Унифицированные системы документации. 2

Содержание

1.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: характеристика, состав документов, их назначение и особенности оформления……………………….3

2. Правописание аббревиатур, знаков, цифр, порядковых и количественных числительных, сложных прилагательных……………………………………….5

3. Служебные записки: их виды, состав реквизитов и правила оформления…8

4. Номенклатура дел: понятие, виды, состав реквизитов и правила оформления………………………………………………………………………12

Список литературы…………………………………………………………..…..19

1.Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации: характеристика, состав  документов, их назначение и особенности  оформления.

Унифицированная система  документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.[6]

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той  или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные  формы документов разрабатываются  с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для  применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.[9]

Таким образом, унифицированные  системы документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.[2]

Унифицированные системы  управленческой документации разрабатываются  на основе:

• единообразия построения форм документов;

• регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

• исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности  ввода информации в процессе решения  управленческой задачи;

• сокращения количества традиционно  включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

• единства применяемой  терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей  не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

• определения совокупности реквизитов и показателей для  каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных  на компьютерную обработку, но пригодных  и к восприятию человеком;

• установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических  особенностей.[3]

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные  системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации:

• документация по созданию организации, предприятия;
• документация по реорганизации организации, предприятия;
• документация по ликвидации организации, предприятия;
• документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по кадрам.

2. Правописание  аббревиатур, знаков, цифр, порядковых  и количественных числительных, сложных прилагательных

Аббревиатуры

1. Слоговые и частично  сокращенные аббревиатуры пишутся  с большой буквы, если обозначают  имя собственное (индивидуальное  название организации, учреждения, предприятия и т.д.): Внешэкономбанк, Моспроект, Мострансагенство, Госстандарт.

но со строчной буквы пишутся родовые наименования: госархив, райотдел, горсовет, райвоенкомат.

2. Буквенные аббревиатуры  независимо от того, являются  они обозначением имени собственного  или нарицательного, пишутся заглавными  буквами: МПС, ГТК, ЧП, МГУ, СНГ, ЛЭП.

1. 3. Звуковые аббревиатуры:
2. - пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного или нарицательного - РАУ - Российская академия управления, РАН - Российская академия наук;

- строчными, если образованы  от нарицательного слова: вуз,  руно (районное управление народного  образования), спид (в этом принципе написания нет последовательности, так как закрепилось написание прописными буквами некоторых аббревиатур, являющихся нарицательными словами: ГЭС (гидроэлектростанция), ГРАС, ЖЭК (жилищно-эксплуатационная контора), ЛЭП (линия электропередач) и некоторых др.).

4. Аббревиатуры смешанного  типа со значением имени собственного, образованные частично из начальных  букв и усеченных слов, пишутся  в первой части - заглавными  буквами, во второй - строчными:  НИИхиммаш, ВНИИоргтехники; а образованные в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные - строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части пишутся строчными буквами, вторая часть - заглавными: МосгоБТИ, горБТИ.

5. Цифры, входящие в  аббревиатуру, отделяются от инициативной  аббревиатуры дефисом, если речь  идет о марках изделий - кабель  РКБО-2, электролампы ДБ-20, кирпич  ШБ-5, и пишутся слитно с инициативной  аббревиатурой в марках материалов: сталь Б2, лак НЦ218, эмаль ПФ266.

6. В аббревиатурах, образованных  из названий букв иноязычного  алфавита, первая буква названия - прописная, причем названия букв  соединяются дефисом: Би-би-си (Британская  радиовещательная корпорация), Си-эн-эн (Американская телекомпания). Многие  иноязычные аббревиатуры употребляются  у нас в том виде, в каком  они заимствованы из родного  языка, например: ISO, IBM и др.

Знаки "дефис", "тире", "перенос"

Тире и дефис - два очень  похожих знака. Чем же отличаются тире от дефиса?

1. По начертанию: тире - это  длинная черта, в большинстве  случаев отделяемая от предшествующего  и последующего текста пробелами;  дефис - короткая, пишущаяся слитно с соединенными им словами. Короткая черта может заменять тире, но при условии обязательно ее отделения от текста с двух сторон пробелами.

2. По назначению:

Тире - знак препинания, служащий для внутреннего членения предложения, то есть тире разделяет целые комплексы  слов - синтаксические конструкции.

Дефис - графический знак, который употребляется:

1. между частями слов: во-первых, что-либо;
2. в сложных словах: инженерно-конструкторский;
3. в графических сокращениях: г-н;
4. между двумя словами, называющими один предмет: акт-извещение, письмо-запрос, секретарь-референт, купли-продажи;
5. в словесно-цифровой записи: 4-миллиметровый, 12-градусный, 45-процентный;
6. в названиях книг, крупных событий: Олимпиада-80, Грамматика-70;
7. для обозначения переноса части слова на другую строку;
8. в записи сложных слов с одинаковой второй частью: вагоно- и паровозостроение, видео- и аудиозапись.

Знак "перенос" пишется  без пробела.

