Управленческая информация

 

Содержание

 

Введение 3

1. Управленческая  информация, её источники и классификация 4

2. Особенности  управленческих решений, их классификация 9

3. Роль информации  в управленческих решениях 13

Заключение 18

Список литературы 19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных решений.

Информация - это сведения, которые можно собирать, хранить, передавать, обрабатывать, использовать.

Информация в управлении - совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно  труду, материалам и капиталу создает  богатства. В этой своей функции  информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Информация состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и  степени неопределенностей, связанных  с данной проблемой или возможностью. Все, что позволит снизить степень  неопределенности - факты, оценки, прогнозы, слухи, должно считаться информацией.

Для наиболее результативного управления работой и принятие эффективного решения необходимо иметь верную и полную информацию.

 

 

 

1. Управленческая информация, её источники и классификация

 

Жизнь общества полностью  и целиком зависит от степени обладания информацией, умения ее передавать с наименьшими искажениями и потерями. С точки зрения управления, информацию используют для того, чтобы анализировать и принимать решения. [3]

Информация -  сведения о чем-либо, независимо от формы их представления.

Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации

Результативный сбор информации должен основываться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата.

Источниками управленческой информации являются:

    • внутренние;
    • внешние.

К внутреннем относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры - покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы и др.

Восприятие человеком  информации складывается из двух взаимосвязанных процессов:

    1. Отбор. Информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь существенным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение и др.
    2. Систематизации полученных сведений. Человек «обрабатывает» воспринятое, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные).

На сегодняшний день источники информации многочисленны, а сама информация разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной. Особенно важно при принятии управленческих решения неоднократно перепроверять полученную информацию.

Существует множество  классификаций управленческой информации. Её можно классифицировать по нескольким признакам.

По источникам поступления информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. [4]

Внешняя информация - законодательные акты, директивные указания, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т.д.

Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др.

По содержанию информация делится на:

    • Научно-техническую информацию - данные о научных исследованиях, изобретениях, технических разработках как внутри предприятия, так и за его пределами;
    • Экономическую информацию - данные технико-экономического планирования и прогнозирования, учета и экономического анализа деятельности предприятия;
    • Оперативно-производственная информация - содержит данные оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений;
    • Административная или деловая информация различного содержания. Важнейшей составной частью этой информации является информация по кадрам.
    • Маркетинговая(рыночная) информация, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.
    • Правовая, общественно - политическая, природоохранная и др.

По времени использования информация может быть:

    1. Условно-постоянная - информация, содержание которой меняется сравнительно редко, она используется многократно. Такой информацией являются нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели. Условно-постоянная информация составляет около 60-70% всей информации, необходимой для управления. Она требует соответствующей фиксации и хранения. Хорошим «хранителем» такой информации является компьютер.
    2. Переменная информация отражает динамизм процессов в производстве и хозяйственной деятельности. Её сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность. [4]

По характеру возникновения информация делится на первичную и вторичную (или производственную). Первичная - информация, которая возникает в ходе производства. Но, в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную). Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

По степени обработки информацию можно подразделить на:

    • систематизированную;
    • несистематизированную.

 

 Систематизированная информация - регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам представления. Такая информация оформляется в виде статической и бухгалтерской отчетности.

Несистематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к руководителю или в орган управления эпизодически. Примером такой информации могут служить сообщения о чрезвычайных происшествиях (авариях, несчастных случаях, крупных кражах, пожарах и т.п.). [4]

По степени конфиденциальности классифицируют: для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок.

По степени достоверности - достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке; сомнительная, базирующаяся на домыслах, слухах.

По назначению классифицируют:

    • оперативная информация: служит для корректировки деятельности организации; 
    • отчетная: предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической).

По возможностям закрепления и  хранения:

    • фиксируемая на носителях информации (хранится подчас бесконечно, не подвергаясь при этом искажению); 
    • не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает).

