Министерство  образования и науки РФ

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 
 
 
 

База  данных «Кадры» 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка группы ЭУбс-11-1        Ефимова Ольга

Проверил:                                                      Надршин В. В. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Иркутск, 2011 
 
 

Содержание

Введение 3 

Введение

     Современные системы компьютерного управления обеспечивают:

• выполнение точного и полного анализа данных;
• получение информации во времени без задержек;
• определение тенденций изменения важных показателей.

     Приложение  Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (СУБД).

     База  данных - это совокупность определенным образом организованных данных, хранящихся в запоминающих устройствах ЭВМ.

     База  данных характеризуется моделью  данных, т. е. формой организации данных в ней. По типу модели данных БД делятся на сетевые, иерархические и реляционные. В настоящее время практически применяется только реляционная структура, в которой база данных состоит из одной или нескольких двумерных таблиц.

     Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

     СУБД – программный комплекс, позволяющий создавать и эксплуатировать базу данных. СУБД, как правило, предоставляет разработчику язык программирования, который включает в себя специализированный язык управления базами данных.  Для наиболее распространенных баз данных реляционного типа таким языком является язык SQL.  Все СУБД могут быть поделены на настольные и промышленные. Настольные СУБД, такие как Access, FoxPro предназначены для создания либо автономных информационных систем, либо ИС файл-серверного типа. Промышленные СУБД, такие как Oracle, MS SQL Server, Postgress и др. предназначены для построения клиент-серверных информационных систем.

Модели  данных

     В классической теории баз данных, модель данных- есть формальная теория представления и обработки данных в системе управления базами данных (СУБД), которая включает, по меньшей мере, три аспекта:

     1) аспект структуры: методы описания типов и логических структур данных в базе данных;

     2) аспект манипуляции: методы манипулирования данными;

     3) аспект целостности: методы описания и поддержки целостности базы данных.

     Каждая  БД и СУБД строится на основе некоторой  явной или неявной модели данных. Все СУБД, построенные на одной  и той же модели данных, относят  к одному типу. Например, основой  реляционных СУБД является реляционная модель данных, сетевых СУБД — сетевая модель данных, иерархических СУБД — иерархическая модель данных и т.д. Рассмотрим три основных типа моделей данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

Иерархическая модель данных

      Данная  модель данных базируется на графовой форме построения данных, и на концептуальном уровне она является просто частным случаем сетевой модели данных . Иерархическая модель представляет собой связный неориентированный гpaф древовидной структуры, объединяющий сегменты.

     Иерархическая БД состоит из упорядоченного набора деревьев. Основными информационными единицами в иерархической модели данных являются сегмент и поле.

Сетевая модель данных

      Сетевая модель данных — логическая модель данных, являющаяся расширением иерархического подхода, строгая математическая теория, описывающая структурный аспект, аспект целостности и аспект обработки данных в сетевых базах данных.

     Сетевая БД состоит из набора экземпляров  определенного типа записи и набора экземпляров определенного типа связей между этими записями.

Реляционная модель данных

      Реляционная модель данных — логическая модель данных, прикладная теория построения баз данных, которая является приложением к задачам обработки данных таких разделов математики как теории множеств и логика первого порядка.

     На  реляционной модели данных строятся реляционные базы данных.

     Термин  «реляционный» означает, что теория основана на математическом понятии  отношение

     Для лучшего понимания  РМД следует отметить три важных обстоятельства:

• модель является логической, то есть отношения являются гическими (абстрактными), а не физическими (хранимыми) структурами;
• для реляционных баз данных верен информационный принцып: всё информационное наполнение базы данных представлено           одним и только одним способом, а именно вным заданием значений атрибутов в кортежах отношений; в частности, нет никаких указателей (адресов), связывающих одно значение с другим;
• наличие реляционной алгебры позволяет реализовать декларативная и декларативное описание ограничений целостности, в дополнение к навигационному (процедурному) программированию и процедурной проверке условий.

     Реляционная модель данных является совокупностью взаимосвязанных двумерных таблиц - объектов модели.

     При описании реляционной модели часто  используют следующие термины: отношение, кортеж, домен.

     Отношения представлены в виде таблиц, строки которых соответствуют, записям (кортежам), а столбцы – полям, атрибутам отношений (доменам). 

     Связывание  таблиц и обеспечение  доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.

      Организация данных. Создание таблиц и управление ими.

       Добавление и изменение данных.Эта функция требует разработки и реализации представленных данных,  отличных от табличных (формы).

     Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе  данных таблиц и других объектов базы данных.

     Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.

     Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.

     Защита  базы данных. Эти средства  позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.

     Средства  печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

     Access специально спроектирован для создания   многопользовательских  приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

     База  данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

     Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

Элементы  базы данных

• Таблицы. Таблица базы данных - это набор однородных записей. Например, таблица "Документы" содержит некоторое количество записей о документах. Таблица позволяет читать, изменять, добавлять и удалять записи, а также сортировать их по определенному условию и осуществлять поиск по заданным значениям.У каждой таблицы есть логическое имя - строка любых символов и физическое имя - имя файла, в котором она находится.
• Запросы. Запрос – средство отбора (поиска) данных в базе из одной или нескольких таблиц по определенному пользователем условию.

     Все запросы делятся  на две группы:

• запросы-выборки,
• запросы-действия.

       Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи.

• Формы. Форма – это «карточка» (бланк), в которую удобно вводить данные для каждой записи и удобно просматривать записи.

       При редактировании данных в форме изменения автоматически 

вносятся  в таблицу и наоборот.

Это удобно, т.к. при обновлении данных в  одной таблице автоматически  обновятся данные во всех связанных с ней таблицах.

• Отчёты. Отчет - это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на печать.

     Отчеты  позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране.

     Источником  данных для отчета может служить  таблица или запрос.

     Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые  поля, например, итоговые суммы.

Свойства  полей базы данных:

• Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой данных (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблицы).
• Тип данных – определяет тип данных, который может содержаться.
• Размер поля – определяет предельную длину в символах
• Формат поля – определяет способ форматирования данных
• Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные
• Подпись – определяет заголовок столбца таблицы.
• Значение по умолчанию – то значение, которое вводится автоматически.
• Условия назначения – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных.
• Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода ошибочных данных.
• Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля.
• Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных.
• Индексированное поле – все поля, обладающие этим свойством, позволяют производить операции, связанные с поиском или с сортировкой существенно быстрее.

Типы  данных:

1.Текстовый-(специальный тип данных, предназначен для хранения больших объемов текста). 

2.Числовой-(предназначен для хранения действительных чисел). 

3.Дата/время-(предназначен для хранения даты текущего времени). 

4.Денежный-(предназначен для хранения денежных форм) 

5.Счетчик-( специальный тип данных, предназначен для задания уникальных чисел с автоматическим наращиванием). 

6.Логический-(тип данных для хранения логических данных) 

7. Поле объекта ОLE-(специальный тип данных, предназначен для хранения объектов, вставляемых внедрением или связыванием). 

8.Гиперссылка-( специальный помощник, для хранения URL-объектов) 

9.Мастер  подстановок-(объект, настройкой можно автоматизировать ввод данных поля, так, чтобы не вводить в ручную, а выбирать из раскрывающегося списка).

Создание  базы данных «Кадры»

Создание  базы данных

    Создаем базу данных, даём ей название «Кадры».

В базу данных будет  входить: одна основная таблица «Служебные сведения», четыре вспомогательные  таблицы: «Отделы», «Личные сведения», «Должности» и «Специальности». Четыре запроса: «По сп», «По возрасту», «Люди со средне специальным образованием » и «По должности».  Две формы «Личные сведения» и «Служебные сведения».  Два отчёта: «Служебные сведения» и «Служебные сведения 1»

Создание  таблиц

      Создаем с помощью конструктора одну основную таблицу: «Служебные сведения» (рис.1). И четыре вспомогательных: «Отделы», «Личные сведения», «Должности» и «Специальности».

Рис.1.Таблица «Служебные сведения»  в режиме конструктор 

    Далее необходимо в конструкторе указать  «Имя поля» таблицы, «Тип данных». Для  упрощения ввода повторяющихся  данных используем в «Типе данных», пункт «Мастер подстановок». В  основных таблицах делаем поля со списками из вспомогательных (рис.2).

