Управление денежными средствами и ценными бумагами

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФГБОУ ВПО  «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ  ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ 

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ/НАПРАВЛЕНИЕ/МАГИСТРАТУРА

«Финансовые рынки и финансовый инжиниринг»

 

 

 

 

 

 

 

К О Н  Т Р О Л Ь Н А Я    Р А Б О Т А

 

По дисциплине: Информационные системы в экономике

На тему: Управление денежными средствами и ценными бумагами

Вариант №  Ф11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:  Кравченко  Алексей Андреевич

Студент  4  курса

8  семестр

 

 

 

 

 

«03»  октября , 2013

 

 

 

 

Раздел 1

 

С помощью ЭИС предполагается автоматизировать процесс управления денежными средствами и ценными  бумагами. Для управления данными  бизнес-процессами необходимо автоматизировать формирование следующих финансовых отчетов: БДР и БДДС.

 

Рассматриваемое предприятие .

ООО «Уралойл» - сеть из 6 АЗС.

Направление деятельности –  розничная и оптовая торговля нефтепродуктами.

Финансовый отдел –  подразделение обеспечивающее решение  данной задачи.

Необходимая входящая и выходящая  информация:

  • Банковская выписка
  • Приходная накладная
  • Платежное поручение
  • Отчет кассовой смены
  • Приходный кассовый ордер
  • Расходный кассовый ордер
  • Реализация

Отчеты формируются ежемесячно на основании вышеперечисленных  документов, принятых к учету.

Товарная накладная — документ, предназначенный для оформления операций по отпуску и приёму товаров со склада. Является одним из документов первичной бухгалтерской отчётности. Содержит название организации, номер накладной, дату отпуска товара, его наименование, кем отпущен товар, кому отпущен товар, его количество, сорт, цена и другие данные, основание для отпуска товара, подписи материально ответственных лиц в его отпуске и приеме.

 

 

Раздел 2

 

Эффективное управление денежными  средствами – один из ключевых вопросов в системе управления экономикой и финансами предприятия. Его  главные цели, как правило, улучшение  платежеспособности компании, снижение рисков кассовых разрывов и более  рациональное использование денежных средств. Для их достижения нужно  структурировать денежные потоки, регламентировать основные процессы: прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря.  Для поддержки оперативного управления денежными потоками требуется автоматизация  соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение  должно позволять:

 

*        создавать  электронные учетные документы  платежной системы (например, заявки  на оплату);

 

*        формировать  электронную отчетность, необходимую  для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной  системы, бюджетов движения денежных  средств, например, платежного календаря;

 

*        реализовать  поддержку процедур контроля  и согласования (бюджетов, заявок  на оплату и пр.);

 

*        разграничить  права доступа к финансовой  информации для разных уровней  ответственности в компании.

 

Главные преимущества автоматизации  процесса управления денежными средствами:

 

*                      Обеспечение оперативной и достоверной  информацией

 

*                      Регулирование взаиморасчетов

 

*                      Повышение платежной дисциплины

 

*                      Ускорение оборачиваемости денежных  средств

 

 

Основные задачи в системе  управления финансами

Составление и корректировка бюджетов

В правильно  организованном бизнес-процессе бюджеты  формируются на основании детальной  первичной информации: производственный бюджет - на основании производственной программы, производственная программа, соответственно, на основании бюджета  продаж; бюджет ремонтов - на основании  планов по техобслуживанию и т.д. и т.п. Формирование вышеперечисленных  операционных бюджетов должно вестись  самими сотрудниками подразделений, тогда  цифры будут соответствовать  текущему состоянию дел и отражать реальную картину бизнеса.

Решение задачи составления бюджетов с необходимым  уровнем детализации возможно только с использованием информационной системы, которая позволит вести подробное  планирование, задействовать в процессе сотрудников бизнес-подразделений, отвечающих за конкретные статьи бюджетов, наладить оперативное взаимодействие между подразделениями.

