Экспертиза ценностей документов

Введение

В настоящее время архивоведение  в России рассматривается как самостоятельная научная дисциплина, объектом изучения которой являются «архивный фонд» как органически целостная система, и история архивов как динамичная структура сложного историко-культурного процесса. Помимо этого большое внимание уделяется экспертизе ценности документов. Во всех архивах страны ведется большая научно-исследовательская работа: публикуются описи, справочники и путеводители по архивным фондам, а также систематически издаются комплексы исторических источников.

Архивы являются самой  ценной частью социальной памяти, так  как они долговечны, специально создаются  для хранения документов и концентрируют  информацию о наиболее глубинных  сторонах жизни именно данного общества.

Бурный XXI век значительно пополнил архивы страны. Развитие архивного дела стало задачей государственного масштаба. 

Целью курсовой работы является изучить организацию экспертизы ценности документов, описать систему экспертных органов, рассмотреть задачи экспертизы ценности, описать организацию комплектования архива ВГУЭС г. Владивостока.

Архив Владивостокского государственного университета экономики и сервиса создан для обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений университета, которые представляют собой практическую и историческую ценность для ВГУЭС.

Архив является подразделением Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего  профессионального образования  «Владивостокский государственный  университет экономики и сервиса» (ВГУЭС) и входит в состав Службы документационного обеспечения  управления.

Перед архивом ВГУЭС стоят следующие задачи:

    • комплектование архива документами и обеспечение сохранности, учета, отбора и использования этих документов;
    • подготовка и передача документов на хранение в Государственный архив Приморского края;
    • осуществление методического руководства и проверок состояния документов в делопроизводстве структурных подразделений ВГУЭС.

  Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Организация экспертизы ценности документов

«Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение»1.

В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных  процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке,    в    результате   которой    осуществляются    комплектование государственных архивов  полноценными документами и формирование.

     «Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов»2.

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы  несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они  могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они  служат лишь средством обеспечения  оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти  тотчас же после их возникновения.

       Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации — документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает в связи с этим продолжительность их жизни.

       Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Материалы же справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются. 

Экспертиза ценности документов ВГУЭС проводится:

    • при составлении номенклатуры дел;
    • при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
    • при подготовке и сдачи дел в архив ВГУЭС;
    • при отборе документов к уничтожению.

В результате проведения экспертизы ценности:

    • устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
    • производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
    • определяются уникальные и особо ценные дела;
    • осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

 

 

 

1.1 Система экспертных органов

Экспертная служба представляет собой систему экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочных комиссий (ЭПК), на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на хранение в архив ВГУЭС создается экспертная комиссия структурного подразделения. Экспертная комиссия создается приказом руководителем структурного подразделения из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В состав экспертной комиссии в обязательном порядке включается зав. архивом ВГУЭС. Председателем ЭК назначается один из руководителей структурного подразделения.

Экспертная комиссия проводит заседания не реже двух раз в год. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем и утверждаются руководителем структурного подразделения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются акты о выделении дел к уничтожению (Приложение 1).

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно – проверочной  комиссией соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать.

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих  подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные  экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных  подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

При других государственных  архивах и центрах документации действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК). При Росархиве действует центральная экспертно – проверочная комиссия (ЦЭПК).  
Таким образом, система экспертной службы состоит из следующих звеньев:

    • Архивные учреждения (ЦЭПК — ЭПК — ЭМК);
    • Прочие учреждения и организации (ЦЭК — ЭК). 

Основное назначение этих комиссий — проведение практической и методической работы по экспертизе ценности документов и осуществление  руководства и координации деятельности экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций. 

Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных специалистов основных структурных подразделений и возглавляется одним из руководящих работников. В состав ЦЭК обязательно входит заведующий центральным архивом министерства и представитель центрального государственного архива. 

Экспертная комиссия назначается приказом руководителя организации, а возглавляется руководителем структурного подразделения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты основного профиля деятельности учреждения (не менее трех — пяти человек). Обычно членом ЭК бывает также экономист или работник бухгалтерии, так как учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе дел. Согласно типовому положению в состав экспертной комиссии входят работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (если нет штатной единицы заведующего архивом, то ответственное за архив лицо).

Для консультаций могут привлекаться специалисты из других организаций. В каждом учреждении целесообразно иметь индивидуальное положение об экспертной комиссии. 

Экспертная комиссия ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом происходит отбор дел для передачи в дальнейшем на государственное хранение. 

ЦЭК осуществляет контроль за отбором дел в структурных  подразделениях и подведомственных организациях. Экспертная комиссия рассматривает описи, составленные в учреждении: годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описи дел по личному составу постоянного хранения, дел временного хранения, дел по личному составу долговременного хранения. После одобрения описей дел постоянного хранения экспертная комиссия выносит решение о представлении их для утверждения ЭПК архивного учреждения. Центральная экспертная комиссия проводит такую же работу по центральному аппарату. 

