Управление как процесс

 

Министерство общего и  профессионального образования  Свердловской области

ГБОУ СПО «Ирбитский гуманитарный колледж»

Специальность: 034702 «Документационное  обеспечение и архивоведение»

 

 

 

               

 

 

                                 

 

                                     Контрольная работа

                                             По дисциплине: «Менеджмент»

                                            На тему: «Управление как процесс»

 

 

 

 

 

 

                                                                                          Выполнила студ-ка 2курса, 11Дгр.

                                                                                          Заочная форма обучения

                                                                                          Большакова М.А.

                                                                                         Проверила: Преподаватель

                                                                                         Кузнецова К. В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        Ирбит 2012г.

                                               Содержание

 

Введение

Глава 1 Управление как процесс

1.1 Что такое управление?

1.2 цели и функции теории  управления

Глава 2 методы управления организацией, их функции

2.1. Классификация методов управления

2.2. Функции управления

• Функция планирования
• Функция организации
• Функция мотивации
• Функция контроля

Глава 3.Организация структуры управления

3.1Понятие и принципы построения управленческих структур 

3.2Типы структур управления организацией

3.3Виды бюрократических структур управления организацией

3.4Виды органических структур управления организацией

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В общем виде управление /менеджмент/ следует представлять как умение добиваться поставленных целей, используя труд, мотивы поведения и интеллект людей. Речь идет о целенаправленном воздействии на людей с целью превращения неорганизованных элементов в эффективную и производительную силу. Другими словами, управление – это человеческие возможности, с помощью которых лидеры используют ресурсы для достижения стратегических и тактических целей организации.

В экономике формируются, функционируют и развиваются различные объекты как государственного социального управления, так и менеджмента горизонтальных рыночных структур. Частная, негосударственная и смешанная собственность являются объектами управления горизонтальных рыночных структур.

Следовательно, управление- это координация усилий коллектива людей для достижения определенных целей.

Повышение интереса к управлению говорит о значительных социальных и экономических переменах, произошедших в обществе. Это подтверждается на примере практически всех республик СНГ, в том числе и ПМР. В течении последних 3-5лет в экономике республик постсоветского пространства происходят серьезные перемены. Эти изменения не только масштабны, но и беспрецедентны – ни в каких других странах мира за столь короткий срок не происходили коренная ломка одной экономической системы и формирование другой. К числу таких изменений относятся следующие:

изменение структуры собственности, связанной с разрушением монополии государства в сфере производства, созданием базы для формирования эффективных собственников/ следует отметить большую работу, проводимую Верховным Советом ПМР в настоящее время по принятию новых законов в вышеуказанной области/;

• изменение отраслевой структуры производства в результате ее приспособления к новой структуре спроса и возникновения достаточно большого количества мелких предприятий, порожденных частным предпринимательством;
• изменение условий внешнеэкономической деятельности;
• изменение геополитической ситуации в результате распада СССР.

За этот период в республиках  бывшего СССР было образовано множество компаний малого и среднего бизнеса, включая групповой бизнес. Несмотря на существенные различия компаний и фирм, предприятий, всем им приходится в целом решать одни и те же проблемы: разрабатывать структуру своих объединений, выстраивать единую политику учета и контроля за деятельностью, управлять всей организацией как единым целым в соответствии с принятой стратегией и т. д.

Таким образом, все компании, фирмы и предприятия на определенном этапе столкнулись с имеющей большое значение проблемой эффективного управления.

В данной работе будут рассмотрены основные функции и методы управления организацией, а также процесс управления организацией и теория об управлении (цели и функции).[1]

Глава 1 Управление как процесс

1.1 Что такое  управление?

Управление рассматривается  как обобщенное целенаправленное (т.е. для достижения цели) воздействие  на объект, осуществляемое разнообразными способами — путем трансформации  связей в системе, введением новых  элементов или действий, коррекцией алгоритмов управления, варьированием  параметров и т.п. Управлять процессами в системе менеджмента – это  значит предпринимать определенные усилия, воздействия на процесс для достижения им определенных целей. Очевидно, что БЕЗ такого воздействия процесс "сам" не придет к цели. Любым процессом, любой деятельностью необходимо управлять! И это является одной из основных задач менеджмента. В данном контексте (контексте систем качественного менеджмента) управлять нужно именно деятельностью для достижения результата (получение продукта, удовлетворяющего заданным требованиям), а не самим результатом (продуктом, управление которым в случае его материального воплощения может сводиться только к его перемещению в пространстве)[2]

1.2 Цели и функции теории управления

В настоящее время в  управленческой мысли широко распространен  процессный подход к управлению, который  рассматривает управление как процесс, состоящий из ряда определенных последовательный шагов - функций управления. Все функции управления взаимосвязаны; каждая функция также представляет собой процесс, т.к. состоит из серии взаимосвязанных действий.

