Язык служебных документов

              Содержание 
 

              Введение 3 

              1. Правила изложения  материала и логического построения  текста документа                                                                                                                                       4 

              2. Правила сокращений в текстах документов  9 

              3. Написание чисел  и оформление таблиц в документах 12 

              4. Названия учреждений, организаций, предприятий в документах 14 

              5. Написание должностей, званий и фамилий 16 

              6. Отклонения от  литературных норм в текстах  документов 17 

              7. Архаизмы и канцеляризм 17 

              Литература 19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

              Введение 

              Составление служебных  документов -- трудный и сложный  процесс, который занимает много  времени служащих. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда  

              В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что  язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом -- повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т. д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо -- понятия определенные. Деловой язык -- это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.  

              Традиции и обычаи в документировании оказались очень  живучими. И сейчас еще встречаются  устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.  

              Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т. п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.  

              «Под стилем... языка, -- говорит известный филолог А. Н. Ефимов, -- принято понимать исторически  сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении  состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное».  

              В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический  стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический -- стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д. 

              1. Правила изложения  материала и логического построения  текста документа 
 

              Текст -- основополагающий реквизит любого документа. Поэтому  подготовка текстовой части документации является важнейшим условием хорошо поставленного документирования управленческой деятельности.  

              В зависимости от количества рассматриваемых в тексте вопросов документы подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены  одному вопросу, вторые -- нескольким. Но текст любого документа, согласно требованиям ЕГСД, должен состоять не менее чем из двух основных частей. В первой из них дают обоснование или основание составления документа, во второй -- излагают предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Даже в том случае, когда текст документа состоит из одной фразы, если он грамотно составлен, в нем можно различить эти два логических элемента.  

              В редких случаях  текст документа содержит одну лишь заключительную часть: в приказах, например, -- распорядительную без преамбулы, в письмах и заявлениях -- просьбу без мотивировки.  

              Однако в большинстве  случаев текст документа состоит  из следующих логических элементов: введения, доказательства, заключения. Нередко заключению предшествуют выводы.  

              Во введении излагаются причины и непосредственный повод  для составления служебного документа. В этой части текста нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания данною документа.  

              В доказательстве выражается существо вопроса, при водятся доводы, факты, ссылки на доказательства, цифровые данные, обосновывающие правильность поднимаемого вопроса. Сложное доказательство обычно заканчивается выводом. Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.  

              Выводы не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают к доказательству и неотделимы от него.  

              Заключение -- главная  логическая составная часть, в которой  формулируется основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие, отказ. Заключение в служебном документе обязательно.  

              По характеру содержания заключения неодинаковы Они делятся  на активные и пассивные (или описательные). Активные заключения, в свою очередь, подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресат побуждается к определенным действиям. Например:  

              "Предлагаю Вам  в кратчайший срок наладить  трудовую дисциплину в группе. Для этого разработайте подробный  план мероприятий. Примите к  студентам, нарушающим дисциплину, строгие меры.  

              В косвенном активном заключении действие возможно или ожидается.  

              Здесь, хотя и не предписываются какие-либо действия, предполагается, что будут приняты меры к предотвращению порчи водопровода.  

              Прямое активное заключение употребляется в приказах, протоколах собраний, письмах, телеграммах, косвенное -- в договорах, инструкциях, положениях и т. д. По возможности надо предпочитать активное заключение косвенному.  

              В зависимости от содержания документа в тексте применяется  прямой или обратный порядок расположения логических элементов. В первом случае за введением следуют доказательство и заключение. При обратном порядке вначале излагается заключение, за ним -- доказательство. Введения в таких документах нет. В обратном порядке излагают несложные документы. Им следует пользоваться как можно реже. Дело в том, что в заключении, если оно ставится на первое место, надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его приходится в обратном направлении(снизу вверх). Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно трудно. Вот почему прямой порядок расположения логических элементов более приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов. Этого метода изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и равные по положению организации и учреждения. Тон документа в любом случае должен быть корректным, выдержанным, не дающим повода вступать в полемику и заводить излишнюю переписку.  

