Юридическая сила и ценность документа

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего профессионального образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИБИРСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ – ФИЛИАЛ  РАНХиГС

ЦЕНТР ПЕРЕПОДГОТОВКИ СПЕЦИАЛИСТОВ

Кафедра Государственного и муниципального управления

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

По дисциплине: Документоведение и делопроизводство

Тема: «Юридическая сила и ценность документа»

Выполнил: студентка 4курса. Гр. 09320, ГМУ  
Овчинникова Е.В.

Проверил: Доцент кафедры 
Евдокимова Л.И.

Новосибирск 2013г

Содержание

1. Введение

В любой компании в рамках производственного  процесса работники ведут между  собой внутреннюю переписку. Одни пишут  меморандумы, другие - заявления, кто-то информирует коллег с помощью  уведомлений о ходе проделанной  работы или о том, как нужно ее выполнять, и т.д. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу.

Чтобы придать документу юридическую  силу, необходимо соблюдать следующие  правила:

работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм;

работник может издавать документ только в пределах своей компетенции;

работодатель обязан соблюдать  правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ним работников (при необходимости).

Цель работы: рассмотреть особенности  юридической силы и ценности документа.

Задачи:

1. Рассмотреть особенности юридической  силы документа.

2. Рассмотреть особенности ценности  документа.

2. Реквизиты, которые придают документу юридическую силу

Обязательный состав реквизитов, который  придает создаваемым документам юридическую силу:

1. Автор документа (наименование  организации, учреждения, предприятия  с указанием ведомственной принадлежности  или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.

2. Название документа (приказ, положение  и т.д.).

3. Дата создания документа, его  утверждения, вступления в силу.

4. Регистрационный индекс (номер)  данного документа в соответствии  с принятой в компании системой  регистрации.

5. Текст (содержание), по сути  точно соответствующего его названию.

6. Подпись руководителя организации  или уполномоченного им ответственного  лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:

6.1. Прямая подпись (как под  приказами в унифицированных  формах – с указанием должности,  расшифровки подписи и самой  подписи).

6.2. Прямой гриф утверждения за  подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.¹

Пример 1 

6.3. Косвенный гриф утверждения,  опосредованный, например, через утверждение  приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 – Штатном расписании).

Пример 2 

6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника.  Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.

Пример 3 

7. Визы согласования для тех  видов документов, которые без  таких виз не будут иметь  полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным  профсоюзным органом, учет мнения  представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их наличия). Виза согласования может быть в следующих видах:

7.1. Указание на документ, который  подтверждает согласование (унифицированная  форма Т-7). Гриф согласования проставляется,  как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.

Пример 4 

7.2. Указание формулировки, подтверждающей  согласование, должность лица или  лиц, с которыми производилось  согласование, подпись / подписи,  их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.

Пример 5 

8. Визы ознакомления должны стоять  под всеми кадровыми приказами  и другими документами, которые  по сути своей должны быть  донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления работниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.²

Пример 6 

Унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, построены с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные реквизиты (хотя есть и исключения, например, личная карточка работника – унифицированная форма Т-2 не содержит регистрационного номера, так как данные документы хранятся не по хронологии, а по алфавиту).

Пример всех указанных реквизитов на унифицированной форме приведен ниже на примере унифицированной формы Т-6 – приказ на отпуск.

Пример 7

3. Придание юридической силы документам внутренней переписки

Внутренняя переписка в организации  решает следующие задачи:

1. Письменно выражает  и документирует мнение, просьбу,  предложение одной из сторон, работодателя или работника, или  носит характер информирования  другой стороны.

2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.

3. Служит необходимым  документальным доказательством  при рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен  быть правильно оформлен, с наличием  всех необходимых для него реквизитов.

2. Документ должен  иметь регистрационный номер  по журналу учета входящей  и исходящей документации.

3. На данный документ  должен быть дан официальный  ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.

4. Документ должен  храниться с учетом установленных  архивных требований.

Наиболее часто  работник ведет внутреннюю переписку  с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель – в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время  большая часть этой переписки  осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.³

Можно придать такой  переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные  сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

4. Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям

В интересах работодателя, чтобы  личные заявления работников были оформлены  от руки. Обычно в организациях применяются  шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление  может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы  в заявлении с учетом вышеописанной  процедуры придания документам юридической  силы были следующие реквизиты:

1. Название документа  – «Заявление».