Слеш

В последнее время чаще и чаще встречаешь в текстах разных стилей черту, которая заимствована письмом, по-видимому, из богатого набора компьютерных символов и на компьютерном же жаргоне называется слеш. В перечень существующих пунктуационных знаков слеш не включен. Но увеличивающая частота его употребления, закрепление за ним определенных функций позволяют предположить, что в скором времени он войдет в систему знаков препинания.

Этот знак хорошо известен всем, кто связан с учебным процессом. Он используется для обозначения  учебного года: 1995/96 учебный год.

Давно слеш применяется в  обозначениях величин и сокращениях: 24 стр./мин., 35 км/ч.; р/с, а/я.

Между такими словами: Тел./Факс, показатели "цена/качество".

Знаки препинания "запятая", "точка", "точка с запятой",

"вопросительный" и "восклицательный"

Печатают не делая пробела после слова, к которому они относятся.

Справочники указывают на единственный вид предложений, который  не должен заканчиваться точкой. Это  заголовок. Объясняют такое правило  психологи. По их мнению, точка останавливает  внимание читающего и может помешать его дальнейшему движению по тексту.

Точка в предложении со скобками ставится после закрывающейся  скобки, если относится ко всему  предложению и перед закрывающейся  скобкой, если относится к словам, заключенным в скобки.

Знак  многоточие

Составляется из трех точек. В начале и конце текста многоточие ставится без пробелов от слов. Знаки "вопросительный" и "восклицательный" сохраняются перед многоточием.

Скобки, кавычки

Перед скобками (кавычками) и после них обязателен пробел, внутри скобок (кавычек) пробел не делается.

Знаки, употребляемые с цифрой

Знаки "номер" и "параграф" от цифр отделяют пробелом. Например: № 45, § 19.

Знак "процент" с цифрами  пишется слитно. Например: 110%.

Знаки "номер", "параграф", "процент", "градус" во множественном  числе не удваивают.

Цифры

Цифры, как арабские, так  и римские, отделяются от слов пробелами. Исключение составляют лишь отдельные  буквы, входящие в состав буквенно-цифровых обозначений, которые пишут слитно или через дефис. Например: 45Г, дом 12а, "Прогресс-12".

Числа до десяти рекомендуется  в текстах писать словами, а свыше  десяти - цифрами.

При написании цифр столбиком  единицы пишут под единицами, десятки под десятками и т.д.

Порядковые  и количественные числительные

Порядковые числительные имеют падежные окончания, которые  пишутся через дефис. Например: 1-я  линия, 3-е издание.

При нескольких порядковых числительных падежные окончания ставят только после последней цифры. Например: 1,2 и 3-е издание.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишут  без падежных окончаний. Например: II сорт, III цилиндр.

Количественные числительные падежных окончаний не имеют, например: на 5 листах.

Сложные прилагательные, первой частью которых является числительное, обозначаемое цифрой, пишут без падежных окончаний через дефис. Например: 17-летний, 9-этажный.

3. Служебные записки:  их виды, состав реквизитов и  правила оформления

Служебная записка - записка  о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.[10]

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует  такой вид документа, как "Служебная  записка". Однако данный вид документа  широко используется на практике. В  связи с чем предлагаем оформлять "Служебную записку" в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" в целях единства оформления документации.

Из определений следует, что служебная записка - документ, составляемый в структурном подразделении  и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации. Служебная записка - документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем  одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения  вопросов, входящих в его компетенцию.

Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию  подразделения и не требует обращения  к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации  возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

Текст служебной записки  оформляется на специальном бланке с логотипом организации или  на обычных листах бумаги формата  А4.

Текст состоит из двух частей:

• В первой части фактические сведения.
• Во второй просьбы, выводы, предложения.

Служебные записки выполняют  множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут  подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз. Фактически, служебная  записка - это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.

Так как служебные записки  предназначены для осуществления  внутренних коммуникаций, то может  показаться, что легче просто поговорить с человеком, чем написать служебную записку. Иногда это верно, однако использование служебных записок дает определенные преимущества:

Служебная записка сохраняется  в письменном виде. В отличие от устной беседы служебная записка  может быть подшита в архив  для дальнейшего использования. Ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебные записки, затрагивающие  важные вопросы, будут сохранены. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке  с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю  такие детали, как дата, персональная ответственность и крайние сроки  выполнения работ.

Служебная записка удобна для передачи сложной информации. Когда устное сообщение содержит слишком много очень специфических  деталей или его сложно передать в устной форме, слушателю трудно запомнить содержание. Запутанные инструкции нелегко понять, а когда их произносят вслух, то вероятность ошибки восприятия возрастает. Таким образом, служебные  записки становятся прекрасными "шпаргалками".

