Управление формальными коммуникациями в государственном аппарате

     Содержание

     Введение………………………………………………………………………….3

1. Понятие коммуникации……………………………………………………...5
2. Формальные коммуникации…………………………………………………9
3. Управление коммуникациями………………………………………………10
4. Управление формальными коммуникациями в государственном аппарате………………………………………………………………………15

     Заключение………………………………………………………………………17

     Список  литературы……………………………………………………………...18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Согласно  исследованиям руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах  принятия решении, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации  и контроля. Именно потому, что обмен  информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

     Тема  коммуникаций актуальна так, как  они имеют огромное значение для  успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают  коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно опросу американских исследователей 250 тыс. работников 2000 самых  разных компаний, обмен информацией  представляет одну из самых сложных  проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения  проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту  случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более  эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто  эффективны в коммуникациях. Они  представляют суть коммуникационного  процесса, обладают хорошо развитым умением  устного и письменного общения  и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

     Коммуникации  в нашем быстро меняющемся мире являются основным компонентом успешной работы менеджера. Применение компьютерной техники  существенно повысило оперативность  работы любой организации. Сокращается  время доступа к информации, время  реакции руководства на изменение  составляющих рынка. В настоящее  время наблюдается тенденция  к созданию так называемых интегрированных  пакетов, которые вмещают в себя возможности и текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов. Наличие большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций - создания и обработки данных обусловлено наличием трех различных основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используются СУБД, которые позволяют соединять все эти типы данных в единое целое. Сейчас идет бурное развитие двух других видов информации: звуковой и видеоинформации. Для них уже созданы свои редакторы и не исключено что в скором времени эти виды информации станут неотъемлемой частью большинства баз данных. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие коммуникации

     По  общему признанию, коммуникации  имеют  огромное  значение  для  успеха деятельности  предприятий   и   представляют   одну   из   сложных   проблем менеджмента. По существу это своего  рода  «кровеносная   система»   единого организма фирмы. Эффективно  работающими  руководителями  считают  тех,  кто эффективен  в  коммуникациях.   Менеджеры  должны  в  совершенстве   владеть искусством коммуникации, так  как,  образно  говоря,  они  выполняют  работу «чужими руками».

       Роль коммуникаций очевидна как  на малых фирмах, так и в  мощных  компаниях и корпорациях. От эффективности  коммуникационных  связей  и  взаимодействий зависит будущее  не  только  предприятия,  как  хозяйствующего  субъекта  на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а  на  глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

     Опыт  как  Российских,   так   и   зарубежных   компаний   показывает,   что эффективность  коммуникаций  зависит,  прежде  всего,  от   психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод  «кнута  и  палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а  следствием  этого  - плохая  производительность  труда,  высокая  текучесть  кадров,   отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти  факты  не  могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и  в  конечном  итоге даже банкротству.

       Однако если руководитель проводит  собрания в коллективе, где   обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет  методы  поощрения  за  инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения,  пусть даже не совпадающего с мнением  руководства,  то  в  этом  случае  персоналу легко работать на данном предприятии.  Люди  осознают  в  этом  случае  свою значимость и стараются использовать весь  свой  потенциал  и  интеллект  для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники  уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на  собрании, внести  какие-то  идеи,  за  которые  они  будут  морально   и   материально  вознаграждены.   Таким   предприятиям   легче   вынести   экономические    и политические кризисы в стране, т.  к.  в  сплоченном  коллективе  сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

     Управленческая  деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и  отдельных ее членов для достижения общих целей. Данная координация  может осуществляться посредством  разнообразных форм, а, прежде всего  — при помощи разнообразных контактов  членов организации — в процессе коммуникации. Практически все, что  совершается в организации, имеет  прямую или косвенную связь с  коммуникативными процессами, таким  образом, они являются значимым средством  обеспечения целостности и функционирования организации.

     Управление  в любой организации реализовывается  через людей, сотрудников. Одним  из значимых инструментов управления в руках руководителя (менеджера) является имеющаяся в его ведении  информация. Используя и передавая  те или иные данные, а также получая  обратно информацию, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Значимую роль играет способность менеджера  передавать информацию таким образом, чтобы формировалось наиболее адекватное восприятие данной информации коммуникантами-получателями. Современным менеджерам необходимо осознавать важность данной проблемы и принимать активное участие  в ее разрешении.

     В процессе коммуникации происходит передача информации от одного субъекта другому. В качестве субъектов могут выступать  отдельные личности, группы и даже целые организации.

     Коммуникационный  процесс предъявляет определенные требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников коммуникации должен обладать всеми или хотя бы некоторыми специальными способностями, а именно: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных знаний, умений и навыков, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

     Коммуникация (от лат. communicatio — «общее», «разделяемое всеми») в широком смысле — обмен  информацией между индивидами посредством  общей системы символов.

