Управленческий учет как база для учета персонала

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Управленческий учет  как база для учета персонала.

 

Управленческий учет кадров.

В рамках подсистемы управленческого учета кадров реализованы следующие функции:

учет движения персонала предприятия (прием, перемещение, увольнение);

учет присутствия/отсутствия на работе с указанием причин.

Общие принципы.

Для расчета управленческой заработной платы необходимыми являются только функции кадрового учета, обеспечивающие учет движения персонала, то есть прием, перемещение, увольнение. Работник предприятия может занимать только одно рабочее место, то есть для целей управленческого учета не предусмотрен учет совместительства. Штатное расписание в управленческом учете именуется кадровым планом. Его ведение является функцией управления персонала и предназначено для решения задач, связанных с набором персонала, поэтому он будет рассматриваться в статье "Управление персоналом". При оформлении кадровых документов, фиксирующих движения работников предприятия, контроль соответствия рабочих мест, указанных в этих документах, наличию таких вакансий в кадровом плане не предусмотрен. Однако для определения занятых и вакантных рабочих мест в отчетности по управлению персоналом используется механизм, базирующийся на данных о движении кадров, хранящихся в регистре накопления "Занятые рабочие места". В этом регистре по рабочему месту (подразделение + должность) фиксируются занимаемые и освобождаемые ставки при приеме на работу, увольнении и кадровом перемещении. Кроме этого, существует возможность временного освобождения ставки при длительном отсутствии сотрудника на работе. Для этого в документе "Отсутствие на работе" присутствует флаг "Освобождать ставку". Учет занятости персонала основан на фиксации документом "Отсутствие на работе" отклонений от нормального графика работы, то ecть фиксации времени отсутствия на работе в регистре сведений "Состояние работников". Этот механизм позволяет планировать и контролировать кадровые события, например, возврат из отпуска, увольнение в случае временного приема. Кадровый учет присутствия/отсутствия на работе предназначен для оперативного учета и не влияет на учет времени для целей расчета заработной платы.

Учет персонала предприятия.

Список работников предприятия хранится в регистре сведений "Работники" и дополняется только документами кадрового учета:

"Прием на работу"; 

"Кадровое перемещение";

"Увольнение".

Информацию о том, кто, где и на какой должности работает в текущий момент времени можно получить с помощью отчета "Списки работников компании" ("Управление персоналом"-"Персонал"- "Списки работников").

Информация об условиях оплаты труда работников вводится в основном кадровыми документами "Прием на работу" и "Кадровое перемещение".

Прием на работу.

Прием на работу, то есть регистрация сотрудника, как работника предприятия, осуществляется с помощью документа "Прием на работу" ("Управление персоналом" - "Персонал" - "Кадровые перестановки"). При приеме на работу: определяется, где и кем будет работать новый сотрудник (подразделение и должность); указывается график работы; указывается способ отражения начислений в составе управленческих затрат, также может быть указана необходимость считать регламентированную зарплату работника управленческой; задаются все постоянно действующие (периодические) персональные начисления и удержания.

Работник предприятия может занимать только одну должность. Выбор значения реквизита "Подразделение" осуществляется из справочника "Подразделения", а реквизита "Должность" - из справочника "Должности организаций".

Документ "Прием на работу" может буть заполнен работниками, принятыми в течение указанного периода в организации. Если табличная часть "Работники" заполняется вручную, то выбор значения реквизита "Работник" осуществляется из справочника "Сотрудники организаций". Поэтому, если принимаемый работник не оформляется на работу ни в одну из организаций, следует создать элемент справочника "Сотрудники организаций", указав в реквизите "Вид договора" значение "Без договора".

Данные об условиях оплаты труда (начисления) могут заполняться автоматически, если для управленческого учета созданы схемы мотиваций для указанного рабочего места или должности.

Флаг "Учитывать начисления по организации" устанавливается для тех работников, чья регламентированная зарплата принимается и в качестве управленческой.

Учет испытательного срока.