Деление единого процесса управления на относительно обособленные, но в то же время неразрывно связанные  функции необходимо при описании системы управления как интегрированного процесса, направленного на достижение четко определенной цели.

Функции управляющей системы, т.е. менеджмента как такового, определяет всего несколько основных  видов функций: 

Планирование -  процесс подготовки на перспективу решения о том, что должно быть сделано, как, когда, какие и сколько ресурсов должно быть использовано.

Функция планирования отвечает на три вопроса:

- где организация находится  в настоящее время;

- куда она хочет двигаться;

- как организация собирается  сделать это.

Планирование как процесс  управления включает разработку и реализацию средств воздействия: концепцию, прогноз, программу, план. Каждое из средств  воздействия имеет свою специфику  и условия использования.

Концепция - идея, теоретические  и методологические основы ее разработки, обоснование, методы и условия реализации. Любая теоретическая экономическая  проблема до ее воплощения в экономике  проходит стадию формирования концепции.

Прогноз - научное предвидение  возможного состояния фирмы, корпорации, экономики, общества в будущем. Прогнозы в бизнесе разрабатываются по сложным социально-экономическим  проблемам, как правило, на долгосрочный или среднесрочный период. Чаще всего прогноз используется в стратегическом управлении.

Программа - законченный  комплекс заданий, мероприятий, работ, объединенных общей целью, имеющий  конкретный конечный результат, требующий  привлечения значительных ресурсов, осуществляемый совокупностью взаимодействующих  органов, организаций, лиц разных функциональных сфер экономики.

Организация.

Этапы:

1. структурная организация  (включает структуру полномочий  и структуру коммуникаций;

2.организация процесса  производства (включает организацию  работы персонала, работы во  времени, работы в пространстве).

Содержание функции организации  управления предполагает формирование и обоснование набора видов работ, необходимых для выполнения организуемой деятельности, определение по каждому  виду деятельности: компетенции, т.е. возможностей или границ действий и принятия решений;  полномочий, т.е. прав на принятие решений; ответственности, т.е. меры и формы  ответственности и санкций за последствия принятых решений. На базе этих данных устанавливаются перечень и профессиональный состав персонала и создается система информационного обеспечения. При этом формируются уровни управления, подразделения или звенья по уровням управления и система связей между ними. Звено системы управления рассматривается как обособленный элемент по критерию специализации и комбинации функций по объему  и масштабу полномочий управления. В качестве звена может выступать должность, отдел, служба, подразделение. Состав звеньев в системе управления разнообразен.

Различают линейные звенья (руководитель фирмы, цеха), функциональные (планово-экономический отдал), линейно-функциональное звено (главный инженер),  функционально-линейное звено (руководитель творческой группы.

Мотивация - максимальное удовлетворение потребности работников организации в обмен на их эффективную работу.

Этапы:

 1. определение потребности работников;

2. предоставление возможности  работнику удовлетворить эти  потребности через хорошую работу.

Поведение человека всегда мотивированно. Он может трудиться  усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение  личности может иметь и любые  другие проявления. Во всех случаях  следует искать мотив поведения. 

Мотивация - это процесс  побуждения  себя и других к деятельности для достижения личностных целей  и целей организации.

Человек, получивший в процессе обучения и повышения  квалификации, накопления производственного опыта  знания и навыки, хочет применить  свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень  удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цель организации своими целями.

Стремление человека реализовать  себя в своем деле бесспорно. Там, где управление и организация  труда  предоставляют сотрудникам  такие возможности, их труд будет  высокоэффективным, а мотивы к труду - высокими. Значит, мотивировать сотрудников - это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

Контроль - процесс обеспечения того, что организация действительно достигла своей цели.

Этапы:

  1.  установление стандартов;

  2. измерение того, что  было фактически достигнуто и  сравнение достигнутого с намеченными    стандартами;

  3. определение источников  расхождения и действий, необходимых  для коррекции планов.

В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов  с запланированными.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие  основные требования-критерии: Эффективность  контроля, эффект влияния на людей, выполнение задач контроля, определение  границ контроля.[3,4]

Глава 2 методы управления организацией

Реализация функций и  принципов управления осуществляется путем применения различных методов.

Методы управления – это  совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.

