База данных курсовых проектов

Министерство образования и науки Российской Федерации

Санкт-Петербургский Государственный Университет Сервиса и Экономики

Институт экономики и управления предприятиями сервиса

Кафедра прикладных информационных технологий

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине

«Базы данных»

Тема: «База данных курсовых проектов»

 

 

 

Работу выполнила:

студентка 4 курса,

специальности 080801.65 (Прикладная информатика в сфере сервиса), з/о

Гуськова Г.С.

Проверил:

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2012 г.

 

Содержание

Введение           3

1.  Основные положения теории баз данных    4
2. Построение модели данных предметной области    8
3. Построение даталогической модели данных    9
4. Построение физической модели данных     11
5. Загрузка данных         14
6. Разработка запросов         15
1. Запросы на выборку       16
2. Параметрические запросы      17
3. Создание отчета        18
7. Создание форм         20
1. Создание макроса        21
2. Создание кнопочной формы, запускающей макрос  22

Заключение          23

Список литературы и других источников информации   24

 

Введение

 В современном мире  компьютеры хранят и обрабатывают  большие объемы данных. Для эффективной работы данные нужно упорядочить, т.е. сгруппировать однотипную информацию, а также  указать связи и зависимости между различными группами данных.

Базы данных — это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Базы данных могут существовать и без компьютеров (например архивы и хранилища документов), но в современных условиях основной массив данных хранится в  электронных базах данных. А для эффективной работы с ними нужно использовать специальные программы.

Не последнюю роль базы данных играют и в системе образования. Поэтому тема данной курсовой работы является актуальной.

Цель работы - приобретение практических навыков по созданию систем автоматизированного сбора и обработки данных.

Для выполнения вышеуказанной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• ознакомление с основными понятиями теории баз данных;
• формулирование предметной области по заданной теме;
• создание инфологической модели данных;
• описание создаваемой модели данных на языке конкретной СУБД;
• построение физической модели данных;
• рассмотрение способов разработки запросов;

1. изучение процесса создания форм. 
   Основные положения теории баз данных

С базами данных неразрывно связано такое понятие как СУБД. СУБД (система управления базами данных) - это набор программ, используемых для управления данными, их хранения, извлечения, поиска и редактирования.

База данных, управляемая такой системой, является, в сущности, структурой, которую создают, чтобы хранить в ней нужные данные. А СУБД — это инструмент, используемый для создания этой структуры и работы с данными, которые в ней хранятся.

СУБД используется разработчиками и пользователями, обращающимися к СУБД напрямую или косвенно, через прикладные программы. На рисунке 1 представлена схема компонентов системы базы данных.

Рис.1. Компоненты системы базы данных

Базы данных состоят из четырех основных компонентов: Данных пользователя, метаданных, индексов и метаданных приложений.

Данные пользователей представляются в виде отношений – двумерных таблиц данных. Столбцы таблицы содержат поля, или атрибуты, а строки содержат записи о конкретных объектах делового мира.

База данных состоит как из данных, так и из метаданных. Метаданные - это данные, которые являются описанием структуры данных, находящихся внутри базы. Зная, как расположены данные, можно их получить. Так как описание структуры базы данных находится в самой базе, то она является самоописательной. База данных является интегрированной, ибо содержит в себе не только элементы данных, но и существующие между ними взаимосвязи. В базе данных метаданные хранятся в области, которая называется словарь данных. Он описывает таблицы, столбцы, индексы, ограничения и другие компоненты, из которых состоит база данных.

Индексы, которые хранятся в базе данных, призваны улучшить её производительность и доступность. Метаданные приложений описывают структуру и формат пользовательских форм, отчетов, запросов и других компонентов приложений.

СУБД подразделяются на иерархические, сетевые и реляционные в зависимости от данных которые они обрабатывают. Существуют множество различных СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE, CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT ACCESS.

Microsoft Access — профессиональная  программа управления базами  данных. С ее помощью можно  накапливать и систематизировать  разнообразную информацию, искать  и сортировать объекты согласно  выбранным критериям, конструировать  удобные формы для ввода данных  и генерировать на основании  имеющихся записей прекрасно  оформленные отчеты. Access обеспечивает  одновременный доступ к данным  десяткам пользователей.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время и т.д. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений. Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.

Основными понятиями СУБД ACCESS являются:

Данные – систематизированная и структурированная каким-либо образом информация. Существуют три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная. Иерархически структурированные данные состоят из нескольких записей, одна из которых определена как корневая. Примером иерархической модели могут служить деревья. Сетевая модель подобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи “много ко многим” и “много к одному”, а так же здесь нет корневого узла, т.е. любая запись может быть корневой. Реляционная модель представляет собой данные, упорядоченные в таблицы, чаше всего двухмерные;

 Модели данных – представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной среды. Модели данных используются как для концептуального, так и для логического и физического представления данных.

Ключ - идентификатор, уникально идентифицирующий значения атрибутов некоторой записи об объекте.