По степени важности информация подразделяется на:

    • основную информацию, которая включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); 
    • вспомогательную - облегчает работу с основной;
    • желательную - несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т.п. [4]

Таким образом, информация разнообразна и является неотъемлемой частью нашей жизни.

Познавая окружающий мир, мы, постоянно имеет дело с информацией. Она помогает на правильно оценить происходящие события, принять обдуманное управленческое решение, найти наиболее удачный вариант своих действий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Особенности управленческих решений, их классификация

 

В жизни мы принимаем десятки  и сотни разных решений.

В силу неосознаваемых психологических  факторов мы зачастую уделяем непропорционально  много внимания одним решениям, пренебрегая  значимостью других. Многие решения  принимаются без должного систематического обдумывания. Но, в управлении принятие решения - это более систематизированный процесс, чем в частной жизни.

Управленческие решения  - это выбор альтернативы, осуществлённый руководителем в рамках его должностных полномочий, компетенции и направленный на достижение целей организации.

Чем же отличается управленческое решение?

    • Целью. Субъект управления принимает решения исходя не из своих собственных потребностей, а в целях решения проблем конкретной организации.
    • Разделением труда. В организации существует определённое разделение труда: одни работники заняты решением возникающих проблем и принятием решений, а другие - реализацией уже принятых решений.
    • Профессионализм. В управлении организацией принятие решений сложный, ответственный и формализованный процесс, требующий профессиональной подготовки.

Принятие решений в  организации характеризуется тем, что это:

    • сознательная и целенаправленная деятельность, осуществляемая человеком;
    • поведение, основанное на фактах и ценностных ориентирах;
    • процесс взаимодействия членов организации;
    • выбор альтернатив в рамках социального и политического состояния организационной среды;
    • часть общего процесса управления;
    • неизбежная часть ежедневной работы менеджера;
    • важно для выполнения всех других функций управления.

Классификация управленческих решений разнообразна.

В зависимости  от повторяемости проблемы, требующей  решения, все управленческие решения  можно подразделить на традиционные, неоднократно встречавшиеся ранее  в практике управления, когда необходимо сделать выбор из уже имеющихся  альтернатив, и нетипичные, нестандартные  решения, когда их поиск связан прежде всего с генерацией новых альтернатив. [6]

В зависимости  от значимости цели принятие решения может преследовать собственную, самостоятельную цель или же быть средством, способствовать достижению цели более высокого порядка. В соответствии с этим решения могут быть стратегические и тактические.

Классификация по сфере воздействия. Результат решения может сказаться на каком-либо одном или нескольких подразделениях организации. В этом случае решения можно считать локальными. Решения, однако, могут приниматься с целью повлиять на работу организации в целом, в этом случае оно будет глобальным.

В зависимости  от длительности реализации. Реализация решения может потребовать несколько часов, дней или месяцев. Если между принятием решения и завершением его реализации пройдёт сравнительно короткий срок - решение краткосрочное. [6]

Прогнозируемые  последствия решения. Большинство управленческих решений в процессе их реализации поддается корректировке с целью устранения каких-либо отклонений или учёта новых факторов, т.е. корректируемым. Также имеются и решения, последствия которых необратимы.

В зависимости от степени  полноты и достоверности информации, управленческие решения могут быть детерминированные (принятыми в условиях определённости) или вероятностными (принятыми в условиях риска или неопределённости). Эти решения играют чрезвычайно важную роль при принятии решения. Детерминированные решения принимаются в условиях определённости, когда руководитель располагает практически полной и достоверной информацией в отношении решаемой проблемы, это позволяет ему точно знать результаты каждого из альтернативных вариантов выбора. Такой результат только один, и вероятность его наступления близка к единице. Однако немногие решения принимаются в условиях определённости. Большинство управленческих решений являются вероятностными.

Вероятностные решения принимаются в условиях риска или неопределённости. К решениям, принимаемым в условиях риска, относятся такие, результаты которых не являются определёнными, но вероятность каждого результата известна.

