Государственный Университет Управления 

Институт  менеджмента в  строительстве и  управления проектом

Кафедра управления строительством 
 

Специальность «Менеджмент» – 061100

Специализация управление проектом

Отделение вечернее 
 

Курсовой  проект 

По  дисциплине: Информационные технологии управления 

На  тему: “Корпорация “ПАРУС”. Автоматизация управления предприятием” 
 
 

Исполнитель:

Руководитель  проекта:

Москва 2000

      Содержание: 
 
 
 
 
 
 

Автоматизация в управлении предприятием

Проблемы  управления предприятием

      В условиях рыночной экономики основой успешной деятельности любого предприятия (организации, фирмы и т.п.) является обеспечение требуемого уровня рентабельности его хозяйственной деятельности. Не менее важно поддержание платежеспособности фирмы, планирование и контроль связанного с этим фактором движения денежных средств.

      Остановимся подробнее на проблемах крупных  компаний (корпораций, холдингов), для которых характерна сложная структура, связанная с многопрофильностью подразделений, их территориальной распределенностью и различием в производственном потенциале. Как правило, это такие проблемы, как:

• Отсутствие организационного единства среди подразделений предприятия, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-справочной информации.
• Трудности планирования деятельности по всем горизонтам (долгосрочного, текущего, оперативного) на всех уровнях управленческой вертикали, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.
• Недостаточная оперативность (актуальность) данных о финансово-хозяйственной деятельности подразделений, филиалов и корпорации в целом.
• Высокая трудоемкость сбора и обобщения (консолидации) данных территориально-распределенных участков, в частности, бухгалтерий, каждая из которых ведет свои, "неполные" с точки зрения корпорации, балансы; большое количество ошибок в подобных данных, их разнородность и несогласованность.
• Отсутствие оперативной и достоверной информации о взаиморасчетах (взаимозачетах) с внешними поставщиками и потребителями, а также — филиалами предприятия, и, как следствие, трудность управления дебиторской - кредиторской задолженностью. Решение этой проблемы значительно усложняется при изменении статуса контрагента (например, при покупке корпорацией фирмы, которая ранее была внешним контрагентом).

      В условиях переходного периода и  экономического кризиса все перечисленные  выше проблемы усугубляются, а также  появляются новые, связанные с такими факторами, как инфляция и неплатежи; высокая доля денежных суррогатов и сложных взаимозачетов в общем объеме финансовых потоков; широкая распространенность натурального обмена (бартера); частое изменение законодательства, в частности, налогового.

      Это далеко не все проблемы управления предприятием, но указанных здесь — вполне достаточно для понимания актуальности и сложности их решения.

Корпорация  «ПАРУС»

      Компания  “ПАРУС” была зарегистрирована в декабре 1990 года. С тех пор из небольшой фирмы “ПАРУС” вырос в разветвленную структуру с региональными отделениями и представительствами по всей России и СНГ. СЕГОДНЯ ПАРУС - ЭТО КОРПОРАЦИЯ.

      Корпорация  ПАРУС включает в себя помимо головного (московского) офиса, Центр Информационных Технологий, занимающийся разработкой программных продуктов, Учебный центр и 29 региональных отделений с общим числом сотрудников более 1200 человек, осуществляющих поддержку пользователей в регионах по всему перечню услуг. При этом более половины сотрудников занимаются непосредственным обслуживанием клиентов (обучением, внедрением программных продуктов, поставкой и ремонтом техники и пр.).

      Начав с программных продуктов для  автоматизации бухгалтерского учета, сегодня ПАРУС предлагает полный спектр программных продуктов для комплексной автоматизации деятельности предприятий, в том числе и специализированные решения для различных отраслей.

      В числе программных продуктов  ПАРУСА - системы автоматизации бухгалтерского и кадрового учета, консолидация отчетности и анализа финансово-хозяйственной деятельности, системы автоматизации для крупных предприятий.

      Комплексный подход к автоматизации позволяет  реализовывать проекты как поэтапно, так и предлагать готовые решения  “под ключ”, обеспечивая эффективное  управление, планирование и анализ деятельности предприятий.

      С самого начала, стратегией фирмы было предоставление клиентам полного спектра услуг. Это позволяет гарантировать успех автоматизации, обеспечить максимум эффективности от внедрения технологий за счет предлагаемых проектных решений и, в конечном итоге, гарантирует высокую стабильность бизнеса.

