Министерство  образования Российской Федерации

Рыбинск 2011

Содержание

Содержание 2

Анализ использующейся системы документационного обеспечения  управления 3

Структура и  назначение СДОУ. Разработка обобщенной информационной корпоративной модели организации 5

Методики и  процедуры управления документацией  и данными на рабочем месте 6

Проблемы функционирования корпоративной СДОУ 6

Методы и  алгоритмы управления документацией  и обработки данных, используемых СДОУ 9

Выводы по разделу 10

Разработка  электронных шаблонов организационных  и информационно-справочных документов системы менеджмента качества организации 12

Назначение  организационных и информационно-справочных документов в действующей системе  менеджмента качества 12

Описание структуры  и последовательности построения общедоступных  и защищенных шаблонов документов 12

Выводы по разделу 14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15

Список использованных источников 16

ВВЕДЕНИЕ

    На  долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства».

    В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации.

    После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД»  одобрил Госкомитет СМ СССР по науке  и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.

    Однако  элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.

    Заметным  явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных  классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг.

    Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры  поиска, учета и хранения разнообразной  информации, подготовило почву для  автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).

    Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать  в народном хозяйстве, а унифицированные  системы документации не получили достаточной  поддержки в средствах научной  и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

    В 1993 г. был издан Общероссийский классификатор  управленческой документации, в который  включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

    К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что  значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение  компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

Анализ  использующейся системы  документационного  обеспечения управления

    Документооборот как технологический процесс  делится на несколько частей –  потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимают сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

    По  направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные, связывающие организации различных уровней управления Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

    Входящие  документопотоки складываются из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления и т.п.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации различных видов деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, письма, инструкции и т.п.
• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), писем, актов и т.п.
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма и договоры, а так же документы, сопровождающие выполнение договоров (счета, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

    Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых на предприятии и  отправляемых за его пределы. Исходящие  документы создаются в ответ  на поступающие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и её информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов и информационных – письма, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению и т.п.

    Внутренний  документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.

    Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний подход обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах завода. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а так же его структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности предприятия выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством – приказы, указания, распоряжения и т.п. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. Кроме того, сюда можно отнести внутреннюю переписку, которая оформляется служебными записками и т.п.

    Входящие  документы образуют три направления  движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Маршрут  движения входящих документов зависит  от принятой в организации технологии работы с документами. Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Маршрут этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов.

    Первичная обработка документов заключается  в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением  личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

    Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

    В настоящее время документы могут  быть получены не только по почте, но и  приняты по телетайпу, факсу, электронной  почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

    Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

    Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе  с последующей записью кратких  данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности  документов, оперативного поиска, учета и контроля.

    В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

    1. Централизованная - при которой регистрация  всех документов организации  производится в одном месте,  например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

    2. Децентрализованная - при которой  регистрация документов осуществляется  в структурных подразделениях  секретарями подразделений.

    3. Смешанная - при которой одна  часть документов регистрируется  централизованно, другая часть  - в структурных подразделениях.

    Важным  принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При  регистрации документы делятся  на несколько групп, каждая из которых  регистрируется отдельно, например:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• коммерческие контракты;
• документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).

    При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные  способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

    Входящие  и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

    01 - индекс структурного подразделения;

    05 - номер дела по номенклатуре;

    134 - порядковый номер документа  по журналу регистрации.

    В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение  получили две формы регистрации  документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

    При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.

    После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения  руководителю организации. Принятие управленческого  решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях. В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

    Если  в резолюции указывается несколько  исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

    Исполнение  резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

    Подготовленный  проект документа, а также все  материалы, на основании которых  проект готовился, передаются секретарю-референту  для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

    Работа  по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов  исполнения документов. Различают следующие  виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

    Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых  истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня  докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

    Документация  во все времена имела ценность как для личности, так и для  государства. Носители и способы  передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов.

    Следствием  постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности – делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое должно было обеспечить эффективную для каждого исторического периода систему создания и использования документов.

    Развитие  информационных технологий в сфере  делопроизводства имеет и свои отрицательные  стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени  препятствует стабильности делопроизводственных процессов в управлении, усложняет задачи сохранности документов и использования имеющихся документальных массивов. Возникают проблемы, касающиеся юридической силы документов.

    Кроме того, развитие информационных технологий постоянно увеличивает объемы документопотоков. Этот рост в значительной мере обусловливается и усложнением процессов управления обществом, производства, усложнением функций государства и каждого отдельного гражданина.

    До  какого-то времени бумажное делопроизводство успешно справлялось с документацией  и достаточно успешно обеспечивало управленческие процессы. Однако в последние годы появилась тенденция независимости делопроизводства от конкретных задач организации. Рационализация делопроизводства, установка новейших технических средств документирования и продвижения документов все чаще представляется как внутренняя задача самого делопроизводства с увеличением штатов, удорожанием технических средств, увеличением документопотоков и т.п.

    Документация разрабатывается в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001:2001, а также в соответствии с требованиями внешней нормативной документацией и внутренними требованиями предприятия.

    Проверка  документов на адекватность до их выпуска, актуализация и переутверждение осуществляется, исходя из изменений законодательства РФ, внутренней документации предприятия, сроков пересмотра документации, изменяющихся требований потребителей и других заинтересованных сторон.

    Изменения в документы могут вноситься  по мере необходимости с учетом пересмотра/актуализации. Внесение изменений отражается на последней странице соответствующей документированной процедуры.

    Измененный  документ проходит повторное утверждение  согласно установленному порядку и  вступает в силу со дня подписания.

    Использование актуальной документации регулируется номенклатурой дел подразделений, листом рассылки и листом регистрации  изменений. Изменения, вносимые в документы  фиксируются ответственным лицом. Изменения доводятся до сведения  всех пользователей документа.

    Копии  документов изготовляются и выдаются с разрешения руководителя структурного подразделения предприятия. Копия  документа воспроизводится полностью  и заверяется подписью должностного  лица,  удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.

    Анализ  актуальности документов может оказаться  очень непростой задачей, требующей  значительных ресурсов. Например, в  советские времена на предприятиях военного назначения существовали специальные  подразделения документального  обеспечения: архивы, библиотеки и т.п. Существовала на государственном уровне инфраструктура информирования об изменениях в нормативно-законодательной базе. Сегодня многие предприятия не могут себе позволить содержать отдельное подразделение и перекладывают функции поддержки актуальности на сотрудников. Но при этом следует иметь в виду, что такая поддержка актуальности потребует от сотрудника:

• следить за сроками действия документов, находящихся в зоне его ответственности,
• следить за организационно-распорядительными документами (например, приказами), изменяющими статус отслеживаемых документов. А это значит, что сотрудник должен получать в свое распоряжения такие ОРД;
• следить за изменениями нормативных документов, на положениях которых основываются или ссылаются анализируемые документы. А это значит, что сотрудник должен получать в свое распоряжения информацию о таких изменениях, а также иметь ресурсы для анализа этих изменений и принятия решения о сохранении или утрате документов актуальности.

    Одно  из возможных решений, упрощающих задачу поддержки актуальности документов автоматизированная система управления документами. Нередко можно встретить и такое решение: периодический анализ документов. Например, раз в год. Но такое решение не может быть признано удачным, т.к. несет в себе существенный риск применения неактуальных документов. Как пример: в одной организации процедурой управления документацией установлено, что документы СМК анализируются на актуальность в январе каждого года. Если, скажем, в феврале произойдет изменение нормативно-законодательной базы, то это уже не будет учтено до следующего января, т.е. организация почти год будет пользоваться неактуальными документами.