При разработке бюджетной модели следует обратить внимание на детализацию статей и  наличие в модели необходимых  аналитик. Если в структуре статей не будет отражен процесс создания добавленной стоимости, и в признаках  не будут присутствовать все необходимые  финансистам разрезы, то выгоду от такой  системы предприятие не получит, так как цифры в агрегированных бюджетах позволяют сравнивать рентабельность между предприятиями. Понять на уровне подразделений производства, сбыта, снабжения, где есть потери или резервы  повышения эффективности, будет  нельзя. Люди будут вести свои реальные бюджеты в Excel и на бумаге, а в общую систему вносить только укрупненные цифры. Актуальность таких данных будет вызывать сомнения.

Контроль  и исполнение бюджетов

Решение задачи по контролю и отражению факта  исполнения бюджета требует сбора  большого количества исходной информации: статьи и аналитические разрезы, исторические данные за предыдущие периоды, справочники и классификаторы.

Кроме того, следует обязательно  включить в систему следующие  функции:

Для операционной деятельности

  • контроль исполнения бюджетов с участием центров финансовой ответственности и корпоративного центра;
  • контроль лимитов использования финансовых средств;
  • оперативная корректировка бюджетов в ходе их исполнения;
  • сбор фактической информации об исполнении бюджетов.

Для финансовой деятельности

  • формирование, согласование и утверждение заявок на осуществление платежей;
  • распределение финансовых средств по заявкам на осуществление платежей;
  • формирование платежных поручений на основании распределений финансовых средств (с возможностью экспорта в систему "Банк-клиент");
  • сбор информации о поступлениях и выплатах финансовых средств (с возможностью импорта выписок из системы "Банк-Клиент").

Анализ  выполнения бюджетов

Для анализа  требуется наличие, во-первых, достаточной  информации, и, во-вторых, аналитические  инструменты (правила сравнения, математические модели, средства построения отчетов). Автоматизированная система должна поддерживать формирование таких отчетов и содержать функции сравнения данных по периодам и статьям бюджета.

Важное замечание  по анализу данных. Обратите внимание, что построение сколько-нибудь адекватных прогнозов невозможно без прогноза рынка сбыта. Далее, для построения прогноза нужно понимать структуру  формирования добавленной стоимости (технологию производства), а прогнозы на основе плана/факта возможны только при стабильном рынке сбыта, и  если мы находимся на середине кривой спроса.

Раздел 3

Обеспечивающие подсистемы:

  1. Техническая
    1. Офисный компьютер
      1. Требования к рабочему месту пользователя:
        1. Доступ в Интернет;
        2. Microsoft Internet Explorer версии 6.0 SP1 и выше или Mozilla FireFox версии 3.0 и выше;
        3. OC Windows 2000 Professional SP4 и выше;
        4. Разрешение экрана от 1024 x 768.
    2. Сервер для небольшого предприятия
    3. Комплектующие
      1. Накопители информации
      2. Сетевое оборудование
      3. Периферийное оборудование
      4. Программное обеспечение
  2. Организационная
    • Приказ генерального директора (включающий ответственных лиц)

 

 

 

ПРИКАЗ

№ ПЗ-0054-ВН                                       

 

 

Об автоматизации процессов управления денежными средствами и ценными бумагами

 

В целях  повышения эффективности работы предприятия

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.  Сотрудникам отдела ИТ: Иванову И.И. и Петрову А.А. разработать систему автоматизации управления денежными средствами и ценными бумагами.

2. До 22.07.2013г.  предоставить отчет по разработке генеральному директору.

3. В случае  не выполнения  (выполнения ненадлежащим  образом) данного приказа  применить   меры     дисциплинарной ответственности  согласно Положению "О дисциплинарной  ответственности";

4. Контроль  исполнения Приказа возложить  на Заместителя директора по  ИТ Сидорова С.С.

