Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Утвержденные формы

УТВЕРЖДЕННЫЕ ФОРМЫ. ПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ.

Утвержденные формы

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (п.2 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225).

Форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку были утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Данным Постановлением было установлено, что трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г., имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Согласно п. 46 вышеуказанных «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Согласно Приказу Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках» изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением "ГОЗНАК" Министерства финансов Российской Федерации.

Правовая регламентация

вопросов ведения, учета, хранения трудовых книжек.

Положения, регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета трудовых книжек содержатся в следующих документах:

Трудовой кодекс РФ,
«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225
«Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Рассмотрим основные положения Трудового кодекса РФ, регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета трудовых книжек.

Согласно статье 65 ТК:

при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю в числе прочих документов трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем;

в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Согласно статье 66 ТК РФ:

трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;

форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации;

работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной;

в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение;

по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Согласно статье 80 ТК РФ, определяющей порядок увольнения работника по собственному желанию, по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

Согласно статье 84.1 ТК РФ, устанавливающей общий порядок оформления прекращения трудового договора,

в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ; по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой;

запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона;

в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего ТК РФ. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Согласно ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Согласно статье 309 ТК РФ, устанавливающей документы, подтверждающие период работы у работодателей - физических лиц:

работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОФОРМЛЕНИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Даты.

Согласно п.1.1 Инструкции 1.1. записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Цвета.

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Без сокращений.

Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

Состав сведений.

Согласно п. 4 Правил в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Согласно п. 5 Правил сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Язык.

Согласно п. 6 Правил трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Соответствие приказу.

Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сроки внесения записей.

Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

Порядковый номер.

Согласно п. 11 Правил все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Это общее правило.

Для некоторых случаев Инструкция не предусматривает проставление порядкового номера записи. Это специальные правила для случаев-исключений. Например, согласно п. 3.2. Инструкции при переименовании организации заполняются только графы 3 и 4 трудовой книжки: «Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер».

Ознакомление работника с записями.

Согласно п. 12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

Кто именно должен заполнять трудовые книжки?

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Лицо, указанное в таком приказе, и будет иметь право заполнять и заверять своей подписью записи, внесенные в трудовую книжку. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Наличие приказа, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, всегда проверяют инспектора по труду при проведении проверок.

Согласно «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденному Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки инспектор по кадрам, а организует хранение и заполнение трудовых книжек начальник отдела кадров.

Если в организации нет отдела кадров, данная работа может быть поручена в установленном порядке другому работнику.

Обратите внимание, назначать ответственным за работу с трудовыми книжками можно того работника, который должен выполнять такую работу согласно его должностной инструкции или трудовому договору. Например, работодатель не вправе принудительно в одностороннем порядке путем издания такого приказа заставить секретаря или офис-менеджера вести трудовые книжки, если они не согласны, а их должностными инструкциями и трудовыми договорами подобные обязанности не предусмотрены.

А если у нас маленькая организация, может директор вести трудовые книжки?

Это может делать сам руководитель организации. Пусть Ваш директор издаст приказ о принятии на себя полномочий по ведению, хранению и учету трудовых книжек.

Каков срок действия приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками?

Приказ, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, действует до тех пор, пока назначенное лицо работает у данного работодателя. Приказ издают заново при передаче обязанностей по работе с трудовыми книжками другому лицу.

Не следует забывать, что после назначения лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, необходимо этому лицу передать трудовые книжки по соответствующему акту.

ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТНИКЕ

Согласно п.2.1 Инструкции сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами,
дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Согласно п. 2.2 Инструкции после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

И не забывайте, что согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.

Пример «традиционного» заполнения титульного листа трудовой книжки.

Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой.

В этой связи согласно сложившейся практике в данной строке пишут разборчиво фамилию без инициалов в качестве подписи.

Однако некоторые специалисты утверждают, что такой подход не совсем верен. По их мнению воспроизведение фамилии "разборчиво" не является подписью в действительном ее понимании, и в обоснование своей позиции они ссылаются на п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", согласно которому в состав реквизита "подпись" входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Следует отметить, что Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации.

