Языковые формулы официальных документов

министерство  образования и  науки российской федерации 

федеральное агентство по образованию

государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального образования

Дальневосточная Академия Государственной  службы 
 
 

Факультет государственного и  муниципального управления

Специальность 080504.65 «Государственное и муниципальное  управление»

Кафедра истории и культуры 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

По  дисциплине «Русский язык и культура речи» 

ЯЗЫКОВЫЕ ФОРМУЛЫ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 
 
 
 
 
 
 

Студентка                                         ______________________                

Группа 

113-вз                                                  ______________________          

Преподаватель                                  ______________________                

                                                              ______________________             

Хабаровск 2009

СОДЕРЖАНИЕ 

       ВВЕДЕНИЕ

      Во  всех языковых культурах официально-деловая  письменная речь формируется по мере развития государственного аппарата. Формирование официально-деловой письменной речи в первую очередь связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.

      Слово документ происходит от лат. documentum, что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык оно вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.

      Документированием называют процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства. Документирование в деловом общении имеет особое значение: ссылка на устную договоренность может быть опровергнута или подвергнута сомнению. Но если та же договоренность или распоряжение имеют форму документа, то считается, что ссылка на него обоснована юридически. Итог документирования – создание документа. Сегодня можно говорить об интернациональных свойствах документов, поскольку в международной практике они служит инструментом делового общения, языковым средством фиксации деловой, управленческой, служебной информации.

      Несмотря  на то, что каждая национальная школа делового письма имеет свою специфику, и свои особенности, неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформлению деловых бумаг. Эти требования складывались исторически, и именно они определяют особенности делового общения. К ним относятся:

      1. Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. В документах регламентированность отношений между адресантом (автором) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения). Например: С уважением; Всегда к Вашим услугам; Искренне Ваш …

      2. Этика отношений между деловыми  партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату.

      3. Важная особенность деловой речи – широкое употребление языковых формул. Языковые формулы – это стандартные (устойчивые) языковые обороты, используемые в неизменном виде. Их наличие в деловой речи объясняется регламентированостью служебных отношений, повторяемостью ситуаций и тематической ограниченностью деловой речи.

      Задача  составителя текста сегодня упрощена благодаря возможности выбора готовой формулы в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, развить свою точку зрения (Сообщаем, что…, Просим Вас рассмотреть вопрос о…, Считаем целесообразным…).

      Языковые  формулы нередко выступают как  юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…; в письме-претензии: … в противном случае дело будет передано в арбитражный суд. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

      В контрольной работе мы рассматриваем понятие языковые формулы, правила оформления документов, их использование в деловом общении, их виды и остановимся на описании языковых формул официальных документов. 
 
 

§1. ПОНЯТИЕ ЯЗЫКОВЫХ ФОРМУЛ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

      Языковые  формулы – результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Языковые формулы выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не получает достаточной юридической силы, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа, например: Представляем Вам на рассмотрение и утверждение... Направляем Вам... Сообщаем Вам, что в период с... по... Установлено, что в период с... по... Сообщаем Вам, что по состоянию на... Акт составлен комиссией... Проверкой установлено, что... Считаем целесообразным... В соответствии с договоренностью, достигнутой... Во время переговоров стороны обсудили возможности... Просим Вас рассмотреть вопрос о... Просим Вас изыскать возможность... Принимая во внимание..., просим... и др. Гарантируем возврат кредита в сумме... до... Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты... Претензии по гарантии следует предъявлять... ...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.д.

      Широкое использование устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, употребляемых в неизменном виде, иначе говоря, - языковых формул, - одна из особенностей деловой речи. Их присутствие в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

      Таким образом, владение деловым стилем – это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы.

      При составлении документа особое значение имеет его форма. Форма документа – это установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается, что пишущему она знакома. А, выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа. Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания, их называют реквизитами.

      Требования  к оформлению реквизитов изложены в последнем ГОСТе Р6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, поскольку их состав зависит от назначения каждого отдельного документа. Выделяют следующие типы реквизитов:

      1) постоянные, т.е. фиксируемые при изготовлении бланка документа;

      2) переменные, т.е. вносимые на бланк в процессе его заполнения.

      Существует  два типа бланков – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. На продольном бланке начало, и конец каждой строки реквизита равно удалены от края листа; реквизиты располагаются по центру. В последнее время продольные бланки писем чаще используются для ведения переписки между предприятиями.

      Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол в этом случае используется для указания адреса получателя. Угловые бланки часто служат для ведения переписки между государственными учреждениями.