Экспертная комиссия и центральная экспертная комиссия рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения, акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты об утере дел, подлежащих передаче на государственное хранение; также рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение документов личного происхождения. 

Деятельность ЭК и ЦЭК оформляется протоколами (решениями), утверждаемыми руководителем учреждения.

Задача экспертных служб — сохранить наиболее ценные документы из тех, что освещают ход перестройки и экономических реформ. 

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При  разработке этого положения следует  руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.

 

1.2 Задачи экспертизы ценности документов

В учреждении документы, содержащие ценную научную информацию, составляют сравнительно небольшую часть. В крупных центральных учреждениях с большим объемом документооборота возникает больше документов оперативного значения, поэтому процент документов постоянного хранения снижается, а в небольших учреждениях, повышается. При проведении экспертизы, прежде всего, обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения.

Первой и основной задачей экспертизы ценности является установка документов, которые несут ценную информацию, и отбор их для передачи в государственные архивы. С целью её разрешения изучению подвергаются как документы отдельных учреждений, так и комплексы документов учреждений определенных ведомств.

Изучение документальных фондов позволяет выявить примерно две основные группы документов: имеющих  научную ценность и имеющих справочное значение. Документы научной ценности во всех учреждениях ведомств подвергаются сравнительному анализу, они сопоставляются друг с другом, в результате чего осуществляется окончательный отбор  их в государственные архивы.

       Задача отбора документов в государственные архивы требует всестороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они образовались. Задачи и функции учреждений, масштаб деятельности, компетенция и другие факторы помогают определить ту роль, которую выполняют учреждения в ведомственной или отраслевой системе, и, учитывая ее, распределить учреждения на группы по степени их значимости. Такой подход к экспертизе ценности документов вызван неравноценностью их как источников информации. Он облегчает проведение экспертизы и позволяет установить очередность в проведении экспертизы каждой группы фондов и в целом способствует большей ее целенаправленности и планомерности.

       С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные категории документов. Иными словами, экспертизой    определяется состав    документов      архивного    фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива. Определение места хранения той или другой документации (плановой, отчетной) вызвано наличием в фондах учреждений, взаимосвязанных в управлении, большого количества вполне идентичных документов и документов с повторяющейся информацией. При централизованной системе управления одни и те же документы могут быть не только в фонде учреждения, но и в фондах подчиненных, соподчиненных и вышестоящих учреждений. Экспертизой устанавливается, в составе каких фондов с учетом поступления их в определенный государственный архив (союзного,    республиканского,    местного     значения)    документы    с повторяющейся информацией должны быть сохранены и в составе каких – выделены к уничтожению.

       Вторая задача экспертизы – определение  сроков хранения документов. Задача эта менее сложная. Разрешается она изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела), временного (до 10 лет включительно) и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основе соответствующих правовых норм – государственной и общественной жизни, а также многолетнего опыта работы учреждений и архивов по использованию документов.

       Третья задача экспертизы – установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.

      Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных и ведомственных архивах необходимость рассмотрения документов с точки зрения их значения возникает при публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т. п. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза и при покупке документов. Приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки.

     При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Особенно это важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 миллиардов документов, что составляет не менее 1 миллиардов дел.

  Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе – изыскание  путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны.

 

 

 

1.3 Принципы отбора документов и критерии их оценки

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат  принципы историзма, всесторонности и комплексности.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как  продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений  в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

Принцип всесторонности требует  при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержания, так и внешние особенности.

На основании принципа комплексности документы оцениваются  с учетом их места в общем документальном  фонде, так как они связаны  друг с другом, могут повторять, дополнять  и поглощать другие документы.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев  ценности документов. Критерии – признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным  архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов  документирования. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации.

       Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:

  1. Критерии происхождения:
    • функционально-целевое назначение организации;
    • значение лица в жизни общества;
    • время и место создания документа.

Критерии происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы. Значение документов каждой группы учреждений определяет организация работы и методику отбора документов.

Первую группу составляют учреждения органов власти, управления, научные учреждения, высшие учебные заведения, крупные культурно-просветительные учреждения, заводы, и др. Эти учреждения играют первостепенную роль в жизни общества и, следовательно, их документы имеют большое научное и историческое значение.

       Вторую группу составляют те учреждения, от которых документы принимаются выборочно. Это учреждения районного и городского подчинения.

