Унифицированные системы управленческой документации

Вопрос №5.  Унифицированные  системы управленческой документации.

Все государственные стандарты, действующие  на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации.

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и  созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально  единообразного набора реквизитов, формата  бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

УСД - это совокупность взаимоувязанных  унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление  данных в определенных видах хозяйственной  деятельности, средств их ведения, нормативных  и методических материалов по их разработке и применению.

Одновременно разрабатываются  классификаторы технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в  УСД.

В настоящее время действуют  следующие унифицированные системы  управленческой документации:

 Унифицированная система организационно-распорядительной  документации:

• документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации;
• документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий,

 организаций;

• документация по распорядительной деятельности организации;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
• документация по приему на работу;
• документация по переводу на другую работу;
• документация по увольнению с работы;
• документация по оформлению отпусков;
• документация по оформлению поощрений;
• документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Унифицированная система банковской документации:

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;
• документация по кредитным операциям банков;
• документация по контролю расходования средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
• документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
• выходная документация банков;
• документация по депозитарным операциям банков;
• платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;
• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков внутрибанковские формы документов;
• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;
• выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;
• документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;
• документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
• бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской  документации бюджетных учреждений и организаций:

• финансовая документация;
• отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

 Унифицированная система отчетно-статистической  документации:

• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
• документация по статистике труда;
• документация по статистике материальных ресурсов;
• документация по статистике финансов;
• документация по социальной статистике;
• документация по статистике промышленности;
• документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
• документация по статистике капитального строительства;
• документация по статистике внешнеэкономических связей;
• документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
• документация по статистике транспорта и связи;
• документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной  и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

• отчетная бухгалтерская документация;
• регистры бухгалтерского учета;
• первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

• документация по состоянию рынка труда;
• документация по трудовым отношениям;
• документация по повышению квалификации работников органов по труду;
• документация по охране труда;
• документация по минимальным потребительским бюджетам;
• документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации:

• документация по учету и распределению средств;
• документация по планово-экономической деятельности;
• документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

• оперативно-коммерческая документация;
• товаросопроводительная документация;
• расчетная внешнеторговая документация;
• документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
• транспортная внешнеторговая документация;
• экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов  подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение  уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных  методов работы с документами.

Наряду со стандартизацией и  унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация - это  способ унификации текстов документов, который состоит в том, что  вся информация, характерная для  документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и  индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.

Деловая корреспонденция разнообразного содержания пересылается по почте, в  том числе электронной, и служит средством общения между предприятиями, организациями, частными лицами. Переписка  занимает в объеме документации предприятия  до 80%. В целях организации более  эффективной работы предприятия, создаются  сборники трафаретных текстов. При  этом нередко многие тексты имеют  по несколько запасных вариантов. Чтобы  написать, например, письмо, следует  подобрать нужный вариант текста, проставить цифры или фамилии  и подписать.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

Вопрос №15. Особенности  составления и оформления трудовых договоров. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор  о коллективной материальной ответственности.

В соответствии со статьей 15 КЗоТ Российской Федерации трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и  предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять  работу по определенной специальности, квалификации или должности с  подчинением внутреннему трудовому  распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется обеспечивать условия труда, предусмотренные  законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Порядок заключения трудового договора (контракта) определен статьей 18 КЗоТ РФ. Трудовой договор заключается в письменной форме. Запись о периоде работы по трудовому договору вносится работодателем в трудовую книжку.

Для установления трудовых отношений  не имеет значения организационно-правовая форма организации: в любой из них при заключении договора действуют  все правила, установленные трудовым законодательством.

Также оформление трудового договора с учетом специфики организации  можно проследить на примере Примерного трудового договора (контракта) с  работником акционерного общества. Все основные положения этого документа могут применяться и в организациях с другими организационно-правовыми формами.