Служебные записки могут  быть доступны сразу нескольким читателям  одновременно. Если Вы хотите передать сообщение нескольким сотрудникам  сразу, то на индивидуальное общение  с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могут затруднить сбор группы для встречи, а служебная  записка может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

Подготовка  служебной записки

Независимо от ситуации, в которой пишется служебная  записка, начинать необходимо с ее планирования. Прежде всего, определите Ваши цели. Зачем  Вы пишете? Затем постарайтесь проанализировать предполагаемую аудиторию, ответив  на вопрос: Кому Вы пишете? И, наконец, выберите основные идеи, подумав, что конкретно  Вы хотите донести до читателя.

Служебную записку изобрели для того, чтобы упростить коммуникативный  процесс внутри организации, поэтому  при ее подготовке и написании  некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно деловые люди, которым приходится часто писать, при подготовке служебной  записки меньше задумываются над  подбором наиболее подходящих слов, чем  при подготовке письма. Служебная  записка, как правило, менее формальна  и более конкретна, чем письмо.

Основные  цели подготовки служебных записок

Служебные записки готовят  в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:

• Запрос информации;
• Выдачу инструкций;
• Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• Объявления (извещения).

Служебная записка с запросом информации составляет часть внутренней деятельности любой организации. В  одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос читателю требуются  многие часы работы, в других случаях  читатель может написать ответ прямо  на оригинале и вернуть отправителю. Можно выделить три этапа подготовки служебной записки с запросом информации:

• Обозначьте основную мысль - запрос.
• Изложите необходимые детали.
• Напомните читателю основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющую информацию.

Эффективность записки-запроса  зависит в основном от ясности  и обоснованности содержания сообщения, а также от того, как автор определяет свои цели.

При передаче инструкций с  помощью служебной записки Вы должны попытаться так преподнести  информацию, чтобы ни одного вопроса  предполагаемого читателя не осталось без ответа. В то же время старайтесь избегать "пережевывания" и повторения очевидного.

Сопроводительная служебная  записка представляет читателю более  длинное сопровождаемое сообщение. При этом Вы можете выйти за рамки  простого представления сообщения  и тем или иным образом интерпретировать его читателю, или, по крайней мере, описать его основные положения.

Служебная записка может  быть также использована для сообщения  о таких событиях, как перемещения  персонала, встречи или изменения  в деловой политике компании. Иногда записки-извещения широко распространяются по всей организации, иногда они могут  предназначаться только для узкого круга лиц, а иногда их вывешивают на доске объявлений компании.

Формат  служебной записки

Формат служебной записки  предназначен для упрощения и  ускорения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается  за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части  страницы и включают в себя:

Кому:

От:

Дата:

Тема:

Введя этот формат, компания обеспечивает появление информации определенного типа в одной и  той же части служебной записки, что в дальнейшем облегчит работу с ней.

4. Номенклатура  дел: понятие, виды, состав реквизитов  и правила оформления.

Номенклатура дел как  один из основных инструментов организации  делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в  процессе деятельности организации; 

- раздельная группировка  в дела документов постоянного  и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая  формулировка заголовка дела, которая  полностью отражает состав и  содержание документов в нем  и исключает возможность включения  в дело документов, не соответствующих  его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри  разделов номенклатуры в соответствие  со степенью важности и сроком  хранения документации.

Различают типовые, примерные  и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел  составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой  состав дел, единую индексацию этих дел  и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования  типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации  в течение календарного года. В  крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого  структурного подразделения, затем  они объединяются в сводную номенклатуру.[4]

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся  в конкретную номенклатуру. Из примерной  номенклатуры дел при составлении  конкретной выбираются названия тех  дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые  дела, предусмотренные в примерной  номенклатуре, могут объединяться или  разъединяться в зависимости  от объема документации или специфики  работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

Составление и  оформление номенклатуры дел

Формированию и удостоверению  номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения  об учреждении и его структурных  подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного  хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни  документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное  хранение.

Кроме того, очень важно  знать и учитывать требования, закрепленные в таких нормативных  и нормативно-методических документах, как Государственная система  документационного обеспечения  управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных  архивов, Архивными учреждениями разработаны  и методические пособия по составлению  номенклатур дел.[8]

К процедуре формирования номенклатур дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении  состава задач, которые будут  решаться подразделениями в течение  года, а также состав документов. Негосударственными организациями  методическую помощь могут оказать  на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий  год составляется в последнем  квартале предшествующего года и  после утверждения руководителем  вводится в действие с 1 января. Она  должна ежегодно пересматриваться и  уточняться, а не реже, чем раз  в пять лет, или при изменении  функций и структуры организации  – заново составляться и согласовываться.

Ответственность за формирование (корректировку) номенклатуры дел организации  лежит на службе документационного  обеспечения управления, номенклатур  структурных подразделений –  на руководителях структурных подразделений. Работу по формированию номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем  должны быть указаны сроки формирования номенклатур структурными подразделениями  и представления их в документационную службу, сроки формирования номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

Формирование номенклатур  структурных подразделений, как  правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под  непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего  ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости  корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или  раннее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.[5]

Готовую номенклатуру подразделения  сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, далее ее согласовывают  с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.

Номенклатуру дел организации  оформляют на общем бланке или  чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.