Унификация и классификация документов

2.1 Унификация документов

Развитие  науки и техники, возникновение  новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов  привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой  для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным  направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией  понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию (БCЭ, 1991).

Унификация  документов производится в целях  сокращения количества применяемых  в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных  требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая  деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая  управленческая функция реализуется  через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации (ГОСТ Р 51141 -98).

Системы документации могут быть функциональными  и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но  всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и  распорядительная деятельность, которая  реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и  необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация  документов предполагает:

установление  номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

разработку  единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как  правило, формуляра-образца;

разработку  структур документов;

создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались  все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки  и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты  проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.        

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых  документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие  системы документации; внедрение  межотраслевых (межведомственных) УСД  в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство  унификацией и стандартизацией  документов, координацию работ и  контроль осуществляет головная организация  по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать  как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1) Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;     

2) Единообразие форм документов  и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3) Комплексность унификации. При  ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4) Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;     

5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования  методов управления, например, в  направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

6)Сопряжение с действующими  системами классификации и кодирования  технико - экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

Результатом работы по унификации и  стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения) (ГОСТ 17914-72), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую  для управления в определенной сфере  деятельности (ГОСТ Р 51141-98).

В настоящее время разработаны  и действуют следующие УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской  документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной  и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду; унифицированная система  документации Пенсионного фонда  Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему  документации разработан государственный  стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той  или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами  утверждаются унифицированные формы  документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с  решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного  документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Таким образом, в каждой унифицированной  системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы  документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также  должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой  организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

федеральных органов государственной  власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (М.В. Кирсанова, 2001; Л.А. Румынина, 2002; Н.М. Березина, 2007).

Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом.

Стандартизацию документов в течение  длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные  организации, Национальные стандарты  на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в  частности внешнеторговых, принимают  участие более десяти международных  организаций, в том числе Комитет  по развитию внешней торговли Европейской  Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п. Документы могут содержать тексты на естественном или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др. По содержанию документы. делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др. 
 
Документы могут быть первичными и вторичными (реферат, аннотация, обзор и т.д.). Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, размножение, микрофильмирование). В информатике разрабатываются способы автоматизации обработки документов, использующие хранение документов на компьютерных носителях.

Классификация документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

 
1) Документы по общим и административным  вопросам, т.е. вопросам общего  руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.  Эти документы могут составлять  работники всех подразделений предприятия. 
 
2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений¹. 
 
^ Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными: 
 
- по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); 
 
- по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); 
 
- по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; 
 
- по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; 
 
- по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

•  
  по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликата;

 
- по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы  и т. д. 
 
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. 
 
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

1.3 Сущность понятия,  цели и результаты стандартизации  документов

Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и  применения стандартов. Международная  организация по стандартизации даёт следующее определение: «установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определённой области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности» ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами: межгосуд. ст.-т. -- Введ. 2001-01-25. -- М.: Изд-во стандартов, 2002, С.5.. Большой юридический словарь трактует это понятие как «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения товаров и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг» Большой юридический словарь: словарь для преподавателей и студентов юридических специальностей / под ред. А. Г. Баглай. -- М.: ИНФРА-М, 1997. -- С. 248..

Стандартизация в делопроизводстве -- деятельность, заключающаяся в  разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- Введ. 1998-02-27. -- М.: Изд-во стандартов, 2001..

Стандартизация документов - это  форма юридического закрепления  проведенной унификации и уровня ее обязательности. установлены следующие  категории стандартов: государственные  стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ), стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебник. - 4-е изд. - М.: Инфра - М; Новосибирск, 2005., С. 46. унификация стандартизация документ

Кроме стандартов к нормативным  документам по стандартизации относятся  правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» О техническом регулировании: федер. закон: [принят Государственной Думой 15 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 18 декабря 2002 г.]. -- М.: Приор, 2003., целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ, услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно-технического прогресса и рационального использование ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации принимает  Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной  регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник / Румынина Л.А. - М.: Мастерство, 2002. - С.22.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации»  устанавливает правовые основы, порядок  проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением  требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.

В практике совершенствования ДОУ  разрабатывают государственные  стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Результаты стандартизации:

Юридическая сила документированной  информации;

Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

Эффективная автоматизированная обработка  документов.

Нормативные акты, регламентирующие оформление документов

1) Международные стандарты, устанавливающие  требования к оформлению документов, действие которых распространяется  на РФ в соответствии с заключенными  международными соглашениями;

2) Государственные стандарты, устанавливающие  требования к оформлению документов;

3) Территориальные и отраслевые  стандарты, устанавливающие требования  к оформлению документов с  учетом специфики организации  и содержания деятельности соответствующих  органов управления;

4) Внутренние стандарты организаций,  устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики содержания их деятельности.