              Деление текста налоги четкие элементы является, конечно, условным приемом, который помогает, однако, выработать план документа и последовательно  изложить содержание. Отнюдь нет, надобности искусственно вводить, в текстовую  часть все три элемента, гак как это приводит к созданию необоснованно объемных документов.  

              Текст сложных документов, содержащих информацию по различным  вопросам деятельности учреждения, организации  или предприятия (положения, инструкции, доклады, отчеты, обзоры и т. п.), стандартом допускается делить на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты (арабскими цифрами).  

              Разделы и под  разделы текста должны иметь заголовки, кратко выражающие суть их содержания. Деление текста на составные элементы, разумеется, тесно связанные между собой, и снабжение их заголовками улучшает документ, делает его более доходчивым и выразительным.  

              В повествовании, например, хотя оно предполагает изложение  материала в хронологической  последовательности, нужно стремиться выделять узловые события, наиболее характерные факты, детали, черты. При этом нельзя забывать, что протяженность явления во времени и степень важности явления далеко не всегда находятся в прямо пропорциональной зависимости. Скажем, для автобиографии взрослого человека не имеют существенного значения события его детства, хотя оно и длилось более полутора десятков лет. а вот сведения о первых годах трудовой деятельности любого работника представляют в этом служебном документе значительный интерес. Их и нужно отразить с надлежащей полнотой. Здесь разрыв в хронологии повествования будет вполне оправданным.  

              При работе над описательным текстом следует стремиться к  раскрытию наиболее важных признаков  явления. По степени важности их необходимо и располагать, что будет служить требованиям последовательности в изложении материала.  

              Характерной особенностью такого вида текста, как рассуждение, является, как мы уже отмечали, наличие  доказательства -- одной из основных форм мышления.  

              Доказательства бывают двух видов: дедуктивные и индуктивные. В первых мысль развивается в направлении от общего к частному, т. е. от общих суждений к частным выводам. В индуктивных доказательствах, наоборот, мысль идет от отдельных разрозненных фактов к обобщению. Подобным образом нередко излагается материал в рассуждении. Именно индуктивный метод доказательства лежит в приведенном на с. 38 примере о причинах невыполнения производственного плана строительным управлением. Дедуктивный метод доказательства положен в основу такого, скажем, рассуждения: "Городской автобусный транспорт пока работает плохо. Автобусы выходят на маршруты с опозданием, нарушается график прибытия их на остановку". (Из докладной записки. )  

              По способу изложения  тексты обычно делят на следующие  виды: повествование, описание и рассуждение.  

              В повествовании  рассказывается о событиях, явлениях, фактах в той хронологической  последовательности, в которой они  происходили в действительности. Этот тип изложения чаще всего  применяется в таких документах, как информационные сообщения, отдельные виды протоколов, автобиографии, докладные записки и т. п., например:  

              "Я, Николаев  Иван Олегович, родился 10. 10. 96 в  деревне Петровка Алексеевского  района Омской области в семье  колхозников. В 1955 году окончил  местную среднюю школу" и  т. д.  

              В описании дается характеристика явления, события, действия лица или  факта в форме перечисления его  признаков, особенностей, черт, проявлений. В этом типе изложения можно выделить отдельные элементы, отрывки, раскрывающие те или иные стороны объекта. Такие элементы конкретизируют и обосновывают общую характеристику, например:  

              "Штабом студенческого  отряда проводилась значит ель1  пая работа по улучшению организации  труда студентов на полях совхоза  "Авангард ". Было создано несколько  секторов по вопросам труда и досуга, улучшены питание бойцов отряда, доставка их к месту работы совхозным автотранспортом " и т. д.  

              В этом примере (из отчета) общее положение работа по улучшению  организации труда студентов... " обосновывается конкретными фактами, показывающими, какие именно меры предпринял штаб для совершенствования организации труда бойцов отряда.  

              Описательное изложение  широко практикуется в текстовых  частях самых различных документов.  

