Управление ресурсами проекта

Государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования Московской области

ФИНАНСОВО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

ИНФОРМАЦИОННО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА Управление качеством и стандартизации

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

на тему: «Управление ресурсами проекта»

по предмету «Управление инновационными проектами»

Студент группы УМО-01            ___________________       Родченкова С.В.

(личная подпись)

Преподаватель                      ___________________            Копылов О.А.

(личная подпись)

Королёв

2014

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В мире уже давно признано, что управление проектами — особая область менеджмента, применение которой дает ощутимые результаты. Профессионалы в этой области высоко ценятся (в США это третья по средней величине оплаты профессия после юристов и врачей), а сама методология управления проектами стала фактическим стандартом управления на многих тысячах предприятий и применяется в той или иной степени практически во всех крупных корпорациях. В 2013 году приняты стандарты управления проектами ANSI, разработан проект стандартов управления проектами          ISO 10006.

В нашей стране не все и не всегда правильно понимают предмет управления проектами, часто путая управление проектами с составлением бизнес-планов.

В мировой практике разработка проектов, основанная на научных методах, поставлена на поток.

Понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью управления изменениями. Управление проектами является неотъемлемой частью повседневной деятельности руководителей разного уровня. Многие руководители необходимость использования формализованных методов управления проектами связывают с крупными проектами. Однако, даже в организациях, ориентированных на серийное производство, реализация проектов составляет значительную часть деятельности.

Применение формализованных методов управления проектами позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов. Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией.

Таким образом, необходимость решения большого количества проблем, поставленных сегодня перед мировым сообществом, привело к созданию больших комплексных систем. Управление проектами обеспечивает оптимальный подход к решению сложных проблем.

При определении необходимости в управлении проектами можно увидеть некоторые основные предпосылки. Каждая организация производит продукт или предоставляет услуги или же делает и то, и другое.                     Все организации хотят работать так, что бы их товары или услуги были предоставлены в нужное время с минимальными затратами и привели бы к максимально возможному удовлетворению потребителя (заказчика). Неудачи в достижении этих целей ведут к негативным последствиям для организации, в том числе и потери прибыли.

В последние несколько десятилетий коренные изменения в технологии и глобальной конкуренции стали особенно очевидными и ощутимыми. Бизнес стал более динамичным и эффективным. Способность успешно и с минимальными возможными затратами осуществлять проекты (особенно в области разработки новых продуктов) дает возможность компании значительно повысить свою конкурентоспособность.

ГЛАВА 1. ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ РЕСУРСАМИ

1.1 Ресурсы  проекта

Прежде чем перейти к рассмотрению основной темы работы, считаю необходимым дать понятие проект и управление проектами.

В соответствии с ISO 10006. Проект - это

В ГОСТ Р 54869—2011 указано двенадцать процессов управления, восемь из которых — это процессы планирования проекта

В России управление проектами начало развиваться относительно недавно, но оно уже успело показать свою значимость и необходимость в экономике страны.  

Управление проектами - общность процессов (методик, моделей, программных и технических средств, методологий), которые осуществляются при разработке и реализации проектов, процессы эти имеют ограничения во времени, требуют затрат ресурсов.

Для того чтобы проект был успешен, необходимо уметь управлять ресурсами проекта. Управление ресурсами является разделом управления проектами, который отражает в себе только те процессы, которые достаточны и необходимы для обеспечения целей проекта за счет оптимального использования имеющихся ресурсов.

Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических.

В принципе, понятие ресурс в методологии управления проектами трактуется широко: все, чем располагает проект, - в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки ограничения), информация, знания и технологии - является взаимосвязанными ресурсами проекта. И основная задача управления ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом - формирования результата проекта с запланированными показателями.

Понятие ресурсов тесно взаимосвязано с понятием «работа», поскольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в определенной запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту.

В рамках календарного планирования работ по проекту описываются потребности в ресурсах по работам в виде функции потребности. Потребность работы в складируемом ресурсе описывается функцией интенсивности затрат, показывающей скорость потребления ресурса в зависимости от фазы работы, либо функцией затрат, показывающей суммарный, накопленный объем требуемого ресурса в зависимости от фазы.

Потребность работы в нескладируемом ресурсе задается в виде функции потребности, показывающей количество единиц данного ресурса, необходимых для выполнения работы, в зависимости от фазы.  

Наряду с функциями потребности, характеризующими задачи проекта, необходимо рассматривать и функции наличия (т.е. доступности) ресурсов, которые задаются аналогично функциям потребности. Отличие заключается в том, что функции наличия задаются на проект в целом, так что их аргументом выступает не фаза работы, а время (рабочее или календарное). Проверка ресурсной реализуемости календарного плана требует сопоставления функций наличия и потребности в ресурсах проекта в целом.

Таким образом, управление материальными ресурсами проекта начинается на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.

В каждый определенный текущий момент времени ресурсы проекта

ограничены, и поэтому основными задачами управления ресурсами являются:

· оптимальное планирование ресурсов;

· управление материально-техническим обеспечением, в том числе:

· управление закупками ресурсов;

· управление снабжением;

· управление поставками ресурсов;

· управление запасами ресурсов;

· управление распределением ресурсов по работам проекта.

На рисунке 1 представлена структура материально-технического обеспечения проектов.

Рис. 1. Структура материально-технического обеспечения проектов

1.2 Процессы управления ресурсами

Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в т. ч. закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами ресурсов.

Структурная модель процессов управления ресурсами приведена на рис. 2. 
 

Рис. 2. Структурная модель управления ресурсами проекта.

Закупки ресурсов — центральный элемент системы управления ресурсами. Приведу основные понятия. Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами — т. е. имуществом (товарами), выполнением работ, передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и, по сути, являются двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.

Управление закупками — подсистема управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций-поставщиков.

Данная подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.

          Управление поставками также выделяется в качестве самостоятельной подсистемы. Управление поставками включает в себя: планирование поставок; организацию бухгалтерского учета; доставку, приемку и хранение товара; учет и контроль доставки.

          Таким образом, данные подсистемы, а именно: планирование и организация закупок и поставок , являются первым этапом в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации совместно с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоит из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.

          Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности; список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта; окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Размещение заказов — совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации  закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов; последнее производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками — осуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок; основывается на общем плане проекта; все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности. 
        Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют тщательной проработки. Приведем ряд основных понятий в логической последовательности.

Среда, влияющая на закупки, — сочетание внутренних и внешних сил, как по отдельности, так и во взаимодействии друг другом, которое способствует или препятствует достижению цели  закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологическими или организационными обстоятельствами.

        Стратегия закупок по проекту — система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.

Взаимосвязь закупок  по проекту со структурой работ по контрактам и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов. 
            Планирование закупок по контракту — процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам, детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов. 
           Предварительная оценка возможностей закупок — оценка опыта, производственных показателей, возможностей, ресурсов и текущей загруженности работой потенциальных поставщиков. 
            Выбор источников закупок — процесс выбора организации  или индивидов, чьи ресурсы, надежность и производственные показатели, как предполагается, должны обеспечить достижение целей закупок. 
          Оценка источников закупок - общее изучение возможных поставщиков для отправки им запроса о предложениях либо для начала переговоров с ними с целью заключения контракта.

1.3. Основные принципы и методы планирования ресурсов проекта

На стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту - основа определения во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой распределения уже закупленных ресурсов по работам проекта.

Как основная составляющая управления проектами ресурсное планирование включает в себя ряд компонентов, в том числе:

разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;

разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;

контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.

Следовательно, ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т. д. Таким образом, с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.

Имеются два основных метода планирования ресурсов проект:

· ресурсное планирование при ограничении по времени;

· планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход – ресурсное планирование при ограничении по времени, предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Второй подход - планирование при ограниченных ресурсах- предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

В результате ресурсного планирования менеджер либо руководитель проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами - к организации закупок и поставок ресурсов.

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта — обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части: закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе; поставки на место производства работ.

ГЛАВА 2. ЗАКУПКИ И ПОСТАВКИ

2.1 Основные задачи закупок и поставок

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта -- обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части:

· закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;

· поставки на место производства работ.

Структура задач материально-технического обеспечения проектов укрупнено сводится к следующим этапам:

1) подготовка спецификаций  и технических условий, характеризующих  количество и качество необходимого  оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

2) планирование и организация  процесса закупок;

3) изучение возможных  источников закупки ресурсов  и переговоры с возможными  поставщиками;

4) предварительный отбор  участников торгов;

5) подготовка документов  для торгов;

6) проведение торгов и  принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги;

7) размещение заказа, включая  переговоры о поставках;

8) контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество  и качество) с принятием необходимых  мер в случае появления отклонений;

9) разрешение конфликтов;

10) взаиморасчеты;

11) наем на работу необходимых  специалистов (подрядчиков), включая  консультантов;

12) планирование поставок;

13) организация бухгалтерского  учета;

14) доставка, приемка и  хранение товара;

15) учет и контроль доставки.

На Западе последние 4 позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные же работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как закупки осуществляет Заказчик, а поставки - Подрядчик.

2. Правовое регулирование закупок и поставок

Главной правовой формой организации и регулирования отношений при осуществлении закупок между их участниками (субъектами) –является договор.

