Учет заявок на выполнение работ (услуг) рекламного агенства

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами  однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные  данные или разыскать в массе  конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который входит в пакет офисных приложений Microsoft Office, вы можете самостоятельно создать базу данных.

Под базой данных принято понимать объективную форму представления  и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных  таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.

Описание постановки задачи. Описание бизнес-процессов

Наименование фирмы: рекламное агентство «Черный слон»

Наименование предметной области: работа отдела маркетинга, учет работы с клиентами (заказчиками)

Цель разработки информационной системы (базы данных): организация оперативного учета поступивших и выполненных заявок  работы с клиентами.

Задачи:

1. ведение каталога услуг (прайс — листы);
2. учет поступивших заявок;
3. учет выполнения заявок (по срокам, объемам, исполнителям).
4. проектирование модель данных предметной области.
5. реализация отчетов и запросов
6. отчет об услугах, выполненных в период с___ по____;
7. отчет об объеме (стоимости) работ, выполненных указанным исполнителем;
8. отчет о невыполненных работах, услугах.

Для организации информационной базы используется СУБД MS Access.

По мере поступления документов, содержащих данные, должен осуществляться ввод этих данных в БД, где они должны храниться. Поэтому должна быть разработана логическая структура реляционной базы данных (входная информация - формы, выходные документы - отчеты).

Перечень процессов, которые будут  далее рассмотрены подробнее:

1. Рекламное агентство заключает трудовые соглашения с заказчиками на исполнение определенного вида рекламных услуг.
2. Рекламодатель оформляет заявку на рекламу, пользуясь прайс-листом, в котором указаны цены по наименованию рекламных услуг, предоставляемых агентством «Черный слон». Здесь же оговариваются стоимость предоставленной услуги и определяется исполнитель.
3. Согласно заявке, выписывается Платежное Поручение Заказчику, которое он обязан оплатить.
4. После оплаты счета агентство обязуется предоставить рекламные продукты. Заказ считается выполненным, если оплачено Платежное поручение.

Взаимодействие бизнес-компонентов с информационными потоками:

• составление прайс-листов предлагаемых видов рекламных услуг;
• заключение договоров с рекламными агентами;
• анализ рынка предоставляемых услуг;
• процесс продажи рекламных продуктов;
• оформление контрактов, счетов;
• текущее управление работой;
• решение задач бухгалтерского и статистического учета;

В реляционной  модели объекты реального мира и  взаимосвязи между ними представляются с помощью совокупности связанных  между собой сущностей. В нашем  случае можно выделить следующие  взаимодействия сущностей друг с  другом:

Заказчик сообщает Сведения о заявке

Заявка  содержит информацию о Рекламной услуге (прайс-лист)

Менеджеры оформляют заявку на рекламные услуги,

Рекламные услуги выполняются Исполнителями (художники, дизайнеры)

Менеджеры выписывают Платёжное поручение.

Существующая  взаимосвязь представлена на рис.1.

                       1:М

ЗАКАЗЧИК

УСЛУГА

                 ЗАКЛЮЧАЮТ

1:М

                                                                            1:М

РЕКЛАМНАЯ УСЛУГА

ИСПОЛНИТЕЛИ

ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ

Перечень выявленных сущностей:

1. Заказчики.
2. Наименование предлагаемых рекламных услуг (прайс-лист).
3. Заявка.
4. Исполнители.
5. Платежное поручение.

1. Проектирование таблиц базы данных

Набор записей  базы данных удобно представлять в  виде таблиц. В этих записях (строках  таблицы), состоящих из отдельных  полей, и хранится информация, составляющая содержимое базы данных.

1.  Представление таблиц сущностей в режиме конструктора.

Для каждой выделенной в предметной области сущности нужно создать  таблицу: ЗАКАЗЧИК, ЗАЯВКИ, ИСПОЛНИТЕЛИ, РЕКЛАМНЫЕ УСЛУГИ, ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ. Для каждой таблицы ниже определяются атрибуты, которые идентифицируют каждый объект, определены первичные ключи для каждой из таблиц. 

Рис.2. Таблица ЗАКАЗЧИК в режиме конструктора

Рис 3. Структура таблицы ЗАЯВКИ

Рис 4. Структура таблицы ИСПОЛНИТЕЛИ

Рис 5. Структура таблицы РЕКЛАМНЫЕ УСЛУГИ

Рис 6. Структура таблицы ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ

2. Определение ключевого поля

  Первичный ключ позволяет однозначно идентифицировать любую запись в таблице, поэтому не может быть в таблицы двух строк с одинаковым значением ключевого поля. Ключевое поле определяется на этапе создания структуры таблицы. В вышеуказанных таблицах КП отмечено PK.