Рис.2.Заполненная таблица «Служебные сведения»

Создание  схемы данных

    Для создания связи между таблицами  нужно нажать на панели инструментов Access кнопку «Схема данных». В открывшемся  окне диалога выбрать ключевое поле таблицы и протянуть мышью связь к соответствующему полю другой таблицы. 

Связываем таблицы «Отделы», «Личные сведения», «Должности» и «Специальности» с основной таблицей «Служебные сведения» (рис.3).

Рис.3.Схема данных

Создание форм

    Для создания необходимо перейти на вкладку  «формы» нажать кнопку «создать»  и используя «мастер форм»  выбрать необходимые поля, структуру  отображения, цветовую гамму. Создаем  форму «Служебные сведения» (рис.4).

Рис.4.Форма «Служебные сведения» 

    Под редактированием формы понимаются такие изменения, как удаление поля и добавление нового, добавление новых  текстовых записей и изменение  существующих, добавления различных  кнопок для упрощения работы с  формой и т. п. Для отображения  структуры формы на экране необходимо в окне базы данных выделить имя требуемой формы и щелкнуть на кнопке Конструктор.

Размеры разделов можно изменять, перетаскивая по вертикали  линии, разделяющие эти зоны. Разделы  заголовка и примечаний содержат в основном такие элементы оформления формы, как текстовые надписи и рисунки. Основными элементами области данных являются поля, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод (рис.5).

Рис.5.Форма «Служебные сведения» в конструкторе

Создание  запросов

Так же как и в предыдущих случаях выбираем вкладку Запрос, жмем кнопку Создать и выбираем Конструктор. В появившихся окнах выбираем таблицы и далее необходимые поля для показа из этих таблиц (рис.6).

Рис.6.Создание запроса в режиме конструктора 

Создаем запрос «Люди со средне специальным образованием». Для создания результирующей таблицы необходимо перенести имена полей таблицы из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. В данном случае переносим имена полей: Фамилия, Имя, Отчество, Дата_рождения, Образование, Специальности.

    Критерии  поиска задаются в строке Условие  отбора. Для вывода в результирующей таблице , необходимо в ячейку строки Условие отбора поля Образование ввести значение «Среднеспециальное».

Создаем еще три запроса: «По возрасту», «По должности» и «По сп».

Создание  отчетов

    Для создания «отчета» производим те же действия, только создаем с помощью мастера. Выбираем нужные поля из таблиц или  запросов для формирования необходимой структуры, показа требуемых данных (рис.7). 

Рис.7.Создание отчета с помощью мастера

    Создаем два отчета: «Служебные сведения» (рис.8) и «Служебные сведения1».

Последовательность  действий при формировании отчёта с  помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям.

Рис.8.Отчет базы «Служебные сведения»

Заключение

     В ходе выполнения  курсовой работы была разработана база данных «Кадры». База данных «Кадры» предназначена для облегчения работы с персоналом. Она содержит важные сведения каждого из сотрудников. С ее помощью можно легко узнать важные сведения того или иного сотрудника.    База данных имеет официальный интерфейс, поддерживает целостность и непротиворечивость данных и обеспечивает вывод на экран всех необходимых отчетных документов. Это позволяет сделать вывод о корректности и полноте решения поставленной на курсовую работу задачи.

     В заключении необходимо отметить, что  несмотря на кажущуюся простоту задачи, в ходе выполнения курсовой встречались  затруднения, которые нужно было обходить стороной, немного изменяя  таким образом алгоритм ее решения. Тем не менее в нем были реализованы такие задачи как:

     - построение удобного пользовательского  интерфейса;

     -справки;

     -ввод, корректировка,обработка данных;

     -формирование  отчетов и запросов с возможностью  вывода нужной информации.

Список  использованной литературы

1. Власов  А.И., С.Л. Лыткин Краткое практическое  руководство разработчика информационных  систем на базе СУБД Oracle http://www.interface.ru/

2. Даммлер  М. Microsoft SQL Server 2005 Обзор продукта. http://www.CITForum.ru, 2005

3. Дейт. К. Дж. Введение в системы баз данных - Introduction to Database Systems. -- 8-е изд. -- М.: «Вильямс», 2006.

4. Елманова  Н., Федоров А. Oracle и Microsoft SQL Server: прошлое,  настоящее и будущее. http://www.interface.ru/, 2003

5. Системы управления базами данных. http://www.ru.wikipedia.org/