      Среди услуг фирмы:

• разработка проектов автоматизации;
• установка и настройка проектов автоматизации;
• обучение пользователей;
• поставка компьютеров, оргтехники и монтаж сетей;
• гарантийное и послегарантийное обслуживание;
• консалтинг по управлению, финансам и персоналу и аудит;
• консультационное сопровождение;
• поддержка пользователей в регионах по всему перечню услуг.

Базовые принципы построения Системы

      Современные крупные информационные системы  немыслимы без использования  локальных вычислительных сетей (ЛВС). Информация в такой системе всегда хранится на сервере, а её обработка может быть распределена между сервером и рабочими станциями разными способами.

Архитектурные решения при работе с базами данных

      Архитектура "файл-сервер" предусматривает концентрацию обработки на рабочих станциях. Основным преимуществом этого варианта является простота и относительная дешевизна. Подобное решение приемлемо, пока число пользователей, одновременно работающих с базой данных, не превышает 5-10 человек. При увеличении количества пользователей система может "захлебнуться" из-за перегруженности ЛВС большими потоками необработанной информации.

      Важнейшим параметром крупной информационной системы является быстродействие при значительном количестве пользователей, а также надежность, масштабируемость и безопасность. Всё это обеспечивает архитектура "клиент-сервер". Такая архитектура позволяет оптимально распределить работу между клиентскими и серверной частями системы: теперь приложение, работающее на рабочей станции, не читает записи базы данных "напрямую", а посылает запросы на сервер, где они принимаются и последовательно отрабатываются специальными программами. В результате на рабочую станцию поступают только обработанные данные, что радикально сокращает информационные потоки в ЛВС.

      Сервер, как правило, — самый мощный и  самый надежный компьютер. Он обязательно подключается через источник бесперебойного питания, в нем предусматриваются системы двойного или даже тройного дублирования. В особо ответственных случаях можно подключить вместе несколько серверов так, что при выходе из строя одного из них в работу автоматически включится "дублер". Таким образом, при концентрации обработки данных на сервере надежность системы в целом ограничивается только материальными средствами, которые заказчики готовы вложить в техническое оснащение.

      Решение по автоматизации учета и управления в корпоративных структурах предполагает распределенную обработку данных, организацию параллельных вычислений, глубокое разграничение уровней доступа, возможность выбора различных операционных систем и серверных платформ. Именно поэтому ПАРУС выбрал для управления базами данных, ядра Системы, продукт корпорации Огасlе. Принципы, заложенные в Огас1е-технологию, в полной мере соответствуют задаче построения сложных корпоративных проектов.

      Для предприятий мелкого и среднего бизнеса Корпорация ПАРУС предлагает решения на базе архитектуры "файл-сервер" с использованием СУБД Мicrosoft FохРго. Если бизнес не велик, подобное решение оптимально. В перспективе, по достижении определенного уровня развития предприятия, можно перейти на Огас1е — ведь решения ПАРУСА на различных платформах составляют единую линию программных продуктов.

Модульность, масштабируемость, интегрируемость, открытость

      Разумеется, Система ПАРУС является модульной. Многие ее компоненты успешно функционируют автономно. Конечно, это более или менее эффективно только для некрупных фирм. Для крупных предприятий целесообразнее приобретать сразу пакет модулей. В любом случае, можно начинать с минимальных комплектаций, добавляя отдельные компоненты Системы по мере надобности и оптимально по финансовым возможностям.

      Заказав проектное или специальное решение, можно получить модифицированный под собственные нужды "коробочный" или совершенно новый модуль, который информационно и функционально стыкуется с остальными модулями Системы. Если необходимо использовать программные продукты других фирм, то можно наладить их взаимодействие с Системой ПАРУС. Во многих случаях такое взаимодействие уже реализовано (например, модуля "Магазин" с программами для работы с кассовыми аппаратами и пластиковыми картами).

      Корпоративные системы управления создаются не на один день и должны обладать возможностью легко видоизменяться и адаптироваться к любым структурным изменениям компании и экономическим ситуациям. Поэтому их наделяют возможностью масштабироваться, т.е. обладать способностью к наращиванию количества рабочих мест, без снижения эффективности работы Системы.

      Масштабируемость  решений ПАРУСА базируется:

• на многоплатформенности технологий, что предполагает оптимальный подбор используемого программного обеспечения в зависимости от конкретной ситуации и допускает наряду с достижением целей построения корпоративной системы управления, применение на отдельных автоматизируемых участках относительно дешевых и легко сопровождаемых решений на СУБД FoxPro или Btrieve, сопрягаемых с информационным ядром Системы, реализованном на СУБД Oracle;
• на принципе построения продуктов ПАРУСа в единую преемственную линию. Так, начав с относительно простой и дешевой Системы 7-й версии, использующей СУБД FoxPro, можно впоследствии перейти на более мощную версию 8 на базе Oracle.