Третью группу составляют учреждения вспомогательного и обслуживающего характера и выполняющие свои функции в узких строго ограниченных территориальных границах. К числу  таких учреждений относятся: магазины, автобаза, гостиницы, жилищно-строительные кооперативы и т.д. Документы этих учреждений несут контрольно- учетные функции и для деятельности учреждения имеют лишь временное практическое значение, но нельзя исключать возможность появления документов имеющих ценность, как источник научных исследований о численности рабочих, объеме работ или новаторстве.

  1. Критерии содержания:
    • значимость информации документа (уникальность и типичность);
    • повторение информации документа в информации других

документов;

    • вид документа;
    • подлинность документа.

Наиболее полноценно основную деятельность организации отражают организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения.  Справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная, некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Повторение и поглощаемость  информации. Этот критерий применяется  в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов  поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается  годовым отчетом. Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом, вышестоящей организации.

Критерий подлинность. Подлинником  называется документ, оформленный и  удостоверенный в установленном  порядке, то есть документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп  и подпись руководителя учреждения или структурной части, от имени  которых он исходит. Критерий подлинности  документов имеет двоякое значение. С одной стороны, он определяет основное требование архивистов, заключающееся  в том, что все официальные  документы, принятые на государственное  хранение: постановления, распоряжения, протоколы и другие – должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения.

      С другой стороны, он применяется в экспертизе документов социально правового характера (договора, акты, соглашения, обязательства, решения исполнительных органов), образующихся в процессе заключения всякого рода сделок, торговых операций, выдачи денежных ссуд. Эти документы определяют права одних контрагентов, обязанности других, права истцов, сроки выполнения договорных обязательств, а также судебных решений, их обжалования и т. д.

  1. Критерии внешних особенностей:
    • форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и

оформления документа;  

    • физическое состояние документа.

При экспертизе ценности документов принимается во внимание их физическое состояние. Если документы имеют  внешние повреждения, то следует, прежде всего, решить, заслуживают ли они  восстановления. Неудовлетворительное состояние документов, не представляющих большой научной ценности, может  служить основанием для их уничтожения. Ценные документы, являющиеся уникальными, по возможности восстанавливаются, реставрируются, с них снимаются  фотокопии. Плохое физическое состояние  основных категорий документов часто  вынуждает оставлять на постоянное хранение документы второстепенного  значения.

Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая  сила документов; палеографические и языковые особенности. В качестве критериев ценности могут также выступать объем фонда и делопроизводственная форма документов. Перечисленные критерии в экспертизе применяются неодинаково. Одни из них учитываются всегда, независимо от характера, времени происхождения, способа воспроизведения и других специфических особенностей документов. К их числу следует отнести значение содержания документов и значение учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы ко всякой документации и являются главными, определяющими ценность документов. Другие критерии такие, как, палеографические, языковые или художественные особенности документов, выступают значительно реже, главным образом при проведении экспертизы фондов личного происхождения, фондов учреждений ранних периодов или документации, на образовании которой сказались национальные черты и особенности фондообразователей.

К числу важных критериев  ценности следует отнести критерий значимости автора документа. Автором  может быть определенное лицо или  учреждение. Этот критерии широко применим к документам фондов личного происхождения, издательств, редакций газет, журналов, творческих коллективов, театров, музеев.

       Значение отдельных личностей в научной, политической общественной, культурной жизни существенно влияет на ценность создаваемой документации. Историческое значение того или иного учреждения так же предопределяет ценность его документов. Поэтому все сохранившиеся документы могут быть оставлены на хранение только вследствие того, что они образовались в процессе деятельности или исторических по своей роли учреждений или крупных общественных и государственных деятелей, выдающихся людей науки, техники, литературы, искусства.

       С особым вниманием надо относиться к рукописям, к документам за подписью их автора, или с авторскими пометками, резолюциями и т.д.

              

       

       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Нормативно – методические документы по экспертизе ценности документов

Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни  документов.

«Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению».3 Перечни относятся к основным справочным пособиям по экспертизе. Они ориентируют в сроках хранения документов, облегчают отбор документов на хранение.

       Перечни ограничивают архивиста от односторонней, субъективной и в отдельных случаях даже предвзятой оценки значения документов, регламентируют сложный процесс экспертизы и облегчают ее проведение.

       Если исходить из целевого назначения, то можно выделить 2 группы перечней: первая группа - перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов документов, ко второй группе относятся - перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной сдаче в государственные архивы.

       По характеру документации перечни обеих групп можно подразделить на перечни типовых документов, которые образуются при выполнении общих для всех учреждений функций, и на перечни документов конкретных учреждений и ведомств: статистика, БТИ, налоговая, таможня и т.д.

       Основным видом перечней первой группы являются «Перечни типовых документов с указанием сроков хранения» 1989 г. и 2000 г.