2. Адресат – кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

3. Составитель –  от кого направляется, с указанием  должности и Ф.И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя  заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего  с руководителем структурного  подразделения – при необходимости). Этот реквизит не является  обязательным. Поэтому его наличие  определяется принципами работы  с такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления.  Номер присваивается документу  согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости  от построения системы регистрации  в конкретной организации), с указанием  номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось  заявление или который уполномочен  решить конкретный вопрос. Резолюция  должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

10. После того как на основании  этого заявления будут осуществлены  кадровые процедуры, на нем  могут быть сделаны отметки  об исполнении распоряжения руководителя  Они проставляются, как правило,  в нижней оформляющей части  документа слева или в любом свободном месте.⁴

11. Могут быть отметки номера  дела, в которое отправлено данное  заявление.

Приведем пример заявления с  наличием в нем всех необходимых  реквизитов.

Пример 8 

5. Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям (меморандумам)

Работодатель пишет уведомления  для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ

Статья 74. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда

(…) О предстоящих  изменениях определенных сторонами  условий трудового договора, а  также о причинах, вызвавших необходимость  таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

Статья 79. Прекращение срочного трудового договора

Срочный трудовой договор  прекращается с истечением срока  его действия. О прекращении трудового  договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме  не менее чем за три календарных  дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (…).

О времени начала отпуска  работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Статья 180. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации

(…) О предстоящем  увольнении в связи с ликвидацией  организации, сокращением численности  или штата работников организации  работники предупреждаются работодателем  персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления работника за определенный срок, который отвечает требованиям  трудового законодательства. Поэтому  такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе.

Пример 9 

6. Копии документов и дубликаты

Часто документы внутренней переписки  передаются должностным лицам в  виде копий или дубликатов, в частности, если оригинал документа направлен  вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.⁵

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется проставлением слова «Верно» или «Копия верна» и указанием подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.

Если документ представляется в другие организации, на копиях документов (выписках из них) обязательно проставлять печать.

Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

Итак, документы внутренней переписки  нельзя недооценивать – часто от их правильного оформления и обработки зависит признание законности проведенной процедуры. Но именно с этими документами в настоящее время чаще всего и не умеют обращаться работодатели. Ошибки при регистрации, учёте и согласовании таких бумаг в негативно сказываются не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах.

7. Заключение

Эффективность работы предприятия, результативность проводимых им сделок не в последнюю  очередь зависят от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и их исполнения и каков порядок документооборота. Все это регламентируется организационно-распорядительными документами предприятия. К таким документам относятся положения о структурных подразделениях, регламенты работы отделов и отдельных специалистов и.т.д.

Нередко на предприятиях не придают  должного значения этим документам. Составляют их некорректно или вовсе предпочитают обходиться в работе " без формальностей" и не фиксируют, скажем, в приказах и протоколах важные производственные решения. Но это оборачивается зачастую негативными последствиями во взаимоотношениях с работниками предприятия, налоговыми органами, учредителями, партнерами по бизнесу.

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда велика вероятность  утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

Копия должна в точности повторять  текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного  самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

8. Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60.
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированная система организационно-распорядительонй документации. Требования к оформлению документов.
3. Алексеев А.В. Правила и порядок составления и оформления организационных документов. Книжный мир.- М., 2007.
4. Анохина И.Г. Англо-русский коммерческий словарь-справочник. - М.: Моби, 1992.-432 с.
5. Бурнашева Г.А. Делопроизводство. - М.: Высшая школа, 2006, 231 с.
6. Павлюк Л.В., Кисилёва Т.И., Воробьёв Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание четвёртое перераб. и доп. Москва – Санкт-Петербург, 2008 г.
7. Стенюков М.В. Справочник секретаря. Приор.- М., 2008.
8. Тарасов К.Р. Делопроизводство. Норма. – М., 2008.
9. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Москва, 2007.

¹ Павлюк Л.В., Кисилёва Т.И., Воробьёв Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание четвёртое перераб. и доп. Москва – Санкт-Петербург, 2008 г.

² Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Москва, 2007.

³ Алексеев А.В. Правила и порядок составления и оформления организационных документов. Книжный мир.- М., 2007.

⁴ Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Москва, 2007.

⁵ Павлюк Л.В., Кисилёва Т.И., Воробьёв Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание четвёртое перераб. и доп. Москва – Санкт-Петербург, 2008 г.