Управление проектами. 10

СОДЕРЖАНИЕ

1 ОСНОВЫ ПЛАНИРОВАНИЯ…………………………………….…………………..

1.1               Понятие проекта ……..…………………………………………………………...3

2 ПРОЦЕСС ПЛАНИРОВАНИЯ – СОСТАВЛЕНИЕ СПИСКА ЗАДАЧ………….4

2.1 Как в MS Project устанавливается способ планирования?. ……………………4

2.2 Особенность связи Начало-Окончание…………………………………………6

2.3 Отличие крайних сроков от ограничений              6

     2.4 Повторяющиеся задачи…………………………………………………………...8

3 ПЛАНИРОВАНИЕ РЕСУРСОВ И СОЗДАНИЕ НАЗНАЧЕНИЙ…………….........9

    3.1 Форматы  единиц назначений…………………………………………………….9

4 ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ЗАДАЧАХ И РЕСУРСАХ…………...10

    4.1 Диапазоны поля приоритетов задачи……………………….…………………..10

    4.2 Настройки формулы для суммарных задач…………………………………….10

5  МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА………………………..13

    5.1 Для чего в MS Project 2007 используется поле Дата действия………………..13

    5.2 Способы оплаты работ. Могут ли они сочетаться в одном проекте………….13

6 АНАЛИЗ ДОСТУПНОСТИ РЕСУРСОВ…………………………………………...14

    6.1 Что может являться причиной возникновения превышения доступности    

          ресурса……………………………………………………………………………14

7 ОПТИМИЗАЦИЯ ПЛАНА ПРЕКТА. ВЫРАВНИВАНИЕ ЗАГРУЗКИ ПРОЕКТОВ……………………………………………………………………………..15

     7.1 Приоритеты и ресурсы, при которых задачи не могут быть прерваны или  

           отложены при автоматическом выравнивании загрузки ресурса……………15

8 АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ ПЛАНА РАБОТ…………………………………...16

     8.1 Изменяет ли программа данные для задач при анализе по методу PERT?..16

9 АНАЛИЗ КРИТИЧЕСКИХ ПАРАМЕТРОВ ПРОЕКТА…………………………..17

     9.1 Увеличение затрат на проект…………………………………………………...17

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………..18

1 ОСНОВЫ ПЛАНИРОВАНИЯ

1.1 Понятие проекта

Проект (от лат. рrojectus, букв. – брошенный вперед), 1) совокупность документов (расчетов, чертежей и др.) для создания какого-либо сооружения, изделия, технологического процесса. 2) Предварительный, предположительный текст какого-либо документа. 3) План, замысел.

В ряде публикаций проект понимается как особая технология, «разумная последовательность шагов и этапов, приводящая к получению запланированного результата».

В широком понимании этого термина есть разные типы проектов: инженерные, архитектурные, бизнес-проекты, социокультурные, образовательные, социально-педагогические и т.п.

Необходимо отличать проект и от обычной работы – процесса. Самое главное отличие между ними в том, что процессы идут постоянно и могут повторяться, тогда как проекты – это нечто уникальное и временное, т.е. в проекте обязательно должен быть определен признак начала проекта и признак окончания. Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько требуется для получения конечного результата. Нельзя путать проекты и с временными работами. Основное отличие проекта от временных работ в том, что он заканчивается по достижении цели проекта, тогда как временные работы могут быть закончены в любое время и снова возобновлены в дальнейшем.

Имеет проект существенное отличие и от плана. Во-первых, разработка проекта требует более серьезной подготовки, чем подготовка плана. Во-вторых, проект обычно направлен на ликвидацию какого-либо упущения, недостатка в образовательной практике. В-третьих, проект более рискован, т.к. разрабатывается в условиях более неопределенных, чем план.