В ряде случаев, организация не располагает достаточной информацией для объективной оценки вероятности возможных событий. В таких ситуациях руководителям помогает опыт, который показывает, что именно может произойти с наибольшей вероятностью. В этих случаях оценка вероятности является субъективной. [6]

Решение принимается в  условиях неопределённости, когда из-за недостатка информации невозможно количественно  оценить вероятность его возможных  результатов. Это часто встречается  при решении новых, нетипичных проблем, когда требующие учёта факторы  настолько новы и или сложны, что  о них невозможно получить достаточно информации. Неопределённость характерна и для некоторых решений, которые  приходится принимать в быстро меняющихся ситуациях. В итоге вероятность  определённой альтернативы невозможно оценить с достаточной степенью достоверности.

В зависимости  от метода разработки решения. Некоторые решения, как правило, типичные, повторяющиеся, могут быть с успехом формализованы, т.е. приниматься по заранее заданному алгоритму. Другими словами, формализованные - это результат выполнения заранее определённой последовательности действий. Формализация принятия решения повышает эффективность управления. В результате снижения вероятности ошибки и экономии времени: не нужно заново разрабатывать решение каждый раз, когда возникает соответствующая ситуация.

При принятии многих управленческих решений можно столкнуться с  непредсказуемостью, вероятностным  характером результата, на который  оказывает влияние множество  различных факторов: как внутренних, так и внешних.

Итак, управленческое решение  - это выбор наилучшей альтернативы из числа возможных, предполагающей набор эффективных действий по совершенствованию организации управления предприятием.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Роль информации в управленческих решениях

 

Информация играет значительную роль при принятии управленческих решений.

Каждое управленческое решение - это «порция» информации, подготовленная управленцем на основе имеющейся информации о состоянии системы и внешней среды, позволяющая оптимизировать функционирование отдельных элементов системы, а, в конечном итоге, всей системы в целом.

Управленческие решения  - результат определенной управленческой деятельности руководителя. Принятие решений является основой управления. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности управленца любого уровня, включающий:

    • выработку и постановку цели;
    • изучение проблемы на основе полученной информации;
    • выбор и обоснование критериев эффективности и возможных последствий принимаемого решения;
    • обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы;
    • выбор и формулирование оптимального решения;
    • принятие решений;
    • конкретизация решения для его исполнителей.

Технология управления рассматривает  принятие  решений как процесс, состоящий из трех стадий:

    1. Подготовка решения. Управленческих решений проводится  анализ ситуации на микро- и макро уровне, включающий поиск, сбор и обработку информации, выявляются и формулируются проблемы, требующие решения.
    2. Принятие решения. Осуществляется разработка, оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов, а также отбор критериев выбора оптимального решения, выбор и принятие наилучшего решения.
    3. Реализация решения. Принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляются контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы, а также дается оценка полученного результата от выполнения решения. Каждое управленческое решение имеет свой определенный результат, поэтому целью управленческой деятельности является нахождение таких форм, методов, средств, которые могли бы способствовать достижению оптимального результата в конкретных условиях и обстоятельствах. [5]

 Управленческие решения  могут быть обоснованным, принимаемыми  на основе анализа и многовариантного  расчета, и интуитивными, которые экономят время и содержат в себе вероятность ошибок и неопределенность.

 Принимаемые решения  должны базироваться на достоверной, текущей и прогнозируемой информации, анализе всех факторов, оказывающих влияние на решение, с учетом предвидения его возможных последствий.

 Руководители обязаны  постоянно изучать поступающую  информацию для подготовки и  принятия на ее основе управленческих  решений.

Масса определений понятия информации - от наиболее общего философского (информация есть отражение реального мира) до наиболее частного прикладного (информация есть сведения, являющиеся объектом переработки).

Информация - это:

    • сообщение, осведомление о положении дел, сведения о чем-либо, передаваемые модели;
    • уменьшаемая, снимаемая неопределенность в результате получения сообщений;
    • передача, отражение разнообразия в любых процессах и объектах, отраженное разнообразие;
    • товар, являющийся объектом купли-продажи знаний для достижения определенных целей;
    • данные как результат организации символов в соответствии с установленными правилами;
    • продукт взаимодействия данных и адекватных им методов;
    • сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. [1]

Существуют и другие, зачастую противоречащих друг другу или взаимоисключающих определений информации. Многообразие этих определений свидетельствует о обширности понятия информации.

