суточные), а также  иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором  или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие  праздничные дни, а также за дни  нахождения в пути, в том числе  за время вынужденной остановки  в пути, с учетом положений, предусмотренных  пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий  транспортного сообщения и характера  выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту постоянного  жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного  возвращения работника из места  командирования к месту постоянного  жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации  с учетом дальности расстояния, условий  транспортного сообщения, характера  выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем  организации остается в месте  командирования, то расходы по найму  жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются  работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе  заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации  и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного  пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных  в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом  общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и  от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В случае вынужденной остановки  в пути работнику возмещаются  расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом.

Расходы по бронированию и найму  жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется  бесплатное жилое помещение) в порядке  и размерах, определенных коллективными  договорами или локальным нормативным актом.

Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации  производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в  государства - участники Содружества  Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной  валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного  работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с  Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".

Выплата работнику суточных в иностранной  валюте при направлении работника  в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным  актом, с учетом особенностей, предусмотренных  пунктом 19 настоящего Положения.

За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором  или локальным нормативным актом  для командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором  или локальным нормативным актом  для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения  государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые  суточные выплачиваются в иностранной  валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения  государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые  суточные выплачиваются в рублях.