Управление коммуникациями

Министерство  просвещения ПМР             

Приднестровский государственный  университет

им. Т.Г. Шевченко

Кафедра «Социально-экономических  дисциплин»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО  ДИСЦИПЛИНЕ «Организационное поведение»

ВАРИАНТ № 26 
 

                                                Выполнила: студентка 4курса        З/О, специальность «Менеджмент организации»,

 Мойсеенко Т.В.

Проверил: ст.преподаватель

Вычужин В.А. 
 
 

г. Рыбница 2009г.

     Контрольная работа № 26

1. Управление коммуникациями  в рамках предприятия.

2. Мотивационные побуждения  человека.

1. Управление коммуникациями в рамках предприятия

   По общему признанию, коммуникации  имеют  огромное  значение  для  успеха деятельности  предприятий   и   представляют   одну   из   сложных   проблем менеджмента. По существу это своего  рода  «кровеносная   система»   единого организма фирмы. Эффективно  работающими  руководителями  считают  тех,  кто эффективен  в  коммуникациях.   Менеджеры  должны  в  совершенстве   владеть искусством коммуникации, так  как,  образно  говоря,  они  выполняют  работу «чужими руками».

  Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных  компаниях и корпорациях. От эффективности  коммуникационных  связей  и  взаимодействий зависит будущее  не  только  предприятия,  как  хозяйствующего  субъекта  на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а  на  глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Если руководитель проводит собрания в коллективе, где  обсуждаются

те или иные проблемы развития, применяет  методы  поощрения  за  инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения,  пусть даже не совпадающего с мнением  руководства,  то  в  этом  случае  персоналу легко работать на данном предприятии.  Люди  осознают  в  этом  случае  свою значимость и стараются использовать весь  свой  потенциал  и  интеллект  для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники  уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на  собрании, внести  какие-то  идеи,  за  которые  они  будут  морально   и   материально вознаграждены.   Таким   предприятиям   легче   вынести   экономические    и политические кризисы в стране, т.  к.  в  сплоченном  коллективе  сотрудники будут помогать друг другу, пережить трудности.

  Все это уже давно осознали зарубежные и многие  отечественные  менеджеры. Но как добиться эффективных коммуникаций? Как  приобрести  навыки  и  умение управлять  коммуникативными  процессами?  -  вот  главные  вопросы,  которые беспокоят современных руководителей.

      В переводе с английского communicate значит «передавать», «сообщать». Исходя из этого, коммуникация представляет собой процесс передачи информации, опыта и сведений от одного человека другому. Процесс коммуникации, или общение, предполагает, что менеджер, прежде всего, делиться информацией. Коммуникации позволяют координировать деятельность как внутри предприятия, так и налаживать внешние контакты, поэтому коммуникация имеет большое значение для эффективного функционирования предприятия.

  Цели коммуникаций:

. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и  объектами управления.

. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

. Создание информационных каналов для обмена информацией  между отдельными  сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

.  Регулирование  и  рационализация  информационных  потоков.  Коммуникации  подразделяются на следующие виды:

• межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;
• коммуникации на основе письменного обмена информацией.

  Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

• формальные или официальные. Данные Коммуникации  определяются  политикой, правилами,   должностными   инструкциями    определенной    организации    и осуществляются по формальным каналам;
• неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации;  они  осуществляются  согласно  установившейся  системе  личных отношений между работниками организации. Типичная информация, передаваемая по каналам  неформальных  коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые  меры  по  наказаниям за опоздание, изменение в  структуре  организации,  грядущие  перемещения  и повышения,  подробное  изложение  спора  двух  руководителей  на   последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

  Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

1. внешние;
2. внутренние.

     Внешние коммуникации – представляют собой обмен информацией, происходящий между предприятием и внешней средой. Такой обмен позволяет предприятию знать потребности потенциальных покупателей, анализировать деятельность посредников и конкурентов, а также отслеживать новые технологии, изменения в науке. От организации коммуникации зависит эффективность работы фирмы. Чем выше скорость передачи информации на предприятии, и чем она достовернее, тем продуктивнее работает.

     Внутренние коммуникации - это обмен информацией, происходящий внутри фирмы, между её структурными подразделениями. Различают два вида внутренних коммуникаций: вертикальные и горизонтальные. Горизонтальные коммуникации – это процесс передачи информации между сотрудниками одного уровня (линейными руководителями, которые не подчиняются друг другу. Горизонтальные коммуникации осуществляются с целью обмена результатами работы, опытом и навыками.

     Вертикальные коммуникации – это обмен информацией между сотрудниками разных рангов (между руководителями и подчиненными).

     Вертикальные коммуникации бывают нисходящие и восходящие.

     Восходящие – представляют собой процесс передачи информации от подчиненных к руководителю в виде отчетов о деятельности структурного подразделения, комплексных планов и рационализаторских предложений.

     Нисходящие коммуникации – это передача информации от руководителя к подчиненным в виде каких-либо указаний, приказов.