В качестве стороны трудового договора с работником выступает акционерное  общество. От имени акционерного общества трудовой договор с работником заключает  генеральный директор. Право заключения трудовых договоров от имени АО с  работниками обособленных подразделений  АО (представительств и филиалов) генеральный  директор может делегировать руководителям  этих подразделений. Сам трудовой договор  состоит из нескольких разделов.

Первый раздел, определяемый как  “Общие требования”, предусмотрен ст.15 КЗоТ. Здесь указывается наименование профессии и должности работника, структурное подразделение. В этом разделе определяется и срок действия договора. В соответствии со ст.17 КЗоТ РФ трудовой договор с работником может заключаться на неопределенный срок, на срок не более 5 лет, а также  на время выполнения определенной работы. Срочный договор может быть заключен только в тех случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены  на неопределенный срок с учетом характера  предстоящей работы, условий ее выполнения, интересов работника, а также  в случаях, непосредственно предусмотренных  законом. Поскольку судебная практика исходит из недопустимости заключения срочных трудовых договоров для  выполнения работы, носящей постоянных характер, в трудовом договоре необходимо указать причину, по которой ограничивается срок его действия.

Второй и третий разделы трудового  договора с работником АО посвящены  определению прав и обязанностей работника и акционерного общества с учетом специфики и задач  АО. В четвертом разделе контракта  уточняется оплата труда и социально-бытовое  обеспечение работника. В соответствии со ст.80 КЗоТ РФ указываются вид, системы  оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий, и т.д. Пятый раздел именуется “Иные условия трудового  договора” и освещает такие вопросы, как продолжительность отпуска, режим и продолжительность рабочего времени. Здесь же рассматривается  ответственность работника (материальная ответственность может быть двух видов: ограниченная и полная).

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон трудового договора следующие  условия: основания увольнения, установление не предусмотренных законодательством  дисциплинарных взысканий, введение для  работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных  в ст.121 КЗоТ РФ.

Договор составляется с двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй- у работника. Заключение трудового договора считается фактическим допущением к работе, независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен (ст.18 КЗоТ РФ).

Трудовой договор может заключаться  не только с работником предприятия, учреждения, организации, но и с руководителем.

В договоре следует отражать следующие  моменты: срок его действия; права  и обязанности сторон; условия  оплаты труда и выплаты вознаграждений; основания прекращения и расторжения  контракта; социально-бытовые и другие условия, необходимые для выполнения принятых сторонами обязательств с  учетом специфики производства, отраслевых особенностей и финансовых возможностей предприятия.

В договоре указываются обязательные условия (место работы; трудовые функции; дата начала и окончания работы; обязанности работодателя по обеспечению  условий труда, его оплаты, охраны труда и др.) и дополнительные, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в договорном порядке (испытательный срок, переподготовка, регулярное повышение квалификации). В контракте определяются режим рабочего времени и времени отдыха руководителя (включая продолжительность ежегодного отпуска, порядок его предоставления, возможность в случае необходимости компенсации за переработку).

В трудовом законодательстве помимо понятия “трудовой договор” существует термин “коллективный договор”. Этот вид договора регулирует не только трудовые, но и социально-экономические  и профессиональные отношения между  работодателем и работниками  на предприятии, в учреждении, организации. Порядок разработки и заключения коллективного договора регулируется Законом РФ “О коллективных договорах  и соглашениях”.

В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам: оплата труда; занятость; продолжительность  рабочего времени и отдыха; медицинское  и социальное страхование; льготы для  работников, совмещающих работу с  обучением; ответственность сторон; отказ от забастовок по определенным условиям. Могут быть включены и  другие условия коллективного договора.

Трудовой договор в настоящее  время получает все большее распространение, все большее число работников пользуется именно этим способом заключения трудовых отношений. Это определяет все повышающиеся требования к оформлению договоров, так как от правильности оформления зависит положение работника  в организации, его права и  обязанности, что является показателем  продуктивности его работы, качества выполнения его непосредственных обязанностей.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

г. Ижевск "25" октября 2011 г.