 Первоначально смысл  слова «информация» (от лат. informatio - разъяснение, изложение) трактовался как нечто присущее только человеческому сознанию и общению: «знания, сведения, сообщения, известия, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом». Затем смысл этого слова начал расширяться. Так, с позиций материалистической теории познания одним из всеобщих свойств материи (наряду с движением, развитием, пространством, временем и др.) было признано отражение, заключающееся в способности адекватно отображать одним реальным объектом другие реальные объекты, а сам факт отражения состояний одного объекта в состояниях другого (или просто одного объекта в другом) и означает присутствие в нем информации об отражаемом объекте. Таким образом, как только состояния одного объекта находятся в соответствии с состояниями другого объекта, это значит, что один объект отражает другой, т. е. содержит информацию о другом. [2]

Информация не является ни материей, ни энергией. Особенность  информации заключается в том, что  проявляется она только при взаимодействии объектов и обмен информацией может совершаться не вообще между любыми объектами, а только между теми из них, которые представляют собой организованную структуру (систему). Элементами этой системы могут быть не только люди: обмен информацией может происходить в животном и растительном мире, между живой и неживой природой, людьми и устройствами.

 Понятие «информация»  предполагает наличие двух объектов  - «источника» информации и «приемника» (потребителя, адресата) информации. [2]

 Информация передается  от источника к приемнику в  материально-энергетической форме  в виде сигналов (например, электрических,  световых, звуковых и т. д.), распространяющихся  в определенной среде. 

Информация может поступать  непрерывно или дискретно, т. е. в  виде последовательности отдельных  сигналов. Соответственно различают  непрерывную и дискретную информацию.

 Информация - специфический атрибут реального мира, представляющий собой его объективное отражение в виде совокупности сигналов и проявляющийся при взаимодействии с «приемником» информации, позволяющим выделять, регистрировать эти сигналы из окружающего мира и по тому или иному критерию их идентифицировать. Из этого определения следует то, что:

    • информация объективна, так как это свойство материи - отражение;
    • информация проявляется в виде сигналов и лишь при взаимодействии объектов;
    • одна и та же информация различными получателями может быть интерпретирована по-разному, в зависимости от «настройки» «приемника».

Информация имеет определенные функции в обществе, основные из которых:

    • познавательная - получение новой информации. Функция реализуется в основном через такие этапы обращения информации, как:
      1. ее синтез (производство);
      1. представление;
      2. хранение (передача во времени);
      3. восприятие (потребление).
    • коммуникативная - функция общения людей, реализуемая через такие этапы обращения информации, как:
    1. передача (в пространстве);
    2. распределение;
    • управленческая - цель которой, формирование целесообразного поведения управляемой системы, получающей информацию. Эта функция информации неразрывно связана с познавательной и коммуникативной и реализуется через все основные этапы обращения, включая обработку. [2]

 Таким образом, без информации не может существовать жизнь в любой форме и не могут приниматься управленческие решения. Принимаемые решения должны основываться на достоверной и  текущей информации.

 

Заключение

 

 «Кто владеет информацией, тот владеет миром» - действительно так оно и есть. Информация на сегодняшний день является одним из главных элементом нашей жизни.

Информация в управлении - совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений. Управленческая информация должна обладать таким качествами, как достоверностью и полнотой; ценностью и актуальностью; ясностью и доступностью; своевременностью и реализуемостью, т. е. возможностью её практического использования.

Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления, связана со всеми участками и аспектами управленческой деятельности.

Информация в управлении очень важна, так как она характеризует совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений.

Недостоверная или недостаточно полная информация может приводить к принятию ошибочных и неэффективных решений. Поэтому, получаемая информация о ситуации принятия решения должна быть достоверной и достаточно полной, ясной.

 

 

 

 

 

 


Управленческая информация