Унификация и стандартизация документов
План
Введение…………………………………………………………
1. Стандартизация в целом……………………………………………………..5
1.1 Стандартизация: понятие, назначение, объекты………………………….5
1.2 Международный опыт в области стандартизации………………………..9
1.3 Направления развития
2. Унификация и стандартизация документов……………………………….15
2.1 Унификация документов………………………
2.2 Стандартизация документов……………
2.3 Унифицированные системы
Заключение …………………………………………………
Литература……………………………………………………
Введение.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.1
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствуют улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.
Стандартизация – сложный процесс. В её состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой – виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация – это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.
Под унификацией
понимается «приведение чего-
По официальному определению унификация – это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует что, во-первых, в процессе унификации должно проводится рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и документировании.2 Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.
В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая степень их унификации, доведения её результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчёт о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) – система
документации, созданная по единым правилам
и требованиям, содержащая информацию,
необходимую для управления в определенной
сфере деятельности. Непосредственные
разработчики конкретных форм документов
и систем документации – министерства
(ведомства), осуществляющие координацию
той или иной отрасли деятельности. Ими
же утверждаются унифицированные формы
документов. Так, министерство финансов
отвечает за бухгалтерские документы,
министерство здравоохранения РФ – за
медицинские, Государственный комитет
РФ по статистике – за формы первичной
учётной и статистической документации,
Росархив РФ – за систему организационно-
1 Стандартизация в целом.
1.1 Стандартизация: понятие, назначение, объекты.
В 1993 г. принята новая редакция комплекса государственных основополагающих стандартов "Государственная система стандартизации Российской Федерации (ГСС)"4. Изменения и дополнения к ней в большей степени приближают организацию стандартизации в РФ к международным правилам и учитывают реалии рыночной экономики. В частности, введена новая категория нормативного документа — технический регламент, сформулировано правило по информации о нормативных документах. Эти нововведения весьма важны в плане присоединения России к Кодексу ГАТТ/ВТО по стандартизации. Полностью обновлены положения ГСС, касающиеся государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований стандартов и правил сертификации. Соответствующие изменения внесены в терминологию, гармонизующие ее с рекомендациями ИСО/МЭК. Так, вместо употреблявшегося ранее у нас термина "утверждение" стандарта официально установлен термин "принятие" стандарта. По-новому сформулированы формы применения в России международных и региональных стандартов. Приближение правил отечественной стандартизации к международным отражено и в трактовке требований государственного стандарта (разделение их на обязательные для выполнения и рекомендательные). Исключены правила по установлению в стандартах требований к изготовителям о предоставлении гарантии. Следуя международному опыту, их относят к коммерческим, которые не подлежат стандартизации, а оговариваются в договорных отношениях. Однако практика подсказала, что все же нужны какие-то официальные документы, устанавливающие гарантийные обязательства. Поэтому согласно "Новым правилам продажи отдельных видов продовольственных и непродовольственных товаров" разрабатываются правила (обычно отраслевого характера), которые запрещают реализацию товара без инструкций, технических паспортов, гарантийных талонов и т.п. Особенно актуально соблюдение этих установлений для бытовой электро-радиотехники и других товаров долговременного пользования.
Приведенные примеры подчеркивают, что деятельность по стандартизации весьма динамична, она всегда соответствует изменениям, происходящим в различных сферах жизни общества, прежде всего в экономической, должна стремиться успевать и даже предвосхищать их, чтобы стандарты способствовали развитию, а не отставанию отечественного производства.5
Кроме того, действующая
система стандартизации явно смещает
приоритеты к оценке качества объектов
стандартизации и методам их испытаний,
что также согласуется с
Новая система стандартизации предоставляет возможность для широкого участия в процессе создания стандарта всех заинтересованных сторон. Это реализуется законным правом изготовителей продукции, потребителей, разработчиков проектов, представителей общественных организаций, отдельных специалистов участвовать в работе технических комитетов, которых в России уже несколько сотен.
Фонд стандартов, служащий базой для информационного обеспечения работ не только по стандартизации, но также и по сертификации, метрологии и управлению качеством, приобрел и межгосударственное значение для СНГ. Это содействует как развитию стандартизации в странах содружества, так и укреплению экономических связей между ними.
Стандартизация — это деятельность, направленная на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых, обеспечивающая право потребителя на приобретение товаров надлежащего качества за приемлемую цену, а также право на безопасность и комфортность труда. Цель стандартизации — достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.6 Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта (услуги), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.
Цели стандартизации можно подразделить на общие и более узкие, касающиеся обеспечения соответствия. Общие цели вытекают прежде всего из содержания понятия. Конкретизация общих целей для российской стандартизации связана с выполнением тех требований стандартов, которые являются обязательными. К ним относятся разработка норм, требований, правил, обеспечивающих: безопасность продукции, работ, услуг для жизни и здоровья людей, окружающей среды и имущества; совместимость и взаимозаменяемость изделий; качество продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития научно-технического прогресса; единство измерений; экономия всех видов ресурсов; безопасность хозяйственных объектов, связанная с возможностью возникновения различных катастроф (природного и техногенного характера) и чрезвычайных ситуаций; обороноспособность и мобилизационная готовность страны. Это определено Законом РФ "О стандартизации", принятым в 1993 г.
Конкретные цели стандартизации относятся к определенной области деятельности, отрасли производства товаров и услуг, тому или другому виду продукции, предприятию и т.п.
Стандартизация связана с такими понятиями, как объект стандартизации и область стандартизации. Объектом (предметом) стандартизации обычно называют продукцию, процесс или услугу, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, параметры, правила и т.п. Стандартизация может касаться либо объекта в целом, либо его отдельных составляющих (характеристик). Областью стандартизации называют совокупность взаимосвязанных объектов стандартизации. Например, машиностроение является областью стандартизации, а объектами стандартизации в машиностроении могут быть технологические процессы, типы двигателей, безопасность и экологичность машин и т.д. 7
Стандартизация осуществляется на разных уровнях. Уровень стандартизации различается в зависимости от того, участники какого географического, экономического, политического региона мира принимают стандарт. Так, если участие в стандартизации открыто для соответствующих органов любой страны, то это международная стандартизация.
Региональная стандартизация — деятельность, открытая только для соответствующих органов государств одного географического, политического или экономического региона мира. Региональная и международная стандартизация осуществляется специалистами стран, представленных в соответствующих региональных и международных организациях, задачи которых будут рассмотрены ниже.
Национальная стандартизация — стандартизация в одном конкретном государстве. При этом национальная стандартизация также может осуществляться на разных уровнях: на государственном, отраслевом уровне, в том или ином секторе экономики (например, на уровне министерств), на уровне ассоциаций, производственных фирм, предприятий (фабрик, заводов) и учреждений.
Стандартизацию, которая
проводится в административно-
1.2. Международный опыт в области стандартизации
Международная организация
по стандартизации создана в 1946 г. двадцатью
пятью национальными
Сфера деятельности ИСО
касается стандартизации во всех областях,
кроме электротехники и электроники,
относящихся к компетенции
ИСО определяет свои задачи следующим образом: содействие развитию стандартизации и смежных видов деятельности в мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами. А также развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической областях. В последние годы ИСО уделяет много внимания стандартизации систем качества. Практическим результатом усилий деятельности этой организации являются разработка и издание международных стандартов. При их разработке ИСО учитывает ожидания всех заинтересованных сторон – производителя продукции (услуг), потребителей, правительственных кругов, научно-технических и общественных организаций.
На сегодняшний день в состав ИСО входят 120 стран своими национальными организациями по стандартизации. Россию представляет Госстандарт РФ.
Непосредственно работу по созданию международных стандартов ведут технические комитеты ( ТК ), подкомитеты ( ПК ) и рабочие группы ( РГ ) по конкретным направлениям деятельности.
Официальные языки ИСО – английский, французский и русский. На русский язык переведено около 70% всего массива международных стандартов ИСО.
Схема разработки международного стандарта сводится к следующему: заинтересованная сторона в лице комитета-члена, технического комитета направляет в ИСО заявку на разработку стандарта. Генеральный секретарь по согласованию с комитетами-членами представляет предложение в Техническое руководящее бюро о создании соответствующего ТК.9 Последний будет создан при большинстве голосов «за» и в случае, если Техническое руководящее бюро убеждено в международной значимости будущего стандарта. Все вопросы в процессе работы обычно решаются на основе консенсуса комитетов-членов, активно участвующих в деятельности ТК.
После достижения консенсуса в отношении проекта стандарта ТК передает его в Центральный секретариат для регистрации и рассылки всем комитетам-членам на голосование. Если проект одобряется 75% голосовавших, он публикуется в качестве международного стандарта. В технической работе ИСО участвуют свыше 30 тыс. экспертов из разных стран мира. Стандарты ИСО – наиболее используемые во всем мире, их более 10 тыс., причем ежегодно пересматривается и принимается вновь 500-600 стандартов. Стандарты ИСО представляют собой тщательно обдуманный вариант технических требований к продукции (услугам), что значительно облегчает обмен товарами, услугами и идеями между всеми странами мира.
Весьма широки деловые контакты ИСО: с ней поддерживают связь около 500 международных организаций, в том числе все специализированные агентства ООН, работающие в смежных направлениях. Наиболее тесное сотрудничество поддерживается между ИСО и европейским комитетом по стандартизации (СЕН). Крупнейший партнер ИСО – Международная электротехническая комиссия (МЭК).
В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО. По своему содержанию стандарты ИСО отличаются тем, что лишь около 20% из них включают требования к конкретной продукции, основная же масса нормативных документов касается требований безопасности, взаимозаменяемости, технической совместимости, методов испытания продукции, а также других общих и методических вопросов. Использование большинства международных стандартов ИСО предполагает, что конкретные технические требования устанавливаются в договорных отношениях.
1.3 Направления развития стандартизации в РФ.
«Концепция стандартизации в условиях рыночной экономики и подготовки России в ВТО», принятая в 1998г., определяет задачи по актуализации методов и целей стандартизации, выбору приоритетных направлений стандартизации и международного сотрудничества в этой области, гармонизации основной терминологии с основополагающими документами ИСО, МЭК, ВТО и др.10
Главными направлениями развития стандартизации в РФ по этой Концепции являются:
1. Выполнение условий присоединение России к ВТО. По этому направлению поставлены две главные задачи стандартизации:
- создание условий для гармонизации отечественных стандартов и других нормативных документов с международными стандартами;
- обеспечение информационного взаимодействия со всеми государствами – членами ВТО.
Решение первой задачи должно осуществляться прежде всего в тех областях, где зафиксировано наличие технических барьеров.
Для решения второй задачи
в России создан центр
2. Сближение статуса отечественных
и зарубежных стандартов, т.е. повышение
роли добровольных стандартов, которые
имеют рекомендательный характер.11К сугубо добровольным стандартам можно
отнести в первую очередь стандарты с
перспективными требованиями, опережающими
возможности традиционных технологий;
международные (региональные) стандарты
и национальные стандартов ведущих стран,
уровень требований которых превосходит
отечественные государственные стандарты.
Эти стандарты предпочтительны для применения
в целях повышения конкурентоспособности
продукции (услуг).
3. Интенсивное развитие работ
в приоритетных направлениях, к которым
относятся: экология и безопасность, информационные
технологии, ресурсосбережение, обеспечение
качества продукции с целью защиты прав
потребителей, бухгалтерская и банковская
деятельность, услуги по оценке имущества.
4.Формирование технического законодательства (технического регламента) должно осуществляться в следующих направлениях:
- разработка законодательных актов по конкретным видам продукции (услуги, процесса);
- включение в законодательные акты (законы, постановления Правительства РФ и т.д.) конкретных требований, в частности нормативов, т.е. норм прямого действия.
Стандарт приобретает
статус обязательного, если
5. Развитее международного сотрудничества в области стандартизации.
6. Сближение стандартизации оборотной продукции с гражданской по организационным и методологическим принципам. Приоритетными задачами стандартизации оборотной продукции являются: установление взаимосвязанных требований к военно-техническим комплексам; обеспечение безопасности личного состава, населения и окружающей среды при производстве, испытаниях, эксплуатации и утилизации техники в мироне время; обеспечение создания продукции и технологий двойного применения; содействия безопасной утилизации оборонной продукции; внедрения на предприятиях оборонного комплекса систем качества на основе требований стандартов ИСО серии 9000; активизация работы по межгосударственной стандартизации в рамках СНГ в связи с необходимостью сохранения и развития кооперации предприятий оборонного комплекса.12
7. Актуализация действующего фонда государственных стандартов должна осуществляться более высокими темпами, чем сейчас. Обновление нормативных документов необходимо довести до уровня передовых стран.
8. Информационное обеспечение стандартизации должно быть доступным для заинтересованных пользователей, полным и оперативным. Федеральный фонд стандартов должен уделять особое внимание развитию системы каталогизации и накоплению банков данных.
9. Классификация и кодирование технико-экономической и социальной информации должна быть направлена на гармонизацию с международными принципами и направлениями дальнейшего развития этой деятельности. Гармонизация может быть достигнута прямым любым косвенным применением международного классификатора.
Перспективные
задачи классификации и
10. Государственный контроль и надзор за соблюдением стандартов по мере перехода России на добровольный статус стандартов должны трансформироваться в надзор за соблюдением технических регламентов по обязательным требованиям. Госнадзор предполагается осуществлять и в таких случаях, когда при сертификации субъекты хозяйствования заявляют о соответствии товаров и услуг требованиям стандартов. 13
11. Подготовка и повышение квалификации кадров остаются важным направлением, обеспечивающим реализацию тех направлений, которые сформулированы в Концепции.
2. Унификация и стандартизация документов.
2.1 Унификация документов.
Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности.14 От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.
Основным направлением
совершенствования работы с
Управленческая
деятельность любой
Каждая управленческая
функция реализуется через
Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми.15 В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.
Но всегда в
любой организации
Организационно-
Система организационно-
Унификация документов предполагает:
- установление номенклатуры действующих в рамках системы
- унифицированных форм документов;
- разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
- разработку структур документов;
- создание общих синтаксических правил построения документов.
При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.16
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).
2.2 Стандартизация документов.
Стандарты разрабатываются на продукцию,
работы, услуги. В соответствии с Законом
Российской Федерации «О стандартизации»,
принятым 10 июня 1993 г., стандартизация
- это деятельность по установлению норм,
правил, характеристик в целях обеспечения:17
- безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни,
- здоровья и имущества людей;
- технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
- экономии всех видов ресурсов;
- безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.
Стандарт представляет
собой нормативно-технический
Стандарты могут быть следующих видов:
- международные (региональные) стандарты;
- государственные стандарты РФ (ГОСТ);
- стандарты отраслей (ОСТ);
- стандарты предприятий (СТП);
- стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.
Кроме стандартов
к нормативным документам по
стандартизации относятся
Государственные
стандарты и общероссийские
2.3 Унифицированные системы
Результатом работы по унификации
и стандартизации документов могут быть
как стандарты на отдельные документы
(например, отчет о научно-исследовательской
работе) или на отдельные виды продукции
(например, обложка дел длительных сроков
хранения), так и на унифицированные системы
документации.19
Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД: