Автоматизация заявок парикмахерской

Министерство образования Республики Беларусь

 

Учреждение образования

«Гомельский государственный университет  
имени Франциска Скорины»

 

 

Заочный факультет

 

Кафедра автоматизированных систем обработки информации

 

 

 

 

 

 

 

«Автоматизация заявок парикмахерской»

 

 

 

 

Курсовой проект

по дисциплине «Базы и банки данных»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель

студент группы АС-41       Н.П. Кудрицкая            

 

Руководитель        В.Н. Леванцов        

 

 

 

Гомель 2014

Содержание

 

 

 

Введение

На современном этапе развития человечества роль информационных технологий переоценить сложно. Даже для решения самых простых проблем люди часто прибегают к необходимости использования информационного пространства. Информационные технологии стимулируют развитие самых разнообразных сфер деятельности человека, начиная с автоматизации крупных предприятий-гигантов и заканчивая социальными сетями.

Использование последних разработок в области компьютеризированных систем не всегда в состоянии решить ряд возникших проблем, однако упростить их в значительной степени информационным технологиям под силу. В значительной степени этот процесс заметен при необходимости получения различных отчетов и справок. Поэтому все чаще информационные технологии стали внедряться в предприятия различного масштаба. С помощью систем автоматизации легко осуществлять постоянный контроль над деятельностью фирмы/организации. При внедрении программного продукта исчезает ряд ошибок, связанных с человеческими факторами учета информации.

Не менее значимым фактором следует считать гарантию безопасного хранения информации. В ряде систем, с которыми работает большой штат сотрудников, принято разделять обязанности в программе и закрывать доступ к важной информации.

Совершенно ясно и понятно, что автоматизация бизнеса позволяет в десятки раз увеличить скорость работы по составлению сложных отчетных документов. И дело здесь не в квалификации сотрудников, а в ограниченности возможностей человеческого организма при выполнении рутинных и однообразных операций. То, на что отдел специалистов потратит несколько месяцев, программа и один работник сделают за пару дней.

В связи с вышеперечисленными возможностями возникла необходимость создания автоматизированной системы «Парикмахерская». В ходе выполнения курсового проекта будет представлено описание разработанной системы, содержащей все необходимые данные для функционирования салона-парикмахерской, формы для ввода информации, а также разработанные отчеты о результатах работы предприятия.

 

1 Концептуальное проектирование  базы данных

1. Характеристика предметной области

В данном курсовом проекте рассматривается объект автоматизации – салон-парикмахерская. Основное направление деятельности – обслуживание клиентов по заказам мастерами салона.

Для полноценной работы автоматизированной системы база данных должна хранить информацию об услугах, оказываемых клиентам, их цене. Также необходимо хранить данные о мастерах парикмахерской, чтобы контролировать объем выполненных ими работ, рассчитывать зарплату. Работа с клиентами также предусматривает хранение данных о заказчиках, а также их заявках.

В процессе разработки автоматизированной системы будут предусмотрены функции для ввода данных администраторами парикмахерской о клиентах и их заказах. Также в системе будут созданы различные отчеты, которые могут быть полезны бухгалтеру (директору) для учета выполненных заявок, начисления заработной платы мастерам.

2. Выходная информация

Выходная система разработана таким образом, что на выходе можно будет получить три информативных отчета в соответствии с требованиями курсового проекта:

• Заказы клиентов – аналитический отчет (рисунок 1). Данные отчет имеет табличную форму с группировкой по клиентам обо всех заказах салона. В конечной форме отображается информация о том, когда и какой мастер выполнил заявку клиента, а также цена оказанной услуги.

Рисунок 1 –Аналитический отчет «Заказы клиентов» в режиме Макета

• Сводный отчет о работе мастеров салона (рисунок 2). В отчете представлены данные с группировкой по мастерам о выполненных заказах, сумме предоставленных услуг. По итогам полученных результатов директор или иное руководящее лицо может сделать вывод о работе каждого из исполнителей, выдать соответствующую зарплату.

