Внешняя и внутренняя среда организации. 7

 

Министерство сельского  хозяйства РФ

Кемеровский государственный  сельскохозяйственный институт

Кафедра экономики и управления на предприятии

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО МЕНЕДЖМЕНТУ

ВАРИАНТ № 34

 

 

 

                                                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КЕМЕРОВО 2012

 

Содержание

 

1. Внешняя и внутренняя среда организации…………………………………3

1.1 Внешняя среда организации..………………………………………………3

1.2 Внутренняя среда организации………………………………………….....6

2. Коллектив и его основные  характеристики……………………………….14

З. Тест…………………………………………………………………………..18

Список литературы…………………………………………………………….20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Внешняя и внутренняя среда организации

     Любая организация располагает внутренней и внешней средой.

1.1 Внутренняя среда организации

  

    Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации.

Основные переменные в  самой организации, которые требуют  внимания руководства, - это цели, структура, задачи, технология и люди.

     Цели - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В разных организациях ставятся разные цели. Например, для того чтобы получить прибыль, "бизнес" должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и социальная ответственность. Некоммерческие организации, имея разнообразные цели, больше внимания уделяют социальной ответственности.

     Цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других её подразделений.

     Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Существуют две основные концепции структуры:

1. Специализированное разделение труда
2. Сфера контроля

Специализированное  разделение труда

     В большинстве современных организаций разделение труда не означает случайного распределения между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда — закрепление данной работы за специалистами, т.е. за теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

     Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труди по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области.

     Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации и в значительной степени - возможности ее успешной деятельности. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми - сверху вниз, до самого первого уровня организации - во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда.

     Вертикальное разделение труда, т.е. определение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной трудовой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь на уровень неуправленческого персонала.

     Сфера контроля - это важный аспект организационной структуры.

    Широкая сфера контроля - это если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, в результате чего эта сфера имеет плоскую структуру управления.

     Узкая сфера контроля - каждому руководителю подчиняется мало людей, т.е. многоуровневая структура.

     Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности. Но рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

     Задачи делят на три категории:

1. работа с людьми (задача мастера);
2. работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами);
3. работа с информацией (задачи казначея корпорации).

     Технология. Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги. Люис Дейвис предлагает широкое сходное описание: "Технология - это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях". Таким образом, технология - это средство преобразования материалов, сырья, энергии и информации в нужный конечный продукт.

    Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала.

     Люди являются центральным фактором в любой модели управления, включая и ситуационный подход.

    Три аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению:

а) поведение отдельных  людей;

б) поведение людей в  группах;

в) характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение  отдельных людей и групп.

 

 

 

 

 

 

1.2 Внешняя среда организации

 

     Организация и связанный с ней менеджмент существуют в сложном мире, оказывающем на них многостороннее и разнообразное воздействие. Это воздействие обладает следующими характерными чертами:

–  сложностью, характеризующейся количеством и многообразием воздействующих факторов. Так, в более сложных условиях работает организация, имеющая большее количество партнеров, поставщиков, конкурентов; организация, осуществляющая многосторонние операции, работающая в малоисследованной области, использующая новейшие технологии и т. д.

– взаимозависимостью, характеризующейся степенью взаимосвязанности взаимодействующих факторов. Взаимозависимость тем выше, чем в большей мере изменение одного фактора влияет на другие. Так, у предприятий, работающих с использованием комплектующих деталей, получаемых от внешних партнеров, степень зависимости от внешних факторов будет выше. Чем при производстве этих деталей на собственном предприятии.

– неопределенностью, характеризующейся непредсказуемым, случайным характером многих процессов, сопровождающих бизнес и менеджмент (рыночная конъюнктура, политическая ситуация, крупные неожиданные открытия и т. п.). Степень неопределенности может быть уменьшена за счет хорошо поставленной информации, изучения и умелого использования закономерностей случайных процессов, привлечения для этих целей достижений современной науки и техники.

– динамичностью, характеризующейся скоростью изменения факторов внешней среды организации. Динамичность внешней среды выше у тех организаций, которые имеют дело с новыми товарами, техникой и технологией, работают в зоне более высокого риска, смело проводят в жизнь экономические и организационные новации.

