Эффективное управление временем

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 

ТЮМЕНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ МИРОВОЙ  ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА 
 

Кафедра национальной экономики и менеджмента 
 

Курсовая  работа 
 

по дисциплине основы менеджмента

на тему: «Эффективное управление временем» 
 
 

                  Научный руководитель:

                  д.э.н., проф. Казанцева С.М.

                  Автор работы:

                  студентка 3 курса, 571 группы

                  Стороженко  Д.А. 
                   
                   
                   

Тюмень 2009 
ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ………………………………………………………………………….5

    1. Понятие тайм-менеджмента………………………………………………….5
    2. Историческое развитие тайм-менеджмента…………………………………9
    3. Основные методики тайм-менеджмента.......................................................17

ГЛАВА 2. МОДЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ...............................................33

    1. Анализ использования собственного временного ресурса.........................33
    2. Рекомендаций по улучшению эффективности использования времени...37

ЗАКЛЮЧЕНИЕ..........................................................................................................41

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ..................................................42

ПРИЛОЖЕНИЯ.........................................................................................................44

 

ВВЕДЕНИЕ

     Кем бы вы ни были, что бы вы не делали, вам  хочется чего-то добиться. Этому  способствует организованность. Не обладая  способностью управлять своим временем, можно то заниматься преодолением проблем, то бороться с кризисной ситуацией и заканчивать день, почти ничего не сделав. Управление временем означает: быть лучше подготовленным для того, чтобы справляться с неожиданными ситуациями, которые могут перечеркнуть день любого человека.

     Актуальность  темы курсовой работы заключается в том, что каждый эффективный менеджер должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время.

     Фраза «время-деньги» не очень верна. Время  – многограннее денег. Время более значимо, чем деньги. Время – это все, что дано нам в этой жизни. Время и жизнь почти синонимы. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Деньги, которые вы потеряли, вы всегда можете вернуть, время же – никогда. Если кто-нибудь попытается отнять у вас 200 евро, вы будете этому препятствовать, как сможете. Если же кто-то пытается украсть два часа времени, многие против этого не возражают, даже иногда благодарят. «Единственные воры, которых в нашем обществе не наказывают, – это похитители времени», – говорил еще Наполеон. [9, c. 15] Алан Лакейн, в свою очередь, утверждает: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь». [14]

     Тайм-менеджмент или управление временем – это  система по налаживанию своих  отношений со временем. Термин «тайм-менеджмент» в российской практике обычно применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных. Сегодня средний россиянин, желая получить хорошо оплачиваемую, квалифицированную работу с перспективами роста, в 6 из 10 случаев становится менеджером, «управленцем» разных уровней. Ключевая проблема заключается в том, что из-за срочности, которой наполнена наша рабочая повседневность, мы рискуем впасть в деятельную горячку, а в таком состоянии нетрудно потерять из виду свои жизненные приоритеты. Каждый из тех, кто нас окружает, хочет получить все немедленно, лучше – позавчера. Мы собираемся позаботиться о действительно важных вещах, когда у нас наконец-то «будет время», но такого «времени для себя» у нас, в сущности, не бывает – никогда.

     В качестве объекта курсовой работы я буду рассматривать себя. Предметом будет являться управление временем.

     Лучшая  система управления временем — это  собственная удобная система  управления временем. Но, чтобы это  произошло, надо сначала попробовать  то, что уже изобрели.

     Цель курсовой работы – разработать рекомендации по эффективному управлению временем и научиться рационально использовать и экономить собственный временной ресурс. В качестве основных задач будут выступать:

  • анализ теоретических основ тайм-менеджмента;
  • выявление методов управления временем;
  • исследование факторов потери собственного времени;
  • разработка рекомендаций по улучшению эффективности использования времени.

 

ГЛАВА 1. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

    1. Понятие тайм-менеджмента

     Управление  временем (Time Management) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности. [10, c. 23]

     Глеб  Архангельский утверждает, что тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы  и сроки. Это технология, позволяющая  использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь. Также он раскрывает понятие корпоративного тайм-менеджмента — это дисциплина в рамках общего менеджмента, позволяющая сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников инструментом повышения корпоративной эффективности. [3, c. 14]

     По  мнению Лотара Зайверта тайм-менеджмент — это управление собой и активное формирование собственного образа жизни  или лидерство. [9, c. 25]

     Тайм-менеджмент — эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка  приоритетов и контроль выполнения запланированного. Это определение я взяла из энциклопедии экономики и финансов.

