Черты и свойства организации

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

Организации находятся в постоянном развитии, организационные формы непрерывно эволюционируют и совершенствуются.

Реалистичную  теорию жизненных циклов организации разработал американский исследователь Адизес.

Современная российская экономика характеризуется неоднозначной и динамично меняющейся экономической средой, интенсификацией жизненного цикла предприятий, наличием сложных управленческих проблем. Перед отечественной экономической наукой и практикой стоят задачи максимально возможного предотвращения банкротства предприятий и повышения эффективности их деятельности.

Актуальность данной темы в том, что мировой, а теперь и российский экономический опыт свидетельствует о том, что предприятие, занимаясь бизнесом, функционирует не хаотично, а подчиняется определенным внутренним закономерностям. Каждое предприятие создается, развивается, находит и завоевывает свою рыночную нишу, стабилизируется в своем развитии, сокращается и нередко прекращает свое существование. В целом можно говорить о жизненном цикле существования предприятия, т.е. динамическом процессе его создания, существования, трансформациях и ликвидации.

Цель – рассмотреть и проанализировать черты и свойства организации. Рассмотреть жизненный цикл организации.

Задачи работы: дать определение понятию организация, определить черты организации, дать характеристику миссии организации, рассмотреть жизненный цикл организации, жизненный цикл организации. Модель И. Адизеса

Предмет исследования – теория организации.

Объект исследования – черты и свойства организации, жизненный цикл организации.

Курсовая работа состоит из введения, заключения. Двух глав и списка литературы.

Глава 1. Черты и свойства организации

1.1. Определение  и понятие организации

Подходы и определения «организация» связаны с возникновением совместной деятельности людей. Человек появился 6 млн. лет назад, 3,5 млн. лет назад появилась организация в жизни человека, 12 тыс. лет назад появилось сельское хозяйство как отрасль.

Термин «организация» был известен уже в средневековье, он связан с латинским словом «орган», что означает инструмент, орудие.

Можно предположить, что первоначально «организация» как слово означало – управление органами, то есть совокупностью частей, функционально специализированных и приспособленных к нуждам целого. Термины с корнем «орган» стали широко использоваться с начала XX в., то есть с того времени, когда во всем мире становится популярной концепция научного управления (менеджмента).

«Организация – это группа людей, объединенных общей целью, и осуществляющих совместную деятельность для достижения этой цели».1

Функционирование организации имеет определенную закономерность, должно отвечать определенным законам, принципам.

Теория организации базируется на концепциях и достижениях таких наук, как:

Теория социальных явлений (И. Пленге, Т. Катарбиньский);

Организация труда и управления (А.Файоль, М. Вебер и т.д.);

Биологическая теория организации (Д. Холдейн, В. Риттер);

Общая теория систем (Л. фон Берталанфи) и кибернетика (Н. Винтера).

Всеобщий характер организационных отношений «целое-часть», присущих системам разной природы, обусловил связи теории организаций  с физическими и биологическими науками, кибернетикой, социологией, юриспруденцией, экономикой, психологией, этнографией, историей и др.

Рассмотрим в таблице 1 вклад различных наук в теорию организации.

Таблица 1. Вклад различных наук в теорию организации

Организация как система включает в себя следующие элементы:

Материальные ресурсы.

Трудовые ресурсы – современная тенденция (организации более материальные, чем человеческие)

Информация – организации более информационные (Internet) позволяет создать новую форму – виртуальные организации.

«Основными моментами организации как системы являются:

Нахождение данной системы в определенной внешней среде и зависимость от нее.

Функционирование реальной организации предполагает взаимодействие с определенной внешней средой с т.з. входа (ресурсы, которые поступают в организацию) и выхода (результат организации)"2

Организации как системе присуще определенное разделение труда между элементами:

«Горизонтальное разделение труда (распределение работ между однородными элементами) – определенное количество рабочих мест и их особенности.

Вертикальное разделение труда (руководитель-подчиненный) – определенные уровни управления и их количество».3

Постоянное развитие элементов системы:

Это явление связано с развитием потребностей людей, со стремлением более эффективно удовлетворять эти потребности.