      Microsoft Word, Microsoft Excel... Эти программы широко  известны среди пользователей  персональных компьютеров. Фактически они стали международным стандартом текстового процессора и электронных таблиц. Разработчики ПАРУСа решили всемерно интегрировать Систему с Microsoft Office (в который входят Word и Excel). А потому, когда пользователь будет печатать подготовленные в Системе документы, строить графики по отчетам, проводить массовый ввод информации через электронные таблицы,  он сможет в полной мере использовать самые разнообразные возможности этих программ.

      Система располагает средствами подготовки отчетов практически любого вида. Разумеется, в состав Системы входят все обычно необходимые отчеты. Но можно добавить к ним любые, "под Ваши собственные запросы". В качестве инструментального средства для подготовки шаблонов подобных отчетов был выбран генератор отчетов Crystal Reports Professional фирмы Seagate Software – лидер в своем классе. Этот программный продукт отличает:

• Быстрая разработка шаблонов отчетов благодаря широкому использованию экспертов (проводников) – специальных средств, облегчающих создание шаблонов отчетов в интерактивном режиме. Простая организация среды разработки, ясный интерфейс пользователя.
• Мощные средства обработки. Обширная библиотека встроенных функций для проведения расчетов, в том числе специализированные функции статистического и финансового анализа.
• Уникальные средства разностороннего представления данных (например, динамическое форматирование отчета в зависимости от информации). Возможности включения диаграмм разных типов для наглядного представления информации. Возможность получить отчеты презентационного качества.
• Разнообразие способов распространения отчетов: по электронной почте; экспорт в HTML для публикации на Web-сервере; экспорт в популярные форматы данных: Excel, Lotus 1-2-3, Microsoft Word, WordPerfect, ODBC, ASCII.

      Для обмена информацией между территориально-удаленными рабочими местами может быть использована электронная почта, поддерживающая интерфейс MAPI (например, Microsoft Exchange).

      Система интегрируема с любыми приложениями на уровне информационного сопровождения записи (минимальной информационной порции), зарегистрированной в базе данных. Существует возможность связать с записью Системы любой файл, а затем оперативно вызвать для этой записи то приложение, которое связано общими установками Windows для связанного файла с одновременной загрузкой данных этого файла для их просмотра или коррекции.

      Открытость  Системы ПАРУС обеспечивается следующими факторами:

• Вместе с Системой поставляется описание структур баз данных. Это позволяет использовать эти данные, например, для построения самых разнообразных отчетов при помощи генератора отчетов Seagate Crystal Reports при работе с Системой, а также в среде самого генератора (то есть без использования приложения Системы).
• При необходимости, в поставку Системы могут входить информационные модели IDEF и даже исходные тексты программного продукта. Эти меры призваны облегчить специалистам предприятия развитие и адаптацию Системы своими силами.

      Современные технологии (возможность использования  открытых API-интерфейсов) позволяет  сегодня интегрировать продукты Корпорации ПАРУС с теми, что созданы силами специалистов АСУ предприятия. Так, вместе с Системой могут поставляться описания API-интерфейсов.

Документооборот

      Документооборот в Системе основан на следующих  принципах:

• По отношению к зарегистрированному в Системе документу может быть предпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа, снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов и объектов учета Системы (например, хозяйственных операций бухгалтерского учета).
• Однажды выполненный этап документооборота можно отменить, то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документа отметку о выполнении этапа.
• Возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить в зависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого же документа. Право выполнять этап может предоставляться ограниченному кругу пользователей.
• Для каждого документа Система ведет "Журнал документооборота", куда автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какими особенностями проводил этапы. Для каждого документа можно оперативно просмотреть список "родительских" и "дочерних" документов.

      Помимо  этого, учитывая возросшую потребность  заказчиков в организации единого документооборота предприятия (как административно-хозяйственного, так и финансового), специалисты Корпорации изучают возможность сопряжения систем управления документооборотом, таких как Novell GroupWise Work-Flow, Work-Route и Системой ПАРУС.

Защита  данных

      В такой ответственной сфере, как  финансово-хозяйственная деятельность, велика опасность как злоупотреблений, так и неумышленной порчи данных неумелыми действиями сотрудника фирмы. И эта опасность особенно актуальна, когда в одной компьютерной сети с одной базой данных одновременно работает много людей. Поэтому в Системе ПАРУС большое внимание уделено вопросу разграничения прав пользователей. Каждому сотруднику могут быть назначены индивидуальные права доступа как к разделам информации, так и к функциям Системы.