     Различают механистический и деятельностный подход к коммуникации.

     Коммуникация  — в механистическом подходе  — однонаправленный процесс кодирования  и передачи информации от источника  и приема информации получателем  сообщения.

     Коммуникация  — в деятельностном подходе —  совместная деятельность участников коммуникации (коммуникантов), в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на вещи и действия с ними.

     Для раскрытия содержания деятельности руководителя (менеджера) необходимо рассмотреть  понятие коммуникации с позиции  следующих аспектов.

     С одной стороны, коммуникация — это  общественное явление, процесс, который  имеет место в организационной  системе на всех иерархических уровнях  и во всех организационных структурах (они не обязательно должны быть связаны непосредственно с руководителем).

     С другой стороны, коммуникация представляет собой естественную практику взаимодействия руководителя с отдельными подчиненными, группами подчиненных и отдельными подразделениями организации.

     И, наконец, коммуникация — это особая, специфическая функция управления, которая является объектом целенаправленного  регулирования со стороны руководителя, компонент его управленческой деятельности.

     Представленные  позиции понятия коммуникации включают в себя два понятийных аспекта: нормативно-организационный  и субъектно-психологический.

     Нормативно-организационный  подход связан с объективными организационными формами коммуникации, представлениями  о ее оптимальной реализации и  объединен системой эффективного коммуникационного  процесса.

     Субъектно-психологический  подход к коммуникации в организации  направлен на раскрытие психологических характеристик участников коммуникации (коммуникантов). Он выявляет значимые черты коммуникационного процесса, в том числе и те, которые являются для него барьерами.

     Психологическая специфика коммуникации как функции  управления многозначна и раскрывается с различных сторон:

     1) коммуникативное поведение руководителя (менеджера);

     2) коммуникативные явления в работе  руководителя (менеджера);

     3) коммуникативные процессы, связанные  с деятельностью руководителя (менеджера).

     Основная  цель коммуникации заключается в  достижении от принимающей стороны  точного понимания отправленного  сообщения.

     Коммуникации  в широком смысле слова рассматриваются  как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. Отсюда, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью  символов.

     Коммуникации  в социальном контексте — это  процесс обмена информацией и  передачи сведений между двумя людьми или в группе людей.

     Все виды управленческой деятельности в  рамках коммуникации основаны на обмене информацией. Коммуникация и информация — различные, но связанные между  собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как  это передается. Для того чтобы  коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

     Информация (лат. informatio — разъяснение, изложение, осведомленность) — одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т.п. 
 
 
 

2. Формальные  коммуникации

     Формальные  коммуникации отражают связи, необходимые  для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного  сообщения. Письменные сообщения имеют  определенные преимущества. Они могут  быть сохранены как записи и источники  ссылок, они часто более тщательно  сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить и время  и деньги. Они используются для  осуществления огромного объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных  схем и правил, составления уставов  корпораций и других юридических  документов, для убликации бюллетеней, меморандумов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений  печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей. Письменные сообщения имеют и недостатки. Люди могут быть внимательными и  точными при составлении сообщений, но они этого часто не делают. Плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные «разъяснения», делают конечное сообщение и дорогим и путаным. Письменные коммуникации имеют еще  одну функцию - сохранение документов в юридических целях.

     Формальный  коммуникации, осуществляемые между  элементами формальной структуры организации: межуровневые коммуникации (нисходящие и восходящие), горизонтальные коммуникации (между подразделениями одного уровня в иерархии организации), коммуникации «руководитель-подчиненный», «руководитель - рабочая группа». Обычно средством  осуществления формальных коммуникаций является письменная и устная речь. 
 
 
 

3. Управление  коммуникацией

     ^{Коммуникация  – это функция  управления, позволяющая  при помощи правильно  организованной передачи информации обеспечить надежное соединение всех звеньев предприятия  и их взаимодействие («нервная система»).}

     Коммуникации  по своему содержанию представляют собой  обмен информацией. Такой информобмен  может быть единичным и случайным, повторяющимся, систематическим. Для  осуществления коммуникаций обязательно  наличие хотя бы двух субъектов. На практике коммуникации в основном проявляются  в диалогах между отдельными людьми, группами людей. Тем не менее, наиболее существенная часть коммуникаций скрыта под покрывалом систем информобмена в организации, что само по себе представляет сложный пространственно-временной  процесс, находящийся в непрерывном  движении и развитии.

       Главной целью коммуникационного  процесса является обеспечение  неискаженного (верного) понимания  информации, которая является предметом  сообщений (обмена).

       Отправитель — это тот, кто  передает информацию (собственные  или чужие идеи).

       Идея — это предложение по  изменению ситуации (что сделать  и каким образом для достижения  результата?).