     Сравнивая все эти понятия, можно прийти к выводу, что некоторые из них имеют одинаковый смысл, однако, каждый автор использует различные методы, концепции и подходы. К примеру, Глеб Архангельский в большей степени опирается на корпоративный менеджмент. Для целей дальнейшего исследования я буду опираться на мнение тех, кто больше говорит о эффективности личного тайм-менеджмента.

     Тайм-менеджмент – противоречивое понятие. Невозможно «управлять временем», можно управлять только собой. Тайм-менеджмент – это управление собой. Ведь время как неизменная величина постоянно, неудержимо сворачивается. Секунда за секундой, минута за минутой, час за часом, независимо от того хотим мы этого или нет. Стрелки на часах продвинутся на два деления вперед и это невозвратимо. Мы можем лишь, глядя в будущее, формировать наше обращение со временем в соответствии с нашими представлениями или, по меньшей мере, пытаться делать это.

     Рассматривая  множество понятий тайм-менеджмента, также необходимо дать понятие времени. «Тайм» в переводе с английского – «время». Время – это длительность бытия; пространство в бытии; последовательность существования; продолжение случаев, событий; дни за днями и века за веками; последовательное течение суток за сутками. Такое определение даёт толковый словарь живого великорусского языка Владимира Даля.

     Контролировать  время не так сложно, как это  может показаться на первый взгляд. Это можно осуществить посредством  принятия решений о том, что и  когда необходимо сделать. При этом не следует жестко контролировать режим жизни, не допуская отклонений. Проводится анализ целей, расставляются приоритеты, которые затем трансформируются в конкретные задачи и программу действий. Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален.

     Эффективность означает выбор наилучшего варианта из имеющихся возможностей и выполнение его наилучшим образом. Сделать верный выбор в использовании времени гораздо важнее, чем организовать рациональное исполнение имеющегося задания. Рационализаторство хорошо на своем месте, но эффективность нужнее. Дефицита времени нет. У нас много времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. Если вы, как многие люди, «слишком заняты», чтобы успешно работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо более заняты, чем вы, но успевают сделать больше, чем вы. У них не больше времени, чем у вас. Они просто гораздо лучше используют время! Эффективное использование времени это такое же искусство, как умение водить машину. Но этим навыком можно овладеть. [14]

     Слишком большая организованность так же вредна, как и её отсутствие. Одинакового  решения для всех не существует. Разным людям требуются разные степени  организованности и свободного творчества в их жизни. Один и тот же человек  испытывает разные потребности в этом отношении в зависимости от возраста, времени года и обстановки. Человек, который является очень организованным в работе, может разбрасываться в свободное время. Человек, у которого в 30 лет имеется четкий набор целей, и он совершенно точно знает, как он хочет использовать свое время и что он желает от своей жизни, в 40 лет может обнаружить, что он должен пересмотреть свои планы десятилетней давности, если только он хочет вырасти.

     Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Многие менеджеры слишком сильно ориентированы на процесс деятельности, т. е. на полезность действия, и слишком слабо — на конечную цель, т. е. на результативность. [8, c. 53]

     Использование времени – это дело сугубо индивидуального выбора, и лишь человек может быть высшим судьей, решая вопрос о том, как применять на практике советы, предложенные различными теоретиками в этой сфере.

     Тайм-менеджмент учит управлять временем. Он показывает, как работать, проявляя больше умения, а не больше напряжения. В результате чего остаётся больше времени для самого себя, семьи, друзей. Появляется время для воплощения в жизнь собственной мечты, для которой «никогда не хватало времени». Человек чувствует себя в меньшей степени поставленным в зависимость от бесконтрольного положения или окружения. Становится легче импровизировать, вносить поправки и переделывать различные стороны жизни так, чтобы эти изменения в большей степени отвечали интересам конкретной личности, его целям и его мировоззрению.

     Применение  тайм-менеджмента предполагает, что  человек будет творчески подходить  к его использованию. Лучшие методы управления временем – это методы, удобные лично для каждого.

 

1.2. Историческое  развитие тайм-менеджмента

     С чего началось управление временем? Возможно, первая письменно зафиксированная попытка сделать управление временем сознательной потребностью человека – это первое письмо из нравственных писем к Луцилию, написанных Луцием Аннеем Сенекой в первые десятилетия новой эры. Сенека рекомендует:

  • письменный учет всего времени;
  • деление времени на хорошо, дурно потраченное и потраченное на безделье;
  • оценивать жизнь по наполненности прожитого времени. [16]

     Один  из приемов организации времени  – введение жесткого режима дня. Иммануил Кант (1724-1804), проживший всю жизнь в Кенигсберге, жил настолько ритмично, что соседи проверяли часы, когда он выходил на прогулку. [5, c. 140] Творческие личности в своей массе берегли свое время, организовывали и планировали его. Трудно найти продуктивную творческую личность, у которой не было бы жесткого режима работы. Архимед и Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма-отец, Энгельс и Ленин, Вавилов и Альтшуллер, адмирал Макаров и академик Берг – все эти люди стремились построить систему расхода времени, которая гарантировала бы высокую выработку не за день – за жизнь. Александр Александрович Любищев (1890-1972) в 1916 году начал вести систему учета времени, он вел ее до конца жизни, т.е. 56 лет. Любищев сформулировал свои принципы так: «Я не беру обязательных поручений. Не беру срочных поручений. В случае утомления сейчас же прекращаю работу и отдыхаю. Сплю много, часов десять. Комбинирую утомительные занятия с приятными». [10, c. 97]

     Если  говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует человечество. Для большей «конкретики» следует рассматривать идею с момента появления термина «менеджмент» (в его современном смысле — как научно обоснованной профессиональной управленческой деятельности) и собственно устойчивого терминологического сочетания «time management» (навыки менеджера по управлению временем). Не претендуя на серьезную историческую «археологию» вопроса, можно выделить три основных этапа развития ТМ.

     1. Тейлоризм (время наибольшей популярности — 1910—1940 годы). Назван по имени одного из основателей современного научного менеджмента Фредерика Тейлора. [15, c. 21] Тейлор считал, что в западном обществе (в начале XX в.) сформировался своего рода стереотип «работы с прохладцей», когда работники в силу естественной склонности («природной лени») человека, а также в силу сложившейся культурной традиции «круговой поруки» нарочно замедляют темп работы. При этом Тейлор критически относился к «потогонным системам» организации труда, предъявляющим к работнику необоснованные требования относительно скорости и производительности работы. «Золотая середина» между «потогонными системами» и «природной ленью» заключается, по мнению Тейлора, именно в методах научного управления производством, в обязательном порядке включающих и такое важное направление, как управление временем (вторая глава книги Тейлора содержит много примеров настоящего ТМ-реинжиниринга).

     «Русским  Тейлором» можно назвать Алексея Капитоновича Гастева. По заданию В. И. Ленина в 1920-х годах А. К. Гастев с сотрудниками активно изучал наиболее эффективные зарубежные методы управления и организации производства (в частности, сам Гастев работал на французских предприятиях, управляемых по системе А. Файоля, а также переписывался с Г. Фордом и другими ведущими менеджерами того времени); в 1920 году основал и возглавил ЦИТ (Центральный институт труда) в России, в котором было разработано около 1900 методик обучения профессиям и подготовлено более полумиллиона рабочих. [6, c. 56]

     В духе идей Тейлора работали и другие российские специалисты, например, П. М. Керженцев, который отчасти являлся оппонентом Гастева. [11] В понимании важности временного фактора для НОТ мнения Гастева и Керженцева совпадали. В частности, для распространения отечественных идей НОТ П. М. Керженцев создал в 1926 году международную Лигу «Время», члены которой придавали особое значение методам управления временем. Многие ТМ-идеи Гастева в определенной степени пересекаются с идеями Тейлора. Гастев полагает, что НОТ — не средство «борьбы с ленью», а способ более эффективной «социальной инженерии», созидающей «светлое будущее»; также Гастевым были разработаны собственные оригинальные ТМ-инструменты (например, хронокарта Гастева). [13, c. 78]

     Основные  идеи: анализ операционального состава деятельности, хронометраж трудовых операций, оптимизация способа работы, нормирование, карты операций, тренировка и обучение сотрудников, включение показателей временной эффективности работы в систему мотивации и оплаты труда, использование схем и графиков в планировании, календарное планирование.

     2. Классический тайм-менеджмент (1950—1990 годы). Характеризуется прежде всего тем, что ТМ-идеи развивались «внутри» теоретического и прикладного менеджмента. Но при этом возникновение ТМ-идей сложно «привязать» к возникновению основных научных «школ» (направлений) менеджмента. Эти направления (кроме упомянутой уже «школы научного управления» Ф. Тейлора, сюда можно добавить «классическую школу» А. Файоля, «бюрократическую» М. Вебера, «школу человеческих отношений» Э. Мэйо и некоторые другие) возникли в 1920—1930 годах, а в указанный период (1950—1990 годы) происходило их дальнейшее развитие и интеграция. Кроме этого, в период с 1950 по 1990 год произошло «обогащение» менеджмента как науки (первоначально возникшего на стыке экономики, психологии и социологии и носящего в большей степени «гуманитарный» характер) идеями и методами математики и кибернетики.

     В американском бизнес-консультировании первым серьезным руководством по теории и практике ТМ считается книга  Джеймса МакКея «Управление временем». [10, c. 106] В данной книге впервые описывалась целостная система ТМ, основанная на идее «параллельности» управления временем основным функциям менеджера по управлению организацией (планирование, контроль, координация и др.) и предлагался ряд рекомендаций по самоменеджменту.

     С 1960-х годов идеи ТМ активно продвигает американский «гуру» современного бизнес-консалтинга Питер Друкер. В вышедшей в 1967 году книге «Эффективный управляющий». [7, c. 84] Друкер отмечает, что главное качество управляющего (менеджера) — эффективность, а первый способ (из пяти возможных) повышения эффективности — управление временем. Далее он подробно описывает систему ТМ, состоящую, по его мнению, из трех разделов: регистрация времени, управление временем (оперативное распределение времени), укрупнение времени. В 1968 году в Америке выходит получасовой учебный фильм Друкера «Managing Time», в котором демонстрируются приемы управления временем.

     Еще одним известным бизнес-консультантом, прославившимся разработкой и внедрением системы ТМ в таких крупнейших организациях, как IBM, Bank of America и др., стал Алан Лакейн. Его книга «Искусство успевать» известна и российскому читателю, правда, она была переведена у нас более чем с 20-летним опозданием. [14] В идеологическом плане (повышение личной эффективности менеджера) изложенные в книге взгляды аналогичны взглядам Друкера, а навыки управления временем традиционно «отсортированы» по управленческим функциям (планирование, принятие решений, контроль и др.).

     Из европейских специалистов по ТМ, несомненно, следует упомянуть директора немецкого Института рационального использования времени Лотара Й. Зайверта и его знаменитую (в том числе и в России) книгу «Ваше время — в ваших руках». [10, c. 49] Зайверт использует традиционную схему «ТМ по функциям», посвящая отдельные главы постановке целей, принятию решений, информации и коммуникациям и т. д.

     Основные  идеи: управление временем аналогично управлению бизнесом (организацией) и  включает в себя те же функции и этапы — целеполагание, планирование, принятие решений и т. д. Система ТМ «параллельна» системе управления организацией и одновременно выступает как ее элемент. «Классический ТМ» заимствует у тейлоризма и еще более разрабатывает отдельные методы ТМ, но при этом является более «личностно-ориентированным», рассчитанным на добровольное и заинтересованное применение прежде всего топ-менеджерами.

     Также в СССР были представители, концепции которых значительны и внесли свой вклад в развитие ТМ (1960—1990 годы). «Советский ТМ» двигали вперед немногочисленные энтузиасты, работавшие в рамках собственного «индивидуального ТМ». Здесь следует упомянуть о двух ТМ-системах: системе хронометража профессора А. А. Любищева и теории решения изобрстательских задач (ТРИЗ) Г. С. Альтшуллера. [2, c. 50]

     Система Александра Александровича Любищева (биолога  по образованию, пытавшегося создать  единую систематизацию живых организмов, аналогичную периодической системе химических элементов Д.И. Менделеева) стала популярной благодаря появлению романа Д. Гранина «Эта странная жизнь» (М., 1974), в котором система Любищева была подробно описана. Сущность системы: тотальный хронометраж, с точностью учета времени в 10 минут, которую Любищев вел в течение 56 лет! Результаты подобного тотального хронометража позволяют с высокой точностью нормировать индивидуальные виды деятельности и с высокой точностью планировать и достигать долгосрочных целей. Для системы также характерен «гуманитарный пафос»: свое и чужое время должно восприниматься как «высшая ценность» и должно быть заполнено самосовершенствованием.

     В то время как западные менеджеры увлеченно постигали и применяли в своей работе метод «мозгового штурма», первым отечественным вариантом «тренингов креативности» стала система ТРИЗ (теория решения изобретательских задач). Идея ТРИЗ принадлежит инженеру Генриху Сауловичу Альтшуллеру, который на основе анализа патентов, выданных на технические изобретения и открытия, решил выявить общие алгоритмы и приемы технического творчества. Система ТРИЗ существует уже около полувека (первая публикация по ТРИЗ появилась в 1956 году), а само ТРИЗ-движение в некоторые годы обретало невиданную популярность, постепенно «просачиваясь» из узкой сферы технического творчества в самые разные области социальной практики: педагогику, политику, управление и др. [1, c. 177]

     3. Современный тайм-менеджмент (конец XX — начало XXI в.). Как социальная практика и одно из важнейших направлений бизнес консультирования, ТМ гораздо больше развит на Западе, чем в России.

     В качестве примера использования ТМ в современном западном бизнес-консультировании можно привести вышедший в 1990 году бестселлер Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей». [12, c. 44] Книга о присущих успешным людям качествах и о том, как эти качества приобрести. Кови предлагает в своей книге целостную концепцию достижения личностной зрелости, которая достигается как бы в два этапа: от зависимости к независимости («личная победа»), от независимости к сознательной взаимозависимости («общественная победа»). Навык определяется как единство знаний, навыков и стремлений, способствующее достижению личностной зрелости и высокой эффективности человека. В своей книге С. Кови предлагает следующие 7 принципов, которые называются «навыками»:

     1. Не будь рабом обстоятельств,  сам твори свою судьбу

     2. Начинай любое дело, представляя  конечную цель

     3. Сначала делай то, что нужно  сначала

     4. Думай и действуй в духе  взаимовыгодности

     5. Сначала пойми другого, потом  поймут и тебя

     6. Стремись к творческому взаимодействию

     7. Постоянно совершенствуйся.

     Среди подробно описанных Кови семи привычек особое отношение к ТМ имеет привычка № 3 «Делать первые вещи в первую очередь», которая является необходимым условием для обретения независимости («личной победы»).

     Система ТМ по Кови состоит из двух разделов: стратегическое долгосрочное планирование и недельное краткосрочное планирование. Долгосрочное планирование разворачивается в следующую цепочку: индивидуальная «миссия» личности — роли — цели. Краткосрочное планирование представлено таким образом: актуальные роли — задачи — недельный план — ежедневное выполнение плана и делегирование. В качестве прикладного ТМ-инструмента Кови предлагает авторский вариант органайзера (на неделю), а также подробно описывает алгоритм работы с ним. [12, c. 32]

     Проделав  анализ исторического развития тайм-менеджмента, можно отметить, что для современного зарубежного ТМ характерны три тенденции: 1) «гуманизация»; 2) дифференциация; 3) компьютеризация. «Гуманизация» означает приоритетность именно «индивидуального» ТМ, связанного с личностным ростом и самосовершенствованием. «Индивидуальный» ТМ нацелен на постижение и овладение своим «внутренним временем». Главным аспектом «внутреннего времени» является личностное самоопределение: четкое понимание своих жизненных ценностей и сознательный выбор достойных и масштабных жизненных целей. Таким образом, «гуманизация» ТМ означает его «психологизацию» — серьезное сближение с психологией личностного самопознания, развития и самосовершенствования, с различными духовными практиками.

     Дифференциация современного ТМ происходит в большей мере не по технологическому принципу (как это было характерно для классического ТМ 1960—1990 годов), а по потребительскому. Это и объясняет появление многочисленных разновидностей, таких как «христианский ТМ», «феминистский ТМ», «ТМ для студентов» и др. При желании можно насчитать несколько десятков современных разновидностей ТМ, но все они с незначительными модификациями используют традиционный технический инструментарий классического ТМ 1960-1990 годов.

     Если  говорить о ситуации с ТМ в современной России, то наша экономика на начало XXI века находится в весьма странном положении. С одной стороны, в стране есть высокотехнологичные предприятия, по своему уровню вполне соответствующие мировым стандартам «предприятия XXI века». На уровне производственных технологий и организации системы управления в целом эти организации копируют западный (высокоэффективный во временном аспекте) инжиниринг. Беда в том, что копирование это часто «не складывается» с российской «безвременной» или «авременной» ментальностью. Перед сотрудниками и руководителями современных российских предприятий стоит задача «коррекции ментальности», адаптации (прежде всего, психологической) к той «временной реальности», которая создана в их организации, на характерном для их организации рынке, в экономике страны, в мировой экономике в целом.