      Существует  ряд требований к содержанию и оформлению реквизитов документов. К основным реквизитам документов относятся: государственный герб, эмблема, наименование и код организации, код формы документа, дата и др. (см. Приложение 1, Таблица 2). Рассмотрим требования, предъявляемые к их содержанию и оформлению.

1. Государственный герб Российской Федерации. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.
2. Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Она может состоять из особым образом оформленных начальных букв фирмы либо рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.
3. Код организации и код документа обычно печатают на бланке при его изготовлении.
4. Наименование организации-адресанта документа дается и в полном, и в сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
5. Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах. В этот реквизит могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, электронной почты и другие коммуникационные данные, а также коммерческие данные: номер счета в банке, наименование банка, фамилия и инициалы коммерческого директора банка.
6. Дата является обязательным реквизитом. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланке письма дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Способ написания даты зависит от характера документа. В России применяются два способа оформления дат – цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ считается наиболее экономичным. Элементы даты приводятся арабскими цифрами, отделенными точками, в последовательности: число, месяц, год. Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера оформление даты выглядит следующим образом: 01 сентября 2008 года или 01 сентября 2008 г. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2008 г.; в октябре-ноябре 2007 г.; в I квартале 2008 г.; в III–IV кварталах 2007 г.; в первом полугодии 2007 г.
7. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на который дается ответ и располагается ниже индекса и даты исходящего письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем.

8. Адресат включает: наименование организации-получателя; должность, фамилию, имя, отчество получателя; адрес. Адресат располагается в верхней правой части бланка. Должность и фамилию лица, которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, а наименование организации указывать в именительном падеже. Адрес указывается в следующей последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа, республики; название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. Документ может содержать до четырех адресатов (не больше). На бланке официального письма каждый адрес размещается на отдельной строке. Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Составные части реквизита «адрес» следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
9. Заголовок к тексту выражает краткое содержание текста. Он не выделяется кавычками, пишется с прописной буквы и располагается слева. 3аголовок должен быть предельно кратким и емкими и представлять собой словосочетание, формулирующее тему, например: О выделении средств на покупку компьютеров; По вопросу стоимости недвижимости.
10. Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание. Текст документа должен быть информативным, лаконичным, точным не допускать разночтений; состоять из простых, стилистически нейтральных предложений и включать в себя стандартные языковые формулы с использованием специальных терминов. Текст документа составляют на русском или национальном языке. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Первая часть включает в себя указание причин его составления. Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, рекомендации,  предложения. Текст официального письма обязательно включает приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, которые являются этикетными элементами письменного официально-делового общения. Вступительное приветственное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную строку: Уважаемый господин Иванов А.А.! Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне письма под основным содержанием и также выносится в отдельную строку: С уважением… С наилучшими пожеланиями…
11. Подпись. В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ; инициалы, фамилия лица, т.е. расшифровка подписи; собственноручная личная подпись. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну за другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
12. Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает обычно фамилию (или ф.и.о.) исполнителя документа и номер его рабочего телефона.
13. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; помету В дело и номер дела, в котором будет храниться документ.
14. Печать. На письмах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Печати бывают гербовые и простые.

      Итак, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке).

      Часто при составлении официальных документов используют сокращение слов и словосочетаний. В тексте документа допускаются общепринятые сокращения (см. Приложение 1). 
 
 
 
 
 

      § 2. ЯЗЫКОВЫЕ ФОРМУЛЫ  ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

      Существует  около 60 видов управленческих документов. Официальные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: 1) личные – заявление, автобиография, резюме и др.; 2) директивные и распорядительные – приказ, распоряжение, решение; 3) административно-организационные – устав, положение, должностная инструкция; 4) информационно-справочные – акт, справка, докладная записка, протокол; 5) деловые письма – письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и др.; 6) финансовые и учетные документы – платежные ведомости. Их можно представить в следующей таблице:

      Таблица 1 – Официальные документы и их виды

      Рассмотрим  основные виды языковых формул официальных документов и их описание.

      I. Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. Заявление пишется по следующей форме:

1. Наименование адресата (кому); пишется вверху, справа.
2. Имя, отчество и фамилия подавшего заявление (чье, кого).
3. Должность или адрес автора. Если заявление пишется на имя сотрудника той же организации, в которой работает автор заявления, то последний должен указать свою должность. Если заявление адресовано в чужую организацию, то подающий заявление указывает свой домашний адрес.
4. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа большими (заглавными) буквами, но не с заглавной буквы (не: Заявление). После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится. Вся заголовочная часть: кому–кого–что (ЗАЯВЛЕНИЕ) – представляет собой единую конструкцию, поэтому ни точка, ни запятая после наименования адресата  и сведений об авторе не ставятся.
5. Текст заявления содержит точное изложение просьбы, предложения или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость.
6. Подпись заявителя ставится внизу справа.
7. Дата подачи заявления должна быть проставлена ниже подписи слева.