              Весьма распространенным способом изложения является рассуждение. Оно выражается в логически последовательном ряде определений, суждений и заключений, раскрывающих внутреннюю взаимосвязь явлений или событий и доказывающих какое-то положение (тезис), например.  

              "В связи с  плохими погодными условиями,  болезнью значительной части рабочих, недопоставкой строительных деталей и материалов строительное управление N5 не справилось с производственной программой IV квартала 1995 г "  

              Легко заметить, что  это рассуждение основано на причинно-следственных связях между явлениями и фактами. Но в текстах многих документов используются и другие Виды рассуждений. Они строятся, в частности, на установлении условно-уступительных связей, сравнений и сопоставлений фактов, явлений, событий, предметов.  

              Следует, однако, отметить, что в чистом виде названные нами типы изложения текстов встречаются редко. Чаще всего они переплетаются между собой, дополняют друг друга. Такое взаимодействие особенно характерно для сложных документов.  

              Это отнюдь не значит, что составителю документации не следует учитывать особенность каждого из видов изложения. Наоборот, необходимо творчески их использовать в работе по документированию.  

              Тексты сложных  документов (отчеты, обзоры, справки  и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые  нумеруются арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ 1. 5-85. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких, например: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 ит. д. 

              2. Правила сокращений  в текстах документов 

              В документах системы  ОРД применяются различные типы сокращений. Однако все сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в1956 г "Сводных правил русской орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1. 5-85.  

              Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время  на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.  

              Принято различать  сокращения нескольких типов:  

              1. Буквенные (инициальные)  сокращения (аббревиатуры), которые  образованы из первоначальных  букв каждого слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т. д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз).  

              2. Сложносокращенные  слова смешанного образования  состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИ уголь, районе и др.  

              3. Сложносокращенные  слова сложного типа, например, колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть  и т. д.  

              4. Отдельные, частично  сокращенные слова, состоящие  из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например, завкадрами, замдиректора, глав почта и т. д.  

              5. Заимствованные  из других языков, например: Би-Би-Си, А ПН, напалм, лавсан и т. п.  

              6. Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т. п.  

              Особенность графических  сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т. п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.  

              В ОРД не сокращаются  реквизиты"заголовок", "автор  документа", "подпись". Не допускается  сокращение слов через косую линию, т. к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная  мать), з/р (заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при рядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т. д. (и так далее), и т. п. (и тому подобное), и п р. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн, 50 км и т. д.  

              Сокращается союз "то есть" (т. е.), а слова "так как" "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.  

              Названия ученых степеней, званий могут сокращаться  непосредственно только перед фамилиями, как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад.  

              Захаров, доц. Петров, канд. тех н. наук Леонов, ин ж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л. П. " Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (зав отделом, заве кладом, пом директора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.  

              Географические понятия  сокращают только перед словами, к которым они относятся, например: оз. Балатон, г. Донецк.  

              При написании адреса в реквизите "адресат" допускается  сокращать: у л. (улица), пр. (проспект), пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков  времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 20 млн. крб.  

              Слово «год» сокращается  только при цифрах, например: 1992 г.  

              При обозначении  периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между годами есть предлог "по", тогда следует писать, с 1990 г. по 1996 г.  

              При обозначении  учетного хозяйственно-административного  бюджета годов пишут 1995/96 у ч. г., -- в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).  

              При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово «год» пишется  буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании  названия месяца и года слово «месяц»  не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут  в тексте «в октябре с. г.» (сего года...), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.  

              При ссылках в  тексте на страницы, рисунки, чертежи, таблицы их следует сокращать, если они стоят при цифрах. 

              При исчислении времени  в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч 1 45 мин., слово «утро» и «день» не должны употребляться.  

              Слова «час», «минута», «секунда» при цифрах сокращаются, например: -- 5 ч 32 мин 20 (точка в конце  сокращений не ставится).  

              Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, §7, 10, 12, 50-60 %.  

              Следует применять  только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например. Минуглепром, Минобразования и др.  

              Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69.  