Все факторы внешней среды организации и менеджмента можно разделить на две большие группы: факторы прямого воздействия и факторы косвенного воздействий.

Факторами прямого воздействия являются: ресурсы, потребители, конкуренты, законодательство и органы государственного и муниципального управления.

1. Ресурсы

В качестве ресурсов выступают  капитал, трудовые ресурсы, сырье и  материалы.

Капитал, необходимый для функционирования организации, поступает из различных источников и на определенных условиях через банки. Поэтому важнейшей задачей менеджмента является изучение и обоснованный выбор источников капитала, проведение расчетов финансирования и кредитования организации, налаживание взаимоотношений и квалифицированная работа с банками. Этим вопросам посвящены соответствующие разделы учебника.

Трудовые ресурсы, их источники – важнейший фактор внешней среды организации, от которого во многом зависит успех менеджмента. Особого внимания здесь заслуживают два момента. Первый касается подбора и обучения специалистов в новых областях деятельности, связанных с внедрением последних достижений науки, техники и технологий. В том числе специалистов по рекламе, связям с общественностью, агентов по продажам и другим, сравнительно новым для нас, направлениям деятельности. Второй момент – подбор и обучение менеджеров различных уровней. Можно без преувеличения сказать, что хороший менеджер – это сегодня самая дефицитная специальность (и это несмотря на то, что эта специальность наиболее высоко оплачивается). Известно, что в развитых капиталистических странах идет буквально охота за качественными менеджерами. Представители крупных фирм постоянно находятся при лучших учебных заведениях, готовящих менеджеров, подбирают себе кадры, присматриваясь к обучающимся, начиная с первого курса. Перспективным студентам оплачивается обучение, устанавливаются стипендии и гарантируется работа менеджеров фирм.

Сырье и материалы  – важнейший компонент предпринимательской деятельности, а значит, и менеджмента. Во-первых, должно быть обеспечено высокое качество сырьевых ресурсов и материалов в требуемых объемах. Во-вторых, необходимы гарантии поставок сырья и материалов в требуемые сроки. То и другое достигается созданием системы входного контроля качества поставок (иногда, начиная с места добычи сырья и изготовления материала), тщательной подготовкой и отработкой системы снабжения предприятия, транспортировки соответствующих грузов, складирования, а также путем дублирования поставок из нескольких независимых источников.

Важнейшим направлением работы менеджера с ресурсами является проведение расчетов по их оптимальному распределению с целью получения  максимальной прибыли.

2. Потребители

В качестве потребителей продукции  организации выступают как граждане, нуждающиеся в удовлетворении своих  потребностей, так и предприятия, чьи потребности связаны с  осуществляемым ими бизнесом. Менеджер должен всегда помнить, что потребитель  является центральной фигурой рынка, отправной точкой рыночных отношений. От изучения своего потребителя, а в  ряде случаев от его создания в  очень многом зависит благополучие организации, ее высокие прибыли.

3. Конкуренты

Главным объектом конкуренции  являются потребители продукции  организации. Конкурентную борьбу приходится также вести за капитал, трудовые ресурсы, сырье и материалы. Уровень  конкуренции зависит от способности  организации эффективно соперничать  с производителями аналогичной  продукции путем более полного  по сравнению с соперниками удовлетворения потребностей покупателей, создания более благоприятных, чем у конкурентов, условий инвестирования, лучших условий труда и более высокой его оплаты, привлекательной конъюнктуры для поставщиков сырья и материалов.

4.  Правовая среда и органы государственного и муниципального управления                           

Правовая среда характеризуется:

– степенью благоприятствования  законодательства для деятельности организации, поощрения бизнеса  и создания соответствующего нормативного обеспечения;                                                                

– равенством условий деятельности для всех организаций данной отрасли  независимо от форм собственности;

– возможностью быстрого и  справедливого разрешения возникающих  противоречий и конфликтов с поставщиками, потребителями, конкурентами и партнерами по бизнесу в административном и  судебном порядке;

– долговременностью, стабильностью  и определенностью правовых норм.

Органы государственного и муниципального управления должны:

– неукоснительно соблюдать  государственное и региональное законодательство и соответствие последнего федеральным нормам;

– обеспечивать правопорядок и защиту организаций и их собственности  от преступных посягательств (рэкетиров, мошенников, воров, взяточников);

– своевременно и полно  информировать организации о  всех принимаемых властью решениях и новых нормативных актах;                                                                                  

– обеспечить быстрое рассмотрение и прохождение в органах власти дел организаций и объективный  подход к ним.

