СИБИРСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ

ИНСТИТУТ  ПЕРЕПОДГОТОВКИ СПЕЦИАЛИСТОВ 
 

КАФЕДРА

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО И  МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

по  Документоведению и делопроизводству

на тему: Юридическая сила и ценность документа 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

НОВОСИБИРСК 2011

Содержание

Введение

     В любой компании в рамках производственного  процесса работники ведут между  собой внутреннюю переписку. Одни пишут меморандумы, другие - заявления, кто-то информирует коллег с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять, и т.д. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу.

     Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:

     работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих  законодательных норм;

     работник  может издавать документ только в  пределах своей компетенции;

     работодатель  обязан соблюдать правила составления  и оформления документов, а также  ознакомления с ним работников (при  необходимости).

     Цель  работы: рассмотреть особенности  юридической силы и ценности документа.

     Задачи:

     1. Рассмотреть особенности юридической силы документа.

     2. Рассмотреть особенности ценности  документа. 
 
 
 
 
 
 

1. Юридическая ценность  документа

1.1. Реквизиты, которые  придают документу  юридическую силу

     Обязательный  состав реквизитов, который придает  создаваемым документам юридическую силу:

     1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.

     2. Название документа (приказ, положение  и т.д.).

     3. Дата создания документа, его  утверждения, вступления в силу.

     4. Регистрационный индекс (номер) данного  документа в соответствии с  принятой в компании системой регистрации.

     5. Текст (содержание), по сути точно  соответствующего его названию.

     6. Подпись руководителя организации  или уполномоченного им ответственного  лица. Подпись руководителя может  быть проставлена в нескольких  видах, в частности:

     6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).

     6.2. Прямой гриф утверждения за  подписью руководителя (или уполномоченного  на то должностного лица) данной  организации. Гриф утверждения  проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.¹

     Пример 1 

     6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как  правило, также на верхней заголовочной  части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 – Штатном расписании).

     Пример 2 

     6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника.  Резолюция обязательно должна  содержать четыре составные части:  получателя резолюции, само распорядительное  действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.

     Пример 3 

     7. Визы согласования для тех  видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их наличия). Виза согласования может быть в следующих видах:

     7.1. Указание на документ, который  подтверждает согласование (унифицированная  форма Т-7). Гриф согласования проставляется,  как правило, в нижней оформляющей  части с левой стороны.

     Пример 4 

     7.2. Указание формулировки, подтверждающей  согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись / подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.

     Пример 5 

     8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления работниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.²

     Пример 6 

     Унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, построены с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные реквизиты (хотя есть и исключения, например, личная карточка работника – унифицированная форма Т-2 не содержит регистрационного номера, так как данные документы хранятся не по хронологии, а по алфавиту).

     Пример  всех указанных реквизитов на унифицированной форме приведен ниже на примере унифицированной формы Т-6 – приказ на отпуск.

     Пример 7

1.2. Придание юридической  силы документам  внутренней переписки

     Внутренняя  переписка в организации решает следующие задачи:

     1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.

     2. Является неотъемлемым звеном  в процедуре расторжения трудового  договора, перевода работников, оформления  отпуска и других кадровых процедур.

     3. Служит необходимым документальным  доказательством при рассмотрении трудового спора.

     Для того чтобы внутренняя переписка  выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

     1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.

     2. Документ должен иметь регистрационный  номер по журналу учета входящей  и исходящей документации.

     3. На данный документ должен  быть дан официальный ответ  стороны-получателя. Например, в виде резолюции.

     4. Документ должен храниться с  учетом установленных архивных  требований.

     Наиболее  часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель – в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.

     В настоящее время большая часть  этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.³

     Можно придать такой переписке юридическую  силу, если работник распечатает электронные  сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними  документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

     Рассмотрим  общие принципы придания юридической  силы документам внутренней переписки – заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чрезвычайно важна для защиты интересов работодателя.

1.3. Особенности оформления  и придания юридической  силы заявлениям

     В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены  от руки. Обычно в организациях применяются  шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

     В принципе заявление может быть создано  и автоматизированным путем, но, тем  не менее, после этого распечатано  и подписано тем лицом, которое  данное заявление оформляет.

     Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие  реквизиты:

     1. Название документа – «Заявление».

     2. Адресат – кому направляется  заявление, с указанием должности  в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

     3. Составитель – от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О.  работника.

     4. Текст заявления.

     5. Подпись составителя заявления.

     6. Дата составления заявления.

     7. Подписи согласования (чаще всего  с руководителем структурного  подразделения – при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.

     8. Регистрационный номер заявления.  Номер присваивается документу  согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

     9. Резолюция лица, которому адресовалось  заявление или который уполномочен  решить конкретный вопрос. Резолюция  должна содержать собственноручную  подпись, дату и распорядительное  решение по вопросу заявления  с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

     10. После того как на основании  этого заявления будут осуществлены  кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. Пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.⁴

     Пример 8 

     11. Могут быть отметки номера  дела, в которое отправлено данное заявление.

     Приведем  пример заявления с наличием в  нем всех необходимых реквизитов.

     Пример 9 

1.4. Особенности оформления  и придания юридической  силы уведомлениям (меморандумам)

     Работодатель  пишет уведомления для того, чтобы  о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.

     Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

     Ниже  приводятся выписки из Трудового  кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

     Фрагмент документа

     Во  всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления  работника за определенный срок, который  отвечает требованиям трудового  законодательства. Поэтому такие  уведомления вручаются работнику  под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

     Уведомление имеет все те же реквизиты, которые  должны быть на любом кадровом документе.

     Пример 10 

     Система регистрации документов внутренней переписки

     Работодателю  будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе  судебного), если в организации грамотно построена система регистрации  документов. Система регистрации  в компании необходима для:

     учета наличия документов и отслеживания их движения;

     придания  юридической силы документам компании;

     оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;

     защиты  интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

     Количество  журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли  не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.