     Межличностные коммуникации делят также на:

       вербальные (словесные);

       невербальные,    призванные осуществить      обмен      информацией

без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д. Вербальные и невербальные формы коммуникаций не всегда и не  обязательно исключают  друг  друга.  Как  правило,  интерпретация  получателем  послания строится не только на  словах,  но  и  на  таких  элементах,  как  жесты  и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

     Информационный  процесс охватывает все подразделения  и все  
стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его  
деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия  
передаваемой информации.

Процесс коммуникации, возможно, осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

Отправитель - лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.

Сообщение - информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

Канал связи - средство передачи информации.

Получатель - лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов.

Формулировка  идеи и отбор информации -- Кодирование информации и формирование сообщения  -- Выбор канала связи и передача сообщения -- Декодирование сообщения и восприятие информации -- Интерпретация сообщения и формирование ответа на него -- Передача ответа отправителю --

Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или  даже секунд и на практике сложно выделить и разграничить его отдельные этапы. Однако мы кратко проанализируем каждый из них, чтобы лучше понять их содержание.

1. Формулировка идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Очень часто можно наблюдать, как непродуманная или неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания. Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения - четко определить, что именно должен понять получатель, и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. Итак, идея сформулирована, однако она еще не имеет определенной формы, в которой может быть передана получателю. Придать ей эту форму - задача следующего этапа.

2. Кодирование информации  и формирование  сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

3. Выбор канала связи  и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т. д.

Если  канал связи непригоден для физического  воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или  затруднена. Так, например, вряд ли можно  получить адекватное представление о проекте нового здания пои передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность. Например, если руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости совершенного им нарушения правил и делает это во время непринужденной личной беседы, между прочим, а не официальным письмом или на совещании, он не должен удивляться, если работник не воспримет идею серьезности своего проступка.

В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только пись-менными сообщениями.

Выбрав  канал, отправитель использует его для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций - физической передаче информации, занимающей час-то лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

4. Декодирование и  восприятие информации. Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование - это, по сути, перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают раз- личного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

Для того чтобы компенсировать негативное влияние  шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Ме-неджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует, поэтому наладить обратную связь с получателем.

Такая обратная связь реализуется с помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

5. Интерпретация сообщения  и формирование  ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель - получателем, ожидающим сообщения - ответа.

6. Передача ответа. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

Следует иметь в виду, что для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью.

Как уже  отмечалось выше, в системах передачи информации в большей или меньшей степени всегда присутствует шум. На языке теории информации шумом называют все, что искажает смысл передаваемого сообщения. Определенные шумы имеются всегда, поэтому на каждом этапе процесса коммуникации может происходить некоторое искажение смысла. Обычно эти искажения несущественны, но если уровень шума высок, это приводит к существенной потере смысла и может даже полностью блокировать информационный обмен. Поэтому необходимо знать основные причины шумов и возможных искажений и учитывать их влияние в процессах коммуникации. Весьма важной характеристикой любой формы коммуника-ции является ее подверженность всевозможным помехам.

Под помехами понимаются препятствия, барьеры, возникающие при формировании, передаче и приеме информации и нарушающие коммуникацию. Основными коммуникационными барьерами являются помехи, связанные:

с содержанием  сообщения;

с формой сообщения;

со средствами сообщения;

с организацией сообщения.

К помехам, связанным с содержанием сообщения, относятся:

Языковые  вербальные (связанные с речью, словами). Это, прежде всего, семантические помехи, вызванные неправильным пониманием смысла слов (например, из-за плохого  перевода), недостаточной профессиональной подготовкой (непониманием специальных терминов), плохим произношением и т. п.

Языковые  невербальные (связанные с языком жестов, тело-движениями, выражением лица). Это помехи, возникающие при ведении переговоров, когда разные стороны придают одним и тем же жестам различный смысл (например, кивок головы у болгар означает не согласие, как у нас, а отрицание).

Логические  помехи. Здесь барьером становится различная система доказательств, принимаемая сторонами, различное  видение одних и тех же обстоятельств, разные принципы и установки. Так, логика богатого отличается от логики бедного, логика смелого -- от логики осторожного, логика покупателя -- от логики продавца и т.д.

Помехи  восприятия. Барьером может стать  обстановка, в которой воспринимается информация (например, недружелюбная атмосфера), предвзятое отношение к получаемой информации, отсутствие доверия, противоречия с предшествующими сообщениями, неготовность к восприятию (например, из-за пренебрежения необходимой подготовительной работой).

Помехи, связанные с содержанием сообщения, могут быть в значительной степени нейтрализованы:

- тщательной  подготовкой к формированию, передаче  и приему информации;

- привлечением  к созданию сообщения и к его приему специалистов;

- обучением  персонала организации коммуникационным  процессам;

- созданием обстановки, благоприятствующей коммуникационной деятельности.