Факторами косвенного воздействия являются: политика, экономика, культура и социальные факторы, отношения с местными жителями, технический и технологический прогресс (новации).

1. Политика

Влияние политической среды  организации проявляется в следующих  направлениях:

– наличие стабильной политики, органов власти и законодательства создает благоприятный фон для  деятельности организации, гражданских  институтов демократического общества, способствует привлечению инвестиций;

– с политической обстановкой  связано наличие и характер дипломатических  отношений с иностранными государствами, в которых заинтересована организация, а также таможенная политика;

– политика определяет отношение  властей, в том числе и местной  администрации, к частной собственности  и предпринимательской деятельности;

– с политикой неразрывно связано формирование и функционирование в органах законодательной власти групп влияния (лоббистов), которые  могут представлять и отстаивать интересы организации.

2. Экономика

Экономическая среда проявляется  в деятельности организации самым  непосредственным образом:

– экономический подъем, спад, кризис оказывают глубокое влияние  на организацию, но это влияние не однозначно: общий экономический  спад может привести к подъему  экономики организации и наоборот;

– от состояния экономики  зависит покупательная способность  населения;

– состояние экономики  во многом определяет стоимость используемых организацией ресурсов (сырья, материалов, трудовых ресурсов);

– от состояния экономики  зависят возможность и условия  получения капитала (инвестиционный климат, государственный бюджет, процентная ставка кредита);

– состояние экономики  во многом определяет валютные курсы, курсы акций и ценных бумаг;

– экономические обстоятельства формируют спрос, предложение и  цену товаров;

– экономика в значительной степени определяет возможность  получения организацией внутренних и внешних займов;

–  с экономикой тесно  связаны условия и ставки налогов, пошлин, арендной платы.

Влияние экономики на организацию  не всегда прямолинейно. Так, в СССР при общей экономической деградации отдельные организации (например, в  оборонной области) развивались  весьма успешно.

3. Культура и социальные факторы Влияние культуры и факторов социальной жизни на организацию связано с определенной системой ценностей общества, традициями, жизненными установками населения, стереотипами поведения:

– система ценностей определяет практику деятельности организации, ее руководителей и персонала, указывает, что наиболее важно для фирмы (например, «главное для нас –  довольный потребитель»);

– соблюдение населением традиций дает организации возможность использовать в своих интересах положительный  опыт фирмы, связать его с ее сегодняшними задачами;

– важное значение имеет  учет организацией жизненных установок  населения. Так, в ряде случаев в  нашей стране складываются установки  на то, что взятки, обман, хамство  являются нормальными и неизбежными  спутниками в деятельности организации. Но ведь возможны и противоположные  установки;

– на деятельность организации  не могут не влиять и сложившиеся  в стране, регионе стереотипы поведения. Например, бытует отрицательное отношение  к руководителям определенных возрастных групп (молодым, пожилым), к руководителям-женщинам и т. д.

Влияние культурных и социальных факторов на деятельность организации  в большей мере, чем других, зависит  от работы менеджера, от его управленческих и воспитательных усилий. В одной и той же культурной и социальной среде могут существовать совершенно разные по качеству и эффективности результатов деятельности организации.

4. Отношения с местными жителями Сегодня, как никогда, для организации важно установить партнерские дружественные отношения с местным населением. Отсутствие таких отношений приводит к серьезным конфликтам, противостоянию, лишает организацию условий для нормальной деятельности.

В основу налаживания хороших  отношений с населением должны быть положены уже наработанные методы связей с общественностью (пиар), создание групп так называемых друзей фирмы, стимулирование создания благоприятного для организации общественного  климата, материальная помощь населению (особенно слабо защищенной его части) в решении жизненных задач, денежная компенсация населению за ущерб  и неудобства, связанные с деятельностью  организации.

Работа организации с  населением должна вестись на постоянной основе и должным образом финансироваться.

