Эффективность управления: показатели, критерии, факторы

Введение

Деятельность менеджера  заключается в руководстве людьми (то есть в управлении), направленном на достижение поставленных перед организацией целей. Если управленческая деятельность решает поставленные задачи, обеспечивает реализацию целей, причем на основе оптимального использования имеющихся ресурсов, то она считается эффективной. Иными  словами, эффективность показывает, в какой мере управляющий орган  реализует цели, и в этом смысле проблема эффективности управления является составной частью экономики  управления, частью эффективности производства. В связи с этим оценка эффективности  менеджмента будет являться основополагающей при стратегическом и оперативном  планировании организации.

Эффективность менеджмента  – сложная, многогранная категория. Она отражает характерные особенности  экономических, социальных и иных явлений. Анализ категории эффективности, факторов ее определяющих позволяет сделать  вывод, что адекватными содержанию и формам проявления эффективности  являются группы показателей экономической  эффективности, которые могут выступать  в качестве измерителя, критерия эффективности  организации. Анализ категории эффективности, факторов ее определяющих позволяет  сделать вывод, что адекватными  содержанию и формам проявления эффективности  являются группы показателей экономической  эффективности, которые могут выступать  в качестве измерителя, критерия эффективности  организации. В качестве критерия эффективности  производства и управления используются частные показатели использования  отдельных видов ресурсов: материальных ресурсов, основных производственных фондов, капитальных вложений, производительности труда, характеризующей экономическую  деятельность персонала, и обобщающие показатели,  характеризующие конечные результаты. Улучшение показателей  эффективности деятельности организации  возможно в результате разработки и реализации путей роста экономической эффективности управления.

Эффективность управленческой деятельности применительно к субъекту управления характеризуется не только количественными показателями (экономический  эффект), но и качественными (социальная эффективность), характеризующимися только результирующими составляющими основных показателей: завоевание общественного доверия, управляемость системы, мобильность и др.

Формирование системы  управления персоналом также является сложным и трудоемким процессом, требующим от менеджера глубоких знаний начиная с экономических  аспектов и заканчивая психологией  людей. Главная цель системы управления персоналом – обеспечить выполнение решений вышестоящих органов  для решения единых целей.

Эффективность управления, которая, по сути, определяет и успешность функционирования фирмы, и ее адаптивность к внешним угрозам и изменениям, и ее выживаемость будет рассмотрена  мной в данной курсовой работе.

1. Эффективность управления: показатели, критерии, факторы

1. Общее  представление

Экономическая эффективность - важнейшая социально-экономическая  категория, для которой характерны свойства динамичности и историчности. Эффективность производственной деятельности присуща различному уровню развития производительных сил каждой общественной формации. На всех этапах исторического  развития общество всегда интересовал  вопрос: ценой каких затрат и ресурсов достигается конечный производственный результат. Следовательно, исходная модель количественной оценки эффективности  представляет собой соотношение  между экономическими результатами и затратами, ресурсами. Максимизация конечных результатов с единицы  затрат и ресурсов или минимизация  затрат и ресурсов на единицу конечного  результата - такова первичная цель общества, трудового коллектива, отдельной  личности (работника). Эта цель, метод  ее достижения, пути и резервы повышения  экономической эффективности (их классификация  и количественная оценка) являются содержанием экономической науки  и экономических дисциплин (отраслевых и функциональных) [12].

Различают общую (абсолютную) и сравнительную (относительную) эффективность. Общая эффективность необходима для оценки и анализа общеэкономических  результатов и эффективности  на различных уровнях экономики (макро - и микроуровнях) за определенный период времени и в динамике для  сопоставления уровня эффективности  по предприятиям и регионам.

Сравнительная эффективность  рассчитывается и анализируется  при обосновании принимаемых  производственно-хозяйственных, технических  и организационных решений, для  отбора из альтернативных вариантов  наилучшего (оптимального). Такой отбор осуществляется на основе сопоставления (сравнения) по вариантам системы технико-экономических показателей, расчета срока окупаемости или коэффициента эффективности дополнительных капитальных вложений, величины экономического эффекта.

Сущность экономической  эффективности наряду с ее критериями конкретизируется на основе классификации  экономического эффекта (результата), а также затрат и ресурсов [4].

Осуществление и совершенствование  управления организацией вызывают необходимость  определения результативности данной деятельности. В связи с этим возникает вопрос: «Что такое эффективность менеджмента или управления, каковы виды и принципы эффективности?».

