Учет расчетов с подотчетными лицами. 3
Содержание
Введение......................
1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами……..........5
1.1. Расчеты наличными и безналичными
денежными средствами с подотчетными
лицами........................
1.2. Авансовый отчет.........................
1.3. Порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами...........12
2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами в ООО
«Автостройсервис».............
2.1. Краткая характеристика деятельности ООО «Автостройсервис» …...….14
2.2. Первичный учет расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Автостройсервис» ..............................
2.3. Аналитический и синтетический учет
расчетов с подотчетным лицами в ООО «Автостройсервис»
..............................
3. Меры по совершенствованию
учета расчетов с подотчетными лицами
в ООО «Автостройсервис».............
Заключение....................
Список использованных
источников и литературы..................
Приложения....................
Введение
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.
В подотчет выдаются деньги
для предстоящих
Целью курсовой работы является рассмотрение мероприятий по ведению бухгалтерского учёта расчётов подотчётными лицами организации на примере ООО «Автостройсервис».
Для достижения поставленной цели в курсовой работе необходимо решить следующие задачи:
- проанализировать расчеты наличными и безналичными денежными средствами с подотчетными лицами;
- подробно рассмотреть структуру авансового отчета;
- рассмотреть порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в организации;
- рассмотреть практику ведения бухгалтерского учёта расчётов с подотчетными лицами на примере ООО «Автостройсервис».
Объект исследования - ООО «Автостройсервис», предмет исследования - порядок учета с подотчетными лицами.
Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств, позволяют установить деловые связи с другими организациями, расширять рынок сбыта своей продукции, работ, услуг.
Базой для написания работы послужили учебные, монографические и периодические публикации, законодательные акты, а также работы отечественных ученых и специалистов по исследованию бухгалтерского учета организаций.
Структура работы обусловлена
предметом, целью и задачами исследования.
Работа состоит из введения, трех глав
и заключения.
Введение раскрывает актуальность, определяет
объект, предмет, цель, задачи и методы
исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость
В первой главе рассматриваются теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами, последние изменения в законодательстве, регулирующих учет расчетов с подотчетными лицами. Вторая глава посвящена организации учета с подотчетными лицами на примере конкретной организации. В третьей главе проведены меры по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.
В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по данной теме.
- Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами
- Расчеты наличными и безналичными денежными средствами с подотчетными лицами
Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.
В дальнейшем эти сотрудники
должны представить отчет о
Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами.
Подотчетными суммами могут оплачиваться:
1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы):
- ОС и МПЗ;
- канцелярские расходы;
- почтовые расходы;
- проездные документы;
- и тому подобное.
2. Представительские расходы.
3. Командировочные расходы:
- расходы на проезд до места назначения и обратно,
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
- расходы на провоз багажа,
- расходы по найму жилого помещения,
- расходы по оплате услуг связи,
- расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
- суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.
Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учесть бухгалтеру.
Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании.
После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы.
При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода.
Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.
С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.
Ниже будет рассмотрен порядок бухгалтерского учета выдачи под отчет денежных средств сотрудникам компании, действующий в 2012 г.
Порядок осуществления наличных расчетов в РФ регламентируется Положением Центробанка №373-П.
В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером. При этом сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании. Такой порядок действует с 01.01.2012 г.
Раньше наличные денежные средства
выдавались под отчет сотрудникам
на основании приказа
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.
Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Приказом, утвержденным руководителем
организации устанавливаются
- проверки авансового отчета бухгалтерией,
- утверждение отчета руководителем,
- окончательный расчет по авансовому отчету.
В соответствии с п.3.4.
Положения №373-П прием
В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетными лицами.
Во первых, при безналичных
перечислениях нет нужды
Однако при использовании такого метода возникают некоторые трудности. Не смотря на то, что действующее законодательство не содержит запрета на перечисление подотчетных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчет».
Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408, в котором говорится, что «Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации».
При этом Центробанк ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40, отмечая, что согласно п.10, п.11 Порядка, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.
Учитывая сегодняшнюю тенденцию минимизации наличных денежных расчетов и максимизации безналичных (для усиления государственного контроля), такая позиция обслуживающих банков представляется не последовательной.