5. Технический  и технологический прогресс (новации)

Технический и технологический  прогресс влияет на деятельность организации, увеличивая возможности производства существующих товаров и услуг  и создавая условия для появления  новых, повышая тем самым эффективность  бизнеса. Вместе с тем технический  и технологический прогресс резко  сокращает сроки устаревания  товаров на рынке, предъявляет повышенные требования к их новизне и качеству. Данный фактор влияния требует от организаций хорошо поставленной службы информации, постоянного проведения разработок новых товаров и сервиса, быстрой реакции на самые последние  достижения науки, техники и технологии.

Весьма существенной частью внешней среды менеджмента является международное окружение организации. Международному менеджменту посвящена  глава 15.

К внешнему окружению организации  и менеджмента можно отнести  также соответствующую инфраструктуру и договорную среду, рассмотрению которых  посвящены следующие параграфы  настоящей главы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Коллектив и его основные характеристики

 

     Коллектив - высший уровень социально-психологического развития группы.

     Психология группы, как и психология личности, возникает, изменяется, развивается, может деформироваться. Это относится к отдельным социально-психологическим явлениям в ней и ко всей психологии групп.

     В психологической динамике группы, начиная с момента ее возникновения, обычно:

- обнаруживаются признаки взаимоотношений,  мнений, настроений и других социально-психологических  явлений;

- происходит столкновение появляющихся  мнений, желаний, намерений, действий  у части членов, которое завершается  выработкой общих, компромиссных  взглядов и подходов либо возникновением  конфликтов и противоборств, даже  расколом и выходом из группы  части ее членов;

- выдвигаются лидеры - наиболее  активные члены, с харизматическими  признаками личности, инициативно  собирающие единомышленников, становящиеся  центрами психологического притяжения  других. Они проявляют себя как  стихийно выдвигающиеся руководители. Если в группе есть официально  назначенный руководитель, то между  ним и лидером (лидерами) возникает  либо взаимопонимание и сотрудничество, либо конкурентная борьба за  влияние в группе. Если в стихийно  сложившейся группе возникает  несколько лидеров, то между  ними происходит обычно психологическая  борьба за руководство группой,  приводящая к возникновению микрогрупп, каждая из которых идет за  своим лидером;

- со временем положение в  группе относительно стабилизируется.  Страсти на время утихают, психологические  столкновения и конфликты приводят  к выработке согласия. Установлению  норм отношений и поведения,  появлению групповых обычаев  и традиций, устоявшейся психологической  атмосфере, ее жизни и функционированию;

- возникшая относительно стабильность  не бесконечна. Она может быть  нарушена внешними и внутренними  причинами. Могут измениться окружающая  группу среда, условия в обществе, требующие и определенных перемен  в группе, которые из-за самоуспокоенности  руководителей, лидеров зачастую  не происходят или задерживаются,  что вызывает недовольство членов  группы. Нередко бывает, что в  группе есть некая «психологическая  червоточинка» - загнанность на  периферию сознания частичное  несогласие, сделанная частью членов  группы, уступки во имя единства  группы в начале ее существования.  Она живет в глубине сознания, медленно, но верно подтачивая  настроение сделавших уступку  людей, подпитывается вольно или  невольно подмеченными ими фактами  жизни, которые подтверждают (как  им кажется подтверждают) верность  их прежнего мнения. Оценок и  предложений. Организация вертикали  управления группой. Особенно  если она недемократична да  еще реализуется субъектом управления  с авторитарным стилем, содержит  еще одну «червоточинку» - скрытое  до поры до времени недовольство  членов группы неравенством положения  в группе, распределением прав, обязанностей, свобод, льгот и тд. В длительно  существующей группе появляются  и новые члены, порой не чувствующие  ответственности за ранее достигнутые  соглашения в группе, недовольные  сложившимся положением дел радикально  настроенные на перемены. Короче  говоря, за внешним благополучием  в сложившейся и тем более  длительно существующей группе  любого вида и масштаба существуют  причины, требующие постоянного  слежения за ее психологией  и подвижками в ней. А также  адекватного руководства, главным  образом ориентированного на  предупреждение и устранение  внутренних противоречий в психологии  группы и недовольства ее членов, поддержание и укрепление ее  сплоченности и здоровой атмосферы.

