Экспертиза архивных документов

     ВВЕДЕНИЕ

     В настоящее время государственные  и муниципальные архивы, органы управления архивным делом, располагающие компьютерной техникой, активно используют информационные технологии в целях автоматизированной поддержки учета архивных документов. Широко внедряется программный комплекс "Архивный фонд", ставший общеотраслевой технологией учета. В ряде органов управления архивным  делом субъектов Российской Федерации программный комплекс "Фондовый каталог" применяется для работы с данными как государственных, так и муниципальных архивов. В Росархиве действует первая версия программного обеспечения для ведения автоматизированного ЦФК.

     В архивной отрасли сложились условия  для начала поэтапного внедрения  системы автоматизированного централизованного  государственного учета документов Архивного фонда РФ.

     Временный порядок автоматизированного государственного

учета документов архивного фонда Российской Федерации, разработан в соответствии с Основаниями законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В нем определяются основные принципы и требования к ведению в автоматизированном режиме государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. 
 
 
 
 

1.ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

          2.1. Нормативно-методические  основы экспертизы  ценности документов

     Экспертиза  ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

     Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

     К критериям происхождения относятся: роль и место организации в  системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

     К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в  документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

     К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и  передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

     При отнесении документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  учитывается фактор степени полноты  и сохранности фонда.

     Экспертиза  ценности документов проводится на основе:

       - действующего законодательства  и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

       - типовых и ведомственных перечней  документов с указанием сроков  их хранения, типовых и примерных  номенклатур дел;

       - нормативно-методических документов  Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

     Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

     На  первом этапе экспертизы ЭД архив  совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы  которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

     Экспертиза  ЭД проводится экспертной комиссией  во взаимосвязи с документацией  организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

     При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.

          2.2. Организация  проведения экспертизы  ценности документов

     2.2.1. Экспертиза ценности документов  в организации проводится:

       - в делопроизводстве - при составлении  номенклатур дел, в процессе  формирования дел и при подготовке  дел к передаче в архив;

       - в архиве - в процессе подготовки  к передаче дел на постоянное  хранение.

     2.2.2. Для организации и проведения  работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию*, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

     * Для экспертизы ценности и  отбора на постоянное хранение  научно-технической и другой специальной  документации может быть создана  отдельная ЭК, состоящая из специалистов  по этой документации.

     В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

     2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя  организации из числа наиболее  квалифицированных работников в  количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

     В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация  является источником комплектования.

     Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих  работников организации, курирующий вопросы  делопроизводства и архива.

     2.2.4. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

       - организация и проведение экспертизы  ценности документов на стадии  делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

       - организация и проведение экспертизы  ценности документов на стадии  подготовки их к передаче в  архив организации;

       - организация и проведение отбора  и подготовки документов к  передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

     2.2.5. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

       - организация ежегодного отбора  дел для хранения и уничтожения;

       - рассмотрение и вынесение на  утверждение и согласование с  экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

       - подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

       - участие в подготовке и рассмотрении  проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

     2.2.6. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в  соответствии с планом работы  и по мере необходимости. Заседания  ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы  подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

     Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении  проектов типовых и примерных  номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных  типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

          2.3. Порядок  проведения экспертизы ценности документов

     2.3.1. Экспертиза ценности документов  осуществляется ежегодно работниками  службы документационного обеспечения  управления совместно с ЦЭК  (ЭК) организации под методическим  руководством архива.

     2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

     2.3.3. Отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

     Дела  с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью  определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

     Дела  с отметкой "ЭПК", содержащие документы  постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела.

     Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием  сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

     Подшивка  вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

     2.3.4. Архив проводит экспертизу ценности  документов при отборе их на  постоянное хранение под методическим  руководством соответствующего  государственного или муниципального  архива.

     2.3.5. Подготовка электронных документов  к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

       - проверка физического состояния  машинных носителей, предназначенных  для передачи в архив;

       - запись ЭД на машинные носители;

       - проверка качества записи;

       - описание ЭД;

       - проставление архивных шифров  на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

       - подготовка комплекта сопроводительной  документации.

     Сопроводительная  документация ЭД должна быть достаточной  для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

          2.4. Оформление  результатов экспертизы  ценности документов

     2.4.1. По результатам экспертизы ценности  документов в организации составляются  описи дел постоянного (приложение 1), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4).

