База данных "Производство мягкой мебели"

Федеральное бюджетное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Уфимский  государственный авиационный технический  университет

 

 

 

Кафедра экономической информатики

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«ИНФОРМАТИКА»

 

ТЕМА

 

БД «Производство мягкой мебели»

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка группы ФК-101

Стоянова О.В.

________________________________

(подпись)

 

 

Руководитель: Давлетова З.А.

_________________________________

(дата и  подпись)

 

 

 

 

 

 

 

Уфа 2012

 

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

  "Уфимский государственный авиационный   технический университет"

Кафедра экономической информатики

 

З А Д А  Н И Е

 

на курсовую работу по дисциплине  «Информатика»

 

 

Студент  Стоянова О.В.  Группа  ФК-101  Консультант Давлетова З.А.

 

1.Тема курсовой работы   БД «Производство мягкой мебели»______________

__________________________________________________________________

2.Основное содержание Разработанная БД должна содержать следующие минимальные характеристики:наименование товара, материал (дерево, пластик....), цвет, стоимость….фамилия, имя, отчество клиентов, дата покупки, форма оплаты, наличие кредита, срок погашения кредита__________________

 

В пояснительной записке должны содержаться следующие разделы:

□ общая характеристика предметной области;

□ краткое описание используемого  программного обеспечения;

□ реализация БД в MS Access;

□ контрольный пример;

□ руководство пользователя;

□ заключение;

□ список используемой литературы.

 

Дата выдачи _____24.02.12____                        Дата окончания_________________

 

Консультант __________________________

Содержание              

                                                                                           Стр.

Введение……………………………………………………………………………4

1. Общая характеристика предметной области, краткое описание используемого программного обеспечения………………………………5
2. Реализация БД в MS Access…………………………………………….....8
1. Создание таблиц…………………………………………………….8
2. Создание запросов……………………………………………….....9

      а) Запрос на  выборку…………………………………………………10

      б) Запрос на  обновление данных…………………………………….11

      в) Запрос на  удаление данных……………………………………….14

          2.3 Разработка форм……………………………………………………16

    2.3.1 Разработка многотабличных форм…………………………...16

    2.3.2 Разработка кнопочных форм………………………………….20

2.3.3Разработка  отчетов……………………………………………..25

а) Создание отчета по таблице……………………………...………25

б) Создание отчета на основе запроса…………………………..…28

3. Руководство пользователя………………………………………………31

Заключение………………………………………………………………34

Список использованных источников…………………………………..35

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного  отображения изменяющегося реального  мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют  под управлением специальных  программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

Увеличение объема и структурной  сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению  наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения  одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко  расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз  данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной  структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа.

Цель работы: изучение программы  обработки баз данных Microsoft Access. Получение навыков создания баз данных, форм для работы с ними, межтабличных связей, умения выбирать определенные данные по запросам, а также конструирования различных видов отчетов.

 

 

 

 

 

 

 

1. Общая характеристика предметной области, краткое описание используемого программного обеспечения

Microsoft Access – это одно из приложений, входящих  в состав пакета Microsoft Office. Приложение  является мощной программой обработки  баз данных, которую можно использовать  для хранения, сортировки и управления 

практически любыми типами данных. В качестве примеров можно привести имена и адреса, информацию о продавцах и складах  и даже любимые рецепты.

Microsoft Access является системой управления  реляционными базами данных. Реляционная  база данных (relational database) – это  такая база данных (БД), записи  которой можно сравнивать друг  с другом и другими источниками  данных и анализировать в целях  создания динамического источника  данных. Со

держание  такой БД может изменяться на основе результатов сортировки, запросов или  других операций с данными. Хотя Microsoft Access является довольно мощной программой, ее легко использовать. БД определяется простым указанием полей данных, которые должны содержаться в  базе (например, имя, адрес и индекс). Можно легко создавать формы, которые помогут вводить данные в базу, не задумываясь о работе программы управления этой БД, просматривать введенные данные в удобном виде, создавать запросы для отбора информации, удовлетворяющей определенным условиям и формировать отчеты.