     Оценка качественного состояния психологии групп, социально-психологических явлений и процессов в ней базируется на соотнесении обнаруживаемого с идеальными (желательными) характеристиками, выражающими степень цивилизованности, социальной благоприятности. Соответствия здоровым интересам людей и потребностям их индивидуального развития и развития общества. Степень соответствия различается по уровню социально-психологического развития психологии группы и социально-психологических изменений в ней. Есть три уровня:

- низкий - практически полное несоответствие  желаемому и потребному

- средний

- высокий - совпадающее или максимально  близкое к идеалу, состояние психологии  группы.

     Каждому из них свойственны особое содержание. Качество психологии коллектива и ее компонентов. Для высокого уровня социально-психологического развития групп характерны деловая активность и острая психологическая нацеленность на качественное решение главной задачи, ради которой создана существует она сама. Группа сплочена, в ней здоровые (в социальном плане и психологическом плане) взаимоотношения, традиции, нормы поведения, обычаи, отношения коллективизма (в поведении реализуется понимание членами группы совпадения личных целей и интересов с целями и интересами всей группы и большинства других ее членов, за рубежом это часто называют корпоративностью), долга и ответственности перед ними. Солидарности, взаимной благожелательной требовательности, сотрудничества, уважения, товарищества, поддержки, помощи. Чувство чести группы, соблюдение чести, доброго имени, авторитета в психологии такой группы - не фикции, действенные регуляторы поведения ее членов.

     В группе низкого уровня социально-психологического развития наблюдаются разобщенность, конфликты , раздоры, склоки, факты нарушения дисциплины, моральных и даже правовых нормы. Работа не спорится. Слабо развиты чувства групповой и личной ответственности, чувство чести группы в ее психологии отсутствует.

    Среднему уровню социально-психологического развития группы свойственны промежуточные между высшим и низшим уровнями характеристики, смешанные явления, присущие первому и второму.

Группу людей, занимающуюся общественно  и лично значимой деятельностью, отличающуюся высоким уровнем социально-психологического развития, благоприятной для решаемых задач и ее членов социально-психологической  атмосферой, принято называть трудовым коллективом. В психологии коллектива реализуются все потенциальные  возможности, заложенные в психологии любой группы, для успешной жизни. Деятельности и личного роста  человека. Нахождение человека в коллективе - это нахождение в максимально  благоприятной для него социально-психологической  микросреде. Поэтому вся работа с  группой должна быть ориентирована  на психологическое превращение  ее в коллектив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Тест

 

1. Умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект и мотивы поведения людей. Это определение:

а) менеджмента;

б) маркетинга;

в) бухгалтерского учета.

 

2. Основоположником школы «человеческих отношений» является:

а) Ф. Тейлор;

б) Э. Мэйо;

в) А. Файоль.

 

3. Поставщики, конкуренты, потребители, местные органы управления  – это:

а) факторы внутренней среды;

б) факторы  внешней среды прямого воздействия;

в) факторы внешней среды косвенного воздействия.

 

4. Делегирование полномочий – это:

а) отказ от полномочий;

б) передача полномочий;

в) превышение полномочий.

 

5. Дивизиональная структура является разновидностью:

а) адаптивных структур;

б) бюрократических;

в) штабных.

 

6. Процесс побуждение себя и других людей к действиям, с целью достижения поставленных целей, это определение:

а) планирования;

б) контроля;

в) мотивации.

 

7. А. Маслоу принадлежит:

а) теория потребностей;

б) теория возможностей;

в) теория ресурсов.

 

8. Какого типа стратегии не существует:

а) стратегия роста;

б) стратегия  приумножения;

в) стратегия ограниченного  роста.

9. На стадии  подготовки управленческого решения:

а) производится экономический анализ ситуации, сбор и обработка информации, формулируются  проблемы;

б) осуществляется разработка возможных решений;

в) принимаются меры для  конкретизации решения.

 

10. Согласно теории  «У»:

а) если люди осознали цели, то они будут использовать самоуправление и самоконтроль;

б) чтобы заставить людей  трудиться, необходимы принуждение, контроль и угроза наказания;

в) люди бояться ответственности.

 

11. Наиболее эффективным  считается управление, соответствующее  точке:

а) 5.5;

б) 1.1;

в) 9.9.

 

12.Существуют следующие способы управления конфликтам:

а) межличностные и организационные;