              Если же буквенные  обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно. ИЛ-18Д. 

              3. Написание чисел  и оформление таблиц в документах 
 

              Цифровая информация и таблицы часто приводятся в  документах. Существуют определенные правила их оформления. Так, однозначные количественные числительные (отвечают на вопрос «сколько») падежных наращений не имеют, например, в реквизите"приложение" количество листов и экземпляров пишется только цифрами, на 3 л в 2 экз (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кг, 5 л, 25 км и т. д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т. д. (кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т. п.).  

              Числа, начиная с  десятков тысяч, пишутся смешанным  способом: 15 млн. человек, 20 тысяч крб., 200тыс. экз., но единообразно в пределах одного текста.  

              Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т. д.  

              Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через  дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.  

              Единицы измерения  при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20до 30 шт. Денежные суммы пишутся  так: вначале сумма указывается  цифрами, а в скобках -- словами, например: в размере 25600 к рб. (двадцать пять тысяч шестьсот к рб.). Если в тексте документа приводится ряд числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.  

              Неправильно:  

              8, 0 мм, 8, 5 мм, 12, 0 мм, 14, 0 мм 8, 0, 8, 5, 12, 0, 14, 0 мм  

              Правильно: 

              20 см х 40 см х  50 см 20 х 40 х50 см  

              20 кг, 40 кг, 50 кг. 20; 40; 50 кг.  

              Интервалы между  числовым значением величин записывают так: от 50 до 100, от 100 до 150.  

              Таблица может иметь  заголовок, который размещается справа над нею. Он не подчеркивается. Таблицу располагают на ближайшей странице, после ссылки на нее или, если это невозможно, в ближайшем месте.  

              Если текст небольшой, а таблиц много, то последние могут  располагаться в конце текста, по порядку номеров. В пределах раздела таблицы нумеруются арабскими цифрами. Номер таблицы состоит из номера, раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например: таблица 1. 2 (вторая таблица первого раздела). При ссылке в тексте на таблицу пишут сокращенно: табл. 12. Повторные ссылки на таблицу следует давать так: см. табл. 1. 2. Если в документе одна таблица, то ее не нумеруют и слово «таблица» не пишут.  

              Таблицу с большим  количеством граф допускается делить на части и размещать одну часть  под другой. В этом случае слово "таблица" и ее порядковый номер указывают один раз справа над первой частью, над остальными частями пишут слово «продолжение» с указанием порядкового номера таблицы. 

              4. Названия учреждений, организаций, предприятий в документах 
 

              С прописной буквы пишутся все слова в названиях высших органов власти и управления Верховный Совет Украины. В названиях республиканских государственных комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной буквы пишется первое слово и, конечно же, собственные имена, например Министерство Украины по делам защиты населения от последствий аварии на Чернобыльской АЭС.  

              Названия самостоятельных  главных управлений и отделов  в составе Министерства или ведомства  также пишут с прописной буквы, например: Технологическое управление по обогащению угля. Главное производственное управление.  

              Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишут со строчной буквы, например: отдел новых машин Технологического управления, отдел эксплуатации Главного производственного управления.  

              В официальных названиях  организаций с прописной буквы  пишется первое слово, например: Дворец сперта "Шахтер".  

              Названия объединений, комбинатов, шахт, трестов и институтов, если им предшествуют родовые слова  типа "производственное объединение", "комбинат", "трест", "институт", "шахта", пишутся в кавычках и не склоняются, например: производственное объединение по добыче угля"Макеев уголь " - производственному объединению"Донецк-уголь".  

              При отсутствии родовых  слов названия необходимо писать без кавычек, и они склоняются, например. Минуглепром - Цонуглемашу.  

              Названия организаций, предприятий, съездов, конференций, начинающиеся со слов: Государственный, Всеукраинский, Чрезвычайный и др. или с порядковых числительных, выраженных словесно, пишутся с прописной буквы, например: Государственная библиотека имени Т. Г. Шевченко, Государственный Мак НИИ по безопасности работ в горной промышленности, II Всеукраинский фестиваль.