Учет зарубежных командировок

Содержание.

Учет зарубежных командировок.

Расчет суточных при заграничной командировке.

Иные расходы, возмещаемые работнику при заграничной  командировке.

Оформление командировочного удостоверения.

Отчет о командировке.

Как выплатить  аванс на загранкомандировку.

Признание командировочных  расходов в налоговом учете в  случае, если аванс был выплачен в рублях.

Несостоявшиеся  командировки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Учет  зарубежных командировок.

     Согласно  ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом зарубежной командировкой признается командировка за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, при пересечении границ которых отметка в заграничном паспорте может не проставляться. 
Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и организация, куда направлен работник. 
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом. Особенности  направления работников в служебные  командировки определены в Постановлении  Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), содержание которого рассмотрим позднее. 
По мнению специалистов ФНС России и Минфина России, изложенному в недавних Письмах от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 и от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 соответственно, при оценке величины принимаемых для целей исчисления налога на прибыль расходов на зарубежные командировки следует исходить из того, что расходами на командировки, соответствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, будут являться суммы, которые подлежат работнику в возмещение командировочных расходов в соответствии с трудовым законодательством РФ.

     А в Письме УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 N 20-15/124949 подчеркивался важный факт - учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством  и реализацией, является открытым, расходы, понесенные во время загранкомандировки и не перечисленные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут быть учтены в целях  налогообложения прибыли на основании  пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом такие  расходы должны быть признаны соответствующими требованиям, которые установлены  в п. 1 ст. 252 НК РФ.

     Значит, для учета затрат на командировку в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль должны выполняться два главных условия: 
1) наличие правильно оформленного распоряжения работодателя (приказа), а также документа, подтверждающего фактическую продолжительность командировки (командировочное удостоверение либо копия заграничного паспорта с отметками пограничных органов);

2) расходы  являются экономически обоснованными  и возмещаются работникам в  порядке и в размерах, установленных  коллективным договором или локальным  нормативным актом (приказом, распоряжением,  положением по организации).

     Расходы на командировки для коммерческих организаций  в целях расчетов по налогу на прибыль  не нормируются. В частности, можно  установить в коллективном договоре или другом локальном нормативном  акте любой размер суточных, в том  числе и дифференцировать размеры  суточных в зависимости от различных  факторов. Например, предусмотреть  разные величины суточных для разных городов или областей, в которые  направляются работники, или прописать  более высокие суточные для руководителя предприятия и руководителей  подразделений по сравнению с  суточными, выплачиваемыми рядовым  работникам.

     А вот командировочные расходы  учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, возмещаются  исходя из фиксированных норм, которые по различным видам расходов утверждены отдельными постановлениями Правительства РФ. В частности, размеры и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (далее - Постановление N 812). Постановление определяет в долларах США размер суточных в зависимости от страны, куда направлен работник, а также порядок учета дней пересечения государственной границы РФ и др. Впрочем, руководитель такого учреждения может установить суточные выше указанных норм, если учреждение имеет экономию бюджетных средств, выделяемых на данный вид расходов. 

Расчет  суточных при заграничной  командировке.

     Суточные  в размерах, установленных в коллективном договоре или локальном нормативном  акте, не облагаются страховыми взносами на обязательное социальное, пенсионное и медицинское страхование. А  вот в целях исчисления НДФЛ существуют ограничения. Суточные, превышающие 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ и 2500 руб. за каждый день заграничной командировки, облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

     Так как суточные за день пересечения  государственной границы РФ при  возвращении работника из-за рубежа выплачиваются как за командировку по территории РФ, то не будут облагаться налогом суточные в размере 700 руб. за последний день заграничной командировки (Письмо Минфина России от 07.07.2010 N 03-04-06/6-140). Причем это правило действует  даже в том случае, если в локальном  нормативном акте - например, в Положении  о командировании - прописано, что  суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки, например в размере 2500 руб. (Письмо Минфина России от 06.09.2010 N 03-04-06/6-205).

     Представление подтверждающих документов, чеков и  квитанций о расходовании суточных вне зависимости от того, превышают  ли они нормы или нет, не требуется, так как суточные - это компенсация  работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне  места постоянного жительства. С  этим согласны контролирующие органы (Письма Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362).

     Если  за время командировки работник посещает несколько стран, то суточные за день пересечения границы между государствами  выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник (п. 18 Положения N 749).

     В случае если суточные исчисляются и  выплачиваются в иностранной  валюте, возникает такой вопрос - а каким курсом валюты нужно руководствоваться при определении рублевого эквивалента выплаченных суточных в целях проверки, не превысили ли они установленный лимит 2500 руб. в сутки? 
Поскольку по общему правилу датой фактического получения дохода в целях исчисления НДФЛ является дата выплаты этого дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), нужно производить пересчет валютных суточных в рубли по курсу, действовавшему на дату фактической выплаты суточных, а не на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).