3. Создание связей между таблицами

Access является реляционной базой данных (от relation – отношение). В таких базах данных специфически сгруппированные данные можно хранить в разных таблицах и задавать связи между ними, соединяя их в единую базу. Для установления связей нужно выполнить следующие шаги.

 На рис.7. представлена диаграмма отношения сущностей, выполненная на основе анализа концептуальной модели (логическая модель)

Рис. 7. Диаграмма отношения сущностей (ERD)

На рис.8. представлена схема, описывающая связи ЗАКАЗЧИК, ЗАЯВКИ, ИСПОЛНИТЕЛИ, ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ, РЕКЛАМНЫЕ УСЛУГИ

Рис. 8. Физическая модель

2. Создание запросов

Запросы – это средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при  помощи определенного пользователем  условия. Результатом такого запроса  является динамическая таблица (выборка) с интересующей пользователя информацией. С выборкой можно обращаться как  с реальной таблицей – добавлять, удалять и редактировать данные. Вносимые изменения будут отражаться в записях исходных таблиц.

В Ассеss возможно использование различных типов запросов, различающихся по результатам их действия, особенностям их выполнения и, наконец, по способу формирования. Различают запросы: на выборку, перекрестный, на удаление, на добавление, на создание таблиц, на обновление, а также параметрический запрос.

Задачи создания запросов:

• учет выполнения заявок;
• учет выполненных рекламных работ по срокам в период с ___ по ____ и по исполнителям;
• учет поступивших заявок по объемам, срокам и исполнителям;
• учет оплаты заказчиком услуг и определение суммы долга;
• учет оплаченных заявок;
• учет невыполненных работ

С целью  учета выполнения заявок, составим запрос Акт выполненных работ.

Рис.9. Запрос Акт выполненных работ

Для учета выполненных рекламных  работ по срокам в период создам запрос с 18.10.2012 по 22.10.2012 год с указанием  наименования заказанной услуги, заказчиком и данным исполнителя (менеджера, дизайнера).

Рис. 20. Запрос Выполненные рекламные услуги (ВРУ)

в режиме конструктора

Создадим Запросы Оплата и Долги  с целью учета оплаты заказчиком услуг и определение размеров возможного долга с указанием  названия заказчика и наименованием  предложенных рекламных услуг.

Рис. 21. Запрос Долги

Рис. 22. Запрос Оплата

Для учета выполненных рекламных  работ по данным исполнителя (введение значение параметра – фамилия  исполнителя).

Рис. 23. Запрос По исполнителям

Для учета поступившихся заявок с указанием даты принятия заказа, наименованием заказчика и выбранной им услуги, указанием количества требуемых работ, стоимости каждой и общей суммы выплат от заказчика, создадим запрос Поступившие заявки

Рис. 24. Запрос Поступившие заявки

Для учета оплаченных заявок и определения размеров долга создаем Запрос Оплаченные заявки

Рис. 25. Запрос Оплаченные заявки

Для определения невыполненных  рекламных услуг создадим запрос Невыполненные заявки

Рис. 26. Запрос Невыполненные заявки

3. Проектирование отчетной выходной документации

Для того чтобы  иметь возможность распечатать  данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. 

Отчеты позволяют отображать информацию из базы данных в виде печатного документа. Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы или запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения могут вводиться при разработке отчета.

Для настоящей  контрольной работы создание выходной документации – отчетов необходимо для решения следующих задач:

1. Получение отчетов об акте выполненных работ;
2. Получение отчетов по каждому исполнителю методом введения значения – фамилии
3. Получение отчетов об услугах, выполненных в период с____ по____;
4. Получение отчетов о стоимости работ, выполненных указанным исполнителем;
5. Получение отчета о невыполненных услугах.

Стандартное средство MS Access 2007 Отчет – самый быстрый способ создания отчета, с его помощью отчет формируется сразу же, без уточнения дополнительной информации.

Последовательность  шагов будет следующей (на примере отчета Акт выполненных работ):

• в области переходов щёлкнем запрос Акт выполненных работ, на основе которой будет создаваться отчет;
• на вкладке Создание ленты MS Access 2007 в разделе Отчет щелкните на пиктограмме Отчет, MS Access немедленно создаст отчет и отобразит его в режиме макета.

Затем полученные отчеты форматировались в режиме конструктора.