Не все задачи подходят для реализации в формате проекта. Относительная новизна реализуемой задачи может не быть проектом. Идея для проекта возникает тогда, когда ощущается общая неудовлетворенность существующим состоянием дел, и педагог начинает задумываться, каким образом ситуацию можно было бы изменить в лучшую сторону. Проекты могут генерироваться как активно, т.е. предвосхищая будущее, так и реактивно, т.е. как реакция на уже возникшую проблему. Необходимость в использовании проектов возникает, прежде всего, в проблемных ситуациях, т.е. там, где перед людьми стоит значимая проблема. Проблема, для которой:

- существует несколько возможных путей ее решения;

- необходима кооперация людей между собой;

- необходима существенная перестройка своей деятельности для ее разрешения;

- важно субъективное, личное отношение участников к предполагаемым результатам.

К основным признакам проекта можно отнести следующие.

1. Проект направлен на достижение конкретных целей.

Наличие четкой целевой установки позволяет однозначно определить, при каком конечном результате реализация проекта может быть признана успешной.

2. Проект включает в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий.

Участие нескольких человек, вовлеченных в реализацию целей проекта, позволяет всесторонне подойти к его осуществлению. Проекты включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных действий, которые могут выполняться как параллельно, так и последовательно. В случае нарушения синхронизации выполнения разных заданий весь проект может быть поставлен под угрозу.

3. Проект имеет ограниченную протяженность во времени: с определенным началом и концом его осуществления.

Начало и окончание проекта должны быть четко определены по времени. Проекты выполняются в течение конечного периода времени. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом должна быть направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен в намеченное время.

4. Проект в определенной степени неповторим и уникален.

Проекты - мероприятия в известной степени однократные. Реализуя проект, Вы делаете то, что никогда раньше не делалось. И поскольку прошлый опыт может в данном случае лишь ограниченно подсказывать Вам, чего можно ожидать при выполнении проекта, он полон риска и неопределенности. Представленный проект должен содержать свою профессиональную инициативу.

В общем случае, именно эти четыре характеристики и отличают проекты от других видов деятельности.

2 ПРОЦЕСС ПЛАНИРОВАНИЯ – СОСТАВЛЕНИЕ СПИСКА ЗАДАЧ

2.1 Как в MS Project устанавливается способ планирования?

В основе планирования лежит время. Существует два способа планирования проекта: от даты начала или от даты окончания. При создании нового проекта необходимо зафиксировать способ планирования и указать ключевую дату (дату начала проекта либо дату окончания проекта). На основе введенной информации, используя связи, установленные между задачами и длительности задач, MS Project вычисляет вторую из дат.

Чтобы задать, просмотреть или изменить параметры планирования задач в Microsoft Office Project, используйте вкладку Планирование диалогового окна Параметры. Возможны следующие действия:

          Указание глобальных параметров планирования для приложения Project в целом.

          Указание локальных параметров планирования для текущего проекта, включая даты начала задач, единицы времени, используемые для длительности и трудозатрат, а также тип задачи по умолчанию.

          Указание параметров для зависимостей задач, ограничений и оценки длительностей.

В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем перейдите на вкладку Планирование.

В меню Project (Проект) необходимо выбрать команду Project Information (Информация о проекте) рис.2.1. Появляется диалоговое окно для ввода ключевой информации о проекте: даты начала или даты окончания.  В раскрывающемся списке Schedule from (Планирование с) нужно выбрать способ планирования: от даты начала (Project Start Date) или от даты окончания (Project Finish Date). После установления способа планирования только одно из полей будет доступно – то, которое соответствует выбранному способу планирования, в нем необходимо установить нужную дату.

Рис.2.1 - Диалоговое окно для ввода ключевой информации о проекте

2.2 Особенность связи Начало-Окончание

Окончание – начало (ОН)  или Finish-to-Start (FS) – наиболее распространенный вид связи. Пусть существуют задача А и задача Б, задана связь «окончание-начало», при которой  задача А – предшествующая, задача Б – последующая. Такая связь означает, что задача Б не может начаться, пока не закончена задача А. Пример такой связи: задача «Написание объявления» (предшествующая) и задача «Вывешивание объявления на доске объявлений» (последующая). Пока объявление не написано, его нельзя поместить на доске объявлений.