 

2. Построение модели данных предметной области

В университете существует несколько кафедр. К каждой кафедре относят несколько дисциплин, по которым студенты разных групп выбирают темы курсовых проектов.

Требуется разработать информационную систему для автоматизации учета выбора тем курсовых работ студентами разных групп и контроля сдачи курсовых работ. Система должна предусматривать режимы ведения системного каталога, отражающего перечень дисциплин, по которым выбираются определенные темы курсовых проектов и производится защита.

С данной информационной системой должны работать сотрудники кафедры и с помощью этой системы должны иметь возможность решать следующие задачи:

1. Вносить изменения в состав тем курсовых работ, состав групп, наименования дисциплин.
2. Относить одну и ту же тему курсовой работы к нескольким студентам.
3. Вовремя удалять сведения об отчисленных студентах.
4. Составлять статистические данные о частоте выбора конкретных тем курсовых работ, результатах и дате защиты курсовых.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Построение даталогической модели данных

Даталогическая модель базы данных является моделью логического уровня и строится для конкретной СУБД, в среде, в которой проектируется база данных, в данном случае это СУБД Access.

При даталогическом моделировании необходимо спроектировать структуру таблиц с учетом требований к реляционным моделям в среде СУБД Access.

Для этого сначала нужно составить схему

 

 

 

 

Рис. 2 Схема структуры организации

При даталогическом моделировании необходимо спроектировать структуру таблиц с учетом требований к реляционным моделям в среде СУБД Access.

Представим даталогическую модель как взаимодействие следующих сущностей:

Кафедры (Код кафедры, Название кафедры)

Дисциплины (Код дисциплины, Название дисциплины, Семестр, Код кафедры).

Курсовые (Код курсовой, Код дисциплины, Название темы курсовой).

Группы (Код группы, Номер).

Студенты (Код студента, Фамилия, Год рождения, Код группы, Номер зачетной книжки)

Защита курсовой (Номер записи, Код студента, Код курсовой, Оценка, Дата защиты).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Построение физической модели данных

На следующем этапе реализуется физическая модель в СУБД Access. Создаются таблицы классов объектов с соответствующими типами данных и свойствами полей.

  

Рис.3. Таблица Кафедры                            Рис. 4 Таблица Дисциплины

На Рис.3 представлена таблица Кафедры (в режиме Конструктор), ключевым полем будет Код кафедры; на рис. 4 - таблица Дисциплины, ключевым полем будет Код дисциплины, тип данных этого поля числовой.

Создадим следующую таблицу Курсовые (рис.5). Ключевым полем будет Код курсовой, тип данных – числовой.

      

Рис.5 Таблица Курсовые                            Рис.6 Таблица Группы.

 

Следующим этапом будет создание таблицы Группы, ключевое поле – Код группы, тип данных – числовой (рис. 6).

 

Далее создадим таблицу Студенты, ключевое поле – Код студента, тип данных – числовой (рис. 7):

Рис. 7 Таблица Студенты (ключевое поле – Код студента)

Создаем последнюю таблицу Защита курсовой, ключевое поле зададим Номер записи (рис. 8), внешними ключами будут поля Код студента (рис. 9) и Код курсовой (рис.10).

 

Рис. 8 Таблица Защита курсовой               Рис. 9 Внешний ключ                                              ключевое поле Номер записи

Рис. 10 Внешний ключ

С помощью инструментальных средств в окнах Схема данных и Изменение связей устанавливаются связи между полями таблиц (Рис.11 и Рис. 12).

Рис. 11 Схема данных

Рис. 12 Изменение связей

5. Загрузка данных

После создания всех полей и определения их свойств в таблицу можно вводить информацию. Для этого необходимо войти в режим таблицы. Новая таблица Access состоит из одной пустой записи. Чтобы её заполнить, необходимо ввести несколько строк с данными.

Запись таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка. Переходить от записи к записи и от поля к полю таблицы позволяют также клавиши управления курсором.

С помощью клавиш Tab и Enter можно перемещаться по полям слева направо, а посредством клавиш Shift+Tab – в обратном направлении.

В активном поле появляется мерцающий курсор ввода, свидетельствующий о том, что можно начинать ввод. Переход в другое поле расценивается программой как подтверждение ввода, выполненного в предыдущем поле.

После активизации любого поля записи в строке состояния появляется комментарий, который введен пользователем в поле Описание при составлении таблицы.

 

 

 

 

 

 

6. Разработка запросов и способы обработки данных запросами

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя.

Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Источниками данных для отчетов могут быть данные одной таблицы, данные из нескольких таблиц и запросы как однотабличные, так и многотабличные. Пи выборе полей для отчета допускается выбор нескольких таблиц или нескольких запросов. В практической деятельности наибольшее применение находят отчеты на основе многотабличных запросов.

В однотабличных отчетах могут создаваться вычисляемые поля для расчета итоговых расчетов.

Существует три режима работы с отчетами: режимы просмотра образца, предварительного просмотра и конструктора.