      Так, оператор, занимающийся вводом первичных  документов, не сможет, например, получить доступ к обобщенной информации о  деятельности фирмы; сотрудники одного подразделения будут работать только со своими документами, не имея доступа к документам других подразделений, и т.д. И только администратор Системы может делать все, в том числе распределять права между пользователями и отслеживать действия, произведенные ими.

Некоторые программные продукты и решения

      ПАРУС всегда славился добротными, качественными, устойчивыми бухгалтерскими программами, которые и сегодня с успехом используют тысячи различных предприятий. Этой осенью Корпорация порадовала и нынешних клиентов, и потенциальных заказчиков выходом целого семейства новых программных продуктов (ПП), основанных на современных платформах (в т. ч. Oracle) и ориентированных на управление бухгалтерским учетом и финансами. Это семейство вышло в широкую продажу в конце 1998 г. под общим названием «Парус XXI-й век».

      Новые программные продукты разработаны  в среде Windows и располагают широчайшим спектром настроек для различных  отраслей, в которых наиболее часто  используются ПП «Парус» (торговля, строительство, СМИ, сфера услуг и пр.).

      Новые продукты ПАРУСА, созданные для рынка  бухгалтерских систем, помимо простоты и надежности, обладают еще одним  важным свойством - масштабируемостью, которая позволяет использовать одну и ту же систему для учета  как в малом бизнесе, так и  на крупном предприятии.

      Наиболее  существенной отличительной чертой новых продуктов для крупных  предприятий является наличие мощной системы управления финансами. Для крупных предприятий с большим числом операций важной характеристикой является устойчивость и надежность работы, которые обеспечиваются использованием СУБД Oracle. Кроме того, еще одной особенностью является то, что система может быть доукомплектована модулями складского учета, управления закупками и продажами, ведения договоров, ВЭД, которые объединены в контур оперативного управления.

      Однако  помимо традиционной активности на рынке  бухгалтерских продуктов, ПАРУС  продолжает большую работу в области  комплексных систем управления на базе информационных технологий. Новая разработка получила название «Триумф». Создавая новый продукт, разработчики использовали подход, основанный на поддержке современных принципов менеджмента, рациональной организации бизнес-процессов, которые реально применяются в крупных и успешных торговых фирмах и в мировой торговой практике. Проделав такую огромную работу, ПАРУС имеет все основания для того, чтобы считать, что компанию, которая будет управлять своей деятельностью с помощью данной системы, ждет успех, процветание - словом, триумф.

      Совершенствование существующей системы управления способно помочь снизить издержки, ускорить оборачиваемость финансов, повысить товарооборот, а в результате - увеличить рентабельность и прибыльность бизнеса. Все это возможно сделать с помощью нового программного продукта. На разработку этой системы было затрачено более 2 лет и около 3,6 миллионов долларов. И, судя по отзывам первых клиентов, она одинаково успешно функционирует как в крупнейших торговых компаниях (крупных оптовых операторах, торговых домах, сетях магазинов, торговых холдингах), так и в розничных магазинах небольшого и среднего размера. Авторы стремились поддержать в данном ПП весь цикл движения информации - от ее сбора, упорядочения, планирования до реализации товаров и анализа результатов деятельности по всем основным направлениям (управление финансами, закупками и продажами, персоналом, инвестициями и пр.). Функционал системы покрывает потребности всех структурных подразделений, традиционно входящих в торговые компании: коммерческие отделы, отделы закупок, подразделения по работе с розницей, оптовыми покупателями, финансами и инвестициями, бухгалтерские службы, автотранспорт, маркетинг и многое др.

      За  время своей работы Корпорация Парус  накопила огромный практический опыт автоматизации предприятий самых  разных отраслевых направленностей. Сейчас этот опыт вылился в целую гамму серийных программных продуктов, которые могут удовлетворить самых взыскательных пользователей.

      Наиболее  подробно стоит рассмотреть Программный  комплекс для автоматизации управления предприятием ПАРУС 8.1.

Программный комплекс для автоматизации управления предприятием ПАРУС 8.1

      Большинство факторов, мешающих процветанию предприятия, так или иначе связаны с  проблемами в организации управления: это просчеты в планировании, ошибки управленческого и бухгалтерского учета, управления дебиторской-кредиторской задолженностью и ряд других. Решение таких проблем актуально всегда, но сейчас, в период экономического кризиса, задача оптимизации управления становится наиболее важной. И поэтому для предприятия может оказаться особенно эффективным сотрудничество с Корпорацией ПАРУС — фирмой, располагающей богатейшим опытом в области автоматизации и оптимизации процессов управления предприятием.