Microsoft Access – это система управления базами  данных (СУБД). СУБД является универсальным  программным инструментом создания  и обслуживания БД, позволяет  не только хранить большие  массивы данных в определенном  формате, но и обрабатывать  их, представляя в удобном для  пользователей виде.

Access дает  возможность автоматизировать часто  выполняемые операции, разрабатывать  удобные формы для ввода, корректировки  и просмотра данных, составлять  сложные отчеты. В Microsoft Access база  данных включает в себя все объекты, связанные с данными, в том числе и те, которые предназначены для автоматизации работы с ними, такие, как таблицы, формы, запросы, отчеты, программный код.

СУБД Access включает в себя разнообразные и  многочисленные относительно автономные программные средства, ориентированные  на создание объектов базы данных и  приложений пользователя.

Средства  графического конструирования позволяют  пользователю создавать объекты  базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию. Диалоговые средства представлены разнообразными мастерами, которые в режиме ведения диалога с пользователем позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию БД. Среди многочисленных средств следует выделить средства для создания:

• таблиц и схем баз данных;

• запросов выборки, отбирающих и объединяющих данные нескольких

таблиц  в виртуальную таблицу, которая  может использоваться во многих задачах  приложения;

• запросов на изменение баз данных;

• экранных форм, предназначенных для ввода, просмотра и обработки 

данных  в диалоговом режиме;

• отчетов, предназначенных для просмотра  и вывода на печать данных из базы и  результатов их обработки в удобном  для пользователя виде.

В СУБД поддерживаются различные модели данных.

Модель  данных – это метод (принцип) логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели. В СУБД для ПЭВМ поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами.

Основной  логической структурной единицей манипулирования  данными 

является  строка таблицы – запись. Структура  записи определяется составом входящих в нее полей. Совокупность полей  записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области. Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются: выборка, добавление, удаление, изменение данных.

Microsoft Access называет объектами все, что  может иметь имя, такими объектами  являются таблицы, запросы, формы,  макросы и модули. Рассмотрим 

список объектов Microsoft Access.

Таблица – объект, который используется для хранения информации. Таблица  содержит поля (поле – столбец таблицы; поле содержит определенное свойство объекта; каждое поля имеет имя; внутри имени поля нельзя использовать пробелы; для связки между словами можно ставить знак подчеркивания; тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях; в реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический; логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" – "нет" или "истина" – "ложь"), в которых хранятся различного рода данные, например, фамилия и адрес, и записи (запись – строка таблицы; одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД).

Запрос  – объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или  нескольких таблиц. Для создания запроса  можно использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Можно создавать  запросы на выборку, удаление или  добавление данных, можно создавать  новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые  уже существуют.

Форма –  объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения  их на экране или управления работой  приложения.

Отчет –  объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может  быть распечатан или включен в  документ другого приложения.

Макрос  – объект, представляющий собой  структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по мнению разработчика, должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

Модуль  – объект, содержащий программы  на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить ошибки, которые невозможно обнаружить с помощью макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые вызываются из любого места приложения, также модули могут быть «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на происходящие в них изменения.

 

2. Реализация БД в MS Access

2.1 Создание таблиц

 Рассмотрим на примере таблицы данных «Товар» ее создание в MS ACCESS. Ее структура представлена в Таблице 1.

Таблица 1.

Имя поля	Тип данных
Код товара	Счетчик
Наименование  товара	Текстовый
Материал	Текстовый
Цвет	Текстовый
Стоимость	Денежный

 

Далее в  режиме таблицы заполняем данные

Связывание таблиц

Access 2007 позволяет  строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут  быть связаны между собой.