 В целях обеспечения сохранности  материальных ценностей, принадлежащих ОАО « Ижевский мотозавод «Аксион-Холдинг» руководитель предприятия Сергей Геннадьевич Поморцев ,   именуемый в дальнейшем "Предприятие", с одной стороны, и работник  цеха № 80

 Юрий Иванович Тепляков, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили

 настоящий договор о нижеследующем:

1. Работник, занимающий должность  кладовщика, непосредственно связанную с хранением материалов и применением в процессе производства переданных ему материальных ценностей принимает на себя полную материальную ответственность за необеспечение сохранности вверенных ему предприятием материальных ценностей, и в связи с изложенным обязуется:

 а) бережно относиться к  переданным ему для хранения  или других целей материальным ценностям предприятия и принимать меры к предотвращению ущерба;

 б) своевременно сообщать  руководству предприятия о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему материальных ценностей;

 в) вести учет, составлять  и представлять в установленном  порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенных ему материальных ценностей;

 г) участвовать в инвентаризации  вверенных ему материальных ценностей.

2. Предприятие обязуется:

 а) создавать работнику условия,  необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенных ему материальных ценностей;

 б) знакомить работника с  действующим законодательством  о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства переданных ему материальных ценностей;

 в) проводить в установленном  порядке инвентаризацию материальных ценностей.

3. В случае необеспечения по вине работника сохранности вверенных ему материальных ценностей определение размера ущерба, причиненного предприятию, и его возмещение производятся в соответствии с действующим законодательством.

4. Работник не несет материальной  ответственности, если ущерб причинен не по его вине.

5. Действие настоящего договора  распространяется на все время работы с вверенными работнику материальными ценностями предприятия.

6. Настоящий договор составлен  в двух экземплярах, из которых первый находится у руководителя предприятия, а второй - у работника.

 Адреса, реквизиты и подписи  сторон

Договор о коллективной материальной ответственности.

г. Ижевск "25" октября 2011 г.

 В целях обеспечения сохранности материальных ценностей, принадлежащих ОАО « Ижевский мотозавод «Аксион-Холдинг» руководитель предприятия Сергей Геннадьевич Поморцев ,   именуемый в дальнейшем "Предприятие", с одной стороны, и члены коллектива цеха № 27 комплектовочного участка именуемые в дальнейшем "Коллектив", в лице руководителя коллектива Галины Владимировны Фарваевой заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Общие положения

1.1. Коллектив принимает на себя  коллективную материальную  ответственность за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения и комплектования, а руководство предприятия обязуется создать коллективу условия, необходимые для надлежащего исполнения принятых обязательств по договору.

1.2. При смене руководителя коллектива  или при выбытии из коллектива более 50 процентов от его первоначального состава договор должен быть переоформлен.

1.3. Договор не переоформляется  при выбытии из состава коллектива отдельных работников или приеме в коллектив новых работников. В этих случаях против подписи выбывшего члена коллектива указывается дата его выбытия, а вновь принятый работник подписывает договор и указывает дату вступления в коллектив.

2. Права и обязанности членов  коллектива и руководства предприятия

2.1. Члены коллектива имеют право:

 а) участвовать в приемке  ценностей и осуществлять взаимный контроль за работой по хранению, обработке, продаже (отпуску), перевозке или применению в процессе производства ценностей;

 б) принимать участие в  инвентаризации ценностей, переданных коллективу;

 в) знакомиться с отчетами  о движении и остатках переданных  коллективу ценностей;

 г) в необходимых случаях  требовать от руководства предприятия  проведения инвентаризации переданных  коллективу ценностей;

 д) заявлять руководству предприятия об отводе членов коллектива, в том числе руководителя коллектива, которые, по их мнению, не могут обеспечить сохранность ценностей.