Учет испытательного срока базируется на фиксации данных в регистре сведений "Состояние работников на испытательном сроке".

Учет испытательного срока для целей управленческого учета ведется в случае, если установлен режим кадрового планирования "По центрам ответственности" (в обработке "Кадровое планирование"), в противном случае испытательный срок учитывается в регламентированном учете.

Для отражения приема на работу с испытательным сроком необходимо в документе "Прием на работу":

  • в реквизите "Испытательный срок" указать значение "С испытательным сроком";

  • в реквизите "По" указать дату окончания испытательного срока;

  • в реквизите "Напомнить" установить флаг.

В этом случае есть возможность:

  • проанализировать список работников, находящихся на испытательном сроке. Для этого следует открыть форму регистра сведений "Состояние работников на испытательном сроке";

  • создать и провести документ "Результат испытательного срока" ("Управление персоналом" - "Персонал" - "Кадровые перестановки"), указав в нем решение по результатам испытательного срока: 

    1. Положительный - такое решение свидетельствует о том, что работник успешно прошел испытательный срок и остается работать в организации;

    1. Продлен - такое решение не изменяет положение работника;

    1. Отрицательный - такое решение свидетельствует о том, что работник не прошел испытательный срок, о чем производится запись в регистры сведений "Состояние работников на испытательном сроке" и "Намеченные события по персоналу", При таком решении, на основании документа "Результат испытательного срока" или с помощью обработки "Показ намеченных событий по персоналу (Запланированные кадровые перестановки)" ("Управление персоналом" - "Персонал" - "Кадровые перестановки") должен быть создан документ "Увольнение".

Если в документе "Прием на работу" флаг "Напомнить" не установлен, то после даты окончания испытательного срока, работник считается уволенным. Т.е. фиксируется временный прием на работу.

Если включен режим кадрового планирования "По структуре юридических лиц", то учет испытательного срока ведется в регламентированном учете, а для целей управленческого учета на дату окончания испытательного срока планируется напоминание о том, что работника следует уволить, если он не прошел испытательный срок (установлен флаг "Напомнить"). Документ "Увольнение" в этом случае может быть создан с помощью обработки "Показ намеченных событий по персоналу".

   Кадровое перемещение.

Для изменения данных о работающем сотруднике (перевод в другое подразделение или на другую должность, изменение условий оплаты труда, изменение графика работы) следует воспользоваться документом "Кадровое перемещение" ("Управление персоналом" - "Персонал" - "Кадровые перестановки").

В табличной части "Работники" документа "Кадровое перемещение" старое место работы заполняется автоматически, а пользователь указывает новое место работы и график работы. Все изменения вступают в силу с даты, указанной в реквизите "С". Если изменяются и условия оплаты труда, то это отражается на закладке "Начисления". Изменение действующих видов расчета производится путем указания требуемого варианта в графе "Действия":

  • "Начать" - вводится новое начисление. Если одно начисление (вид расчета) нужно заменить на другое, то необходимо указать начало нового начисления, прекращать предыдущее не нужно;

  • "Изменить" - меняется размер начисления;

  • "Не изменять" - начисление продолжает действовать в прежнем размере;

  • "Прекратить" - прекращается действие начисления.

Для работников, перемещаемых временно, есть возможность указать предполагаемые даты возврата на "старое" место работы (видимость реквизитов "По" и "Напомнить" включается при настройке списка табличной части). При этом возможно два варианта отражения в учете возврата:

  • если флаг "Напомнить" сброшен, то с указанной даты, сотрудник считается работающим на "старом" месте;

  • если флаг "Напомнить"установлен, то требуется создание еще одного документа "Кадровое перемещение", фиксирующего перевод на прежнее место работы. Этот документ может быть создан с помощью обработки "Показ намеченных событий по персоналу".

 

 

 

Изменение данных об оплате труда. 

Если для работника требуется только изменение условий оплаты труда, то есть, например, нужно отразить повышение окладов или назначить другие начисления, то следует воспользоваться документом "Ввод сведений о плановых начислениях и удержаниях работников" ("Расчеты с персоналом" - "Ввод сведений о плановых начислениях и удержаниях"). Этим документом фиксируется изменение (начало, прекращение) действующих видов расчета путем указания требуемого варианта в графе "Действия". Документ может быть создан автоматически обработкой утверждения вида схемы мотивации. Подробнее об этом рассказывается в главе "Общие принципы и нормативно-справочная информация" при описании выбора схемы мотивации.

Поощрение.

 

 В информационной базе можно зафиксировать информацию о поощрении или о наложении либо снятии взыскания. Для этого используется документ "Поощрение взыскание" ("Управление персоналом" - "Персонал" - "Кадровые перестановки"). Документ не формирует движений.

Перечень видов поощрений и взысканий хранится в справочнике "Виды поощрений и взысканий", который используется и в управленческом, и в регламентированном учете.

Увольнение.

Увольнение работников регистрируется документом "Увольнение" ("Управление персоналом" - "Персонал" - "Кадровые перестановки"). При этом происходит отмена всех начислений и удержаний. Дата увольнения является последним рабочим днем сотрудника.

Перечень возможных причин увольнения формируется пользователем и хранится в справочнике "Причины увольнения из компании".

Отчетность по персоналу.

 

Информация о работниках предприятия может быть представлена отчетами:

  • "Списки работников компании" ("Управление персоналом" - "Персонал" - "Списки работников") информацию о том, кто, где и на какой должности работает в текущий момент времени;

  • "Движение работников" ("Управление персоналом" - "Кадровое планирование" - "Движение работников") - позволяет посмотреть статистику о приеме на работу, перемещении и увольнении работников в разрезе подразделений за выбранный период.

  • "Коэффициент текучести кадров" ("Управление персоналом" "Кадровое планирование" - "Коэффициент текучести кадров")  показывает данные о средней численности работников по подразделениям и должностям и относительные размеры высвобожденных ставок вследствие увольнения работников по данным управленческого кадрового учета. Коэффициент текучести кадров представляет собой отношение, выраженное в процентах, количества уволенных работников за период к среднесписочной ставке работников за тот же период;

  • "Статистика кадров предприятия" ("Управление персоналом" - "Персонал" - "Статистика кадров") - позволяет посмотреть различные количественные данные, характеризующие состав работников предприятия - половозрастной состав, количество детей и пр.;

  • "Штатная расстановка" - отчет предоставляют информацию о том, какие штатные единицы, какой работник занимает в разрезе подразделений и должностей.

Кадровый учет занятости работников предприятия.

Учет занятости персонала, то есть оперативный учет присутствия/отсутствия на работе и планирование кадровых событий не влияет на расчет заработной платы. Этот учет основан на фиксации информации о текущем состоянии работника, то есть о времени его отсутствия на работе.

Информация о текущем состоянии работника, используемая для кадрового учета занятости персонала, то есть данные о том, где находится работник в конкретный момент времени (в отпуске, в командировке, на больничном), фиксируется в управленческом учете всего одним документом "Отсутствие на работе" ("Управление персоналом" - "Персонал" - "Занятость персонала" - "Отсутствие на рабочем месте".

Документ "Отсутствие на работ", а также "Прием на работу" и "Кадровое перемещение" могут регистрировать, так называемые, временные изменения. Для этого в документах предусмотрен флаг "Напомнить". Если кадровые документы регистрируются в системе в момент первого события, а дата второго только предполагается, но еще не наступила, то устанавливается флаг "Напомнить". При этом второе событие считается "запланированным" и требует отдельного подтверждения. Этот механизм позволяет планировать и контролировать кадровые события, например, возврат из отпуска, увольнение в случае временного приема. Для этого предусмотрена обработка "Показ намеченных событий по персоналу" ("Управление персоналом" - "Персонал" - "Кадровые перестановки" - "Запланированные кадровые перестановки").