Режим просмотра образца отчета доступен только из режима конструктора. Этот режим используется для проверки макета отчета, и в нем отображается только часть данных, которая необходима для демонстрации заполнения каждого из элементов отчета. Поскольку в таком режиме отображается лишь часть данных, создание отчета для просмотра значительно ускоряется.

1. Запросы на выборку

Создадим простой запрос на выборку, например вывод курсовых с оценкой защиты «5».

Создавать запрос проще всего в режиме Конструктор.

На вкладке Создание выберем Конструктор запросов, в появившемся окне Добавление таблицы выбираем необходимые таблицы, Добавить (Рис.13).

Рис.13 Добавление таблицы в запросе

Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей(Имя таблицы), выбрать поле, задать условие отбора в графе Оценки - 5 (Рис.14).

Рис.14 Установление параметров запроса

Нажимаем Выполнить (Рис.15):

Рис.15 Результат запроса на выборку

2. Параметрические запросы

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя

Последовательность создания параметрического запроса:

Создать запрос в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора, например «Оценки».

В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию] (Рис.16).

Рис.16 Установление условий отбора в запросе

Щелкнуть Выполнить. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести, например, фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК (Рис.17).

Рис.17 Результат параметрического запроса

3. Создание отчета

Создадим отчет на запрос Оценки:

Создание, Мастер отчетов, выбираем нужные поля (Рис.18):

Рис.18 Промежуточный этап создания отчета

 

 

Устанавливаем уровни группировки, порядок сортировки, вид макета отчета, стиль отчета, Готово (просмотреть отчет) (Рис.19).

Рис.19 Результат отчета

 

7. Создание форм

Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.

Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.

Любой элемент формы имеет контекстное меню, в котором есть команда Свойства. Выбор такой команды открывает окно свойств, подобное окну свойств формы. Вкладка Макет содержит параметры форматирования объекта. Вкладка Данные — описание источника данных, различные ограничения и условия, накладываемые на данные поля. Вкладка События (Event) позволяет писать функции отклика на различные события (например, перемещение мыши на объект). Параметры, не вошедшие впервые три группы, размещаются на вкладке Другие (Other). Вкладка Все (АН) обеспечивает одновременный доступ ко всем параметрам.

Следовательно, создание формы может осуществляться двумя способами:

·  Создание формы с помощью мастера;

·  Создание формы в режиме конструктора.

 

Также формы могут быть созданы на основе:

-  Одной таблицы;

-  Нескольких таблиц;

- Запросов для ввода данных в связные таблицы.

Рассмотрим создание формы

1. Создание макроса

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Создание макроса:

Создадим Макрос, открывающий запрос Оценки:

Макрос, Макрокоманды (выбираем из списка – Открыть запрос), в поле Аргументы макрокоманды выбираем имя открываемого запроса - Оценки, его режим (таблица), и режим данных (чтение) (Рис.20). Закрываем макрос, сохранив его под именем МакросОценки.

Рис.20 Создание макроса

 

2. Создание кнопочной формы, запускающей макрос

На вкладке Создание выбираем Конструктор форм, затем в Элементах управления нажимаем Кнопка, выделяем необходимый размер кнопки, в появившемся окне выбираем Разное, Выполнить макрос (Рис.21)

Рис.21 Создание кнопочной формы

Далее, МакросОценки, задаем имя кнопки Просмотр оценок, Готово, переходим в режим формы, проверяем работу кнопки (Рис.22), сохраняем форму под именем Оценки.

Рис.22 Проверка готовой кнопочной формы

 

Заключение

Результатом выполнения курсовой работы стало разработанная база данных, позволяющая автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов на кафедрах университета. Разработанная база отвечает всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.

Средствами СУБД Microsoft Access 2007 создан удобный пользовательский интерфейс. Созданная база данных позволяет решать все задачи, сформулированные в задачах курсовой работы.

В связи с тем, что база учебная, а не профессиональная, некоторые данные о студентах не были включены в базу, также не были полностью прописаны названия тем курсовых проектов (проставлены условные буквенные обозначения).. Но разработанная в курсовой база данных легко дополняется при необходимости разработки профессиональной базы данных.

 

Список литературы и других источников информации

1. Голышева А.В., Клеандрова И.А., Прокди Р.Г. Access 2007 "без воды". Все, что нужно для уверенной работы, 2008.

2. Зозуля Ю.Н. Компьютер на 100%. – СПб.: Питер, 2007.

3. Кошелев В. Е. Access 2007. Эффективное использование. - Бином-Пресс, 2008.

4. Кузнецов А., Microsoft Access 2003 Русская версия. – Питер. 2006

5. Тимошок Т.В.Microsoft Office Access 2007. Самоучитель. Диалектика, 2008.

6. http://progbook.ru/bd/microsoft-access/1014-koshelev-access-2007-effektivnoe-ispolzovanie.html
7. http://office.microsoft.com/ru-ru/access-help/HA010075993.aspx
8. http://tutorials.omgpu.ru/access/job/job07.htm