2.2. Члены коллектива обязаны:

 а) бережно относиться к  ценностям и принимать меры  к предотвращению ущерба;

 б) в установленном порядке  вести учет, составлять и своевременно  представлять отчеты о движении  и остатках ценностей;

 в) своевременно ставить в  известность руководство предприятия  о всех обстоятельствах, угрожающих сохранности ценностей.

2.3. Руководство предприятия обязано:

 а) создавать коллективу условия,  необходимые для обеспечения  полной сохранности ценностей;

 б) своевременно принимать  меры к выявлению и устранению  причин, препятствующих обеспечению  коллективом сохранности ценностей,  выявлять конкретных лиц, виновных  в причинении ущерба, и привлекать  их к установленной законодательством  ответственности;

 в) знакомить коллектив с  действующим законодательством  о материальной ответственности  рабочих и служащих за ущерб,  причиненный предприятию, а также  с действующими инструкциями  и правилами приемки, хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки  или применения в процессе  производства ценностей и их  учета;

 г) обеспечивать коллективу  условия, необходимые для своевременного  учета и отчетности о движении  и остатках переданных ему  ценностей;

 д) рассматривать вопросы об обоснованности требования членов коллектива о проведении инвентаризации ценностей;

 е) рассматривать сообщения  членов коллектива об обстоятельствах,  угрожающих сохранности ценностей,  и принимать меры к устранению  этих обстоятельств.

3. Порядок ведения учета и  отчетности

3.1. Приемка ценностей, ведение  учета и представление отчетности  о движении ценностей осуществляются  в установленном порядке руководителем  коллектива.

3.2. Плановые инвентаризации ценностей,  переданных коллективу, проводятся  в сроки, установленные правилами  внутреннего трудового распорядка. Внеплановые инвентаризации проводятся  при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива  более 50 процентов его членов, а также по требованию одного  или нескольких членов коллектива.

3.3. Отчеты о движении и остатках  ценностей подписываются руководителем  коллектива и в порядке очередности  одним из членов коллектива. Содержание  отчета объявляется всем членам  коллектива.

4. Возмещение ущерба

4.1. Основанием для привлечения  членов коллектива к материальной  ответственности является материальный  ущерб, причиненный недостачей, подтвержденной  инвентаризационной ведомостью.

4.2. Привлечение коллектива к  материальной ответственности производится  руководством предприятия после  проведения проверки причин образования  ущерба, с учетом письменных объяснений, представленных членами коллектива, а в необходимых случаях также  заключений

 независимых экспертов.

4.3. Члены коллектива освобождаются  от возмещения ущерба:

 а) если будет установлено,  что ущерб причинен не по  их вине;

 б) если будут установлены  конкретные виновники причиненного  ущерба из числа членов данного  коллектива.

4.4. Определение размера ущерба, причиненного коллективом предприятию,  а также порядок его возмещения  регулируются действующим законодательством.

4.5. Подлежащий возмещению ущерб,  причиненный коллективом предприятию,  распределяется между членами  данного коллектива пропорционально  месячному должностному окладу  и фактически проработанному  времени за период от последней  инвентаризации до дня обнаружения  ущерба.

 Договор вступает в силу  с 25 октября 2011г. и действует на весь период работы коллектива с переданными ему ценностями на данном предприятии.

 Договор составлен в двух  экземплярах, из которых первый  хранится у руководителя предприятия, а второй - у руководителя коллектива.

Адреса, реквизиты и подписи  сторон.

Вопрос № 35. В роли специалиста  кадровой службы на основании тарифно-квалификационного  справочника должностей специалистов и изложенных в нем требований к специалистам составьте, оформите, подпишите и утвердите должностную  инструкцию товароведа.

Утверждаю________ Грачев Е.В.,

директор Можгинского райпо

«14» августа 2011г.

Должностная инструкция

товароведа магазина №7 Можгинского райпо " 14 " августа 2011г. N 15

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании  трудового договора с товароведом  Борисовой Еленой Владимировной  и в соответствии с положениями  Трудового кодекса Российской Федерации  и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.