Развитие элементов организации осуществляется в следующих направлениях:

Технико-технологическое развитие элементов организации.

Информационное развитие организации (новые знания).

Развитие человеческого фактора организации – т.е. уровень знаний, квалификация, самосознание, социальное развитие и т.д.)

Организация как система может быть следующих видов:

Жесткие организации – элементы четко определены и постоянно соблюдаются определенные правила взаимоотношения между ними (Атомная станция).

Мягкие организации – в такой системе могут меняться элементы, взаимоотношения, нормы, правила и т.д. (обычная фирма).

1.2 Черты и свойства  организаций

«Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей».4

Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп сбалансировано, что предполагает необходимость в координации. Структура каждой системы, ее организации со временем меняется, хотя процессы изменения организации протекают медленнее, чем процессы ее функционирования

Организация имеет границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому он и создает интегрированные, кооперативные системы поведения.

Организация тесно связана с управлением. Терещенко В. И. предостерегает: «Слова «организация» и «управление» вовсе не означают то же самое, что «организация управления», это разные вещи. «Организация» – структура, в рамках которой производятся определенные мероприятия.

«Управление» – совокупность скоординированных мероприятий, направленных на достижение определенных целей.

Организация – «анатомия» предприятия.

Управление – его «физиология».

Организация – это статика дела, управление – его динамика».

При организации всегда встает вопрос масштаба, объема структуры: где установить «потолок» максимального развития предприятия, другими словами, речь идет о проблеме оптимального размера предприятия. До каких пор надо идти, чтобы не впасть в «гигантоманию».

Организация постепенно изменяется, она может совершенствоваться, улучшаться, а может и деградировать. Изменение функционального и структурного звена не может происходить одновременно. Всегда существует определенная противоречивость форм и содержания. Это обстоятельство является важнейшим стимулом развития системы.

Главной целью каждой организации является сохранение стабильности, гомеостаза. Поэтому организационная структура каждого уровня болезненно воспринимает изменения внешних условий.

«Организация – это всегда люди, связанные работой и общими производственными целями. Люди стремятся перестроить скорее внешние условия, чем самих себя».5

Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия.

Для организации характерны следующие составляющие: комплексность, формализация определенное соотношение централизации и децентрализации. Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации.

Формализация – это заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников.

В организациях соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, разрешением проблем занимаются высшие руководители. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии управления. Принятое соотношение централизации и децентрализации определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.

Организации заранее проектируются, моделируются для того, чтобы сформировать структуру, подчиненную интересам достижения установленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, который действует рационально и целенаправленно, имеет априори установленную цель и совершенствует методы достижения цели. Проектирование в современных условиях вызвано к жизни увеличивающейся сложностью управления организациями, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций управления и специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности организаций, таких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, замена руководителей, улучшение тех или иных организационных процедур.6

Следует различать теорию организации и организационное поведение. Макроуровень (организация в целом и ее основные части) является объектом анализа в теории организации, которая изучает условия и предпосылки поведения организации, ее общую эффективность, возможности для адаптации и достижения целей. Эта дисциплина имеет как описательный, так и нормативный аспекты. Она описывает фактическую структуру организации и предлагает варианты ее оптимальной структуры, обеспечивающей эффективное функционирование. Организационное поведение как научная дисциплина имеет объектом анализа микроуровень – поведение индивидуумов и групп. Поведение индивидуумов обычно изучается с позиций восприятия ценностей, профессионального образования, мотивации и личных особенностей. При рассмотрении поведения групп внимание уделяется ролям, статусу, руководству, общению и конфликтам. В круг изучения входит производительность труда работников, текучесть кадров, удовлетворенность работой.

Необходимо подчеркнуть, что теория организации и организационное поведение – смежные дисциплины, имеют много точек соприкосновения, дополняют друг друга при изучении проблем поведения организаций. Исследуя конфликты, организационное поведение сосредоточивается на межличностных и внутригрупповых столкновениях, которые происходят из-за разнообразия личностных особенностей и недостаточной коммуникации. Конфликт же, когда он изучается теорией организации, связан преимущественно с проблемами внутренней координации. В одном случае конфликт рассматривается как проблема, возникающая между людьми. В другом как столкновение в результате имеющихся недостатков в построении организации. Теория организации и организационное поведение охватывают различные уровни и аспекты анализа организационного процесса.

Все сложные организации имеют общие характеристики. Эти общие черты помогают понять, почему, чтобы добиться успеха, организацией необходимо руководить.

1. Ресурсы. В общих чертах цель  любой организации вмещает превращение  ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, которые используются  организацией, – это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.

Например, организация «Мак Дональдс» (производство и обслуживание):

Материалы – мясо, картофель, булочки, бумага.

Технология – механизированное приготовление еды (кухонное оборудование).

Люди – управляющие ресторанами, бухгалтера, мясники, продавцы, на раздаче.

Информация – отчетность по реализации, учет на складах, отчет по затратам на приобретение продуктов для изготовления продукции.

Этот пример показывает взаимосвязь между целями и ресурсами.

2. Зависимость от внешней среды. Одной из важнейших характеристик  организации является ее взаимосвязь  с внешней средой. Ни одна из организаций не может быть «островком в себе». Организации полностью зависимы от окружающего мира, от внешней среды – как относительно своих ресурсов, так и относительно потребителей, пользователей их результатов, которых они пытаются достичь.

Термин «внешняя среда» «учитывает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию, другие составляющие. Большое значение имеет тот факт, что хотя организация и зависит полностью от внешней среды, среда эта, как правило, находится за пределами влияния менеджеров. Наилучшие руководители в компании «ИВМ» ничего не могут сделать, чтобы удержать маленькую японскую компанию от выхода на рынок с новой интегральной схемой, которая делает некоторые виды продукции «ЭВМ» устаревшими».7

С каждым годом руководству придется учитывать все большее количество факторов внешней среды. Чтобы достичь успеха, фирмам придется конкурировать на иностранных рынках и противостоять конкуренции иностранных компаний у себя на родине.

3. Горизонтальное разделение труда. Наиболее наглядной характеристикой  организации является разделение  труда. Если два лица работают  для достижения одной цели, они должны делить работу между собой. Распределение всей работы на составляющие называют горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задачи позволяет организации производить значительно больше продукции, чем если бы то же количество людей работали самостоятельно. Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии является производство, маркетинг и финансы. Это основные виды деятельности, которые должны быть успешно осуществлены, чтобы фирма достигла поставленных целей.

4. Подразделения. «Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное распределение за счет образования подразделений, которые выполняют специфические конкретные задачи и достигают конкретной специфической цели. Такие подразделения часто называются отделами или службами, хотя существуют и другие названия».8

Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения – это группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким образом, по своей сути, большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретной цели взаимосвязанных организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.

5. Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации  разделяется на составляющие, кто-то  должен координировать работу  группы для того, чтобы она  была успешной. Вертикальное разделение  труда отделяет работу по координированию  действий от самих действий. Деятельность  по координированию работы других  людей и составляет суть управления.

6. Необходимость управления. Для того, чтобы организация могла достичь своей цели, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является сугубо важной деятельностью для организации.

Общие принципы организации справедливы как в отношении статической, так и динамической организации. Общих принципов организации семь, это:

Принцип соответствия целей и ресурсов – ключевые цели компании должны обязательно соотноситься с ресурсами.

Принцип соответствия распорядительства и подчинения – каждый отдельно взятый сотрудник должен иметь только одного линейного руководителя при множественности функциональных. Линейным руководителем формируются управленческие решения и указания, осуществляется контроль их реализации. Функциональным руководителем формируется характер деятельности персонала по функциональному признаку.