При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается и сдвигается на более поздний срок, начало последующей задачи зависит от времени окончания предыдущей задачи и также сдвигается.

2.3 Отличие крайних сроков от ограничений

Deadline (Крайний срок) — дата, обозначающая крайний срок исполнения задачи. Отличие использования крайнего срока от ограничений заключается в том, что наличие этой даты не влияет на расчет графика проекта. Если для задачи указан крайний срок, то на диаграмме Ганта отображается соответствующая отметка, и если выполнение задачи не укладывается в этот срок, то в колонке Indicators (Индикаторы) появляется особый значок.

Для установки крайнего срока необходимо вызвать диалоговое  окно «Информация о задаче» (Task Information) – сделать двойной щелчок на названии задачи или, выделив задачу, щелкнуть кнопку «Информация о задаче» (Task Information) на панели Стандартная. В диалоговом окне, на вкладке «Дополнительно» (Advanced), внести (или выбрать в календаре) нужную дату.

Для ввода крайнего срока задачи нужно воспользоваться вкладкой Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче рис.2.2. Крайний срок исполнения задачи определяется в одноименном поле, расположенном над полем выбора типа ограничения. Дату крайнего срока можно ввести или выбрать в календаре, а для удаления этой даты нужно ввести в поле NA (НД), как на рис. 2.2.

     Рис.2.2 - Диалоговое окно сведений о задаче

Пример использования крайнего срока представлен на рис.2.3. В строке 2 дата окончания задачи находится раньше крайнего срока. В строке 4 мы перенесли дату начала задачи с помощью ограничения (о чем свидетельствует значок в поле Indicators (Индикаторы)), и дата окончания задачи превысила крайний срок. Сразу же в поле Indicators (Индикаторы) рядом со значком ограничения появился красный значок, свидетельствующий о том, что задача не укладывается в крайний срок. Сообщение, отображаемое при наведении мыши на этот значок (см. строку 6 — копию строки 4), довольно информативно, и сообщает о дате крайнего срока и дате окончания задачи.

Рис.2.3 - Индикатор отображается, когда задача не укладывается в крайние сроки

2.4 Повторяющиеся задачи

Многие проекты содержат события, которые повторяются с заданной регулярностью. Например, «заседание Оргкомитета», «подготовка еженедельного отчета» и т.д. Подобные события могут быть  включены в план проекта как обычные задачи, но можно их ввести как повторяющиеся задачи, с заданной периодичностью. В этом случае MS Project создает последовательность задач, не связанных никакими отношениями.

Для создания повторяющейся задачи необходимо в представлении Диаграмма Ганта выделить ячейку в поле Task Name, затем в меню  Insert (Вставка) щелкнуть команду Recurring Task (Повторяющаяся задача). Появится диалоговое окно Recurring Task Information (Информация о повторяющейся задаче). В поле Task Name (Название задачи) нужно ввести название, например, «заседание Оргкомитета»; в поле Duration (Длительность) – длительность задачи. В группе Recurrence pattern (Повторять)  необходимо установить периодичность:  Daily (Ежедневно), Weekly (Еженедельно), Monthly (Ежемесячно) или Yearly (Ежегодно). В зависимости от выбранной периодичности, справа от переключателей появится группа параметров, уточняющих выбранную частоту.  В группе Range of recurrence (Пределы повторения) необходимо указать дату для первого вхождения повторяющейся задачи – поле Start  (Начало), а также установить количество повторений - либо выбрать число повторений (команда End After и ввести количество повторений), либо указать дату окончания этой задачи (команда End by и ввести дату)

Задача добавляется в план проекта со специальным значком в поле Indicators (Индикаторы)

3 ПАНИРОВАНИЕ РЕСУРСОВ И СОЗДАНИЕ НАЗНАЧЕНИЙ

3.1 Форматы единиц назначений

Назначение - это выделение в задаче ресурсов, необходимых для ее выполнения. Назначить ресурсы на задачи - это значит определить, какие задачи выполняют данные ресурсы, или какие ресурсы выделены для выполнения данных задач.

Для трудовых ресурсов единицы измерения - проценты или десятичные числа (при этом 100% соответствует 1 и означает полную занятость исполнителя на данной задаче).

При назначении материальных ресурсов в поле Единицы вводится значение, обозначающее количество (объем) данного ресурса в единицах, указанных в поле Единицы измерения материалов. Объем выделяемых ресурсов (или норма потребления ресурсов) может быть фиксированным или переменным. При фиксированном объеме (норме потребления) на решение задачи выделяется указанное количество ресурсов, и оно не зависит от длительности задачи. Формат ввода: число, например, число " 5 " в поле Единицы будет означать фиксированную норму потребления для данного ресурса - 5 единиц данного ресурса на все время выполнения задачи. Переменный объем (норма потребления) зависит от длительности задачи.

При изменении длительности задачи объем потребленного ресурса пересчитывается автоматически. Формат ввода: число/единица измерения времени, например, "5/день" соответствует переменной норме, 5 единиц ресурса в каждый день на протяжении времени выполнения задачи.

Пока задаче не присвоены ресурсы, она имеет длительность, но не имеет объема работ - объем работ определяется трудозатратами тех ресурсов, которые назначены на выполнение задачи. Трудозатраты зависят от длительности задачи и объема ресурсов, выделенных для исполнения задачи. Размещение задачи в плане и ее поведение при изменении параметров (длительности, объема работ и трудозатрат) зависят от типа задачи.

4 ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ЗАДАЧАХ И РЕСУРСАХ

4.1 Диапазоны поля приоритетов задачи

Приоритет отражает важность исполнения задачи для проекта. Эта числовая величина, меняющаяся от 1 до 1000. По умолчанию, установленный в диалоговом окне сведений о проекте, приоритет равен 500. Если исполнение некоторых задач можно отложить, то им присваивается низкий приоритет. Информация о группе ресурса может потребоваться при определении перегрузки ресурса или для сортировки.

4.2 Настройки формулы для суммарных задач

Настраиваемые поля предназначены для хранения такой информации о задачах или ресурсах, которая не может быть помещена в поле для заметок. С помощью настраиваемых текстовых полей удобно хранить небольшие фрагменты информации, не требующие форматирования, например результат выполнения задачи.

Определить, как данные настраиваемого поля будут отображаться для суммарных задач, можно в диалоговом окне настройки полей, в разделе Calculation for task and group summary rows (Расчет для суммарных строк задач и групп), выбрав необходимое поле в списке (рис. 4.1, файл 16.mрр).

Рис. 4.1 - Настройка расчетов для суммарных задач. Содержимое раскрывающегося списка зависит от типа выбранного поля

Раздел содержит три переключателя: None (Нет), Rollup (Сведение) и Use formula (Использовать формулу). Если выбрать первый, то данные настраиваемого поля будут рассчитываться только для обычных задач, а не для суммарных. Второй переключатель позволяет рассчитывать значение настраиваемого поля для суммарных задач, используя одну из операций, представленных в раскрывающемся списке. Состав этого списка меняется в зависимости от типов полей (табл. 4.1), кроме того, нельзя сводить данные для текстовых полей.

Таблица 4.1- Операции для сведения данных в суммарных задачах

Если для расчета настраиваемого поля используется формула, то становится доступен третий переключатель — Use formula (Использовать формулу). Если выбрать его, то для расчета значений настраиваемого поля для суммарных задач будет использоваться та же формула, что и для обычных задач. В нашем случае (файл 16.mрр) удобнее использовать операцию сложения значений настраиваемого поля для задач, чем формулу. Ведь наша формула использует при расчете значения других полей, а значит, для них тоже нужно настроить параметры определения значения для суммарных задач. Если же этого не cделать, то значения этих полей для суммарных задач всегда будут нулевыми и результат нашей формулы тоже будет нулем.

5 МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА

5.1 Для чего в MS Project 2007 используется поле Дата действия

Ставки ресурса могут изменяется во время исполнения проекта.   В поле  Effective Date (Дата действия) можно указать дату, с которой действуют новые ставки оплаты ресурса.