Простейшей  и наиболее редкой формой связи между  таблицами является связь «один  к одному», при которой для  каждой записи в одной таблице  существует в лучшем случае одна связанная  с ней запись в другой таблице.

Гораздо чаще встречается связь «один  ко многим», при которой для каждой записи в одной таблице существует одна, несколько или ни одной записи в другой таблице.

Нередко приходится иметь дело также со связью «многие ко многим», при которой  отсутствуют ограничения на множества  пар записей, принадлежащих связи. Такая связь в Access не используется. Ее необходимо представить в виде двух связей «один ко многим».

В базе данных «Производство мягкой мебели» таблицы  связаны друг с другом  связью «один ко многим».

2.2 Создание запросов

Запросы позволяют выбирать данные из одной  или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса  является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

а) Запрос на выборку с помощью мастера выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов.

Создадим  запросы на клиентов, имеющих кредит.

Для создания запроса необходимо открыть вкладку  «Создание»-«Мастер запросов» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Клиенты», добавляем необходимые поля, выбираем таблицу «Товар» и «Форма оплаты», добавляем необходимые поля Рис.1:

«Рис.1»

Нажимаем  кнопку «Далее». На  основании этих данных будет создан запрос. В следующем окне нажимаем «Далее», теперь задаем имя запроса «Запрос на выборку» и нажимаем кнопку «Готово». На Рис.2 наглядно представлен получившийся запрос:

«Рис.2»

Для отбора определенных записей из таблицы в запросе есть строка Условие отбора. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов. В качестве операндов выражения могут использоваться: литералы (конкретные значения, воспринимаемые Access так, как они записаны; в качестве литералов могут быть числа, текстовые строки, даты; текстовые строки заключаются в кавычки, даты в знаки #), константы (неизменяющиеся значения, которые определены в Access, например, True, False, Null, Да, Нет), идентификаторы (имена полей, таблиц, форм, отчетов и т.д.). Для формирования логических выражений в качестве условий отбора существует Построитель выражений. Для отбора из таблицы клиентов, имеющих кредит запрос на выборку представлен на Рис 3.

«Рис.3»

 

б) Запрос на обновление данных

Для обновления данных в полях таблиц может быть использован запрос на обновление. Изменения вносятся в группу записей, отбираемых с помощью указанных  пользователем условий отбора. Значения для изменений в полях определяются в бланке запроса в поле Обновление.

Чтобы задать запрос на обновление, необходимо сначала создать запрос на выборку, который затем преобразуется в окне конструктора запросов в запрос на обновление при выборе команды Обновление контекстного меню, появляющегося при нажатии кнопки Тип запроса на панели инструментов конструктора запросов, или команды меню Запрос/Обновление. После выполнения этой команды в бланке запроса появляется строка Обновление.

 Для  отбора обновляемых записей следует включить в бланк запроса поля, требующие обновления, а также поля, по которым задаются условия отбора. Процедура задания условия отбора аналогична созданию запроса на выборку. Достаточно ввести в строку Обновление значениеили выражение, определяющее новое значение поля.

Для создания выражения можно воспользоваться  построителем выражений. После выполнения команды Запрос/Запуск открывается  диалоговое окно с сообщением о числе обновляемых записей и вопросом о продолжении операции обновления. Если необходимо просмотреть только содержимое обновленных полей, после выполнения запроса следует переключиться в режим таблицы. Для этого выберите команду Вид/Режим таблицы. Для просмотра старого содержимого обновляемых полей в режим таблицы необходимо переключиться до выполнения запроса.

Рассмотрим  этот вид запроса на примере: изменим  срок погашения кредита. Для этого создадим простой запрос. По описанным выше правилам из таблицы «Формы оплаты выберем» поле «Срок погашения кредита» Рис.4.

«Рис.4»

После выполнения этого запроса появится сообщение (Рис.5) на подтверждение обновления записей.