Рисунок 2 – Сводный отчет в режиме Макета

• Именинники месяца – простой отчет (рисунок 3). Данный отчет формирует список всех клиентов парикмахерской, у которых дни рождения в текущем месяце. В этом случае салон может поздравить своих клиентов хорошей скидкой или поздравлением. 

Рисунок 3 – Простой отчет «Именинники месяца» в режиме Макета

 

3. Входящая информация

Для того, чтобы получат готовые отчеты – выходную информацию, необходимо, чтобы кто-либо (Администратор салон) вводил в информационную систему данные о клиентах и их заказах.

С этой целью были разработаны две формы для ввода данных в базу:

• Учетная  ведомость заказов. В данном документе представлены данные о клиенте (ФИО,  дата рождения, телефон), а также соответствующие этому клиенту заказы с подсчетом общей суммы заявок. Внешний вид формы «Учетная ведомость» в режиме Макета представлен на (рисунок 4).

Рисунок 4 – Учетная ведомость в режиме Макета

• Оформление заказа клиента. Данная форма служит для ввода данные о заказе услуги (рисунок 5).

Рисунок 5 – Оформление заказа клиента в режиме Макета              

4. Выделение информационных объектов БД

Для создания полноценной базы данных «Парикмахерская» необходимо продумать, какие данные должна хранить база, а также какие значения могут принимать атрибут и, соответственно, задать их тип. Все поля, которые необходимы для хранения информации, представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Поля базы данных

Наименование поля	Тип
ФИО клиента	Текстовый
Телефон клиента	Текстовый
Дата рождения	Дата
Наименование услуги	Текстовый
Цена услуги	Числовой
Дата заказа	Дата
ФИО мастера	Текстовый
Телефон мастера	Текстовый
Адрес мастера	Текстовый
Примечание	Текстовый

 

Далее необходимо выполнить нормализацию данных для корректности. Существует 3 этапа приведения информации к нормальной форме:

1. По определению: «Отношение находится в первой нормальной форме (сокращённо 1НФ), если все его атрибуты атомарные, то есть если ни один из его атрибутов нельзя разделить на более простые атрибуты, которые соответствуют каким-то другим свойствам описываемой сущности». Это значит, что из всех данных (таблица 1) необходимо выделить таблицы, где запрещается использовать повторяющиеся столбцы, множественные столбцы. Также в выделенных объектах необходимо задать первичные ключи.

Разделим данные на 4 таблицы (рисунок 6-9).

Рисунок 6 – Таблица «Клиент»

Рисунок 7 – Таблица «Услуги»

Рисунок 8 – Таблица «Мастер»

Рисунок 9 – Таблица «Заказ»

2. Вторая нормальная требует, чтобы все не ключевые столбы таблицы полностью зависели от ключевого. Отсюда можно сделать вывод, что наша модель данных удовлетворяет этому условию, так как в каждой таблице выделен простой первичный ключ (один столбец), все остальные в полной мере зависят от него.
3. Третья нормальная форма гласит: « Базовое отношение находится в третьей нормальной форме относительно заданного множества функциональных зависимостей тогда и только тогда, когда оно находится во второй нормальной форме и каждый неключевой атрибут полностью функционально зависит только от ключей». Рассматриваемые таблицы удовлетворяют этому утверждению, а, следовательно, находятся в форме.

Итак, рассмотрим подробнее полученные таблицы. «Клиент» - таблица содержит 4 атрибута:

• Код клиента – первичный ключ, не может допускать нулевые значения. Тип данных – счетчик – это значит, что данному столбцу будет автоматически присваиваться численное значение по порядку без повторений;

• ФИО  - текстовый, обязательное поле;
• Дата рождения – дата, не обязательный;
• Телефон – текстовый, обязательный.

Таблица «Мастер» содержит 4 атрибута:

• Код мастера – ключевое поле, счетчик;
• ФИО мастера – текстовое, обязательное;
• Телефон – текстовое, обязательное;
• Адрес – текстовое, не обязательное.

Таблица «Услуги» содержит 3 обязательных поля:

• Код услуги – ключевое, счетчик;
• Наименование услуги – текстовое;
• Цена – денежное.