       Сообщение — это информация  об идее в закодированном виде (удобном для передачи по каналу).

       Канал — это средство передачи  информации.

       Получатель — это тот, кому  передается информация для ее  декодирования и принятия к  руководству (для информированности,  для деятельности и др.).

       Декодирование — это перевод  символов, в которых передана  информация, в понимание ее сущности  получателем. 

       Главными проблемными элементами  коммуникационного процесса являются  точность кодирования информации, неискаженность канала и адекватность (однозначность и точность) декодирования полученного сообщения. Это объясняется тем, что на пути прохождения информации встречаются многие семантические и технические барьеры.

       Семантика — это значения, передаваемые  словами (символами).  

       Ввиду того, что многие слова  имеют различные (по точности, смыслу, оттенку и т. п.) значения, то важно в передаваемом сообщении  составлять их таким образом,  чтобы набор слов давал вполне  определенный, однозначный смысл.

       Сообщение может передаваться  в вербальной (слевес' ной) и невербальной (несловесной, например: мимика, жест, интонация и др.) форме. 

       В региональном менеджменте особенно  важным элементом коммуникационного  процесса является эмпатия получателей  от сообщения. 

       Под эмпатией понимается внимание  к чувствам получателей информации.

       Умение понять чувства других  людей имеет особенное значение  для менеджеров, непосредственно  взаимодействующих с населением  — работников жилищно-коммуналь-ных,  социально-бытовых и др. структур  региональных и муниципальным  администраций. 

       В коммуникационном процессе  внутри организации необходимо  следовать правилу: если подчиненный  (получатель информации) неверно  пли не полностью выполнил  команду руководителя, значит, руководитель  дал нечеткую команду (смысловая  неопределенность фраз, нечеткость  речи, неясные жесты и др.). Такой  подход освободит руководителей  от ненужных поисков виновных  и позволит быстро поправить  дело.

       В региональных и муниципальных  организациях коммуникации распространяются  по вертикали (по восходящей  и нисходящей линии — между  руководителями и подчиненными, то есть между чиновниками  различного уровня, или ранга)  и по горизонтали (между секторами,  отделами, службами, подразделениями,  предприятиями и др.).

       Первостепенными по значимости  являются коммуникации по вертикали,  или межуровпевые коммуникации. Это обусловлено обязательностью  их присутствия в управленческой системе, то есть информации между руководителем и подчиненными. Без этого управление невозможно.

       Горизонтальные коммуникации выполняют  дополняющую (второстепенную) функции-  в информационном обмене. При  их отсутствии управленческая  система может успешно функционировать,  особенно в специфических средах  со строго линейной системой  управления (армия, полиция, санитарный  контроль, инспекция дорожного движения, охранные ведомства, служба спасения  и др.).

       Вертикальные (межуровневые) коммупикгщии  представляют собой информобмен  между соподчиненными структурами  (отделы, службы, сектора и т. п.) и отдельными менеджерами. По  нисходящей линии информация  перемещается в форме постановлении,  распоряжений, приказов, указаний, поручений,  а также в форме ограничений.  Такого рода информация обеспечивает  управленческое единство территории, ее экономическую целостность  и организационную упорядоченность  .

       Основную часть вертикальных  коммуникаций составляет информобмен  между руководителем и подчиненным,  между руководителем и рабочей  группой. В нервом случае руководитель  выдает подчиненному индивидуальное  задание и получает от него  непосредственно отчет о выполнении  этого задания (как форма обратной  связи), а также иную информацию. Во втором случае руководитель  выдает общее задание членам  рабочей группы (департамент, управление, отдел, сектор, специальная группа  работников и др.), а последняя  докладывает о результатах выполнения. В первом случае имеет место  чисто линейная система управления, во втором — линейно-штабная  (функции штаба выполняет руководство  группы).

       Горизонтальные коммуникации проявляются  в форме информобменов между  менеджерами (сотрудниками, чиновниками)  одного уровня (ранга), между равновесными  подразделениями (отделами, секторами,  службами и т. п.).

       Региональная организация представляет  собой совокупность специализированных  отраслевых управленческих  формирований. Поэтому очень важно сформировать такую систему, в которой между этими формированиями осуществлялись бы горизонтальные коммуникации.

       Наряду с формальными (узаконенными) горизонтальными коммуникациями, в  организациях существует неформальный  горизонтальный информобмен. Он  проявляется в неформальных контактах  сотрудников аппарата, а также  в виде различных слухов (придуманных  или непридуманных сообщений,  распространяющихся по неформальным  каналам).

       Практика показывает, что неформальные  коммуникации играют заметную  роль в психологическом климате  организаций. Они не могуг быть  обойдены вниманием территориальных  органов власти — как форма  воздействия на настроения населения.