«Рис.5»

После выполнения запроса и сохранения его просмом таблицу и убедимся в обновлении данных (Рис.6).

«Рис.6»

в) Запрос на удаление данных

Запрос  на удаление позволяет удалить записи из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц, для которых  установлен флажок каскадное удаление связанных записей. В запросе  указываются таблицы, из которых  должны удаляться записи, и задаются условия отбора. Первоначально запрос на удаление создается как запрос на выборку, затем запрос в режиме конструктора преобразуется в запрос на удаление (Запрос/Удаление). После  преобразования в запросе появляется строка Удаление. Затем формируется  бланк запроса. Для предварительного просмотра удаляемых записей  можно нажать кнопку Вид. Для удаления записей запрос нужно запустить  на выполнение. Следует иметь в  виду, что удаленные записи нельзя восстановить, поэтому перед удалением  целесообразно выполнить предварительный  просмотр удаляемых записей.

Предположим, из таблицы Клиенты необходимо удалить клиента Захарова. Создадим обычный запрос, включив таблицу Клиенты и выбрав поля Фамилия, Имя, Отчество, дата покупки. Откроем запрос в режиме конструктора и введем условия отбора, пометим запрос как запрос на удаление (Запрос/Удаление), в строке Условие отбора в соответствующих столбцах введем фамилию, имя, отчество и дату покуки для исключаемого клиента (Рис.7).

«Рис.7»

После запуска  запроса на выполнение Access выводит  сообщение, которое 

представлено  на Рис. 8. Пользователь должен сам выбрать свое действие.

«Рис.8»

После выполнения запроса , просмом таблицу и убедимся в том, что данные удалены (Рис.9).

 

«Рис.9»

2.3 Разработка форм.

2.3.1 Разработка многотабличных форм

Многотабличная  форма создается на основе нескольких взаимосвязанных таблиц и может  состоять из одной формы или из основной и одной или нескольких подчиненных форм. Подчиненная форма  может быть построена на основе как  подчиненной, так и главной таблиц.

Многотабличная  форма может быть создана в  режиме конструктора или с помощью  мастера форм. Однако в Access наиболее технологичным является первоначальное создание форм с помощью мастера и доработка их в режиме конструктора.

Полученная  с помощью мастера составная  форма при необходимости может  быть отредактирована, в том числе  дополнена другими включаемыми  формами.

Выбор необходимых  таблиц и полей производится в  следующем порядке:

• в окне базы данных выбрать закладку Форма  и нажать клавишу [Создать];

• в окне Новая форма выбрать режим  создания Мастер форм, а в качестве источника данных основной части  формы выбрать из списка таблицу  или запрос;

• в первом открывшемся диалоговом окне Создание форм последовательно выбрать таблицы  и из них поля, включаемые в форму, после чего нажать кнопку [Далее];

«Рис.10»

• во втором открывшемся диалоговом окне Создание форм выбрать вариант создания многотабличной формы, для чего в рамке выберите вид представления данных выделить таблицу, которая является источником основной части формы. (При этом если таблица была выбрана в окне Новая  форма, она уже выделена.)

Если  таблица — источник основной части  формы — является главной по отношению  к другой таблице, тоже выбранной  для формы, то в окне Создание форм выбирают один из двух возможных типов  подключения подчиненной формы:

для непосредственного  включения — Подчиненные формы;

для включения  кнопки, вызывающей связанную форму, — Связанные формы.

«Рис.11»

Далее можно  выбрать вид подчиненной или  связанной формы Ленточный или  Табличный.

Если  таблица — источник основной части  формы — является подчиненной  по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, то создаваемая  многотабличная форма не будет включать в себя подчиненную форму. Однако она будет содержать поля из главной  таблицы. При этом в окне Создание форм автоматически установится  тип формы Одиночная форма. Далее  выбирают вид формы: В один столбец. Ленточный или Табличный.

