Стоимость нового строительства - 563821,4  тыс. руб. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА

      Донецкий  институт городского хозяйства 

      Кафедра менеджмента 
 
 

      КУРСОВАЯ  РАБОТА

      По  дисциплине «Основы менеджмента» 

      Тема  работы   Эффективное управление рабочим временем делового человека 
 
 

      Выполнил  студент 

      Специальность

      Менеджмент  организаций 

      Группа                                                             Курс 
 

      Руководитель  работы Охрицкая Елена Николаевна 
 

      Донецк  – 2007 г. 
 

      СОДЕРЖАНИЕ.  

      Введение……………………………………………. 4

      Глава 1. Характеристика рабочего времени делового человека

      1.1 Причины дефицита времени…………………...6

      1.2 Инвентаризация времени……………………… 7

      1.3 Анализ использования рабочего  времени……. 8 

      Глава 2. Самоменеджмент

      2.1 Постановка цели………………………………... 13

      2.2 Планирование…………………………………... 17

      2.3 Принятие решений……………………………... 23

      2.4 Реализация и организация……………………... 27

      2.5 Контроль………………………………………… 29

      2.6 Информация и коммуникация…………………. 30 

      Глава 3. Эффективное управление рабочим временем

      3.1 Мероприятия по оптимизации эффективного  управления рабочим 

            временем делового человека………………….. 35

      3.2 Особенности таймменеджмента в  Украине……. 47 

      Заключение…………………………………………….. 50

      Литература……………………………………………... 52 
 
 
 

      РЕФЕРАТ 

      Страниц – 51, рисунков – 7, таблиц – 6, библиографических источников – 7. 

    Целью данной курсовой работы, является рассмотрение организации труда руководителей. То есть, как организовать работу руководителя, чтобы его труд был наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд руководителя настолько специфичен, что правильно организовать его довольно проблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука или искусство? Однозначного ответа на этот вопрос, наверное, не даст никто. Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусства управления. И поэтому в данной курсовой работе будут по возможности рассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работы руководителя.   

      Самоменеджмент, постановка целей, время, менеджер, инвентаризация времени, таймменеджмент, контроль, информация, коммуникация, планирование.

      Введение

“Время  – самый ограниченный капитал, и  если не можешь им распоряжаться, не сможешь  распоряжаться ничем другим ” 

                                                                                                     П. Друкер  

            Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет  хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности  и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех  выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. К сожалению, в Украине, с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

            Здесь было бы уместно  процитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»; Питер Друкер: «Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим»; Ульрих Зиверт: «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу».

            Таким образом, мы можем  смело сказать, что успех каждого  руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

      ГЛАВА 1. Характеристика рабочего времени делового человека 
 

      1.1 Причины дефицита  времени.

            Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.
2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься мелкими различными и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.
3. Постоянные доработки дома. При этом время отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.
4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.
5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.
7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени.

      1.2 Инвентаризация времени 

            Необходимо проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:

1. отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую);
2. секретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь – прежде всего помощник своего руководителя);
3. несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда);
4. продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в служебные часы не хватает времени);
5. непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам);
6. постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и потому, что руководителю кажется: так надёжней);
7. большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально «тонет» в мелочах);
8. частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над ними).

      Анализ  использования времени 
 

      Анализ  временных потерь 

 Разбор  «поглотителей» времени

                                                                                                        Техника

      самоменеджмента 
 

1.3 Анализ использования  рабочего времени.

      Сперва  необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как:

• Анализ видов деятельности и расхода времени;
• Листок дневных помех.

      Таблица 11. Анализ видов деятельности и расхода времени

      Таблица 1. 2. Листок “дневных помех”

      Наиболее  целесообразно вести записи в  процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный  анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

      Сильные стороны  использования рабочего времени нужно выделить и применять  в повседневной работе. Для слабых  же сторон нужно выработать стратегию  по преодолению их.  Прежде всего, каждую работу  нужно проанализировать с помощью следующих  вопросов:

• была ли работа необходима? (если более 10 %  рабочего времени было потрачено не на  необходимую работу, это говорит о  проблемах с делегированием и определением приоритетов)
• были ли оправданы затраты времени? (если более 10%  рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)
• было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10%  рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)
• был ли сознательно определен временной  интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно,  значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

      Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые  поглотители времени,  нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

      ПРИМЕР

      Таблица 1. 3Анализ видов деятельности и расхода времени

      Таблица1.4. Листок “дневных помех”

        Анализировать можно с точки  зрения двух позиций: позитивных  и негативных, т.е. анализировать  сильные стороны и слабые стороны.

      Сильные стороны:

• сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)
• не  самые важные дела (ответ на письма) – в конце дня, когда на важные  и требующие больших затрат времени дела не остается времени
• каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими 
• вся работа, проделанная в этот день, была необходима
• помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени

      Слабые  стороны:

• временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)
• непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день

ГЛАВА 2. Самоменеджмент 

      Самоменеджмент  представляет собой последовательное и целенаправленное использование  испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

      Основная  цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.

      У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций: 

1. Постановка  цели.

      ЗНАЧЕНИЕ  ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ

        Постановка целей – это выражение  в виде четких намерений и в точных  формулировках  наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели  и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели  - безусловная  предпосылка планирования, а следовательно, и успеха -  заключается в точном знании того, что, когда, в каких  масштабах надо достичь. Осознание  своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к. цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться.

      Постановка  целей – это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет (но куда его хотят привести другие). Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

      НАХОЖДЕНИЕ  ЦЕЛЕЙ

      Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. У каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель, которая  разбивается на множество небольших  промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели.  Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные на бумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают к постоянному  анализу, перепроверке и ревизии.

      Именно  в постановке целей заключаются  азы деятельности предприятий и  его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ясность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

• Нахождение  целей

                (анализ целей)

                 Чего я хочу?

• Ситуационный анализ

                 Что я могу?

• Формулировка целей

           (планирование целей) 

      Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. Для этого  могут использоваться различные  технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

• Каких целей Вы хотите достичь?
• Согласуются ли они между собой?
• Существуют ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной?
• Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)?

      Одним словом, необходимо добиться ясности  цели. 

      Ситуационный  анализ

      Представляет  собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и  позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

      Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для  достижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшем развитии этого потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

      Возможно  также составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия, каких качеств они были. «Знать свои слабости – значит, укреплять свои сильные стороны».

• Анализ  «цель – средство»

      В процессе анализа необходимые для  достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

• Формулировка целей.

      Это последняя ступень при постановки целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей  стадии планирования. «Установить сроки – сформулировать результаты».

      При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании  и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком  много и устанавливать также  краткосрочные цели, согласованные  с достижением своих долгосрочных глобальных целей. 
 
 

2. Планирование

      Планирование  призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано  в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование  времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

      Так же, как любая фирма планирует  или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть течения событий. Нужно планировать использование  времени для достижения поставленных целей.

      Главное преимущество, достигаемое путем  планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

      Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.