Слово «метод» - греческого происхождения (в переводе означает способ достижения какой либо цели). Через методы управления реализуется основное содержание управленческой деятельности.

В практике управления, как  правило, одновременно применяют  различные  методы и их сочетания. Так или  иначе, но все методы управления органически  дополняют друг друга и находятся  в постоянном динамическом равновесии.

Направленность методов  управления всегда одна и та же –  они направлены на людей, осуществляющих различные виды трудовой деятельности – на персонал организаций (предприятий, компаний, фирм).

2.1 Классификация методов управления

В системе методов  управления персоналом выделяют:

- Административные методы;

- Экономические методы;

- Социально-психологические  методы.

а)Административные методы управления

Административные методы являются способом осуществления управленческих воздействий на персонал и базируются на власти, дисциплине и высказываниях.

Административные  методы ориентированны на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определенной организации и т.п. Эти методы воздействия отличает прямой характер воздействия: любой регламентирующий или административный акт подлежит обязательному исполнению. [5]

Для административных методов  характерно их соответствие правовым нормам, действующим на определенном уровне управления, а также актами и распоряжениям вышестоящих  органов управления.

Различают пять основных способов административного воздействия: организационные  воздействия, распорядительные воздействия, материальная ответственность и  взыскания, дисциплинарная ответственность  и взыскания, административная ответственность.

Организационные воздействия  основаны на подготовке и утверждении  внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность персонала  конкретного предприятия. К ним  относятся: устав предприятия или  организации, коллективный договор  между администрацией и трудовым коллективом и др.

Распорядительные воздействия  направлены на достижение поставленных целей управления, соблюдение внутренних нормативных документов или поддержание  системы управления предприятием в  заданных параметрах путем прямого  административного регулирования. К известным способам распорядительного  воздействия следует отнести: приказы, инструкции, целевое планирование и  др.

Дисциплинарная  ответственность  и взыскания  применяются в  случае нарушения трудового законодательства, когда имеет место дисциплинарный проступок, под которым понимается противоправное неисполнение или ненадлежащие исполнение трудовых  обязанностей работником. Невыполнение работником трудовых обязанностей существует тогда, когда доказана его личная вина и он действовал умышленно и неосторожно. Если же работник нарушил свои трудовые обязанности по причине от него не зависящей (отсутствие нормальных условия труда, недостаточная квалификация для выполнения  порученной работы и др.), то он не может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. В ряде случаев допускается одновременное наложение административного и дисциплинарного взыскания.

Материальная ответственность  и взыскания. Материальная ответственность  работников выражается в их обязанности  возместить ущерб, причиненный виновным действием или бездействию предприятию, на котором они работают. [6]

б)Экономические методы управления

Экономические методы носят косвенный характер управленческого воздействия. Такими методами осуществляют материальное стимулирование коллективов и отдельных сотрудников. Они основаны на использовании экономического механизма.

Плановое ведение хозяйства  является главным законом функционирования любого предприятия (организации), которое  имеет четко разработанные цели и стратегию их достижения.

Хозяйственный расчет является методом ведения хозяйства, основанным на соизмерении затрат предприятия  на  производство продукции с  результатами хозяйственной деятельности (объем продаж, выручка), полном возмещении расходов на производство за счет полученных доходов, обеспечении рентабельности производства, экономном расходовании ресурсов и материальной  заинтересованности работников  в результатах труда.

Оплата труда является основным мотивом трудовой  деятельности и денежным измерителем стоимости  рабочей силы. Она обеспечивает связь  между результатами труда и его  процессом и отражает количество и сложность труда работников различной квалификации.

Рабочая сила является главным  элементом любого трудового процесса, обеспечивающим переработку предметов  труда с помощью средств труда в конечный продукт. Это всегда главная ценность любого предприятия или организации.

Рыночное ценообразование  является регулятором товарно-денежных отношений  и важным экономическим  инструментом в соизмерении доходов  и расходов, цены и себестоимость  продукции.

Ценные бумаги являются главным  инструментом фондового рынка, неденежным эквивалентом имущественного права на собственность, реализация которого осуществляется путем их предъявления к оплате или продажи. Ценные бумаги – неотъемлемая часть развитого фондового рынка.

Налоговая система составляет важный экономический механизм пополнения казны государства путем взимания налогов с предприятий и граждан. Она задается государством, существует вне предприятия, оказывает непосредственное воздействие на персонал, но всегда оставляет руководителю поле для маневра даже в условиях фискальной системы налогообложения.