     2.4.2. В архиве организации в зависимости  от состава и объема ЭД, отнесенных  к составу Архивного фонда  Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу (приложение 5). Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

     Порядок оформления и утверждения описей установлен в п. 6.4.5 настоящих Правил.

     2.4.3. ЭПК архивного учреждения утверждает  описи дел постоянного хранения  и согласовывает описи дел  по личному составу (включая  описи дел ЭД).

     2.4.4. Указанные (п. 2.4.1) описи и акты  рассматриваются на заседании  ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

     2.4.5. Дела включаются в акт, если  предусмотренный для них срок  хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.  Например, законченные дела с  трехлетним сроком хранения в  1991 г. могут быть включены в  акт, который будет составлен  не ранее 1 января 1995 г.

     Акт о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения  указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

     2.4.6. Архивные учреждения проверяют  правильность отбора дел на  постоянное хранение и при  необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

     2.4.7. Дела, подлежащие уничтожению, передаются  на переработку (утилизацию). Передача  дел оформляется приемо-сдаточной  накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

     Погрузка  и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

          3.3. Состав  документов, подлежащих передаче в архив

     3.3.1. Архив организации в соответствии  с положением о нем комплектуется  делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также  делами по личному составу.

     3.3.2. Дела временного хранения со  сроками хранения до 10 лет передаче  в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (см. п. 2.4.5).

     3.3.3. Документы личного происхождения  в архив организации передаются  на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

     3.3.4. В архив передаются документы  организаций-предшественников, а также  документы ликвидированных подчиненных  организаций. 

          6.4. Порядок  ведения основных учетных документов

     6.4.1. Основанием каждой записи в  основных учетных документах  является:

       6.4.1.1. при поступлении документов в  архив организации:

          - сдаточные описи структурных  подразделений на документы постоянного,  долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 12);

       - сводная номенклатура дел организации  или номенклатура дел структурного  подразделения с оформленной  итоговой записью о количестве  заведенных и законченных дел  (приложения 7, 8);

       - акт приема-передачи документов из другой организации, от юридического или физического лица, в том числе на депозитарное хранение (составляется по форме приложения 35);

          3.6. Требования  к оформлению дел,  принимаемых в  архив

     3.6.1. Оформление дел проводится работниками  службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

     3.6.2. В зависимости от сроков хранения  проводится полное или частичное оформление дел.

     3.6.3. Полному оформлению подлежат  дела постоянного, временного (свыше  10 лет) хранения и по личному  составу.

     Полное  оформление дел предусматривает:

       - подшивку или переплет дела;

       - нумерацию листов дела;

       - составление листа-заверителя;

       - составление, в необходимых случаях,  внутренней описи документов;

       - внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела (уточнение  названия организации, регистрационного  индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

     3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются  на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

     3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

     3.6.6. При наличии в деле невостребованных  личных документов (удостоверений  личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

     3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

     3.6.8. В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения  документов, включенных в дело, все  листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

     3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

     3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и  другие иллюстративные документы,  представляющие самостоятельный  лист в деле, нумеруются на  оборотной стороне на верхнем  поле листа.

     3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

     3.6.12. Лист с наглухо наклеенными  документами (фотографиями, вырезками,  выписками и т.п.) нумеруется как  один лист. Если к документу  подклеены одним краем другие  документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ  нумеруется отдельно.

     3.6.13. Подшитые в дело конверты с  вложениями нумеруются; при этом  вначале нумеруется сам конверт,  а затем очередным номером  каждое вложение в конверте.

     3.6.14. Подшитые в дело документы  с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

     3.6.15. В случаях обнаружения большого  числа ошибок в нумерации листов  дела проводится их перенумерация.  При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

     При наличии отдельных ошибок в нумерации  листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

     3.6.16. Лист-заверитель составляется в  деле на отдельном листе, в  книгах - на оборотной стороне  последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

     Лист-заверитель дела составляется по установленной  форме (приложение 9), в которой указываются  цифрами и прописью количество пронумерованных  листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

     Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в  составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

     Запрещается выносить лист-заверитель на обложку  дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или  переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

     3.6.17. Внутренняя опись документов  дела составляется для учета  документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых  вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

     Внутренняя  опись составляется на отдельном  листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и  номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

     Внутренняя  опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито  без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

     Изменения состава документов дела (изъятия, включения  документов, замена их копиями и  т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

     3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по  личному составу составляется  и оформляется по установленной  форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

     На  обложке дел постоянного хранения предусматривается место для  наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.