     Пример 1. Работник ООО "Полис плюс" направлен в командировку 16 мая 2011 г. - сначала он должен посетить деловых партнеров организации в Праге (Чехия), а затем в Вене (Австрия). Приказ о командировке по форме Т-9 оформлен отделом кадров организации, командировочное удостоверение не оформлялось.

     16 мая 2011 г. работник пересек  границу РФ и прибыл на самолете  в Прагу, что подтверждается  отметкой в заграничном паспорте. 
17 мая 2011 г. работник прибыл в Вену. 
19 мая 2011 г. вернулся в РФ, что также отмечено в заграничном паспорте. 
Согласно коллективному договору суточные в организации установлены в следующем размере:

- 700 руб.  для командировок по России;

- эквивалент 66 долл. США в рублях по курсу  ЦБ РФ для командировок в  Австрию;

- эквивалент 60 долл. США в рублях по курсу  ЦБ РФ для командировок в  Чехию.

Суточные  будут начислены работнику в  следующем размере:

- за 16 мая  2011 г. (день прибытия в Чехию) - 60 долл.;

- за 17 мая  2011 г. (день прибытия в Австрию) - 66 долл.;

- за 18 мая  2011 г. (день пребывания в Австрии) - 66 долл.;

- за 19 мая  2011 г. (день прибытия в РФ) - 700 руб.

     Предположим, что аванс на "рублевые" командировочные  расходы был выплачен в рублях (включая суточные в размере 700 руб. за последний день командировки), а  на "валютные" командировочные  расходы - в иностранной валюте (в  долларах США), в том числе и  суточные в размере 192 долл. США.

     Выплата аванса произведена 16 мая 2011 г.

     Предположим, что курс ЦБ РФ на 16 мая 2011 г. составлял 27,95 руб.

     Значит, рублевый эквивалент суммы выплаченных  суточных в целях исчисления НДФЛ составил:

     192 долл. x 27,95 руб/долл. = 5366,40 руб.

     При этом суточные за день пребывания в  Чехии составили:

     60 долл. x 27,95 руб/долл. = 1677 руб.

     А суточные за каждый день пребывания в  Австрии составили:

     66 долл. x 27,95 руб/долл. = 1844,70 руб.

     Поскольку эти суммы не превышают 2500 руб., удерживать НДФЛ с работника не нужно.

     Отметим, что начисление суточных сотруднику не зависит от того, какой комплекс услуг включен в гостиничный  счет (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749). Для  целей расчетов по налогу на прибыль  суточные включаются в затраты, а  учет дополнительных услуг гостиницы (например, услуги питания в ресторане) зависит от того, как оформлены  документы. Стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому, если эти  услуги выделены в счете, их нельзя учесть в затратах. Если же подобные дополнительные услуги в счете не выделены, а входят в общую сумму  услуг гостиницы, то их можно учесть в целях расчетов по налогу на прибыль.

     К другим особенностям учета затрат на командировки можно отнести  следующее:

1. Если  сотрудник в командировке заболел,  то суточные за весь период  болезни выплачиваются в полном  размере (п. 25 Положения N 749), а  также ему возмещаются расходы  по найму жилья (кроме случаев,  когда он находится на стационарном  лечении). Факт и продолжительность  болезни подтверждаются листком  нетрудоспособности, выданным медицинским  учреждением, куда обратился работник.

2. Если  работник во время командировки  привлекался к работе в выходные  или нерабочие праздничные дни,  то оплата его труда производится  в соответствии с Трудовым  кодексом РФ независимо от  размера суточных (п. 5 Постановления  N 749).

3. Работнику,  выехавшему в командировку на  территорию иностранного государства  и возвратившемуся на территорию  РФ в тот же день, суточные  в иностранной валюте выплачиваются  в размере 50% нормы расходов  на выплату суточных, определяемой  коллективным договором или локальным  нормативным актом.

     Пример 2. Сотрудник ООО "Элекс-ком" направлен в командировку в Латвию, день начала и день окончания командировки - 4 мая 2011 г.

     В положении о командировках - локальном  нормативном акте, действующем в  организации, - установлено, что размер суточных для командировок за рубеж  составляет 2500 руб. в сутки.

     За 4 мая 2011 г. сотруднику начислены суточные в размере 50% от установленной нормы, то есть 1250 руб. 

Иные  расходы, возмещаемые  работнику при  заграничной командировке 

      Согласно  п. 23 Положения N 749 работнику при  заграничной командировке дополнительно возмещаются:

- расходы  на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные  консульские и аэродромные сборы;

- сборы  за право въезда или транзита  автомобильного транспорта;

- расходы  на оформление обязательной медицинской  страховки;

- иные  обязательные платежи и сборы.

     Иные  командировочные расходы возмещаются  в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором  или локальным нормативным актом, с обязательным представлением документов, подтверждающих эти расходы.