 

 

Генеральный директор

  

         

 

 

 

 

С приказом ознакомлены:

 

 

 

 

    • Распоряжение  о предоставлении отчета

 

 

 

Распоряжение

№ РП-0002-ВН                                       

 

г. Екатеринбург                                                                                                                    06.08.2013

 

 

О предоставлении отчета

 

  Иванову И.И. предоставлять информацию по ходу выполнения приказа  в электронном виде по вторникам и пятницам до 11.00.

 

 

Генеральный директор

    

 

 

 

 

С распоряжением  ознакомлены:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 4

Система «Сбербанк бизнес онлайн» – это система дистанционного банковского обслуживания, предоставляющая возможность посредством электронного документооборота через электронную сеть интернет подготавливать и отправлять платежные документы, получать информацию о движении денежных средств по счетам,

взаимодействовать с сотрудниками банка путем обмена сообщениями  свободного

формата, а также направлять заявки на рассмотрение банком возможности 

предоставления клиенту  системы тех или иных услуг  и банковских продуктов.

SMS-аутентификация

После успешного входа  в систему пользователю будет  предложено пройти процедуру SMS-аутентификации, которая является дополнительным средством, позволяющим снизить риски, связанные  с компрометацией пароля пользователя при работе в сети Интернет. Сообщение, содержащее одноразовый пароль для  прохождения SMS-аутентификации, направляется на мобильный телефон пользователя системы в виде SMS-сообщения.

Альтернативное средство подписи

Для обеспечения целостности  документов, отправляемых пользователями в Банк, и подтверждения их авторства  в системе документы должны подписываться  посредством АСП (Аналог собственноручной подписи). Альтернативное средство подписи  представляет собой механизм подтверждения  операций одноразовым паролем, который  направляется Банком на мобильный телефон  уполномоченного представителя  Клиента 

(пользователя) в виде SMS-сообщения  в момент инициации процесса  подписи документа. Каждый документ  в системе подписывается отдельным  паролем.

 

Примечание:

Срок актуальности пароля подписи жестко ограничен (не более 15 минут). После истечения срока  актуальности следует запросить  новый пароль. Пароль действует только для документа, для которого инициирован  процесс подписи.

 

Раздел 5

 

Если заглянуть в информационно-аналитический  отдел любого крупного предприятия, вы с большой долей вероятности  увидите, что зачастую его сотрудники до сих пор используют ножницы  и клей для составления подборок новостей. Полученные подборки затем  размещаются по папкам, объединяющим максимум две рубрики; если же сообщение  относится сразу к нескольким рубрикам, его приходится размножать. Чтобы найти потом нужные сообщения, требуется немало времени; к тому же такой труд еще и крайне утомителен.

Даже если аналитический  отдел информатизирован, многие рутинные операции по обработке поступающих извне сведений сегодня по-прежнему возлагаются на операторов. Это и ручное вычленение сообщений из новостной ленты, и чтение всей поступившей информации, и ручное же формирование отчетов. Традиционные программные средства в данном случае существенно помочь ничем не могут. Кроме того, для повышения скорости работы операторы практикуют просмотр не самого текста сообщения, а лишь его заголовка и атрибутов — это зачастую снижает качество анализа сообщений и их рубрицирования.

ИАС предназначена для  работы с новостными лентами и  прочей информацией, поступающей на предприятие из новостных агентств и СМИ; ее отличительной чертой является автоматизация всех рутинных процедур — от обработки ленты до составления отчета (дайджеста), включая процедуру отнесения сообщения к той или иной рубрике. Вообще технологии интеллектуального анализа текстов имеются у разработчиков ПО в России, однако до настоящего времени они использовались только в поисковых системах.

Разработка ИАС была закончена в декабре 1999 года. Система  не поставляется (пока) в «коробочном» варианте: в случае с ее внедрением (в КБ «Газпромбанк») она дорабатывалась с учетом условий заказчика. Решение, созданное на основе известного электронного архива «Евфрат», включило в себя его базовые функции: во-первых, систему перевода бумажных документов в электронные, во-вторых, систему хранения и поиска электронных документов (архив), и в-третьих, систему автоматического создания дайджестов и отчетов, учета новых документов, их пересылки, отправки на печать, в архив или удаления.