«Принцип соответствия эффективности производства и экономичности – для каждой компании должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет должен принадлежать эффективности. Компания должна предусматривать определенные затраты на повышение эффективности и результативности ее деятельности».9

Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления – в каждой компании должно быть найдено наилучшее сочетание объемов административных, технологических и патронажных функций производства и управления.

Принцип прямоточности – производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути во избежание дополнительных затрат и искажений. при создании организации необходим оптимальный режим осуществления производственных процессов. Производственный процесс должен обеспечивать минимизацию затрат при максимизации результата.

Принцип синхронности – среди производственных и информационных процессов или подразделений необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под режим деятельности которой должны подстраиваться другие процессы или подразделения компании. При формировании организации необходимо выделить производительное звено, деятельность которого должна быть скорректирована деятельностью других подразделений.

Принцип ритмичности – производственные и информационные процессы должны идти с заданным уровнем равномерности в течение заданных временных интервалов. Ритмичность обеспечивает согласованность производительности труда на различных участках единого технологического процесса.

1.3. Миссия организации

Любая организация создается для того, чтобы выполнять какие-то задания. Если мы говорим о коммерческой структуре, то ее основной целью является получение прибыли, если о благотворительной организации, то она создается для того, чтобы помогать тем, кто требует защиты и опеки. Однако для того  чтобы сотрудники и руководство более четко осознавали, что и зачем они делают, необходимы миссия и цели организации.

Миссия и цели организации – это программные положения, на которых строится вся ее деятельность. Миссия – это наиболее общее описание того, для чего создана компания, какую задачу она призвана решить. При этом стоит отметить, что получение прибыли не может быть миссией компании – она должна быть более широкой и показывать, каким образом компания может быть полезна обществу. В этом нет никакого противоречия, ведь, в конце концов, только будучи каким-то образом полезной и востребованной компания может рассчитывать на то, что ее продукты будут покупаться, а значит, и на получение прибыли.-

Стоит делать четкое различие между такими понятиями, как миссия и цель организации. Если миссия – это наиболее общее описание причины существования организации, то цель – это четкое описание тех заданий, которые необходимо выполнить для того, чтобы воплотить миссию в реальность. Цели компании могут быть кратко- и долгосрочными, а также изменяться в ходе ее деятельности, в то время как миссия остается неизменной на протяжении всего периода деятельности фирмы. Таким образом, миссия и цели предприятия представляют собой единое целое философское ядро ее деятельности – миссия отвечает на вопрос «зачем нужна наша компания?», а цели отвечают на вопрос «что нужно сделать для того, чтобы осуществить миссию и, соответственно, оправдать ее существование?». Только при наличии такого ядра компания будет осуществлять свою деятельность эффективно и методично.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. В формулировку миссии организации входят следующие компоненты:

1. Задача фирмы с точки зрения ее основных услуг или изделий, её основных рынков и основных технологий.
2. Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы фирмы.
3. Культура организации. Тип рабочего климата внутри фирмы. Какого типа людей привлекает этот климат?

Миссия компании – это ее заявление обществу, соответственно, она должна создаваться с прицелом на внешнюю аудиторию – потребителей, конкурентов, регуляторов. Миссия обязательно должна показывать, что компания полезна, более того – необходима социуму. Цели компании, наоборот, направлены внутрь – на сотрудников, и обрисовывают перед ними то, чего компания должна достичь с их помощью в кратко- и долгосрочном периоде. Поэтому если миссия может быть несколько размытой, то цели должны быть как можно более четкими и понятными – так они будут легче восприниматься работниками, а значит, быстрее и эффективнее воплощаться в жизнь.

Главным в миссии является ответ на вопрос: какова, главная цель организации? В качестве примера можно привести формулировку миссии компании «Автоваза» – как предоставление людям транспорта, доступного по цене. Область деятельности фирмы – производство транспорта, с ориентацией на широкий круг потребителей.

Миссия компании Лукойл – обращать энергию природы на благо людей Миссия компании McDonalds – предоставление быстрого и качественного обслуживания с помощью стандартных продуктов Миссия Microsoft – помогать людям и бизнесу полностью раскрывать свой потенциал при помощи электронных технологий Миссия студии Walt Disney – делать людей счастливыми

Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как в целом она выражает устремление в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие методы будут при этом приоритетными. Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, так как миссия может существенно ограничить спектр рассматриваемых организационных путей и направлений развития и в конечном счете приведет к неэффективной работе.

Общефирменные цели формулируются и устанавливаются на основе общей миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые ориентируется высшее руководство. Цели должны быть:

1. Конкретными и измеримыми.
2. Цели должны ориентироваться по времени. Цели обычно устанавливаются на длительные или короткие временные промежутки. Долгосрочная цель имеет горизонт планирования. Краткосрочная чаще всего представляет собой один из планов организации, который следует завершить в пределах года. Среднесрочные цели имеют горизонт планирования от одного года до пяти лет.
3. Цель должна быть достижимой, чтобы служить повышению эффективности организации.
4. Взаимно поддерживающие цели. Наконец, чтобы быть эффективными множественные цели организации должны быть взаимно поддерживающими – т. е. действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей.

Примеры формулировки миссии: акционерное общество, государственное предприятие – деятельность направлена на производство конкурентоспособной продукции, сохранение и развитие научно-технического потенциала общества, поддержание высокого уровня разработок, создание новых рабочих мест и культуры производства, сохранение и защита окружающей среды. Инвестиционная компания – инвестирование капитала в любую область, работающую прибыльно и имеющую потенциал дальнейшего роста.

Глава 2. Жизненный цикл организации

2.1. Жизненный  цикл организации. Модель И. Адизеса

Организации зарождаются, развиваются, достигают зрелости, ослабевают, в конце концов, прекращают свое существование или радикально обновляются. На каждой стадии жизненного цикла возникают свои проблемы, и, если их вовремя не решать, развитие организации может затормозиться.

Руководство организации должно четко представлять, на какой стадии жизненного цикла находится организация, какие в связи с этим возникают проблемы и как их решать.

Любая организация имеет жизненный цикл, включающий в себя предсказуемые этапы. Каждый этап содержит свои проблемы и задачи.

Ицхак Адизес, всемирно известный бизнес-консультант, выделяет 9 этапов:

Рисунок 1. Этапы жизненного цикла организации.

1. «Выхаживание» (Courtship)

На этом этапе организация еще не существует, но есть идея о ее создании. Основателем собираются мнения, необходимая информация, закладывается теоретический фундамент для будущей организации.

Основатель организации должен иметь ответы на вопросы: «Что организация будет делать? Как и когда это может быть сделано? Кто и почему собирается это делать?»10

2. «Младенчество» (Infancy)

На этом этапе у организации нет четкой структуры и системы распределения полномочий, ответственности, системы приема на работу. Она очень персонифицирована, имеет небольшой бюджет.

Основной акцент в деятельности организации делается на удовлетворение потребностей ее клиентов и на результаты своей работы. Решения на этом этапе обычно приниматься быстро, но ввиду отсутствия достаточного опыта, они могут быть не всегда успешны.

Развитие организации будет продолжаться, если обеспечить постоянное поступление денежных средств. И если ее основатель полностью уверен в успешности собственной идеи, предан ей.

3. «Детство» или «Давай-давай» (Go-go)

«Деятельность и денежные потоки организации становятся стабильными. Организация успешно развивается, происходит бурный рост. В организации все еще нет ни четкой структуры управления, ни установленных функциональных обязанностей. Организация концентрируется не вокруг задач, а вокруг людей.

Организация будет развиваться дальше, если руководитель вовремя начнет делегировать свои полномочия и ответственность».11

4. «Юность» (Adolescence)

На этом этапе организация очень сильно меняется. Ее дальнейшее развитие будет возможно только в случае установления дисциплины, системы и порядка. Изменяется структура организации, нанимаются профессиональные менеджеры.

Появляется большое количество конфликтов и противоречий между старыми и новыми сотрудниками организации, могут начаться противоречия в ее целях. Для продолжения развития необходимо провести систематизацию административной деятельности.