      Подпись должна быть разборчивой, а не сложной  и витиеватой. Число и год пишутся цифрами, а месяц обозначается словами (09 октября 2008 г.). В заявлении недопустимы слова с уважением, уважаемому и т.д..

      II. Автобиография от греч. Autos – «сам», bios – «жизнь», graphö – «пишу» – описание своей жизни, собственноручно написанная биография. Автобиография как деловая бумага оставляется по следующей форме.

1. Наименование документа размещается в середине строки и пишется заглавными буквами: АВТОБИОГРАФИЯ. После слова «автобиография» точка не ставится.
2. Текст автобиографии пишется от руки. В тексте автобиографии последовательно указываются следующие данные (сведения) об авторе документа: фамилия, имя, отчество; гражданство; дата (число, месяц, год) рождения; место рождения; состав семьи: фамилии, имена и отчества отца и матери, годы их рождения, где и кем работают; такие же сведения о родных братьях и сестрах; образование (где и когда учился); трудовая деятельность (где, когда и кем работал, занимаемая должность); собственная семья (муж, жена, дети).
3. Подпись составителя (справа).
4. Дата написания автобиографии (также справа). Число, месяц и год пишутся цифрами.

      В автобиографии как деловой бумаге неуместны эпитеты, лирические отступления, разговорная лексика. Автобиография должна быть выдержана строго в официально-деловом стиле, за исключением литературной автобиографии.

      III.  Резюме (франц. re'sum) в первом значении – это краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного. Резюме во втором значении – это вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность. Хорошо составленное резюме должно давать полное представление о трудовом опыте соискателя; его образовании и деловых качествах, чтобы потенциальный работодатель мог судить о его квалификации. От четкости составления резюме и информации, заложенной в нем, во многом зависят шансы быть принятым на работу. Международный стандарт предписывает набрать текст резюме на компьютере, распечатать его на хорошей бумаге и красиво оформить. Разумеется, если Вы направляете бумаги в иностранную фирму, то текст должен быть составлен на рабочем иностранном языке фирмы (или английском языке). Резюме составляется по следующей форме:

1. Фамилия, имя, отчество; адрес и телефон (домашний и служебный).
2. Личные данные: гражданство; дата и место рождения, семейное положение; если есть дети, указать дату их рождения.
3. Цель написания резюме:  т.е. должность, которую хочет получить соискатель.
4. Образование (перечень начинается с указания последнего учебного заведения, которое закончил соискатель, далее перечисление идет в обратном хронологическом порядке).
5. Опыт работы (где и кем работал, также в обратном хронологическом порядке).
6. Профессиональные навыки (знание иностранного языка, владение компьютером и др.).
7. Личные качества (например: ответственна, коммуникабельна и т.д.).
8. Ваши увлечения (например: увлекаюсь нумизматикой).
9. Дата составления.

      Слово «резюме» писать не принято, заглавием документа являются фамилия, имя, отчество автора документа, выделенные шрифтом.

      IV. Доверенность – это документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность. Доверенность выдается одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т.п. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность). Весьма распространенным документом является доверенность на получение денег. Она удостоверяется организацией, в которой работает или учится доверитель, или администрацией лечебного учреждения, в котором лицо, доверяющее получить деньги, находится на лечении. Составляется такая доверенность обычно по следующей форме:

1. Наименование документа.
2. Фамилия, имя, отчество (иногда должность, паспортные данные, в том числе  адрес, в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.
3. Фамилия, имя, отчество (иногда должность), обязательно паспортные данные, в том числе адрес доверенного лица.
4. Содержание доверенности (точная, исчерпывающая формулировка доверяемой функции: что конкретно доверяется); сумма пишется цифрами и в скобках словами.
5. Подпись доверителя.
6. Дата выдачи доверенности.
7. Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.
8. Дата удостоверения подписи и печать.

      Подпись доверителя должна быть обязательно заверена по следующей форме: фраза подпись такого-то удостоверяется; данные о должностном лице, заверяющем подпись; дата и печать организации; подпись заверителя. Без этого доверенность не является документом.

      V. Расписка – это официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя. Расписка составляется по следующей форме:

1. Наименование документа.
2. Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.
3. Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.
4. Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью).
5. Подпись получателя (справа).
6. Дата составления расписки (слева).

      Если  расписка имеет особое значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

      VI. Приказ – это распоряжение руководителя, служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок приказа должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа: о чем? Например: «Об увеличении уставного капитала общества».