Таблица «Заказ» содержит 6 полей:

• Код заказа – ключевое, счетчик;
• Код клиента – числовое, обязательное;
• Код мастера – числовое, обязательное;
• Код услуги – числовое, обязательное;
• Дата заказа – дата, обязательное;
• Примечание – текстовое, не обязательное.

Таблицы связаны между собой следующим образом (рисунок 10).

Рисунок 10 – Схема данных

5. Алгоритмы реализации отчетов

Вся хранимая в базе данных информация позволять получать в конечном итоге отчеты – печатные формы по запросу. Отчеты создаются на основании таблицы или запроса.

В ходе исполнения курсового проекта было разработано 3 отчета на основе запросов:

• Сводный отчет о работе мастеров салона – отчет использует данные из нескольких таблиц: «Мастер» - ФИО мастера; «Услуги» - Наименование услуги, Цена; «Клиент» - ФИО клиента; «Заказ» - Код заказа, Дата заказа. Данный отчет группирует все заявки по мастерам и подводит итог работы каждого путем суммирования цен за предоставленные услуги (рисунок 11).

Рисунок 11 – Сводный отчет о работе мастеров салона

• Заказы клиентов – аналитический отчет. В табличной форме документ отображает список всех заказов клиентов салона, группировка сделана по ФИО клиента (рисунок 12).

Рисунок 12 – Аналитический отчет «Заказы клиентов»

• Именинники месяца – простой отчет, в основе которого лежит запрос на выборку, выбирает из таблицы «Клиент» всех заказчиков, у которых дни рождения в текущем месяце (рисунок 13).

Рисунок 13 – Отчет «Именинники месяца»

 

2. Реализация базы данных

1. Создание структуры таблиц

В самом начале разработки необходимо создать новую базу данных. Для этого запускаем MSAccess, нажимаем кнопку «Новая база данных», после чего в правой части экрана появится поле, где необходимо указать путь сохранения и имя базы данных. После всех манипуляций откроется окно для создания таблицы базы данных (рисунок 14).

Рисунок 14 – Окно создания таблицы БД

В среде MSAccessтаблицы создаются с помощь конструктора, где необходимо задать имя атрибута, выбрать тип из выпадающего списка, а также при необходимости указать дополнительные свойства в нижней части окна. Создадим необходимые таблицы в связи с выделенными информационными объектами (пункт 1.4) (рисунок 15 – 18).

Рисунок 15 – Таблица «Клиент» в режиме Конструктор

Рисунок 16 – Таблица «Мастер» в режиме Конструктор

Рисунок 17 – Таблица «Услуги» в режиме Конструктор

Рисунок 18 – Таблица «Заказ» в режиме Конструктор

После создания всех таблиц необходимо разработать схему данных, представленную на рисунок 10. Как видно на изображении, данные связаны по типу «один-ко-многим». Это значит, что, например, каждый заказ может исполнять только один единственный мастер, в то время как один мастер может исполнять множество заказов. Остальные связи аналогично.

2. Разработка форм

После того, как все таблицы созданы, можно приступать к разработке форм. Для начала необходимо создать формы – справочники для заполнения данных в созданных таблицах. Для этого необходимо сфокусироваться мышкой на нужной таблице, выбрать пункт «Мастер форм» на главной панели в разделе «Создание» - «Другие формы». Откроется мастер создания форм (рисунок 19).

Рисунок 19 – Мастер создания форм

В окне выбираем все столбцы, кроме «Код клиента», так как это значение присваивается автоматически, далее выбираем внешний вид формы, стиль,  готово. Для формы «Клиент» был выбран ленточный тип представления данных. При необходимости, можно открыть форму в режиме Конструктор и вручную сделать изменения, например, изменить шрифт. Форма «Клиент» в режиме Конструктор представлена на рисунке 20.

Рисунок 20 – Форма «Клиент» в режиме Конструктор

Для конечного пользователя форма будет иметь вид (рисунок 21).

Рисунок 21 – Форма «Клиент»

Форма «Мастер» (рисунок 22) создавалась аналогично, тип – табличный .

Рисунок 22 – Форма «Мастер»

Форма «Услуги» создавалась также с помощью мастера форм и имеет табличный вид (рисунок 23).