Какую бы деятельность ни осуществлял  человек, он всегда стремится выполнять  свою работу рационально и эффективно. Рационализм предполагает поиск наиболее удобных и производительных методов выполнения работы, эффективность – наилучший результат, сопоставимый с затратами усилий или ресурсов на достижение этого результата.

В данном случае закономерен  вопрос,  насколько ваша организация  экономична (цена которую пришлось заплатить за полученный результат) или выгодна, одним словом во сколько  раз результат больше затрат?  

Однако часто главным  бывает не то, во сколько раз результат  больше затрат, а является ли он более  ценным. Так как на сегодняшний  день в условиях рыночной экономики  во главу угла встают вопросы конкурентоспособности, то руководитель должен заботиться о производительности, возрастании роли управления и общественной значимости его деятельности.  В связи с этим, нам нужно научиться оценивать уровень управления, возможности организации, но перед нами всегда будет стоять задача выбора наиболее выгодного варианта управления.

Соотношение результатов  и затрат это и есть содержание эффективности как управленческой категории.

В общем виде эффективность  управленческой деятельности (Э) выражают следующей формулой:

где Р - результат функционирования системы управления (результирующая составляющая);

3 - затраты на управленческую деятельность или объем использованных ресурсов (затратная составляющая).

 Под эффективностью  менеджмента понимают, сложную многогранную категорию, которая отражает характерные особенности экономических, социальных, организационных и иных явлений.

Эффективность управления, как социально-экономическая категория, - это результативность данной деятельности, степень рационального использования  материальных, финансовых и трудовых ресурсов. Функциональная роль эффективности  управления – отражать уровень и  динамику его развития, качественную и количественную стороны данного  процесса [18].

Эффективность можно различать  как потенциальную и реальную. Потенциальная эффективность оценивается  предварительно, реальная определяется полученными на практике результатами.

Эффективность управления бывает тактической и стратегической. Тактическая  эффективность отражает получение  эффекта в ближайшем времени, стратегическая в будущем.

В достижении высокой эффективности  менеджмента большую роль играют характеристики системы, механизма  и процесса (технологии) менеджмента. Однако,  эффективность менеджмента  всегда изменчива и определяется не только внутренними факторами, но и внешними – состоянием экономики, конкуренцией, социально политической обстановки и др. При этом внешняя и внутренняя эффективность менеджмента должны быть сбалансированы.

Современная наука выделяет три группы основных принципов, определяющих эффективность менеджмента. Они получили название - принципы приоритетов в менеджменте. Главными из них являются:

- приоритеты человеческого фактора – мотивированная деятельность, профессионализм;

- принципы критических факторов – учет фактора времени, развитие информационных технологий, корпоративность, как форма эффективного сотрудничества и партнерства;

- основные принципы ориентирования – управленческая деятельность включает в себя разработку цели, миссии и стратегии менеджмента, обеспечение качества, создание условий творчества (система «думай сам») и др.

В чем же состоит проблематика оценки эффективности менеджмента?

В первую очередь проблемы в оценки эффективности управления связаны с тем, что результат может быть как прямым (непосредственным), так и косвенным (отдаленным), что не позволяет в настоящее время судить об эффективности менеджмента фирмы (временной фактор). Но времени на проверку «команды» нет, ведь в рыночной экономике необходимо реагировать на изменения рынка мгновенно, незамедлительно, при этом подбирать квалифицированный персонал, способный быстро перестраиваться и подстраиваться под изменение экономического состояния. Все это подталкивает на нахождение все новых и новых методов оценки эффективности работы системы управления.

Во-вторых, результат деятельности может принести социально-экономический, социально-психологический и социально-организационный  эффект, которые сложно оценивать в совокупности. Каждый результат является по своему положительным, но необходимо выделить наиболее важный и значимый для конкретной организации.

В-третьих, мы можем получить исключительно экономический, производственный эффект, что, конечно, хорошо, но для того, чтобы говорить об эффективности менеджмента организации лишь экономических успехов не достаточно. Кроме того, следует оценивать период и длительность экономических успехов, ведь на определенном этапе деятельности фирмы может сложиться впечатление, что она экономически выгодна, но это впечатление может быть обманчиво.

Социальный и экономический  эффект находятся в постоянном противоречии. Рост социального эффекта может  вызывать снижение экономического эффекта  и наоборот [17].

2. Показатели и критерии эффективности управления

Основными критериями эффективного управления является определенная множественность  показателей, характеризующих результативность работающих организационных систем и подсистем. Конечный результат  управления часто называют эффектом управления. Эффект представляет собой  результат осуществления мероприятий, направленных на совершенствование  производства, бизнеса и организации  в целом.

