Устав предприятия, их особенности

Министерство сельского  хозяйства Российской Федерации

ФГОУ ВПО Иркутская  государственная сельскохозяйственная академия

Специальность 080109.65

«Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Контрольная работа

По дисциплине «Документирование  управленческой деятельности»

Выполнила: студентка 4 курса

заочного обучения

Шифр: 11392

Красикова Е.А.

Проверил: Попова И.В.

Иркутск – 2013

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

1. Унификация и стандартизация управленческих документов…………4
2. Устав предприятия, их особенности……………………………………13
3. Составить докладную записку…………………………………………..19

Заключение………………………………………………………………………20

Список литературы………………………………………………………………22

Введение

Делопроизводство сегодня  определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами» (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появился термин первоначально  в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584г.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу (лат. documentum - доказательство, свидетельство). По определению специалистов-документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи, изготавливаясь на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством  соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

1. Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов заключается  в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

 Стандартизация документов - форма юридического закрепления  проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

. государственные стандарты  (ГОСТ).

. отраслевые стандарты  (ОСТ);

. республиканские стандарты  (РСТ).

 Унификация документов  проводится в целях сокращения  количества применяемых документов, типизации их форм, повышения  качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

 Работа по унификации  включает:

. разработку УСД, которая  осуществляется министерствами  и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

. внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:

. внедрение разработанных ОКТЭИ;

. ведение УСД и ОКТЭИ  с целью поддержания достоверности  информации и их дальнейшее развитие;

. разработку комплексов  отраслевых унифицированных форм  документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

. разработку отраслевых  классификаторов технико-экономической  информации, отражающих специфику отрасли.

 Организационное и  методическое руководство унификацией  и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

 Унификацию и стандартизацию  управленческих документов следует  рассматривать как один из  факторов повышения производительности  управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

 Она применяется не  только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

 Основными принципами  унификации документов являются:

- унификация от общего  к частному. Заключается в построении  формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов  и правил их построения, составления,  оформления. Обеспечивается путем  максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает  включение в документы только  тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа видов  документов. Достигается за счет  совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

- стабильность требований  к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими  системами классификации и кодирования технико- экономической информации;

- экономичность. Достигается  за счет обоснованного включения  документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

 Существует 3 способа  унификации текстов: трафарет, анкета  и таблица.

Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета- способ представления  унифицированного текста, при котором  постоянная информация располагается  в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его  составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

 Таблица - разорванный  текст, расположенный по определенному  принципу: постоянная информация  расположена в заголовках граф  и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

 В табличной форме  в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и  стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

 Стандартизация –  это деятельность по установлению  норм, правил и характеристик  в целях обеспечения:

- безопасности продукции,  работ и услуг; жизни и здоровья

- технической и информационной  совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией

- экономии всех видов  ресурсов.

 Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

 В целях сокращения  количества применяемых в деятельности  учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

 УДС – совокупность  взаимосвязанных унифицированных  форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

 В основе создания  УСД лежит метод унификация  – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

 Государственная система  документированного обеспечения  управления

(ГСДОУ) – это совокупность  принципов и правил устанавливающих  единые требования в документации  управленческой деятельности и  организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

 Основная цель ГСДОУ  упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

 Основные положения  ГСДОУ охватывают вопросы документирования  управленческой деятельностью, организации  работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

 Различают следующие  виды документов:

- По назначению (средства  фиксации фактов (авто протоколы,  отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

- По происхождению (служебные  и личные документы).

- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

- По срокам исполнения  и хранения (постоянные, долговременные, временные).

- По месту составления  (внутренние и внешние).

- По наименованию (проказы,  указы, отчеты).

- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

 При составлении документов  используются следующий состав  реквизитов:

01 – герб РФ

02 – герб субъекта  РФ

03 – эмблема организации  или товарный знак

04 – код организации

05 – код формы документа

06 – наименование организации

07 – справочные данные  об организации

08 – наименование вида  документа

09 – дата документа

10 – регистрационный  номер документа

11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа

12 – место составления  или издания документа

13 – гриф ограничения  доступа к документу

14 – адресат

15 – гриф утверждения  документа

16 – резолюция

17 – заголовок к тексту

18 – отметка о контроле

19 – текст документа

20 – отметка о наличии  приложения

21 – подпись

22 – гриф согласования  документа

23 – визы согласования  документа

24 – печать

25 – отметка о замирении  копии

26 – отметка об исполнителе

27 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело

28 – отметка о поступлении  документа в организацию

29 – отметка для автоматического  поиска документа.

1. – помещают на бланках  документа в соответствии с  положением о государственном  гербе РФ.

2. – помешают на бланках  документа в соответствии с  правовыми актами субъектов РФ.

3. – эмблему организации  или товарный знак помещают  на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

4. – код организации  расставляют по общероссийскому  классификатору предприятий.

5. – код формы документа  расставляют по общероссийскому  классификатору управления документации.

6. – наименование организации  должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке.

7. – справочные данные  об организации включают: почтовый  адрес, номер телефона и другие  сведения по решению организации  (номера факсов, счетов в банке,  адрес электронной почты, web – страница в интернете).

8. – наименование вида  документа составляемого или  изданного в организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.

9. – датой документа  является дата его подписания  или утверждения.

 Оформляется тремя  парами арабских цифр, следующей  последовательности: день, месяц, год.

10. – регистрационный  номер документа состоит из  его порядкового номера, который  можно дополнять.

11. – ссылка на регистрационный  номер включает регистрационный  номер и дату, на который дается  ответ.

12. – указывают в том  случае если затруднено его  определение по реквизитам.

13. – гриф ограничения  доступа для служебного пользования  (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в правом углу.