Определение понятия договор дано в Гражданском кодексе Российской Федерации.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Роль договора при закупках заключается в правовом закреплении отношений между субъектами закупок, устанавливает обязательства между ними, исполнение которых защищается законодательством. При этом договор не только закрепляет обязательства и права сторон, но и определяет порядок их исполнения, а также предусматривает способы защиты интересов этих сторон.

Ниже приведены два определения соответствующие двум типам договоров, на основе которых организуются закупки: договору поставки (материально-технические ресурсы) и договору подряда (закупки услуг, трудовых ресурсов).

Договор поставки - это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность (или в полное хозяйственное ведение или в оперативное управление) покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным (семейным, домашним) потреблением, а покупатель обязуется принимать товар и платить за него определенную цену.

Договор поставки заключается по свободному усмотрению сторон, т. е. как правило, отсутствует обязанность поставщика вступать в договор. Заметим: в некоторых случаях законодательство обязывает поставщика заключить договор по требованию покупателя - например, в случае поставок продукции на Крайний Север или для государственных нужд.

Договор подряда - По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

Договор подряда регулирует закупки, необходимым объектом которых является результат определенных действий.

Суть отношений, возникающих при подобных закупках, заключается в том, что одна сторона по заданию другого лица обязуется выполнить для него за плату определенную работу (заказ) результат которой переходит в собственность заказчика.

На основе такого рода обязательств осуществляются: создание нового имущества (строительство предприятий, сооружение дорог); ремонт и улучшение имеющихся вещей (работы по реконструкции и капитальному ремонту зданий, сооружений, оборудования, ремонт и техническое обслуживание машин, оборудования); реализация результатов творческой деятельности (выполнение научных исследований, проектно-конструкторской документации, создание производственных новшеств - образца нового изделия).

Основным источником, регулирующим этот тип договоров, как уже отмечалось, является Гражданский кодекс РФ.

Разновидностями договора подряда являются: договор подряда на капитальное строительство, договор подряда на производство проектных и изыскательских работ, а также договор на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Необходимо отметить, что в соответствии с законодательством, риск случайных неудач по договору подряда несет подрядчик.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом, которая включает в себя процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических.

В принципе, понятие ресурс в методологии управления проектами трактуется широко: все, чем располагает проект, - в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки ограничения), информация, знания и технологии - является взаимосвязанными ресурсами проекта. Основной задачей управления ресурсами  является обеспечение их оптимального использование для достижения конечной цели управления проектом - формирования результата проекта с запланированными показателями.

В процессе работы я закрепила и улучшила свои знания по дисциплине «Управление ииновационными проектами». В данной работе была сделана попытка рассмотреть основные принципы, методы управления ресурсами проекта. Было приведено правовое регулирование закупок и поставок. Даны понятие проекта и управление проекта и сделана попытка рассмотрения Управление ресурсами проекта во взаимосвязи с понятием проек и управление проектами.

В результате написания данной работы можно сделать вывод о  том, что в проектах на стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов проекта является базой для определения во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой частью распределения  закупленных ресурсов по работам проекта.

Для руководителей разного рода деятельности она представляет интерес и как технология, которую полезно внедрить на своих предприятиях, и как средство управления собственными проектами, к которым можно отнести и разработку программного обеспечения, и внедрение тех или иных информационных систем, и новые программы управления персоналом  и производством в целом, а также прочие изменения, носящие уникальный характер и временные по своей природе.

Таким образом, управление проектами дает ощутимые результаты во всех областях  деятельности. Этим и можно объяснить растущую популярность этой технологии.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1. Мазур И.И., Шапиров В.Д., Ольдерогге Н.Г. «Управление проектами» М.; 2007.-664с.

2.  Управление проектом. Основы проектного управления: учебник / кол. авт.; под ред. проф. М.Л. Разу. М.; 2006 . - 768 с.

3. Колосова Е.В., Новиков Д.А., Цветков А.В. Методика освоенного объема в оперативном управлении проектами. М.;2000 - 153 с.

4.  Статья «Управление проектами» - www48narod.ruslidetxt.html

5. Статья «Управление проектами» - hptt//www.elibrary.unecon.ru

6. Лекция «Управление ресурсами проекта» - www. Intuit.ru

7. Лекция по дисциплине «Управление инновационными проектами» -

https://storage.tusur.ru

8. Шапиро В.Д. и др. «Управление проектами: Учебник для вузов». Электронный учебник – www. ipo.grsu.by
9. Статья «Управление проектами» - http://www.iteam.ru
10. Словарь терминов системы менеджмента качества и управления проектами. Глоссарий.-  http://www.traectoria.ru/glossary
11. «Управление проектами» - http://bookzie.com
12. Журнал «Управление проектами» - http://www.sovnet.ru •
13. Статьи, новости на тему «Управление проектами» http://www.pmmagazine.ru
14. Электронная книга А.Заренков «Управление проектами» -

http://www.pmuniversity.ru