Формы собственности –  важная экономическая категория, определяющая характер взаимоотношений внутри предприятия. Так, при государственной и муниципальной  собственности единым хозяином имущества предприятия выступает государственный орган, а все работники, включая директора, относятся к наемному персоналу. [6]

Фазы общественного воспроизводства  составляют основу товарно-денежных отношений  между людьми в процессе производства, обмена, распределения и потребления  товаров.

в)Социально-психологические методы

Социально-психологические  методы – это способы осуществления  управленческих воздействий на персонал, базирующиеся на использовании закономерностей  социологии и психологии. Объектом воздействия этих методов являются группы людей и отдельные личности. По масштабу и способам воздействия  эти методы можно разделить на две основные группы: социологические  методы, которые направлены на группы людей и их взаимодействия в процессе производства (внешний мир человека); психологические методы, которые  направленно воздействуют на личность конкретного человека (внутренний мир  человека). [6]

Такое разделение достаточно условно, т.к. в современном общественном производстве человек всегда действует  не в изолированном мире, а в  группе разных по психологии людей. Однако эффективное управление человеческими  ресурсами, состоящими из совокупности высокоразвитых личностей, предполагает знание как социологических так и психологических методов.

• Социологические методы управления

Социологические методы играют важную роль в управлении персоналом, они позволяют установить назначение и место сотрудников в коллективе, выявить лидеров и обеспечить их поддержку, связать мотивацию  людей с конечными результатами производства, обеспечить эффективные  коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе.

Социальное планирование обеспечивает постановку социальных целей  и критериев, разработку социальных нормативов (уровень жизни, оплата труда, условия труда и др.) и плановых показателей, достижение конечных социальных результатов.

Социологические методы исследования составляю научный инструментарий  в работе с персоналом, они предоставляют  необходимые данные для подбора, оценки, расстановки и обучения персонала  и позволяют обоснованно принимать  кадровые решения. [6]

Личностные качества характеризуют  внешний образ сотрудника, который  достаточно стабильно проявляется  в коллективе и является неотъемлемой частью социологии личности. Мораль является особой формой общественного сознания, регулирующего действия и поведение  человека в обществе с помощью  нравственных норм.

Партнерство составляет важный компонент любой социальной группы и заключается в налаживании  разнообразных форм взаимоотношений, на базе которых организуется общение  людей.

Соревнование является специфической  формой общественных отношений и  характеризуется стремлением людей  к успеху, первенству, достижениям  и самоутверждению.

Конфликт – форма столкновения противоборствующих сторон, заканчивающаяся  положительным или отрицательным решением проблемы. [7]

• Психологические методы управления

Психологические методы играют очень важную роль в работе с персоналом, т.к.  направлены на конкретную личность рабочего или служащего и, как  правило, строго персонифицированы  и индивидуальны. Главной их особенностью является обращение к внутреннему  миру человека, его личности, интеллекту, чувствам, образам и поведению  с тем, чтобы направить внутренний потенциал  человека на решение конкретных задач предприятия. [6]

2.2 Функции управления

Основные функции менеджмента  характеризуются полнотой содержания, устойчивостью структуры, системностью и универсальностью использования  в разных сферах деятельности. Главная  их особенность в том, что каждая основная функция менеджмента представляет собой отдельный процесс управления по выработке методов активизации  и средств воздействия на персонал и его деятельность для достижения общих результатов социально-экономической  системы.

• Функция планирования

Она предполагает решение  о том, какими должны быть цели организации  и что должны делать ее члены, чтобы  достичь этих целей. По сути, эта  подготовка сегодня к завтрашнему  дню, определение того, что требуется  и как этого добиться.

План представляет собой  сложную социально-экономическую  модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны, что же касается конкретных методов и стратегии, то они существенно  различаются. Обычно организация формирует  единый план для управления ее общей  деятельностью, но в его рамках отдельными менеджерами применяются для  достижения конкретных целей и задач  организации различные методы

Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Тип планирования и  акцент, который делает менеджер в  процессе планирования, зависит от его положения в организационной  иерархии фирмы, т.е. процесс планирования осуществляется соответственно уровня организации. Так,  стратегическое планирование (высший уровень) – это попытка  взглянуть в долгосрочной перспективе  на основополагающие составляющие организации.

На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяется промежуточные цели на пути достижения стратегических целей  и задач. Тактическое планирование по своей сути сходно со стратегическим.

Планирование осуществляется и на нижнем уровне организации. Оно  называется оперативным планированием. Это - основа основ планирования.