«Рис.12»

В следующем  диалоговом окне Создание форм выбирается стиль оформления (Обычный или  какой-либо другой), который определяет отображение надписей и значений полей в форме.

«Рис.13»

В последнем  диалоговом окне Создание форм завершается  создание формы мастером, т.е. можно  отредактировать заголовки форм и выбрать дальнейшие действия: Открытие формы для просмотра или ввода  данных либо Изменение макета формы.

«Рис.14»

В первом случае автоматически выводится  форма с данными и после  нажатия кнопки [Готово] мастер завершает  создание формы (Рис.15).

«Рис.15»

Во втором случае форма выводится в режиме конструктора, позволяющем произвести нужную доработку.

Используя технику редактирования формы, можно  перемешать поля, менять их свойства, в  том числе шрифт и его размеры, подпись поля, текст в заголовке  формы основной части.

Переход к редактированию подчиненной формы  осуществляется двойным нажатием кнопки мыши на поле подчиненной формы.

 

2.3.2 Разработка кнопочных форм

В MS Access имеется средство автоматизированной разработки формы по управлению  приложением пользователя, называемое Диспетчером Кнопочных Форм.

Сначала, при помощи Диспетчера кнопочных  форм, создается Главныя кнопочная  форма. Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

 Запросы  и таблицы не являются элементами  главной кнопочной формы. Поэтому  для создания кнопок Запросы  или Таблицы на кнопочной форме  можно использовать макросы. Сначала  в окне базы данных создают  макросы «Открыть Запрос» или  «Открыть Таблицу» с уникальными  именами, а затем в кнопочной  форме создают кнопки для вызова  этих макросов.

 Для  одной базы данных можно создать  несколько кнопочных форм. Кнопки  следует группировать на страницах  кнопочной формы таким образом,  чтобы пользователю было понятно,  в каких кнопочных формах можно  выполнять определенные команды  (запросы, отчеты, ввода и редактирования  данных). Необходимо отметить, что  на подчиненных кнопочных формах  должны быть помещены кнопки  возврата в главную кнопочную  форму. 

Технология  создания кнопочных форм следующая:

1) создать  страницу главной кнопочной формы  (ГКФ);

2) создать  необходимое количество страниц  подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для  отчетов, для запросов и т.д.);

3) создать  элементы главной кнопочной формы;

4) создать  элементы для кнопочных форм  отчетов и форм ввода или  изменения данных;

5) создать  макросы для запросов или для  таблиц с уникальными именами;

6) создать  элементы для кнопочных форм  запросов или таблиц.

 Структура  кнопочных форм может быть  представлена в следующем виде.

 

 

 Для  создания главной кнопочной формы  и ее элементов необходимо  открыть базу данных, (например, «Клиенты») и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»,

в котором  надо нажать кнопку «Да», тем самым  подтвердить создание кнопочной  формы. В результате будет создана  страница Главной кнопочной формы.

«Рис.16»

«Рис.17»

После этого  создаем элементы ГКФ, для этого  в «Окне диспетчер кнопочных  форм» выделяем страницу «Главная кнопочная  форма» и щелкаем «Изменить», откроется  новое окно «Изменение страниц кнопочной  формы».

«Рис.18»

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется  новое окно «Изменение элемента кнопочной  формы»,

«Рис.19»

в котором  выполняем следующее:

вводим текст: Формы для ввода данных;

выбираем  из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;

выбираем  из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК».

 В  окне «Изменение страницы кнопочной  формы» отобразится элемент кнопочной  формы «Формы для ввода данных».

«Рис.20»

Аналогичным методом надо создать элементы: «Запросы»  и «Отчеты», а затем  элемент (кнопку) "Выход из БД".

«Рис.21»

В результате в окне «Изменение страницы кнопочной  формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы.

«Рис.22»

Кнопочная форма появится в списке в области  окна базы данных на вкладке Формы  на панели Объекты, а на вкладе Таблицы  в списках появится таблица Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма.