Унификация и стандартизация управленческих документов. 2
"Унификация и стандартизация управленческих документов"
Содержание
Унификация и стандартизация
управленческих документов
Приказ об итогах работы с документами в 2001г. В ОАО”Родина”
15
Список
использованной
16
1. Унификация
и стандартизация
Унификация документов заключается в установлении единообразия
состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление
однотипных управленческих функций и задач.
Стандартизация документов - форма юридического закрепления
проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены
следующие категории стандартов:
. государственные стандарты (ГОСТ).
. отраслевые стандарты (ОСТ);
. республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества
применяемых документов, типизации их форм, повышения качества,
снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной
совместимости различных систем документации по одноименным и
смежным функциям управления, более эффективного использования
вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
. разработку УСД, которая осуществляется министерствами и
ведомствами, ответственными за соответствующие системы
документации;
. внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в
республиканских и отраслевых УСД:
. внедрение разработанных ОКТЭИ;
. ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности
информации и их дальнейшее развитие;
. разработку комплексов отраслевых унифицированных форм
документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а
также их государственную регистрацию;
. разработку отраслевых классификаторов технико-экономической
информации, отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и
стандартизацией документов, координацию работ и контроль
осуществляет головная организация по координации внедрения и
ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет
головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует
рассматривать как один из факторов повышения производительности
управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных
структур их построения, приведение документов единообразию на основе
установления рационального количества их форм и типизация их построения.
Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым
системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные
билеты.
Основными принципами
- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-
образца документов для конкретной системы документации и установлении на
его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных
видов документов,
конкретного документа и т. д.;
- единообразие форм документов и правил их построения, составления,
оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации
документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки
технологий и
условных сокращений;
- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все
требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки
и хранения. Кроме
того, должны учитываться
человека и параметры
технических средств;
- информативность.
Означает включение в
которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения
юридической силы
документа;
- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования
методов управления, например, в направлении повсеместного применения
оргтехники;
- стабильность
требований к документам
(установлены
отраслевыми стандартами);
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-
экономической информации;
- экономичность.
Достигается за счет
систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки
форм документов,
установления оптимального объема реквизитов
и т. д.
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и
таблица.
Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного
текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются
ряд приказов, заявлений.
Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором
постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная
вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В
унифицированной системе документации на организационно- распорядительные
документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу,
увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет:
упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются
предпосылки для
копирования информации.
Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному
принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а
переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой
информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать
информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.
В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график
отпусков, кадровые
приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает
косвенным ( повышение качества управления, эффективности использования
оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (
снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при
работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных
капвложений на оргтехнику,
затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
Стандартизация – это
характеристик в целях обеспечения:
- безопасности
продукции, работ и услуг;
- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой
продукцией
- экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на
единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную
систему классификации и самих ГОСТов.
В целях сокращения количества
применяемых в деятельности
документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных
затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости
автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по
унификации документов
и созданию унифицированных систем
документации (УСД).
УДС – совокупность
обеспечивающих
документированное
хозяйственной деятельности.
В основе создания УСД лежит
метод унификация –
единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при
решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются
классификаторы
технико-экономической с
обеспечивающих
интегративную
Государственная система
(ГСДОУ) – это
совокупность принципов и
требования в документации управленческой деятельности и организации работы
с документами в органах государственного управления на предприятиях.
Основная цель ГСДОУ
сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее
благоприятных условий для применения технических средств и современных
технологий сбора.,
обработки и анализа
Основные положения ГСДОУ
управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации
и автоматизации работы с документами.
Различают следующие виды
- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и
средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
- По
происхождению (служебные и
- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,
временные).
- По месту составления (внутренние и внешние).
- По наименованию (проказы, указы, отчеты).
- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).
