Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, для оплаты хозяйственных  расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции  в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Расчеты с подотчетными лицами имеют особую актуальность. Эти расчеты  позволяют увеличить оборачиваемость  сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного  хранения продукции, ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести  непрерывное производство и последующую  реализацию готовой продукции. Следует  отметить, что некоторые фирмы  продают продукцию только за наличные денежные средства. При этом поставщик  может не оставить товар у себя на складе. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение  товаров в срок и не продажу  их третьим лицам. При возникновении  производственной необходимости в  командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления  таких целей, гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы оплачиваются за наличные деньги

Тема расчётов предприятий  с подотчетными лицами достаточно хорошо изучена и освещена в экономической  прессе и специальных изданиях. К  тому же расходы на товарно-материальные запасы, командировочные и представительские  расходы относятся к категории  затрат предприятия, которые постоянно  находятся под пристальным вниманием  проверяющих органов. На этом объекте  учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском  учёте и налогообложении.

Но в то же время следует  заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных  документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

Однако опыт проведения аудиторских  проверок предприятий показывает, что  на практике возникает более широкий  спектр проблем учёта, чем описывается  в нормативных документах. Отсюда практическая значимость работы - осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта расчетов с подотчетными лицами. Все вышеперечисленное подчеркивает актуальность выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Цель работы: рассмотреть на примере ОАО «Мелиорация» порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с поставленной целью был разработан план работы, отражающий основные задачи, поставленные для реализации данной цели:

- выявить роль учета  в формировании информации о  состоянии расчетов с подотчетными лицами;

- рассмотреть учет расчетов  с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация»;

- рассмотреть способы  совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

Теоретической и методологической основой послужили законодательные  и нормативные документы Правительства Республики Казахстан, монографические труды отечественных и зарубежных ученых экономистов и финансистов, статистические материалы, материалы периодической печати.

Глава 1. Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами и пути его совершенствования

1. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в  бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и  совместителей), которым выданы из кассы  наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»).

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации  наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную  сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

При этом организация может  выдавать денежные средства подотчетным  лицам на следующие цели:

- на хозяйственные нужды;

- на командировочные расходы;

- на оплату представительских расходов.

К расходам на хозяйственные  нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Командировочные расходы  возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного  в командировку. Командировка –  это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает  в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым  заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или  поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим  законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы  по найму жилого помещения; расходы  по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или  почты). На оплату таких расходов работнику  перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы  – это затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в  переговорах для установления и  поддержания сотрудничества, а также  участников, прибывших на заседания  совета (правления) организации.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы  на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, а также на расходы по командировкам.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

   - приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров;

   - оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

   - расходы на командировки по территории Республики Казахстан и за границу;

   - представительские  расходы. 

Подотчетные суммы авансов  выдаются по необходимости в погашении  расходов тем сотрудникам, на которых  возложена обязанность осуществить расходы из подотчетных сумм, и которых направляют приказом руководителя в командировки.

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться следующих основных правил:

1. Выдача денег осуществляется  на основании распоряжения руководства,  по заявлению работника или  приказа по предприятию с оформлением расходного кассового ордера.

2. Работники, получившие  денежные средства в подотчет, по сложившейся практике, не позднее  3 дней по истечении срока, на  который были выданы деньги, должны  отчитаться об их использовании и представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

3. Откомандированные работники  представляют авансовый отчет  об использовании денег по  возвращении из командировки.

4. Выдача денег в подотчет  производится только при условии  отсутствия задолженности у работника  по предыдущим полученным суммам. В случае, если работник не отчитался либо не представил оправдательные документы, задолженность удерживается из заработной платы.

5. Сроки выдачи в подотчет  денежных средств устанавливаются  приказом руководителя предприятия,  организации.

Длительное, ничем не обоснованное нахождение денег у подотчетных  лиц, может расцениваться как доход.

Предприятие имеет право  удержать из суммы оплаты труда работника  не возмещенный им своевременно остаток  аванса. Распоряжение об удержании  подается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Пропустив этот срок, администрация теряет право  на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае (если работник оспаривает основание  или размер удержаний) взыскание  сумм производится в судебном порядке.

Если предприятие не имеет  возможности вернуть неиспользованные суммы с подотчетных лиц, то данные суммы являются доходом этих лиц  и предприятие обязано удержать с них подоходный налог и другие необходимые налоги, которыми облагаются доходы физических лиц.

Проверенный авансовый отчет  утверждается главным бухгалтером  и руководителем предприятия. Неправильно  заполненные авансовые отчеты и  приложенные к ним документы  возвращаются подотчетным лицам  для переоформления. На документах, приложенных к авансовым отчетам, проставляется штамп или надпись от руки «Оплачено» или «Погашено» с указанием даты (года, числа, месяца).

Перечень подотчетных  лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения  кассовых операций в Республике Казахстан, утвержденным в стандартах бухгалтерского учета. Так, например, в этом документе  сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Необходимость учета расчетов с подотчетными лицами определяется также в Налоговом Кодексе  Республики Казахстан. Определение  налогооблагаемого дохода юридических  лиц исчисляется как разница  между совокупным годовым доходом  и установленными вычетами. Под вычетами в налоговом законодательстве понимаются расходы, связанные с получением дохода от предпринимательской деятельности. Расходы, признаваемые вычетами, должны подтверждаться документально, в противном  случае неподтвержденные документами  расходы вычитать из совокупного  годового дохода недопустимо. Правилами  налогообложения предусмотрен ряд  расходов, которые, при отнесении  их в состав вычетов, нормируются, т.е. вычитаются не в полном размере, а  только в пределах, предусмотренных  нормативными актами. Основную часть  расходов, которые большинство предприятий  должны включать в состав нормируемых  вычетов, составляют расходы на командировки, представительские расходы и  т.п. Расходы на эти цели могут  превышать предельно установленные  нормы, однако разница, превышающая  этот предел, должна осуществляться за счет чистого дохода, т.е. не включаться в состав вычетов. При этом следует  учитывать, что если возмещение расходов работнику, например по командировкам, осуществляется по фактически произведенным  затратам, превышающим нормы, то эта  разница включается в совокупный годовой доход работника с  последующим начислением налогов. В совокупный доход работника  включаются только суммы суточных.

Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечить следующее:

• своевременное и правильное оформление приказов (распоряжения) о направлении работников в командировку;
• назначение и фактическое использование авансов;
• командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания, согласно распоряжению администрации;
• правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;
• правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;
• правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;
• своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;
• наличие оправдательных документов по всем операциям.

2. Вопросы совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами в трудах ученых и практиков

Автор учебного пособия «Принципы  бухгалтерского учета» А.П. Салина говорит, что «…под дебиторской задолженностью предприятию понимаются обязательства предприятий или других контрагентов бизнеса перед предприятием, например по выплате денег за предоставление товаров или услугу».

М.В. Штиллер и М.М. Сеилова авторы книги «Принципы бухгалтерского учета» дают определение, что «…дебиторская задолженность – это суммы обязательств покупателей за товары, работы и услуги, реализуемые в результате основной деятельности предприятия. Она признается только тогда, когда признается связанный с нею доход и оценивается по начальной стоимости за минусом корректировок на сомнительные долги, денежные скидки и возврат проданного товара».

К.Д. Дюсембаев, С.К. Егембердиева, З.К. Дусембаева авторы книги «Аудит и анализ финансовой отчетности» высказывают, что «…дебиторская задолженность – это сумма долга, причитающаяся предприятию от других юридических лиц или граждан. Возникновение дебиторской задолженности при системе безналичных расчетов представляют собой объективный процесс в хозяйственной деятельности предприятия».

Е.П. Козлова, Т.Н.  Бабеченко, Е.Н. Галанина в книге «Бухгалтерский учет в организациях» в разделе «Погашение дебиторской задолженности путем взаиморасчетов» пишут, что «В настоящее время распространены взаиморасчеты между организациями, в которых участвуют три и более партнера. Для взаимного погашения задолженности они составляют акты с подтверждением задолженности и описанием порядка их погашения. Эти операции нельзя отнести к товарообменным, поскольку условия, сроки возникновения и величины задолженности разные. По нашему мнению, если в данном случае и применимо понятие обмена, то оно относимо к самим задолженностям, но не товарам. Сделки по взаимозачету задолженностей можно классифицировать как передачу друг другу прав требования. Таким образом, удается погасить задолженность без применения расчетов через банк».

И. Авхимович, начальник отдела взимания Налогового комитета по городу Алматы, в статье «Проверка по выявлению списка дебиторов» опубликованной в бюллетене бухгалтера в которой говорится, что «…если ваше предприятия вовремя не погасило задолженность по налогам, последствиями этого может явиться поначалу начисление пени, а затем появление на предприятии инспектора налоговой службы на предмет тематической проверки. Приятным результатом такой проверки может стать взыскание вашей задолженности с дебитора в счет погашения долгов по налогам».

Согласно п.1 ст.52 Налогового кодекса в случае отсутствия или  недостаточности денег на банковских счетах и наличных денег налогоплательщика  налоговый орган вправе в пределах образовавшейся налоговой задолженности  обращать взыскание на деньга на банковских счетах третьих лиц, имеющих задолженность  перед налогоплательщиком (далее  -дебиторов).

Приказом Председателя Налогового комитета Министерства финансов РК от 23.12.2004 г. №660 «об утверждении форм уведомлений органов налоговой службы по исполнению налогового обязательства» в целях реализации ст.31 Налогового кодекса была утверждена новая форма уведомления о принимаемых мерах принудительного взыскания налоговой задолженности.

Проверку по выявлению  списка дебиторов налоговые органы производят с истребованием бухгалтерских  и иных документов, подтверждающих наличие дебиторской задолженности, факт ее образования и (или) погашения (налоговые счет-фактуры, договоры, платежные документы и т.д.

Согласно п.1-4 Налогового кодекса налогоплательщик освобождается  от необходимости представления  списка дебиторов в случае полного  погашения имеющейся налоговой  задолженности.

В случае непредставления  дебиторами акта сверки взаиморасчетов в установленный срок налоговым  органом проводится налоговая проверка указанных дебиторов.    

Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний среди расчетов с дебиторами и кредиторами вызывают расчеты с подотчетными лицами. В большинстве случаев авансовые отчеты подписываются только бухгалтером, без утверждения руководителем предприятия или организации. При этом суммы по предоставленным авансовым отчетам списываются с подотчетного лица на расходы или иные объекты учета. Повсеместны случаи, когда к авансовым отчетам прилагаются недействительные документы в виде товарных чеков без отметок или штампов, фискальные чеки, не установленного образца, или чеки, не имеющие отношения к операции, отражаемой в авансовом отчете и т.п. В других случаях к авансовым отчетам не прилагаются квитанции приходных кассовых ордеров или чеки при оплате стоимости товарно-материальных запасов подотчетным лицом.

Статьей 92 Налогового кодекса  РК предусмотрено отнесение произведенных  расходов на вычеты только при условии  подтверждения их соответствующими документами. В случае отражения расходов на счетах бухгалтерского учета, не подтвержденных соответствующими документами, искажаются показатели финансовой отчетности.

Особое внимание следует  обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение ГСМ, запасных частей, ремонтных материалов, осуществление  ремонта. Как правило, эти суммы  безо всяких оправдательных документов списываются на расходы предприятия  либо расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышают потребность  в производстве ремонтов или приобретении запчастей. Иногда к авансовым отчетам  прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти, не соответствующие по своему назначению характеру произведенного ремонта.

Допускаются ошибки при поступлении  выручки от реализации продукции  или товаров через подотчетное  лицо. Например, поступление выручки  в учете отражается на кредите  счетов 3 раздела Типового Плана  счетов в корреспонденции со счетом учета денежных средств (1010–1040) и т.п.

Часто работникам предприятия  выдаются денежные средства в подотчет на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается стоимость проезда  на общественном транспорте. Предприятие  вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого  дохода с учетом требований налогового законодательства.

Необходимо также обратить внимание на правильность отнесения  представительских расходов через  подотчетное лицо на себестоимость  продукции, работ, услуг. Обоснованность таких расходов должна быть подтверждена оправдательными документами, в  том числе приказом о назначении ответственного лица, актом с документами, подтверждающими расходы, с перечнем участников встречи и т.д. В затраты, включаемые в состав вычетов, представительские  расходы относятся в пределах официально утвержденных норм.

Следует учитывать, что расчеты  с подотчетными лицами, связанными с командировками за рубеж, суточные выплачиваются при проезде по территории РК в тенге по нормам, установленным законодательством, а при проезде и за время  пребывания в загранкомандировке –  по нормам, утвержденным для лиц, выезжающих в командировку за границу. Со дня  пересечения границы РК при выезде суточные начисляются в иностранной  валюте, а при возвращении, со дня  пересечения границы РК, – в  тенге. В таких случаях следует  учитывать правильность учета расчетов, возмещения расходов по однодневной  загранкомандировке и в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивался бесплатным питанием и жильем. Особое внимание следует уделять расчету и учету курсовой разницы на день представления подотчетным лицом авансового отчета.

Глава 2. Организационно-экономическая  характеристика ОАО «Мелиорация»

2.1. Организационно-экономическая  характеристика ОАО «Мелиорация»

Открытое Акционерное  общество «Мелиорация» является правопреемником  имущественных и неимущественных  прав и обязанностей Акционерного общества открытого типа «Липецкгидробур», реорганизованного в форме присоединения к Акционерному обществу открытого типа «Мелиорация», и государственного предприятия «Липецкводмелиорация».

Местонахождение и почтовый адрес ОАО «Мелиорация»: 398024, Республика Казахстан, г. Актау, ул. Маметова, 12.