К помехам, связанным с формой сообщения, относятся:

• Сложность формы. Здесь помехи возникают из-за трудности понимания сообщения (например, при злоупотреблении специальными терминами, при обилии цифровых данных и т. п.).
• Непривычность формы. Помехи появляются, например, тогда, когда распоряжение отдается нетрадиционным способом (например, в необычной формулировке).
• Несоответствие формы содержанию информации. Например, сигнал бедствия должен передаваться коротким сообщением, а финансовая информация должна носить исчерпывающий характер.
• Неопределенное посредничество в передаче и интерпретации информации. Помехи возникают из-за неизбежных искажений на каждом этапе приема-передачи сообщения (эффект «испорченного телефона»).

Помехи, связанные с формой сообщения, могут быть преодолены:

— приданием  сообщению понятного вида и доступной  формы;

— соблюдением  установленных и согласованных  правил представления информации;

— обеспечением соответствия формы сообщения его содержанию;

— исключением  неоправданных промежуточных инстанций  при передаче и приеме информация.

К помехам, связанным со средствами сообщения, относятся:

• Низкая оперативность передачи информации. Например, запаздывание передачи информации вызвано необходимостью ее кодировать.
• Малая пропускная способность средства. Информационные перегрузки, например, может вызвать недостаток у организации необходимой для оформления и передачи сообщения оргтехники.
• Несоответствие средства сообщения характеру передаваемой информации. Например, отсутствие видеоаппаратуры вынуждает довольствоваться лишь аудиотехникой, возможности которой ограничены.
• Слабая помехозащищенность и низкое качество коммуникационных средств. Это приводит к нарушению коммуникационного процесса и резко снижает его качество. Помехи, связанные со средствами сообщения, могут быть существенно снижены при выделении дополнительных средств на оснащение коммуникаций современной техникой.

К помехам, связанным с организацией сообщения, относятся:

• Плохая обратная связь или ее отсутствие. Это увеличивает риск искажения информации, лишает организацию возможности контролировать процесс управления.
• Запаздывание информации. Это резко снижает ценность информации и эффективность ее использования.
• Неудачный подбор партнеров в коммуникационном процессе. Это увеличивает возможность искажения сообщений, а в ряде случаев может привести к срыву коммуникации.
• Неудачный выбор времени и обстановки коммуникации. Это снижает ценность сообщения и эффективность его реализации.

Помехи, связанные с организацией сообщения, могут быть существенно уменьшены:

• обязательным налаживанием постоянной и устойчивой обратной связи;
• обеспечением своевременности в передаче информации;
• тщательным подбором участников коммуникационного процесса;
• продуманным выбором времени и обстановки коммуникации.

Заключение.

Каждый руководитель предприятия хотел бы иметь дружный  и работоспособный коллектив, способный  вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию  условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшее - организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).

Управление в  организации осуществляется через  людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также, получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и самоуправление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом. Для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера. Эффективно работающие. Руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

2.  Мотивационные побуждения человека

     Все люди работают ради чего-то. Одни стремятся  к деньгам, другие - к славе, третьи - к власти, четвертые просто любят  свою работу. Эти и многие другие обстоятельства, побуждающие человека к активной деятельности, называются мотивами, а их применение - мотивацией.

     Причины, которые заставляют человека отдавать работе максимум усилий, трудно определить, они очень разнообразны и сложны. Различные внутренние и внешние силы вызывают у разных людей далеко не одинаковую реакцию. Одни люди выполняют легкую работу и остаются недовольны, а другие делают трудную работу и получают удовлетворение. Что нужно делать для того, чтобы люди работали качественнее и производительнее? Каким образом можно сделать работу привлекательнее? Что вызывает у человека желание работать? Эти и подобные вопросы всегда актуальны в любой сфере бизнеса. Руководство организации может разработать прекрасные планы и стратегии, установить самое современное оборудование, использовать самые лучшие технологии. Однако все это может быть сведено на нет, если члены организации не будут работать должным образом, если они не будут хорошо справляться со своими обязанностями, не будут вести себя в коллективе соответствующим образом, стремиться своим трудом,  способствовать достижению организацией своих целей. Механическое принуждение к труду не может давать положительные результаты, но из этого не следует, что человеком невозможно эффективно управлять. Если хорошо понимать, что движет человеком, что побуждает его к действиям и к чему он стремится, выполняя определенную работу, можно построить управление человеком таким образом, что он сам будет стремиться выполнять свои обязанности наилучшим образом и наиболее результативно.

     Причинами, которые определяют участие человека в работе, являются его желание, возможности  и квалификация, но особенно - мотивация (побуждение). В процессе мотивации  задействованы потребности и  мотивы. Потребности - это внутренние побуждения к действию. Процесс собственно мотивации завершается выработкой мотива, определяющего готовность личности реализовывать трудовой процесс с той или иной эффективностью. В рамках собственно мотивации помимо потребностей участвуют также и ценностная ориентация, убеждения, взгляды. Мотивация не является реально наблюдаемым фактом, это сконструированное понятие, т.е. мотивацию нельзя непосредственно наблюдать или определить эмпирическим путем. О ней может быть сделано заключение только на основании поведения или высказываний наблюдаемых людей.