Рис. 27. Отчет Акт выполненных работ в режиме конструктора

Рис. 28. Отчет Выполненные услуги с___ по___

Рис. 29. Отчет Невыполненные работы

Рис. 30. Отчет Поступившие заявки

Рис. 31. Отчет Оплаченные заявки

Рис. 32. Отчет об объеме (стоимости) работ, выполненных указанным исполнителем

4.  Создание форм базы данных

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор  данных.

Для автоматизации  часто выполняемых действий в  форму можно добавить кнопки и  другие функциональные элементы.

В Access имеется ряд средств для создания форм: конструктор, мастер форм, автоформа, разделенная форма, сводная диаграмма и др.

В настоящей  работе формы создавались автоматически: одним щелчком мыши. При использовании  этого средства все поля базового источника данных размещаются в  форме. Можно сразу же начать использование  новой формы, однако мною в Режиме Конструктора форма изменялась. Конструктор  позволяет более подробно просмотреть  структуру формы. С его помощью  можно:

• добавлять в форму различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники;
• изменять размеры разделов формы, таких как Заголовок формы или Область данных;
• применять цветовые решения.

Покажем использование  режима Конструктора форму Акт выполненных  работ, Поступившие заявки

Рис. 33. Форма Акт выполненных работ

Рис. 34. Форма Поступившие заявки

Затем создадим форму Рекламные предложения, в  котором укажем код услуги, её наименование, стоимость, а также для удобства подчиним её таблицу с заявками, где можно будет проследить количество заказанных работ и степень её выполнения исполнителями.

Рис. 35. Форма Рекламные предложения (прайс-лист)

5. Создание главной кнопочной формы БД РА «Черный слон»

Главная кнопочная  форма создается с целью навигации  по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов. 

Запросы и  таблицы не являются элементами главной  кнопочной формы. Поэтому для  создания кнопок Запросы или Таблицы  на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос»  или «Открыть Таблицу» с уникальными  именами, а затем в кнопочной  форме создают кнопки для вызова этих макросов. 

Для одной  базы данных можно создать несколько  кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы  таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных  формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и  редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных  формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология  создания кнопочных форм следующая:

- создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);

- создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

- создать элементы главной кнопочной формы;

- создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;

- создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;

- создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

В ленте инструментов создаем пустую форму, в которой  задаем фон БД и в режиме конструктора создаем кнопки, далее выбираем действие, которое будет выбираться при  нажатии кнопки. В нашем случае это РАБОТА С ФОРМОЙ-ОТКРЫТЬ ФОРМУ, выбираем форму корой будет открывать кнопка и задаем имя Кнопочная форма форм.

Тоже самое проделывается и для категории РАБОТА С ОТЧЕТОМ. Также создаем кнопку ВЫХОД ИЗ БД.

Рис.36. Создание Кнопочной формы форм

Рис.37. Создание Главной кнопочной системы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров.

Создав настоящую  базу данных в  предметной области: «Учет заявок на выполнение работ (услуг) рекламным агентством» даже малоопытный пользователь при минимальной предварительной подготовке может довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

При создании БД решались следующие поставленные задачи: введение каталога рекламных  услуг (прайс-лист); учет поступивших заявок; учет выполнения заявок (по срокам, объемам, исполнителям); проектирование модели данных предметной области; создание отчетов об услугах, выполненных в период с___ по____; об объеме (стоимости) работ, выполненных указанным исполнителем; о невыполненных работах, услугах.

Логическая  структура реляционной БД (входная информация - формы, выходные документы - отчеты) позволяет, по мере поступления документов, содержащих данные, осуществлять ввод их в программу.

БД позволяет  отслеживать заказы, их исполнение, стоимость общих работ и т.д. Без БД пользователю предется отслеживать  информацию из целого ряда других источиков, которые, при этом, он должен скоординировать  и организовать самосточтельно, что  может привести к ошибочным операциям.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике [Текст] / Под ред. Титоренко Г.А. – М.: Юнити, 2006. – 400 с.
2. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем [Текст] / Под ред. Бойко В.В., Савинкова В.М. – М.: Финансы и статистика, 2008. – 351 с. 
3. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация [Текст] / под ред. Карповой Т.С. – СПб.: Питер, 2007. – 304 с.
4. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении [Текст] / Под ред. Корнеева И.К., Машурцова В.А. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 158 с.
5. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных [Текст] / – Под ред. Хаббарда Дж. – М.: Мир, 2004. – 294 с.