      Корпорация  ПАРУС давно завоевала авторитет  и признание как поставщик  высококачественного программного обеспечения для автоматизации процессов управления, прежде всего — в области финансово-экономической деятельности. За более чем восемь лет развития Система ПАРУС превратилась в мощный многофункциональный программный комплекс — уникальное орудие в руках профессионала.

      Разработчики  стремятся придать Системе широкие  функциональные возможности, соответствующие потребностям реальных технологических процессов и учитывающие особенности различных отраслей. В основе Системы лежат такие основополагающие принципы, как использование средств эффективной обработки и защиты данных; обеспечение независимости от операционных сред и используемых компьютерных платформ, интеграция с другими приложениями, как широко распространенными и де-факто стандартными, так и специальными; модульный принцип построения программного комплекса для достижения этапности внедрения, оптимальности в комплектации и последующем его развитии в соответствии с растущими потребностями предприятия.

      Применение  перспективной архитектуры "клиент-сервер" на базе Oracle обеспечивает масштабируемость и безусловную надежность Системы.

      Широкие возможности Системы позволяют  Корпорации ПАРУС успешно сотрудничать с крупными компаниями, включая корпоративные  структуры (холдинги). Но ПАРУС помнит и об интересах средних и мелких фирм.

      В Системе ПАРУС имеется набор  решений для:

• промышленных предприятий и производственных компаний;
• фирм оптовой и розничной торговли; компаний, предоставляющих различные услуги;
• организаций и учреждений, состоящих на государственном бюджете;
• страховых компаний.

      Это может быть не только типовое ("коробочный продукт"), но и проектное (созданное  на базе типового) или специальное (разработанное "на заказ") решение.

      Мощные, надежные и удобные программы  являются необходимым, но не единственным условием решения главной задачи: повышения эффективности управления. Поэтому Корпорация ПАРУС нацелена на долговременное сотрудничество для достижения конечного результата. Корпорация готова оказать самую разнообразную помощь в автоматизации управления компанией на всех этапах жизненного цикла Системы.

Управление  финансами

      Широкое признание финансового менеджмента  в России составляет одно из главных содержаний нового этапа развития отечественной науки и практики управления финансами предприятия. Эта дисциплина призвана дать адекватные ответы на ряд актуальных вопросов:

• Как рыночная среда определяет логику функционирования финансового механизма предприятия?
• Как управлять финансами предприятия на основе этой логики? Каковы рыночные критерии принятия финансовых решений?
• Как проводить и сочетать стратегию и тактику, долго- и краткосрочные аспекты жизнедеятельности предприятия?
• Какие особенности управления финансами имеются при инфляционной среде?
• Какие законные методы финансового маневрирования существуют для нейтрализации последствий кризиса? И т.п.

      Финансовый менеджмент – это наука и практика управления финансами предприятия, направленного на достижение его стратегических и тактических целей. Последние же индивидуальны для каждого хозяйственного субъекта. Среди них стоит отметить, в качестве примера: поддержание безубыточности предприятия и требуемого уровня рентабельности его деятельности на основе планирования доходов и расходов, обеспечение платежеспособности предприятия на основе планирования движения денежных средств.

      К функциям управления финансами относится, в частности, финансовый контроль на базе данных бухгалтерского учета. На многих предприятиях финансовый менеджмент принимает непосредственное участие и в работе бухгалтерии, например, по составлению внешней отчетности. Вообще говоря, взаимоотношения финансиста с бухгалтерией устанавливаются по-разному: одно дело, если в организационной структуре управления предприятием финансовый менеджмент подчинен бухгалтерии или существует самостоятельно, а другое – если он включает в себя бухгалтерию. Руководитель предприятия волен принимать ту или иную модель, но в любом случае к слову финансового менеджера стоит внимательно прислушаться при выборе учетной политики организации.

      Исходя  из сказанного выше, модуль "Бухгалтерский учет" структурно входит, наряду с модулями "Финансовое планирование" и "Консолидация" в ту составную часть Системы ПАРУС, которая автоматизирует управление финансами предприятия. В соответствии с принципом модульности Системы и стремлением Корпорации обеспечить самые разнообразные запросы пользователей, модуль бухгалтерского учета может функционировать совершенно автономно.