Все три типа планов составляют общую систему, которая называется генеральным (общим) планом, или бизнес-планом функционирования организации. [8]

Планирование предполагает использование всех методов, тактик и процедур, которые менеджеры  используют для планирования, прогнозирования  и контроля будущих событий. Все  виды техники планирования варьируются  от таких традиционных методов, как  бюджетные методы, до более сложных  – моделирование, разработка планов или отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Использование такой техники  планирования позволяет уменьшать  неопределенность, повышает точность прогноза, помогает менеджерам отслеживать  или анализировать факторы, влияние на план. [7]

С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более  эффективно на нее реагировать.

• Функция организация

Она состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений  между всеми подразделениями  организации, определение порядка  и условий ее функционирования. Это  – процесс объединения людей  и средств для достижения поставленных организацией целей.

Цель планирования -  это  разрешить неопределенность. Тем  не менее, скол бы важным ни было планирование – это только начало. Организация, имеющая большое количество разных планов и не имеющая цельной схемы  структуры претворения их в жизнь, обречена на неуспех. Дело в том, что  функции планирования и организации  тесно связаны между собой. В  некотором смысле планирование и  организация объединяются. Планирование готовит сцену для того, чтобы  реализовать цели организации, а  организация как функция управления создает рабочую структуру, главным  компонентом которой выступают люди. [9]

Поскольку концепция организации  состоит в сведении воедино всех специалистов фирмы, задача состоит  в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность для  каждого из них.

Процесс организации структурирует  работу и формирует подразделения  исходя из размера предприятия, ее целей, технология и персонала. Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация  смогла выполнить свои планы и  тем самым достичь свих целей.

Как видно, вне зависимости  от типов и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым  образом организована. Существует ряд  принципов, которыми следует руководствоваться  в процессе выполнения функций организации:

- определение и детализация  целей фирмы, которые были выявлены  в ходе планирования;

- определение видов деятельности  по достижению этих целей;

- поручение различных  задач индивидуумам и объединение  их в управляемые рабочие группы  или подразделения;

- координация различных  видов деятельности, порученных  каждой группе, посредством установления  рабочих взаимоотношений, включая  четкое определение того, кто  осуществляет  руководство, т.е. каждый член группы должен знать, что он должен сделать, сроки выполнения работы и кто им руководит. [7]

Таким образом, организация  – это вторая функция управления. Из всего множества значений термина  «организация» в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

- Организация – это  структура системы в идее взаимоотношений,  прав, ролей, видов деятельности  и других факторов, которые имеют  место ,когда люди объединены совместным трудом

- Организация – это  процесс, посредством которого  создается и сохраняется структура  организации.

• Функция мотивации

Существует большое количество теорий и принципов построения эффективной  системы мотивации. Выделим прежде всего те, которые помогают понять и практически решить проблем творческой, инициативной работы персонала по решению текущих и стратегических задач поддержания и развития конкурентоспособности предприятия.

Теория иерархии потребностей (А. Маслоу) утверждает, что удовлетворение потребностей человека происходит в определенной последовательности. Практически это означает необходимость знать величину зарплаты, обеспечивающей для конкретной местности минимально необходимый уровень удовлетворения физиологических потребностей (еда, одежда, жилье, образование детей, здоровье) и обеспечить возможность ее зарабатывания для всех ключевых работников предприятия. Только в этом случае можно говорить о подключении других инструментов мотивации, обеспечивающих лояльность персонала фирме и проявление инициативы на рабочем месте.

Внешние и внутренние факторы  мотивации выделенные Ф. Герцбергом, предполагают разную природу побуждения проявления ини-циативы работника. Побуждения выполнить работу лучше, результа-тивней может быть задано извне под влиянием внешних факторов (административное воздействие, зарплата, дополнительные льготы, про-движение по службе, условия труда, отношение коллег и начальника) или же исходить от самого человека при наличии у него внутренних векторов мотивации (удовлетворенность содержанием работы, чувст¬во ответственности за результат, при делегировании, стремление к карь¬ере и профессиональному росту, чувство собственника, хозяина при самоотождествлении с результатом работы). Первая группа факторов мотивации достаточно эффективно действует, когда работа хорошо структурирована и требуется ее четкое исполнение. При необходимости максимально задействовать способности человека, его творческий потенциал более эффективная по своей природе вторая группа факторов. Только идущее изнутри человека желание способно побудить его творчески относиться к делу, даже выходя за рамки имеющихся инструкций. Особенно внутренняя мотивация важна для должностей, где заранее трудно или невозможно определить процедуру получения результата, а зачастую — и сам результат. [10]