Основным видом деятельности предприятия является:

- строительство фундаментов и бурение водяных скважин;

- производство металлических цистерн, резервуаров и прочих емкостей;

- производство крепежных изделий и пружин;

- производство общестроительных работ по прокладке местных трубопроводов, линий связи, включая вспомогательные работы;

- проектирование, связанное со строительством инженерных сооружений, включая гидротехнические сооружения;

- геодезическая и картографическая деятельность.

Акционерами Общества являются, в основном, физические лица. Доля государства  в Уставном капитале ОАО «Мелиорация» составляет 7,3 % или 1181 акция, но в мае 2006 года данный пакет акций был  продан Фондом по управлению государственным  имуществом физическому лицу. Всего  акций – 16183, номинальная стоимость одной акции – 5 тенге. Уставный капитал Общества равен 80915 тенге. Все акции общества являются обыкновенными.

Структурных подразделений  и дочерних предприятий ОАО «Мелиорация» не имеет.

ОАО «Мелиорация» ведет строительство  и обустройство скважин, строительство  газопроводов, организация является так же генеральным подрядчиком  по строительству газопроводов и  водопроводов, имеет строительную лабораторию, проектную группу, изолирует трубы  для строительства газопроводов, изготавливает башни Рожновского и другие механомонтажные заготовки. На все виды деятельности есть лицензии.

Таблица 1

Наличие основных средств  в ОАО «Мелиорация»

В структуре основных фондов наибольший удельный вес занимают здания 75,2 %. Из таблицы 1 видно, что основные фонды практически изношены полностью. Процент износа по всем ОФ составляет 60,0 %. Наиболее сильно изношены машины и оборудование, транспортные средства, износ по этим группам составляет более 83,2%.

Основным источником для  обновления ОФ является амортизация  и прибыль, по результатам хозяйственной деятельности за 2011 год чистая прибыль составила 1282 тыс. руб. начислено амортизации 601 тыс.тнг.

В 2011 году приобретено ОФ на сумму 463 тыс.тнг, т.е. амортизационные отчисления использованы на 77% остаток средств амортизации составил всего лишь 138 тыс.тнг.

Имеются производственные помещения используемые не в полном объеме. Часть неиспользуемых помещений по ул. Маметова, 12 сдавалось в аренду. Со всеми арендаторами заключены договора. Всего за год сумма арендной платы составила 116,9 тыс.тнг.

За 2011 год по сравнению  с 2010, 2009 годами, объем выполненных работ и оказанных услуг без НДС составил:

Таблица 2

Объем оказываемых услуг  по ОАО «Мелиорация»

тыс.тнг

Из таблицы 2 видно, что общий объем выполненных работ и оказанных услуг в 2011 году по сравнению с 2010 г. снизился на 22 % или на 9931 тыс.тнг. Однако в 2009 г. было выполненных работ и оказанных услуг на 8351 тыс.тнг больше, чем в 2010 г.

Основными причинами снижения объемов явилось прежде всего то, что в 2011 году организация практически не использовала услуги субподрядных организаций. В 2010 году для субподрядных организаций ОАО «Мелиорация» изолировала трубы, изготавливала механно-монтажные заготовки.

В текущем году объем работ  выполненных собственными силами вырос по сравнению с 2010 годом на 10 % или 3091,4 тыс.тнг. Рост объема производства произошел в основном из за роста производительности труда. Так производительность труда по сравнению с 2010 годом выросла на 104 % остальное увеличение объемов было достигнуто за счет увеличения стоимости материальных затрат в объеме работ.

Среднесписочная численность работников за 2011 год составила 101 человек, что выше, чем в 2010 году на 5 человек (в 2009 году численность была 93 человека).

Фонд оплаты труда и  средняя заработная плата так же выросли по сравнению с 2010 годом, так средняя заработанная плата в целом по организации в 2011 году составила 9930 тенге, что выше уровня 2010 года на 27%.

Увеличение роста заработной платы объясняется прежде всего тем, что в общем объеме работ возрос удельный вес строительства скважин и водопроводов (где большой объем земляных работ). На рост заработной платы повлияло так же и увеличение инфляции.

Финансовое положение  организации с точки зрения краткосрочной  перспективы оценивается такими критериями, как ликвидность и  платежеспособность. Ликвидность баланса  определяется как степень покрытия обязательств организации ее активами, т.е. способность предприятия своевременно и полностью рассчитаться по всем своим обязательствам табл.4. Основными признаками платежеспособности является наличие на расчетном счете средств, достаточных для расчетов по кредиторской задолженности, требующей немедленного погашения.

Общий коэффициент покрытия или текущей ликвидности. Он позволяет  оценить как организация справляется со своими текущими обязательствами.

Таблица 3

Коэффициент текущей ликвидности  в ОАО «Мелиорация»