1.2 Авансовый отчет
При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1). Форма данного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001г. №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».
Авансовый отчет составляется
подотчетным лицом в одном
экземпляре. И предоставляется для
последующей обработки в
В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним.
Такими документами могут быть:
- Товарный чек,
- Кассовый чек,
- Товарная накладная,
- Счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов),
- Акт выполненных работ (оказанных услуг),
- Командировочное удостоверение,
- Квитанция,
- Транспортные документы,
- и любые другие подтверждающие документы.
Бухгалтерия компании проверяет:
- целевое расходование подотчетных сумм,
- наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.
После данной проверки бухгалтер
заполняет остальные графы
В случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются так же данные, относящиеся к иностранной валюте. В противном случае, эти графы не заполняются.
После проверки и заполнения авансового отчета бухгалтером, его передают на утверждение руководителем организации. После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерия производит списание подотчетных денежных средств с сотрудника. Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу организации, а суммы перерасхода – возвращаются сотруднику.
1. Документы, подтверждающие произведенные подотчетным лицом расходы.
В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованны и документально подтверждены. Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.
Ниже приводятся некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.
2. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.
В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.
«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:
- чек контрольно-кассовой техники;
- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»
3. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.
Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»
4. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.
Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.
«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).
В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.
Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.
Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.»
1.3 Порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета.
При этом следует ориентироваться на План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.
В соответствии с этим документом, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На основании авансовых отчетов бухгалтер делает следующие проводки в регистрах бухгалтерского учета:
1. Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 50/51 (счета учета денежных средств) - выданы под отчет денежные средства на расходы сотруднику.
2. Дебет счета 20/25/26/44 (счета учета расходов)
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - учтены расходы, произведенные сотрудником в интересах организации.
3. Дебет счета 08/10/41 (счета учета материальных ценностей)
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы внеоборотные активы (ОС), МПЗ, товары.
4. Дебет счета 60/76 (счета учета расчетов)
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником погашена задолженность перед контрагентами.
5. Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – сотрудником возвращены в кассу не использованные подотчетные суммы.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются со счета 71:
1. Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - не возвращенные своевременно работником подотчетные средства списаны на недостачи.
2. Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.
3. Дебет счета 73 «Расчеты
с персоналом по прочим
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы не могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.
- Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Автостройсервис»
2.1 Краткая характеристика
деятельности ООО «
Общество с ограниченной ответственностью «Автостройсервис» основано в 2000 году, является юридическим лицом и действует на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации и Республики Татарстан. Общество имеет гражданские права, несет ответственность и исполняет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом. Юридический адрес: РФ, РТ, г. Набережные Челны, ул. Раскольникова, д.33, кв.1. ИНН 1650035619, КПП 165001001, директор – Гатауллин Амир Василевич.
Уставный капитал определяет минимальный размер имущества Общества, гарантирующего интересы его кредиторов. Размер уставного капитала Общества может быть изменен в порядке, предусмотренном законодательством по решению общего собрания участников.
Общество владеет обособленным имуществом на правах собственности, имеет расчетный счет в банке, печать и штамп с собственным наименованием, ведет самостоятельный баланс. Общество может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Целью деятельности Общества является удовлетворение потребностей населения и предприятий в продукции, услугах, насыщение потребительского рынка товарами и услугами, извлечение прибыли в интересах Общества и его участников. Штат предприятия 25 человек.
ООО «Автостройсервис»:
- осуществляет оптовую торговлю запасными частями и номерными агрегатами КамАЗ;
- размещает заказы на ремонт двигателей КамАЗ;
- производит получение и отгрузку отремонтированных агрегатов и запасных частей;
- производит реализацию тентовых укрытий.
2.2. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Автостройсервис»
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.
Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Автостройсервис» подразделяются на три вида.
Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. К таким документам относятся: заявление о командировании, заявление на выдачу аванса, приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение , расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.
Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки (Приложение 1). Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10) (Приложение 2).
В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, которое подписывается и утверждается директором предприятия.
Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание (Приложение 3).
Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.
Доверенность (форма № М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению (Приложение 4). Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.
Документы второго вида командированный
работник получает самостоятельно во
время нахождения в командировке
или при приобретении товарно-материальных
ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К
ним относятся проездные
При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).
Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.
Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.