Принцип работы ИАС состоит в следующем. Если изначально новостная информация поступает на предприятие в бумажном виде, существует два пути: либо сканировать сообщения с автоматическим распознаванием текста посредством встроенной OCR CuneiForm, либо организовать поступление новостей из информационного агентства или в целом из Интернета. Таким образом, мы получаем файл или набор различного рода файлов с электронным текстом, содержащим новостные сообщения. Система принимает данные файлы, анализирует их содержимое, выделяя сообщения и приводя к единому формату, а затем помещая их в отдельные файлы (каждое сообщение — один файл, см. рисунок).

После этого сообщения  распределяются по рубрикам: в КБ «Газпромбанк», например, охватывается более 100 рубрик. Система может самостоятельно просмотреть каждое сообщение и определить, к какой рубрике его следовало бы отнести. Стоит подробнее рассмотреть механизм автоматического рубрицирования сообщений. Система является обучаемой, то есть сначала эксперт должен «натаскать» ее на определенные типы новостей. Эксперт дает системе понять, какого рода тексты соответствуют конкретной рубрике: он вручную рубрицирует некоторое количество сообщений (100 обработанных сообщений на рубрику обеспечивает высокое качество сортировки, хотя результат дадут и три сообщения). Для каждого рубрицированного экспертом сообщения система строит семантическую модель; сравнивая их, затем она выделяет общие признаки принадлежности текстов к каждой отдельно взятой рубрике.

Поскольку система является обучаемой, ее можно настроить на рубрицирование сообщений по любой  тематике; число рубрик также может  быть сколь угодно большим. Иногда экспертные знания системы могут устаревать (например, при смене правительства) — тогда эксперт должен их обновить. Что касается контроля правильности автоматической рубрикации, то его можно проводить, просматривая реквизиты сообщений, которые система помещает в отдельный файл. Тотальный контроль здесь не обязателен — достаточно выборочных проверок.

Далее по заранее заданному  набору рубрик (в КБ «Газпромбанк» их шесть) составляется дайджест новостей за произвольный период времени, задаваемый в запросе. Полные тексты сообщений из нужных рубрик автоматически помещаются в соответствующим образом оформленный файл формата MS Word. Далее нужно просто его распечатать — и дайджест готов. Следует подчеркнуть, что наряду с печатной версией обзора доступным является и его электронный аналог, который может быть разослан по сети всем заинтересованным лицам. Электронная версия обзора более удобна в обращении уже тем, что не занимает место на столе или в мусорной корзине. Если учесть, что поиск материалов в этой версии в сотни раз быстрее, то «полезность» ее, по сравнению с традиционной бумажной, становится очевидной.

Кроме того, все полученные из новостной ленты сообщения  отправляются на хранение в электронный  архив, откуда нужный текст всегда можно извлечь буквально за несколько секунд. В архиве каждое сообщение является отдельным документом, имеющим свои реквизиты и проиндексированным по словам. Соответственно поиск нужного сообщения (или нескольких сообщений) можно проводить как по ключевым словам из текста или заголовка, так и по таким атрибутам, как дата, автор, источник и, конечно, рубрика. Стоит отметить, что поиск по словам производится с учетом морфологии, то есть будут найдены все вхождения слова, даже если оно встречается в разных формах. Это делает поиск более эффективным, а запросы — более простыми.

 

 

 

Раздел 6

Система управления финансами Капитал CSE

Для решения  всех перечисленных выше задач мы предлагаем инструмент - систему Капитал CSE, в которой воплощён наш проектный  опыт по автоматизации процессов  в этой области.