При составлении документов
01 – герб РФ
02 – герб субъекта РФ
03 – эмблема организации или товарный знак
04 – код организации
05 – код формы документа
06 – наименование организации
07 – справочные данные об
08 – наименование вида документа
09 – дата документа
10 – регистрационный номер документа
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
12 – место составления или издания документа
13 – гриф ограничения доступа к документу
14 – адресат
15 – гриф утверждения документа
16 – резолюция
17 – заголовок к тексту
18 – отметка о контроле
19 – текст документа
20 – отметка о наличии приложения
21 – подпись
22 – гриф согласования документа
23 – визы согласования документа
24 – печать
25 – отметка о замирении копии
26 – отметка об исполнителе
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
28 – отметка о поступлении документа в организацию
29 – отметка для автоматического
поиска документа.
1. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о
государственном гербе РФ.
2. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами
субъектов РФ.
3. –
эмблему организации или
организаций в соответствии с
уставом (Положение об
на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не
воспроизводят.
4. –
код организации расставляют
по общероссийскому
предприятий.
5. –
код формы документа
управления документации.
6. –
наименование организации
закрепленному учредительному
языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и
располагают ниже наименования
на русском языке. Пример:
«СИГМА»
7. –
справочные данные об
другие сведения по решению организации (номера факсов,
счетов в банке, адрес
Краснодарский край
8. – наименование вида документа составляемого или изданного в
организации регламентируется
документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется
заглавными буквами и пишется
на всех документах кроме
9. –
датой документа является дата
его подписания или
Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности:
день, месяц, год.
10. – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера,
который можно дополнять.
11. – ссылка
на регистрационный номер
дату, на который дается ответ.
12. – указывают в том случае если затруднено его определение по
реквизитам.
13. – гриф
ограничения доступа для
конфиденциально (коммерческая
правом углу.
14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в
именительном падеже, должность в дательном падеже.
15. – гриф
утверждения документа
документа. Документ может утверждаться должестным лицом или
специальным создавшим
должестным лицом
наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и
её расшифровка, ее дата.
Пример:
16. – резолюция
пишется руководителем
включает:
- фамилию исполнителя (кому поручается)
- содержание
поручения (конкретные
- срок исполнения
- подпись руководителя и дата подписания.
Пример: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа
К 18.09.01 личная подпись 18.08.01
17. – заголовок
к тексту включает краткое
содержание документа.
согласуется наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о
чем, о ком или кого, чего.
Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)
2). АКТ
списания продукции.
18. – отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением,
осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на
поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе
«контроль».
19. – текст документа обычно состоит из двух частей. В первой части
указывается причины, основания, цели составления документа. Во второй
выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание
документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную
часть.
20. – если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его
наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких
приложений то они нумеруются.
Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз.
2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в 17
экз.
Приложение к распорядительным документам должно оформляться в правом
верхнем углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия
распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.
Пример:
21. – подпись
включает наименование
указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись
и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.
22. – гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАННО»,
должности лица, с
которым согласовывается
организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования).
Пример: СОГЛАСОВАНО
Начальник Департамента
Подпись ее расшифровка
18.09.01
23. – визы согласования
документа включает подпись
расшифровки, дату, при необходимости должность визирующего.
Пример: Юрист консулат
Подпись ее расшифровка
18.09.2001
24. – печать заверяет подлинность подписи должестного лица на документах
предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право
лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.
25. – отметка
о замирении копии необходима
при заверении соответствия
документа подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно»,
должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата
замирения.
Пример: Верно
Менеджер по персоналу подпись ее расшифровка
18.09.2001
Для замирения более важных
документов расставляется
26. – отметка
об исполнителе включает
его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при
отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем
углу.
27. – отметка
об исполнении документа и
направление его в дело
следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа
ссылку на его дату и номер документа.
28. – отметка
о поступлении документа в
организацию содержит
номер и дату поступления документа. Отметку о поступлении документа в
организацию проставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным
способом у нижнего поля первого листа документа.
29. – отметка
для автоматического поиска
данные о документе.