Возможно, вопрос был бы снят, если бы в бланке трудовой книжке в рассматриваемом реквизите было написано не «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» а «Фамилия лица, ответственного за ведение трудовых книжек»

ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТЕ

4.1. Записи о приёме на работу

4.2. Записи о переводах на другую работу

4.3. Записи о присвоении нового разряда

4.4. Записи о работе по совместительству

4.5. Записи об изменении наименования работодателя

4.6. Записи о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж

4.7. Записи о восстановлении непрерывного трудового стажа

4.8. Записи о времени военной службы и времени обучения

4.9. Записи об увольнении работников

4.10. Выдача трудовой книжки при увольнении

4.1. Записи о приёме на работу

Как в трудовой книжке правильно оформить запись о приеме работника на работу?

На странице 2 трудовой книжки начинается раздел «Сведения о работе».

Согласно п. 3.1 Инструкции в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком:

- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,

- в графе 2 указывается дата приема на работу.

- в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации,

- в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Обратите внимание на графу 2. В ней ставится именно дата приема на работу, а не дата заполнения трудовой книжки. Эти даты на практике часто путают.

Если работнику заводят трудовую книжку впервые, то дата приема на работу в разделе «Сведения о работе» может быть более ранней, чем дата на титульном листе трудовой книжки. В этом нет ничего страшного. Ведь трудовая книжка может заводиться не в первый день работы нового сотрудника. Согласно ч.3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Таким образом, трудовая книжка может заводиться не в первый день работы нового работника. Однако в графе 2 раздела «Сведения о работе» должна указываться дата приема на работу. Поэтому возможно несовпадение дат на титульном листе и в разделе «Сведения о работе» в первой записи о приеме на работу.

Особое внимание обратите на наименование должности, на которую принимают работника.

Согласно п. 3.1 Инструкции записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Как в трудовой книжке правильно оформить запись о приеме работника на работу в порядке перевода?

Согласно п. 6.1 Инструкции при приеме на новое место работы в порядке перевода от другого работодателя в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п. 3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

Как в трудовой книжке правильно оформить запись о приеме работника на выборную работу (должность) при переходе работника от другого работодателя?

Согласно п. 6.2 Инструкции в случае перехода работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) на новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

4.1.1. Пример записи о приеме на работу

Обращаем внимание пользователей электронной энциклопедии «Пакет Кадровика», что на диске «Пакета Кадровика» имеется текст семинара и образцы документов по теме «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Рекомендуем ознакомиться с этими материалами.

Если условие о работе в конкретном структурном подразделении не включено в трудовой договор, а сторонами согласована лишь должность (что допустимо согласно статье 57 ТК РФ), то в записи в трудовой книжке структурное подразделение не указывается. Если должность работника не отнесена ни к одному структурному подразделению согласно штатному расписанию работодателя, то структурное подразделение в трудовой книжке соответственно не указывается.

Пример записи о приеме на работу без указания структурного подразделения.

Обращаем внимание пользователей электронной энциклопедии «Пакет кадровика», что на диске «Пакета Кадровика» имеется текст семинара и образцы документов по теме «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Рекомендуем ознакомиться с этими материалами.

4.1.3. Пример записи о назначении генеральным директором

На практике существует спор о том, какой документ указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» в случаях, когда вносится запись о назначении на должность директора (генерального директора) общества. Одни специалисты предлагают указывать приказ о приеме на работу (приказ о вступлении в должность директора), другие считают правильным указывать протокол общего собрания участников общества. Третьи предлагают указывать оба эти документа.

Наиболее распространены последние два варианта.

Также высказывается мнение о том, что вместо слова «назначен» в формулировке о приеме на работу директора общества должно использоваться слово «избран», потому что общее собрание участников общества (если участников более одного) директора избирает путем голосования.

Наиболее распространены последние два варианта.

4.1.4. Пример записи о приеме на работу в порядке перевода

4.2. Записи о переводах на другую работу

Согласно ч. 4 ст. 66 ТК в трудовую книжку вносятся сведения о переводах на другую постоянную работу. Обратите внимание, что исходя из формулировки ч. 4 ст. 66 ТК РФ сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся, только сведения о переводах на другую постоянную работу.