Поле Effective Date можно  заполнять, только начиная со 2-й строки таблицы. Ставки можно указывать как в абсолютном числовом значении, так и в процентном отношении от значения в предыдущей строке. Например, +10%.

5.2 Способы оплаты работ. Могут ли они сочетаться в одном проекте

При планировании стоимости проекта необходимо определить режим расходования  бюджета на протяжении проекта. Для этого надо назначить порядок или способ оплаты работ.

Способы оплаты работ могут быть следующие:

                  предоплата,

                  оплата по факту завершения работ,

                  оплата по мере выполнения работ.

Способы оплаты могут сочетаться. Для указания способа оплаты нужно выбрать вкладку Cost (Затраты) в окне Resource Information (Информация о ресурсе)и   сделать назначение в списке Cost Accrual (Начисление затрат):

                  Start (Оплата в начале проекта ),

                  End (Оплата по окончании проекта),

                  Prorated (Пропорциональная оплата в период проекта).

6 АНАЛИЗ ДОСТУПНОСТИ РЕСУРСОВ

6.1 Что может являться причиной возникновения превышения доступности ресурса

Доступность ресурса  есть  максимальная способность ресурса выполнять работу.

В среде  MS Project доступность ресурса контролируется при помощи параметра  Максимальные единицы (Max.Units).

Ресурс находится в состоянии  с превышением доступности (overallocated), если максимальная производительность ресурса превышена назначениями.

Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают 70 часов 40-часовой рабочей недели.

7 ОПТИМИЗАЦИЯ ПЛАНА ПРЕКТА. ВЫРАВНИВАНИЕ ЗАГРУЗКИ ПРОЕКТОВ

7.1 Приоритеты и ресурсы, при которых задачи не могут быть прерваны или отложены при автоматическом выравнивании загрузки ресурса

1. Производя выравнивание, MS Project никогда не будет прерывать или откладывать задачи, для которых:

        назначено значение  приоритета  1000,

        установлены ограничения   Must Start On (Фиксированное начало) и Must Finish On (Фиксированное окончание).

2. Выравнивание  не повлияет на задачи с ограничениями:

        As Late As Possible (Как можно позже), если проект планируется от даты начала

        As Soon As Possible (Как можно раньше), если проект планируется от даты окончания.

8 АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ ПЛАНА РАБОТ

8.1 Изменяет ли программа данные для задач при анализе по методу PERT?

Метод PERT(Program, Evaluation and Review Technique -Планирование с использованием сетевого графика)                     

В тех случаях, когда вы хотите применить методику PERT только для некоторых задач, можно воспользоваться специальной формой PERT Entry Form (Форма ввода PERT), вызываемой щелчком на кнопке PERT Entry Form ( Форма ввода PERT) панели анализа по методу PERT (см. рис. 15.3). Если вы пользуетесь этой формой, то вводить данные для анализа PERT можно в любом представлении MS Project — достаточно установить курсор на нужную задачу и нажать кнопку вызова формы.

Когда данные для анализа введены для всех задач, можно произвести перерасчет их длительности с помощью методики PERT. Длительность рассчитывается по формуле:

{Оптимистическая длительность х Оптимистический весовой коэффициент + Ожидаемая длительность х Ожидаемый весовой коэффициент + Пессимистическая длительность х Пессимистический весовой коэффициент) / 6.

Рис. 15.3. Панель инструментов для анализа по методу PERT

9 АНАЛИЗ КРИТИЧЕСКИХ ПАРАМЕТРОВ ПРОЕКТА

9.1 Увеличение затрат на проект

Иногда возникает возможность увеличить затраты, например, если у проекта или его части появился дополнительный бюджет. В таком случае увеличить затраты можно за счет увеличения объема работ, увеличения количества ресурсов или их стоимости. Это даст как улучшение качества, так и сокращение  сроков выполнения проекта.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Управление проектами в Microsoft Project 2007. Учебный курс / В.В.Богданов. - Санкт-Петербург, Питер, 2007 г

2. Лекции «Информационные системы управления проектами».