       С точки зрения психологии  управления аппаратом, развитие  горизонтальных коммуникаций способствует  формированию в коллективе равноправных  отношений, развитию корпоративного  духа и повышению общей управленческой  культуры в организациях. Горизонтальные  коммуникации между отраслевыми  подразделениями аппарата региональных  органов являются дополнительным  каналом информации об общерегиональных  проблемах и задачах. Это вовлекает  дополнительные интеллектуальные  и иные ресурсы в решение  особенно тех проблем, которые  находятся на стыке различных  отраслей (то есть по темам,  выходящим за пределы компетенции  отдельных департаментов, отделов  и пр.).

       Региональные управленческие организации  (администрации республик, краев  и областей) взаимодействуют с  населением и расположенными  на территории-хозяйствующими субъектами  через разветвленную систему  коммуникаций. Такие коммуникации  являют собой, с одной стороны,  средство получения информации  о качестве жизни и настроениях  населения (обратная связь), с  другой — средство воздействия  на население и хозяйствующие  субъекты в управлении процессом  общественной», воспроизводства  на территориях (прямая связь).

       Коммуникации представляют собой  одну из форм связей управленческого  аппарата региональных органов  с внешней средой.

       В отличие от отдельных хозяйствующих  субъектов, региональная администрация  ответственна за общее качество  жизни проживающего населения,  уровень его трудозанятости и  социальной обустроенности, экологию, безопасность, обеспеченность продуктами  питания и др. Предметом заботы  региональной администрации является  общий уровень культуры населения,  морально-этическое наполнение его  досуга и интересов. 

       Все это обусловливает необходимость  наличия у региональных администраций  и муниципалитетов большого арсенала  средств сбора информации п  воздействия на население, общественные  и хозяйственнио формирораии.

       Центральное место в этом арсенале  занимают средства массовой информации (телевидение, радио, газеты, журналы  и др.), а также всевозможные  сходы граждан, собрания трудовых  коллективов, студентов и учащихся  и т. п.

       Наряду с этим, одной из существенных  форм связей региональной администрации  с хозяйствующими субъектами  является принятие и доведение  до их сведения постановлений,  решений, распоряжений и других  документов.

       Одной из форм постоянной связи  региональных администраций с  хозяйственными, общественными и  др. формированиями являются телефонные  разговоры, проблемные совещания,  тематические конференции и т.  п. 

       В своей совокупности коммуникационные  формы связи региональной администрации  с внешней средой обеспечивают  ей активную позицию, возможность  организовать хозяйственные, общественные  и иные формирования и население  на решение программных задач  конкретных территорий. 
 
 
 
 
 

4. Управление  формальными коммуникациями в государственном  аппарате

     Для того чтобы понять, каким образом  на практике служащие получают информацию, которая дает им возможность выполнять  свои задачи, следует прибегнуть к  ставшему уже классическим различению формальных и неформальных коммуникаций.

     Формальными, или официальными, коммуникациями являются те, которые создаются руководством организации. Чаще всего они устанавливаются  нормативными актами, в которых одновременно указываются и источники получения  информации и направление ее движения или адресаты, определяются содержание и форма сообщений и т. д.

     В системе органов государственного управления большая часть формальных коммуникаций осуществляется в письменной форме. Например, некоторые должностные  лица обязаны периодически составлять письменные доклады, в которых отмечаются события, происшедшие в доверенной им области управления. Так, префекты ежемесячно посылают в Министерство внутренних дел доклады о политическом, экономическом и социальном положении  в своих департаментах.

     Руководители  департаментских управлений общегосударственной  справочной службы ежедневно направляют в столицу информационные телеграммы. Финансовые контролеры обязаны ежегодно направлять в Управление бюджета  Министерства финансов обобщающие отчеты об итогах своей деятельности и т. д.

     Направление досье также является одной из форм таких коммуникаций. Референты  подотделов Высшего совета по транспортным проблемам, которые должны представлять министру общественных работ заключения по спорам, возникающим между транспортными  организациями публичного сектора, составляют свое мнение, по существу, на основе досье, которые присылаются  им главными инженерами департаментских  органов ведомства путей сообщения. Официальная административная корреспонденция является другим примером формальных коммуникаций в аппарате государственного управления и т. д.

     Однако  формальные коммуникации не обязательно  осуществляются в письменной форме: они могут быть и устными. Их формальный характер определяется тем обстоятельством, что они официально предусмотрены  и осуществляются в соответствии с правилами, которым подчинено  функционирование данной организации (например, согласно правилу, по которому информация должна продвигаться по иерархической  прямой). Можно привести множество  примеров формальных коммуникаций в  устной форме. Наиболее известен пример периодически созываемых совещаний  руководителей структурных подразделений. Многие руководители центральных ведомств и крупных учреждений каждое утро (или раз в неделю) собирают своих  ближайших сотрудников для обмена информацией.