     Журналы должны:

     иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);

     иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности  удаления листа или добавления листа  в существующий журнал);

     иметь пронумерованные страницы от начала до конца;

     быть  прошиты;

     содержать заверительную запись. Она состоит  из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи  руководителя организации и даты оформления журнала. Заверительная подпись проставляется на задней обложке журнала извне или снаружи нее;

     Пример 11 

     быть  удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета  трудовых книжек, которые должны быть удостоверены сургучной печатью или пломбой (п. 41 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

     Внутренний  вид журналов, в которых можно  вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Ниже приводится их примерная форма.

     Пример 12 

     Пример 13 

1.5. Копии документов  и дубликаты

     Часто документы внутренней переписки  передаются должностным лицам в  виде копий или дубликатов, в частности, если оригинал документа направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.⁵

     Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

     Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется  проставлением слова «Верно»  или «Копия верна» и указанием  подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.

     Пример 14 

     Если  документ представляется в другие организации, на копиях документов (выписках из них) обязательно проставлять печать.

     Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

     Итак, документы внутренней переписки  нельзя недооценивать – часто  от их правильного оформления и обработки  зависит признание законности проведенной  процедуры. Но именно с этими документами  в настоящее время чаще всего  и не умеют обращаться работодатели. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что негативно сказывается не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах, проводимых в компании. Часто из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может применить законные способы применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но лучше все-таки предотвращать негативные последствия, чем бороться с их результатом.

2. Ценность документа

     Ценность  документа – информационные возможности  документа, обуславливающие его  политическое, культурное, научное  и иное общественное значение. Работа по отбору документов начала проводиться в 1 половине XIX века в связи с переполнением ведомственных архивов документами. Тогда экспертиза ценности документов (ЭЦД) не называлась экспертизой и не была ею в современном понимании этого слова. Задачи ЭЦД были несравненно уже. На хранение отбирались те документы, которые не потеряли практического значения для деятельности учреждения. Остальное уничтожалось, тем самым хранилища освобождались от «излишних» документов. Такая ЭЦД именовалась «разработкой решенных дел с целью уничтожения ненужных бумаг». Документы подвергались «разработке» не систематически, а по мере накопления. Каждое ведомство имело свои правила хранения и уничтожения «решенных дел». Единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, разработано не было (начали формулироваться в 20-х годах ХХ по 70-е).

     Основная  задача ЭЦД сегодня – в определении  категорий документов, подлежащих постоянному  или временному хранению. При этом устанавливается группа учреждений, в зависимости от их места и значения в системе государственного аппарата и определяются категории документов. Департаментом по архивам и ДП ведутся общие списки организаций – источников пополнения государственных архивов.

     Вторая  задача экспертизы – определить состав документов, соответствующих профилю каждого государственного архива. В задачу ЭЦД входит также обеспечение полноты состава документов в организации, восполнение утраченных документов. Если постоянно хранятся подлинники, но были утрачены, то будут приняты копии приказов в установленном приказе.⁶

     Систематическое увеличение количества документов влияет на задачи и методы ЭЦД. Одна из существенных задач ЭЦД – изыскание путей  уменьшения количества документов, оставляемых  на хранение, но при условии обеспечения  науки и государства необходимыми сведениями, отражающими все стороны экономической, культурной и иной жизни страны. Подвергая документы ЭЦД, руководствуются определенными принципами и критериями для установления их ценности. ЭЦД проводится на основе принципов историзма (учет исторической ситуации, в которой создавался документ), комплексности (оценка с учетом других документов, не вырывать документы из контекста других) и всесторонности оценки документов (с точки зрения, на сколько он отражает все стороны политической, культурной и т.д. Насколько информационно емкий.) путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Заключение 

     Эффективность работы предприятия, результативность проводимых им сделок не в последнюю очередь зависят от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и их исполнения и каков порядок документооборота. Все это регламентируется организационно-распорядительными документами предприятия. К таким документам относятся положения о структурных подразделениях, регламенты работы отделов и отдельных специалистов, инструкции о должностных обязанностях, постановления, распоряжения, приказы, фиксирующие управленческие решения, протоколы, отражающие ход заседаний коллегий и собраний.

     Нередко на предприятиях не придают должного значения этим документам. Составляют их некорректно или вовсе предпочитают обходиться в работе " без формальностей" и не фиксируют, скажем, в приказах и протоколах важные производственные решения. Но это оборачивается зачастую негативными последствиями во взаимоотношениях с работниками предприятия, налоговыми органами, учредителями, партнерами по бизнесу. Из-за отсутствия документально оформленных протоколов и приказов суд может признать некоторые договоры ничтожными.

     Достаточно  часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда  велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

     Копия должна в точности повторять текст  и оформление оригинала.

     Заверить  копию документа, изданного самим  предприятием, может руководитель этого  предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник  отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких  документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –  Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60.
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированная система организационно-распорядительонй документации. Требования к оформлению документов.
3. Алексеев А.В. Правила и порядок составления и оформления организационных документов. Книжный мир.- М., 2007.
4. Анохина И.Г. Англо-русский коммерческий словарь-справочник. - М.: Моби, 1992.-432 с.
5. Бурнашева Г.А. Делопроизводство. - М.: Высшая школа, 2006, 231 с.
6. Павлюк Л.В., Кисилёва Т.И., Воробьёв Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание четвёртое перераб. и доп. Москва – Санкт-Петербург, 2008 г.
7. Стенюков М.В. Справочник секретаря. Приор.- М., 2008.
8. Тарасов К.Р. Делопроизводство. Норма. – М., 2008.
9. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Москва, 2007.