Рисунок 23 – Форма «Услуги»

В п. 1.3 описывались формы для ввода информации в базу. Создание таких панелей также выполняется с помощью мастера форм. Для создания «Учетной ведомости» необходимо сначала выбрать все столбцы из таблиц, которые будут отображаться на форме. Далее необходимо выбрать поля, для главной и подчиненной формы, затем указать тип диаграммы (у нас - табличный). После этого можно открыть форму в режиме конструктора    (рисунок 24) и внести необходимые изменения.

Рисунок 24 – Форма «Учетная ведомость» в режиме Конструктора

Для удобства отображения данных о сумме предоставленных услуг добавим строку суммирования в таблице. В конечном итоге форма будет иметь вид (рисунок 25).

Рисунок 25 – Учетная ведомость

Форма «Оформление заявок» имеет ленточный вид, создана Мастером форм. В режиме Макета поля для ввода данных об услуге и мастере заменены на выпадающие списки для удобства выбора. А также поле «Цена» заполняется автоматически при выборе наименования услуги (рисунок 26).

Рисунок 26 – Форма «Оформление заказа клиента» в режиме Конструктор

Для корректности документа добавим поле для подписи клиента с помощью инструмента «Рисование» - «Линия». Конечный вид формы представлен на рисунке 27.

Рисунок 27 – Форма «Оформление заказа клиента»

Все разработанные формы имеют навигационную панель, с помощью которой можно работать с данными: добавлять, редактировать, удалять. Также все разработанные документы имеют схожий по шрифту, цветовому оформлению интерфейс. Формы выдержаны в едином стиле.

3. Разработка отчетов

Как уже говорилось ранее, отчеты – это печатные формы, в которых конечный пользователь не может ничего редактировать, а получает лишь данные по запросу. Значит, каждый отчет должен иметь запрос, на основе которого выбираются данные.

Рассмотрим процесс создания сводного отчета. Для начала создадим запрос с помощью Мастера запросов (рисунок 28).

Рисунок 28 – Запрос для сводного отчета

Далее можно приступить к непосредственному созданию документа. Для этого на вкладке «Создание» выберем «Мастер отчетов». В открывшемся окне выберем все необходимые поля (как и в запросе) для отчета. Нажмем «Далее». Затем Мастер предлагает выбрать тип представления данных. Для сводного отчета выберем таблицу «Мастер». Потом добавим уровень группировки – «ФИО мастера». В следующем окне укажем сортировку данных по дате заказа в убывающем порядке. Потом ориентацию листа – книжная  и  макет – структура.  Далее откроем конструктор отчета (рисунок 29).

Рисунок 29 – Сводный отчет в режиме Конструктор

Добавим строку итого по каждому мастеру (рисунок 30).

Рисунок 30 – Строка итогов

Полученный отчет примет конечный вид (рисунок 31).

Рисунок 31 – Сводный отчет о работе мастеров салона

Следующий отчет – аналитический. Он создан на основе запроса    (рисунок 32).

Рисунок 32 – Запрос для аналитического отчета

Сам отчет создается аналогично, с помощью Мастера отчетов. Он имеет табличный вид и сгруппирован по полю «ФИО клиента». Также в отчет была добавлена строка подведения итогов (рисунок 33).

Рисунок 33 – Строка итогов в аналитическом отчете

Аналитический отчет «Заказы клиентов» имеет вид (рисунок 34).

Рисунок 34 – Отчет «Заказы клиентов»

Последний отчет – простой запрос с условием. Отчет представляет собой список клиентов парикмахерской из таблицы «Парикмахерская», у которых день рождения в текущем месяце, т.е. условие на выборку будет следующим (рисунок 35).

Рисунок 35 – Запрос с условием

Далее создаем пошагово отчет с помощью Мастера отчетов. Особенностью данного документа является подсчет количество выведенных записей в конце (рисунок 36) и добавления элемента «Эмблема» (рисунок 37).

Рисунок 36 – Итог простого отчета

Рисунок 27 – добавление в отчет элемента «Эмблема»

4. Создание сервисных процедур

В данном разделе рассмотрим создание кнопочной формы для работы пользователя.