В оценке управления наибольшую сложность представляет понимание  его результата. Можно оценить  ресурсы, легко измерить время, трудно оценить результат.

Есть конечный результат, в котором управление проявляется  лишь опосредовано, и можно назвать  непосредственный результат, который  присущ любому виду деятельности человека.

Непосредственный результат  управления может характеризовать  комплекс  критериев и показателей  эффективности.

Что же такое  критерий и  показатель эффективности управления?

Критерий эффективности - признак, на основании которого производится оценка, определение или классификация  чего либо; мерило суждения, оценки.

Критерий эффективности  управления определяется не только оптимальностью функционирования объекта управления, но и качеством труда персонала, социальной эффективностью.

Рассмотрим критерии эффективности, относящиеся к объекту управления. Современная наука выделяет общие, локальные и качественные критерии эффективности управления.

Общий критерий – экономические  результаты деятельности управляемой  подсистемы в целом, т.е. осуществление  предприятием (или организацией) своей  миссии при наименьших затратах. Данный критерий является узким, хотя достаточно точным на определенном этапе деятельности организации [16].

Группа более частных  локальных критериев:

- затраты живого труда на производство продукции или оказание услуг;

- затраты материальных ресурсов;

- затраты финансовых ресурсов;

- показатели использования основных производственных фондов;

- ускорение оборачиваемости оборотных средств;

- сокращение срока окупаемости капиталовложений.

Группа качественных критериев:

- увеличение доли продукции высшей категории качества;

- обеспечение экологической чистоты;

- выпуск продукции, необходимой обществу;

- улучшение условий труда и быта работников;

- ресурсоэнергосбережение и др.

Критерием эффективности  управления, кроме того, при определенных условиях может быть максимум выпуска  продукции или максимум услуг.

Все эти критерии должны быть отражены в определенной системе  показателей экономической эффективности, которые мы рассмотрим ниже.

Показатель эффективности  – количественная характеристика работы предприятия, косвенно характеризует  эффективность управления.

Такие показатели эффективности  как производительность труда, материалоемкость, фондоотдача основных производственных фондов, оборачиваемость оборотных средств, окупаемость капиталовложений условно можно объединить в группу частных или локальных показателей.

Кроме того, выделяют обобщающие показатели: рентабельность и ликвидность. Они отражают результат хозяйственной  деятельности и управления в целом  но не в полной мере характеризуют  эффективность и качество управления трудовыми процессами, производственными  фондами, материальными ресурсами.

Показателями, характеризующими работу аппарата управления являются стратегическая эффективность управления и своевременность принятия и  осуществления управленческих решений.

При оценке эффективности  управления необходимо комплексное  применение всей системы обобщающих и частных показателей. Не возможно с большой точностью сказать  о менеджменте фирмы, взяв во внимание лишь несколько показателей эффективности. Ведь деятельность неоднородна –  по некоторым показателям можно  лидировать, а по некоторым быть стабильно отстающим [14].

3. Факторы эффективности управления

Для обеспечения  эффективности менеджмента необходимо учитывать все влияния на ее же факторы. Но это можно сделать  только тогда, когда эти факторы  систематизированы и выделены основные и определяющие.

Что же такое фактор, по каким  признакам их можно классифицировать?

Фактор - момент, существенное обстоятельство в каком-то процессе, явлении [11]. Эффективность управления формируется под воздействием ряда факторов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

- по продолжительности влияния;

- по характеру влияния;

- по степени формализации;

- в зависимости от масштаба влияния;

- по содержанию;

- по форме влияния.

Рассмотрим более подробно основные факторы, оказывающие влияние  на эффективность менеджмента.

По продолжительности  влияния выделяют факторы, влияние  которых сказывается на протяжении длительного времени (технический  уровень производства, стиль управления и др.) и которые действуют непродолжительное  время (прогулы, простои, нарушения  трудовой дисциплины и т.п.) [22].

По характеру влияния  различают факторы интенсивные  и экстенсивные. Первые обеспечивают повышение эффективности менеджмента  за счет мобилизации внутренних ресурсов, совершенствование организации  труда управленческих работников и  улучшение его условий, подготовка кадров управления. Вторые предусматривают  привлечение дополнительных ресурсов – увеличение численности управленческого  персонала, расширение технического оснащения  труда управленцев на качественно  неизменной основе и т.д.

По степени формализации выделяют количественно измеримые  и количественно неизмеримые  факторы. К количественно измеримым факторам относятся различные распорядительные документы (приказы, распоряжения), поручения, отдаваемые в письменной форме. В данном случае оценка происходить по количественному, а не качественному показателю. К неизмеримым относятся устные, неофициальные поручения.

В зависимости от масштаба влияния факторы можно подразделить на: народно-хозяйственные, отраслевые (оказывают влияние на определенную отрасль), на уровне организаций (оказывают влияние на внутреннюю структуру организации), на уровне подразделений (оказывает влияние лишь на определенное подразделение организации, не распространяя свое влияния на всю организацию).

По содержанию различают  факторы:

-   научно-технические (уровень механизации и автоматизации труда),

- организационные (рациональная структура аппарата управления, расстановка кадров, документооборот, трудовая дисциплина),

- экономические (система материального поощрения и материальной ответственности),

- социально-психологические (мотивация труда, межличностные отношения),

- технические,

- физиологические (санитарно-гигиенические условия труда) и др.

По форме влияния  различают факторы прямые (квалификация персонала, состояние оборудования) и косвенные (психологический климат, групповая динамика). Первые непосредственно влияют на эффективность управленческого труда, вторые - опосредованно.

Каждый из перечисленных  факторов может воздействовать на систему  управления сам по себе, в отдельности, а также в совокупности с другими. При совместном положительном воздействии  они обеспечивают существенный рост результативности менеджмента (за счет синергического эффекта), при отрицательном - снижают ее. Роль менеджеров состоит  в том, чтобы планомерно воздействовать на указанные факторы. Рост эффективности  должен стать объектом постоянной управленческой деятельности на всех уровнях организации [19].

2. Оценка эффективности деятельности менеджера

1. Формы оценки деятельности менеджера

В современных условиях бизнеса  на российских предприятиях недостаточное  внимание уделяется проблемам труда  и оценке его эффективности, и  в частности эффективности работы менеджеров.

Для оценки эффективности  работы менеджера, необходимо определить, с помощью каких форм и по каким  направлениям оценивается деятельность менеджера.

В зависимости от постановки цели при определении результата деятельности менеджера выбираются соответствующие формы ее оценки. В настоящее время наиболее широкое  применение получили следующие формы  оценки деятельности менеджера: анкетирование, психологический аудит, собеседование, графологический анализ, изучение кадровых документов, оценочные испытания.

Исходя из форм, оценку деятельности менеджера, можно разделить на два  главных направления. Это оценка эффективности труда менеджера  и оценка качеств менеджера [24].

Оценка эффективности  труда менеджера, в свою очередь, является комплексным процессом  и состоит из следующих этапов:

- оценка личного вклада менеджера в деятельность организации;

- оценка эффективности использования рабочего времени менеджера;

- оценка результатов работы менеджера;

- оценка содержания труда менеджера.

Личностные и профессиональные качества менеджера являются теми средствами, которые применяются им каждодневно  в процессе анализа и принятия управленческих решений, контроля за их выполнением. При проведении аттестации работников, как правило, оценка проводится по трем группам качеств:

- профессионализм и компетентность;

- деловые качества;

- личные характеристики.

Значительное место в  оценке деятельности менеджера занимает проблема определения личного вклада менеджера в итогах деятельности компании. В настоящее время существует несколько подходов к решению  данной проблемы, а именно: определять личный вклад по удельному весу заработной платы работников аппарата управления в себестоимости готовой продукции  или измерять личный вклад с помощью  показателя выработки на одного работающего  с учетом сложности труда и  качества продукции. Но в конечном итоге  предлагаемые варианты сводятся к их первоначальному назначению - вычислению затрат предприятия на содержание аппарата управления, что не отвечает поставленной задаче - определению личного вклада управленца.

2. Оценка вклада менеджера в эффективность управления

Интересный подход к оценке личного вклада нашли в японской корпорации «Сони». Он подразумевает  измерение вклада менеджера с  помощью управленческой добавленной  стоимости.

Управленческая добавленная  стоимость - это разница между  расходами предприятия на содержание менеджеров и ценностью, которая  ими создается. Управленческая добавленная  стоимость рассчитывается с учетом добавленной бизнесом стоимости  и добавленной акционерами стоимости:

УДС = ДБС - ДАС - ОИ - УИ

где: УДС - управленческая добавленная  стоимость; ДБС - добавленная бизнесом стоимость; ДАС - добавленная акционерами  стоимость; ОИ - операционные издержки; УИ - управленческие издержки.

Добавленная акционерами  стоимость - это величина дохода, который  могли бы получить акционеры при  альтернативном инвестировании собственного капитала. Объем добавленной акционерами  стоимости может выражаться банковской процентной ставкой, умноженной на величину собственного капитала.

Операционные издержки - это фонд заработной платы, амортизационные  исчисления, а так же текущие расходы.

Управленческие издержки - это расходы на содержание управленческого  персонала [1].

Добавленная бизнесом стоимость - это разница между величиной  общего дохода фирмы от реализации товаров и услуг и объемов  затрат и налогов. В затраты включаются: расходы на сырье и материалы, запасные части, электроэнергию, услуги, платежи по банковским кредитам.

ДБС = ОД - ЗН

где: ОД - общий доход фирмы; ЗН - затраты и налоги.

Отрицательное значение УДС  говорит о неэффективной деятельности менеджера

Для более подробного анализа  деятельности менеджера вводится показатель рентабельности управления [8].

Рентабельность управления - это отношение управленческой добавленной  стоимости к управленческим затратам, аналогичное понятию рентабельности инвестирования:

Ру=УДС/УЗ

где: Ру - рентабельность управления.

Отрицательная рентабельность управления требует оптимизации  структуры управления.

В условиях отсутствия единой методики определения личного вклада, данный подход может применяться  наиболее результативно в случае, если определяется личный вклад целого подразделения управленческих работников, группы менеджеров.

На современном этапе  в производственной и управленческой деятельности интеллектуальным дополнением  к экономике и современной  организации различной деятельности становится человеческий фактор.

3. Ранговый метод планирования и оценки эффективности управления

В современных условиях большой  интерес представляет метод оценки эффективности деятельности предприятий, основанный на системном подходе  к анализу результатов деятельности. Чаще всего эта задача решается при  помощи вовлечения в анализ все большего числа показателей и отыскания  из их числа таких, которые в большей  степени отражают результативность работы коллектива предприятия. Однако при увеличении количества показателей  неизбежно возникает вопрос определения  их значимости, роли в достижении эффективной  деятельности. Для учета наравнозначности показателей применяется их ранжирование - присвоение показателям фиксированной  балльной оценки, которая тем больше, чем важнее рассматриваемый показатель [5].

И.М. Сыроежин предложил метод  ранговой оценки эффективности менеджмента.

Основу методики представляет нормативная система показателей (НСП). НСП упорядочивает показатели путем присвоения показателям соответствующих  закономерностей соотношений темпов их роста. Чем выше должен быть темп роста одного показателя по отношению  к темпам роста других, тем выше его ранг.

Правила построения НСП:

- не включаются производные показатели, т.е. те показатели, которые рассчитываются как производные или являются частными других показателей, например, себестоимость, производительность труда;

- набор показателей оценивается по их воздействию на значение управляемой переменной, ее ускорение;

- показатели, для которых периодичность учета больше, чем интервал регулирования режима, исключаются из дальнейшего анализа;

- могут входить самые разнообразные показатели, как натуральные, так и стоимостные, так как фиксируется их относительная величина - темп роста;

- НСП является динамичной системой: с учетом требований изменяющихся приоритетов, можно менять и системы показателей.

Следующее правило формирования НСП состоит в определении  приоритетов показателей путем  установления соотношений между  их ростом. Для этого используются экономические закономерности роста  эффективности. Так, из закономерности роста прибыли как условия, обеспечивающего  эффективность производства следует, что рост этого показателя должен опережать рост всех остальных показателей [13].

Далее, из закономерности роста  производительности труда вытекает, что рост объема продаж должен обгонять рост численности работающих; из закономерности роста фондоотдачи следует, что  рост объема продаж должен обгонять рост основных фондов; из закономерности роста  фонда вооруженности труда - рост основных фондов должен обгонять рост численности. Из этих четырех закономерностей  вместе взятых следует, что рост прибыли  должен обгонять рост объема продаж, который, в свою очередь, должен обгонять рост основных фондов, а рост основных фондов - рост численности работающих. Таким  образом, ранг прибыли будет старше ранга показателя, отражающего величину продаж, а он, в свою очередь, старше ранга производственных фондов, который  будет старше ранга показателя среднесписочной  численности работающих. Рост фонда  заработной платы должен опережать  рост численности промышленно-производственного  персонала, иначе не будет обеспечен  рост средней заработной платы [21].

Таким образом, нормативная  система рассмотренных нами показателей  будет выглядеть следующим образом.