Контур "Управление финансами" системы Капитал CSE предназначен для автоматизации управления финансовой деятельностью. Интегрированный в  информационную среду предприятия, контур станет инструментом, позволяющим  решать основные, наболевшие проблемы бюджетирования, анализа деятельности и выявлять источники данных проблем. Широкие функциональные и технологические возможности контура позволяют осуществлять эффективное управление финансами в компаниях, имеющих любые размеры и структуру (от малых предприятий до крупных холдинговых структур с территориально распределенными филиалами).

Типовая конфигурация контура уже содержит все необходимые  функции для формирования операционных и финансовых бюджетов с произвольной структурой статей, функции по заданию  неограниченного количества аналитических  признаков (разрезов) для статей бюджетов, организации единого бюджетного процесса с разграничением прав доступа  к отдельным бюджетным статьям  и подразделениям, аналитические  инструменты для план-факт анализа.

В состав контура входят следующие приложения (модули):

  • Конструктор бюджетов;
  • Финансовое планирование;
  • Платежный календарь;
  • Заявки на осуществление платежей;
  • Мероприятия;
  • Расчеты с покупателями и поставщиками;
  • Кредиты и займы;
  • Депозиты.

Финансовое  планирование в Капитал CSE

  • Формирование  первоначального бюджета "снизу  вверх" центрами финансовой ответственности /филиалами компании.
  • Корректировка бюджета "сверху вниз" руководством компании.
  • Корректировка бюджета "снизу вверх".
  • Согласование и утверждение бюджета.

На этапе планирования система позволяет решать следующие  задачи:

  • Формирование операционных бюджетов компании.
  • Формирование основных бюджетов компании: БДФС, БДР, Прогнозный баланс.
  • Планирование показателей финансовой деятельности.

Исполнение  бюджетов в Капитал CSE

  • Контроль исполнения бюджетов с участием центров финансовой ответственности и корпоративного центра.
  • Оперативная корректировка бюджетов в ходе их исполнения.
  • Контроль лимитов в процессе исполнения бюджетов по алгоритмам Заказчика.

Финансовый  анализ в Капитал CSE

  • План-факт анализ исполнения бюджетов.
  • Отчетные табличные формы для бюджета и платежного календаря.
  • Контроль кредиторской и дебиторской задолженности предприятия.
  • Функции построения OLAP-отчетов.

Особенности реализации

  • Полноценное участие  всех центров финансовой ответственности  в формировании и исполнении бюджетов предприятия.
  • Обеспечение регламентированного и безопасного доступа к данным всех участников бюджетного процесса.
  • Возможность настроить контроль выплат с учетом всех необходимых проверок: бюджетные лимиты, графики обязательств в договорах, неснижаемые остатки, задание необходимых аналитических признаков и т.д.

Выгоды  использования системы Капитал CSE

  • Удобство. Получение моментальной обратной связи о лимитах бюджета и об оперативном состоянии платежей.
  • Оперативность. Сроки согласования платежей сокращаются до 5 - 15 минут.
  • Контроль. Целевое использование средств подразделениями (ЦФУ).
  • Экономия финансов:
    • Высвобождение оборотных средств 5 - 8 %;
    • Увеличение оборачиваемости средств в расчетах на 30%;
    • Уменьшение дебиторской задолженности на 12%.

Использование контура Управление финансами позволит предприятию  достичь

  • увеличения оперативность получения информации о ходе бюджетного процесса;
  • повышения конфиденциальности информации;
  • координации работы структурных подразделений и служб;
  • сокращения издержек на формирование планов;
  • контроль исполнения бюджетов;
  • управления кредиторской и дебиторской задолженностями;
  • повышения эффективности использования финансовых средств.

У предприятия появятся новые  возможности:

  • строить прогнозы выплат и поступлений в течение периода планирования;
  • анализировать состояние предприятия в течение периода планирования;
  • оперативно принимать обоснованные управленческие решения;
  • более жестко контролировать расходование средств.

Управление денежными средствами и ценными бумагами