14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательном падеже.

15. – гриф утверждения  документа расставляется в правом  верхнем углу документа. Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата.

16. – резолюция пишется  руководителем непосредственно  на документе и включает:

- фамилию исполнителя  (кому поручается)

- содержание поручения  (конкретные действия)

- срок исполнения

- подпись руководителя  и дата подписания.

17. – заголовок к тексту  включает краткое содержание  документа. Заголовок согласуется наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем, о ком или кого, чего.

18. – отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением, осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе «контроль».

19. – текст документа  обычно состоит из двух частей. В первой части указывается  причины, основания, цели составления  документа. Во второй выводы, просьбы,  предложения, распоряжения, приказы.  Если содержание документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную часть.

20. – если в приложении  не употреблялось в тексте то указывается его наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений то они нумеруются.

21. – подпись включает  наименование должности лица  подписавшего документ (с указанием  предприятия, если документ оформлен  не на бланке) личную подпись  и ее расшифровку. В расшифровке  подписи инициалы ставятся перед фамилией.

22. – гриф согласования  документа состоит из слова  «СОГЛАСОВАННО», должности лица, с которым согласовывается документ (включает наименование организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования).

24. – печать заверяет  подлинность подписи должестного лица на документах предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

25. – отметка о замирении  копии необходима при заверении  соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата замирения.

26. – отметка об исполнителе  включает фамилию исполнителя  документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу.

27. – отметка об исполнении  документа и направление его  в дело включает следующие  данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа ссылку на его дату и номер документа.

28. – отметка о поступлении  документа в организацию содержит  порядковый номер и дату поступления документа. Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа.

29. – отметка для автоматического  поиска может включать имя  файла и другие данные о  документе.

2. Устав предприятия, их особенности

Устав является основным учредительным  документом, определяющим правовой статус организации, необходимым, согласно закону, для ее государственной регистрации. С момента регистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано только данной организацией.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных  обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления. Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации.

Устав — это сложный и объемный документ. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закрепляет организационно- правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

В соответствии с уставом организации  разрабатывается ее структура, определяется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав организации, указывается фонд зарплаты.

Образцом устава акционерного общества открытого, закрытого) может служить  Устав, подготовленный на основе действущего российского законодательства с учетом оплаты работы акционерных обществ, а именно, Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995г. М208-ФЗ (по состоянию на 10.02.2008 г.).

Устав оформляется на общем бланке организации.

Структура текста и его содержание определяются разработчиками устава.

1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации).
2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).
3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).
4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).
5. Отчетная и ревизионная деятельность.
6. Порядок ликвидации организации.

Особенности составления Устава.

Общие положения об уставе содержатся в части первой Гражданского кодекса РФ. Статья 52 ГК РФ определяет., что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

Устав организации утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В уставе организации должны определяться: наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

 В уставах некоммерческих  организаций и унитарных предприятий,  а в предусмотренных законом  случаях и других коммерческих  организаций должны быть определены  предмет и цели деятельности  юридического лица. Предмет и  цели деятельности коммерческой  организации могут быть предусмотрены уставом и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Закон об акционерных обществах  в ст. 11 устанавливает, что устав  общества является учредительным документом общества. Требования устава общества обязательны для исполнения всеми органами общества и его акционерами.

В уставе акционерного общества должны быть отражены: полное и сокращенное фирменные наименования общества; местонахождение общества;

тип общества (открытое или закрытое); количество, номинальная стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом; права акционеров – владельцев акций каждой категории (типа); размер уставного капитала общества; структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений; порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно; сведения о филиалах и представительствах общества; иные положения, предусмотренные Федеральным законом «Об акционерных обществах».

В соответствии с Законом об обществах  с ограниченной ответственностью устав общества с ограниченной ответственностью должен содержать: полное и сокращенное фирменное наименование общества; сведения о местонахождении общества; сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов; сведения о размере уставного капитала общества; сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества; права и обязанности участников общества; сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества; сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу; сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

 Уставы акционерного общества  и общества с ограниченной  ответственностью могут содержать и иные положения, не противоречащие федеральному законодательству.

Законы Российской Федерации, регулирующие порядок создания организаций других организационных форм, содержат соответствующие положения о требованиях к уставу организации того или иного типа.

 По Закону об акционерных  обществах, по требованию акционера,  аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества.

 Внесение изменений и дополнений в устав акционерного общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров, принятому большинством в три четверти голосов акционеров – владельцев голосующих акций, принимающих участие в общем собрании акционеров, или на основании решения общего собрания акционеров, принятого большинством голосов принимающих участие в общем собрании акционеров, или решения совета директоров (наблюдательного совета) общества, принятого единогласно.

 Внесение в устав общества  изменений, связанных с уменьшением  уставного капитала общества, принимается общим собранием акционеров.

 Внесение в устав акционерного  общества изменений, связанных  с увеличением уставного капитала общества, осуществляется на основании решения общего собрания акционеров или совета директоров (наблюдательного совета) общества и решения совета директоров (наблюдательного совета) общества об утверждении итогов размещения дополнительных акций.

Юридическое лицо считается созданным  с момента его государственной  регистрации.

 Государственная регистрация  физических лиц осуществляется  в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (регистрирующим органом).

 Сведения о создании, реорганизации  и ликвидации юридических лиц,  а также иные сведения о юридических лицах и соответствующие документы регистрирующим органом включаются в государственный реестр.

 Закон определяет также перечень  документов, представляемых юридическим лицом в регистрирующий орган при создании, реорганизации или ликвидации организации. В частности, при создании юридического лица в состав этих документов входят учредительные документы (учредительный договор и/или устав) - подлинник или нотариально заверенная копия.