Среда MSAccessпредусматривает возможность создания кнопочных форм с помощью Мастера. Для запуска необходимо выбрать в меню пункт «Диспетчер кнопочных форм». Если проект не содержит уже такой формы, то она будет создана автоматически (рисунок 28).

Рисунок 28 – Пустая кнопочная форма

В этой форме вводятся все страницы, которые будет содержать форма. Добавлять элементы можно путем нажатия кнопки «Создать», затем ввести текст в появившемся поле (рисунок 29).

Рисунок 29 – Создание пункта меню формы

После первого этапа создания форм имеем следующий вид изображенный на рисунке 30.

Рисунок 30 – Страницы кнопочной формы

Далее продолжим работу с первой страницей кнопочной формы – «Парикмахерская», которая выбрана по умолчанию. Для добавления пунктов меню на эту форму, необходимо нажать кнопку «Изменить» (рисунок 31).

Рисунок 31 – Меню главной формы

Далее создадим главное меню. Для этого нажимаем кнопку «Создать» и в появившемся окне вводим данные (рисунок 32).

Рисунок 32 – Создание пунктов меню формы

В разделе команда выбираем действие, которое будет происходить при выборе данного пункта. Если выбран пункт «Перейти к кнопочной форме», то в списке будут представлены все созданные формы (рисунок 30). При указании перехода к какому-либо объекту разработанной базы, будет представлен список с наименованием этих таблиц/форм/отчетов.

Далее таким же образом необходимо проработать каждую страницу формы. Затем в режиме конструктора можно редактировать форму вручную.

По результатам проделанной работы, получилась форма (рисунок 33).

Рисунок 33 – Главное меню кнопочной формы

Рисунок 34 – Формы ввода данных

При выборе каждого из пунктов меню произойдет открытие ранее описанных форм (рисунок 21-23). При нажатии кнопки «Назад» осуществится выход на главную форму (рисунок 33).

Рисунок 35 – Входящая информация

При выборе пунктов меню произойдет открытие ранее описанных форм (рисунок 27, 25). При нажатии кнопки «Назад» осуществится выход на главную форму (рисунок 33).

Рисунок 36 – Исходящая информация

При нажатии кнопок откроются соответствующие отчеты.

Итак, разработанная кнопочная форма является конечным продуктом базы данных. Пользователь имеет доступ ко всем разработанным объектам для ввода/вывод информации.

 

 

Заключение

Данный курсовой проект ставил своей основной задачей приобрести навыки создания, разработки базы данных на примере какой-либо организации.  Цель – создание информационной системы, которая организует все необходимые данные предметной области, ввод информации и группировка ее в отчеты.

В процессе выполнения задания были учтены все требования, разработанная информационная система:

1. Хранит всю необходимую информацию о: клиентах (ФИО, телефон, дата рождения), мастерах (ФИО, телефон, адрес), услугах (наименование, цена), заявках (дата, кто выполнял и т. д.).
2. Включает в себя ряд форм для ввода первичной информации в базу, в т. ч. составные формы («Учетная ведомость», «Оформление заказа клиента»).
3. Формирует необходимые отчеты.
4. Содержит кнопочную форму для работы конечного пользователя с простым и понятным интерфейсом.

Таким образом, можно сделать вывод, что поставленные цели и задачи достигнуты, работа выполнена корректно.

 

Список использованных источников

1. Кошелев В. Е. Эффективное использование Access 2007./ В. Е. Кошелев// Эффективное использование Access 2007/ Бином-Пресс. 2008г. – С. 103.
2. Днепров А. Microsoft Access 2007./ А. Днепров// Microsoft Access 2007/ СПб: Питер, 2008г. – С. 56.
3. Системы управления базами данных. Этапы создания базы данных Access 2007 [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.lessons-tva.info/edu/inf-access/access_2.html - Дата доступа: 20.11.2014.
4. Системы управления базами данных. Как создавать формы в Access 2007[Электронный видеоресурс] – Режим доступа: http://www.kak-v.com/kak-sozdavat-formy-v-ms-access-2007/ - Дата доступа: 25.11.2014.
5. Отчеты в базе данных Access 2007 [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://studopedia.org/1-19898.html - Дата доступа: 27.11.2014.