Таким образом, регистрация факта возврата работника предприятия на рабочее место для целей учета занятости может быть осуществлена двумя способами:

  • путем указания даты завершения "временного" события (флаг "Напомнить" сброшен) в документе "Отсутствие на работе". В этом случае одним документом регистрируются сразу два события, при этом, датой выхода на работу считается день, следующий за датой, указанной в реквизите документа "По". Этот вариант можно использовать при возврате в запланированное время;

  • путем ввода документа "Возврат на работу". В этом случае, датой выхода на работу считается дата, указанная в документе. Этот документ можно создавать как вручную, так и автоматически, с помощью обработки "Показ намеченных событий по персоналу".

Обработка подсказывает, какие из намеченных событий еще не завершены и предоставляет возможность указать, по каким события следует создать завершающие документы. Данная обработка подробнее описана в статье "Регламентированный кадровый учет" при описании планирования кадровых событий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Регламентированные отчеты  кадрового учета

Учет данных о персонале 1c 8.0 Зарплата и кадры.                                              В рамках настоящей конфигурации поддерживается учет работников, имеющих в организации как основное место работы, так и работающих по совместительству, внешнему и внутреннему.      
Поддержка внутреннего совместительства является отключаемым сервисом (пункт «Учетная политика по персоналу»). 
Вид занятости указывается в трудовом договоре и приказе о приеме на работу. 
В конфигурации поставлены следующие условия:                                             ·  работник не может иметь одновременно в организации основное место работы и работать в ней же по внешнему совместительству; такие коллизии выявляются при проведении документа прием на работу;                                   ·  работник не может иметь одновременно иметь основное место работы более чем в одной организации;                                                                               ·  работник может работать в организации и на основном месте работы и по внутреннему совместительству, такие «работники» различаются в дальнейшем приказами о приеме на работу (в приказах указывается соответствующий вид занятости);                                                                                 ·  одним и тем же приказом о приеме на работу нельзя принять на основное место работы и на работу по совместительству.                                                            Под термином «Работник» будем подразумевать работника на определенном месте работы, что при заполнении кадровых и расчетных документов требует ввода двух значений:                                                                                                             ·  элемента справочника «Физические лица»;                                                                        ·  приказа о приеме на работу.                                                                                                             Если работник имеет лишь одно место работы в организации, тогда приказ о его приеме на работу подбирается и подставляется в документах автоматически.

 Если мест работы  несколько – приказ надо будет  выбирать из предложенного списка  мест работы работника.                                         Учет данных о персонале.                                                                                                        С точки зрения регламентированного учета можно выделить 
минимальный набор информации, который необходимо занести в систему для дальнейшего использования в регламентированных отчетах.                        К такой информации можно отнести:                                                                                               ·  фамилию, имя, отчество работника;                                                                                ·  дату рождения;                                                                                                                  ·  пол;                                                                                                                                        ·  данные удостоверения личности;                                                                                                                              ·  ИНН;                                                                                                                                       ·  страховой номер ПФР;                                                                                                              ·  код ИМНС. 
Эти данные для работника заполняются в его карточку, по некоторым из них ведется история изменения значений.                                                                 Учет кадров 1с 8.0 Зарплата и кадры.                                                                                 Весь документооборот по регламентированному учету ведется в привязке к организациям. В отличие от учета кадров предприятия в кадровом учете организаций для каждого работника организации регистрируется трудовой договор на имя организации, в которой числится работник. 
Документами фиксируются все кадровые изменения, произошедшие в рамках организации:                                                                                                                             ·  прием на работу,                                                                                                                 ·  кадровое перемещение,                                                                                                      ·  увольнение,                                                                                                                    ·  отпуск организации,                                                                                                    ·  командировки организации,                                                                                             ·  отсутствие на работе,                                                                                                       ·  возврат на работу.                                                                                                Все документы собраны в «Журнале кадровых документов», который можно вызвать из пункта меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»). 
Отличием от документооборота по предприятию является выделенные специализированные документы по учету командировок и отпусков. Для отпусков работников по организации можно указывать не только основные отпуска, но и дополнительные. Основными видами отпусков являются отпуска ежегодные, учебные, по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты. Аналогично по командировкам от организации указывается более подробная информация, нежели по командировкам от предприятия. Фиксируется место проведения командировки, организация, цель командировки. 
В рамках организации отпуска, командировки, отсутствие учитываются только для работников организации, имеющих в организации основное место работы.

Документ «Трудовой договор» 1с 8.0 Заплата и кадры.                                        Трудовые договоры оформляются по всем работникам организации. Документ «Трудовой договор» можно вызвать из пункта меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»). 
Документом регистрируются условия приема работника на работу в организацию:                                                                                                                        ·  подразделение и должность организации, на которую принимается   работник,                                                                                                                                ·  дата приема на работу,                                                                                                        ·  количество занимаемых ставок,                                                                                        ·  форму оплаты и график работы,                                                                        ·  тарифную ставку. 

Дополнительно можно зарегистрировать персональные начисления, назначаемые при приеме на работу. На основании трудового договора можно впоследствии ввести «Приказ о приеме в организацию». При этом в новый документ автоматически будут перенесены все данные из договора. 
При помощи кнопки «Печать» можно получить типовую форму трудового договора.                                                                                                                       Документом «Прием на работу» регистрируется прием работников на работу работников организаций, а также необходимость расчета для этих работников основного начисления – оклада или часового тарифа (в зависимости от указанной в документе формы оплаты труда). Документ «Прием на работу» вызывается для оформления из пункта меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»). 
В документе в обязательном порядке на закладке «Работники» указывается:                                                                                                                       ·  список принимаемых на работу физических лиц и их табельные номера (если в организации принято их присваивать);                                                                 ·  трудовые договоры с этими физическими лицами (если договор указан, тогда остальные реквизиты документа «Прием на работу» заполняются автоматически по данным договора);

·  подразделения и должности организации, куда принимаются работники;

·  даты приема на работу и графики работы;

·  количество занимаемых ставок;

·  формы оплаты.

На закладке «Начисления» указываются размеры основного начисления и, если нужно, персональных надбавок, назначаемых работнику при приеме на работу. 
При проведении документа программа проверяет, не были ли работники, указанные в документе, приняты на работу ранее, но не уволены.

 При обнаружении таких  ситуаций выдается сообщение  об ошибке и документ не  проводится. 
По документу можно получить две унифицированные формы – Т-1 и Т-1а. Приказы по форме Т-1 формируются на каждого принимаемого сотрудника из указанных в документе.

Кадровое перемещение организации 1с 8.0 Зарплата и кадры

Документом регистрируются перемещения работников организации. Документ «Кадровое перемещение организации» вызывается из пункта меню «Кадровыйучет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»). 
В документе в обязательном порядке указывается:

·  список перемещаемых работников;

·  подразделения и должности, куда перемещаются работники;

·  новые табельные номера (или подтверждаются «старые»);

·  даты перемещения;

·  графики работы;

·новые условия оплаты труда работника. 
Кроме обязательной информации о работнике в документе можно дополнительно указать: 
•количество занимаемых ставок 
• даты возврата на «старое» место работы, если работникиперемещаются временно.

При проведении документа программа проверяет, не были ли работники, указанные в документе, приняты на работу ранее, но не уволены. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится. 
По документу можно получить две унифицированные формы – Т-5 и Т-5а. Приказы по форме Т-5 формируются на каждого перемещаемого работника из указанных в документе.

 

Документ «Увольнение из организации» 1с 8.0 Зарплата и кадры.

Документом регистрируется увольнение работников из организации, а также «прекращается» расчет для этих работников всех назначенных им постоянных начислений и удержаний. Новый документ «Увольнение из организации» также возможно вызвать из пункта меню «Кадровый учет организации» –«Кадровый учет» (интерфейс «Полный»). 
В документе указывается список увольняемых работников, даты и причины увольнения. В соответствующих полях документа указываются:

Управленческий учет как база для учета персонала