Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Экспертиза ценностей документов. Виды экспертных комиссий

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

КОЛЛЕДЖ СФЕРЫ УСЛУГ № 44

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема «Экспертиза ценностей документов. Виды экспертных комиссий».

Специальность 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Выполнила - студентка группы 214 Бутюгова

Евгения Вячеславовна

Руководитель работы – Ленкевич Людмила Алексеевна

Оценка _____

2013

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………..……....….............. 3

1.1. Экспертиза ценности документов..................................................................... 5

1.1.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов……..….................5 1.1.3. Критерии оценки документов ……………………...……………................13 1.1.4. Автоматизированные технологии…………………….................................14 1.2. Экспертные комиссии организаций …………………………........................15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………….…………..20

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………….22

ВВЕДЕНИЕ

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное либо практическое значение. А весомая их часть несёт в себе информацию разового характера. После её использования в оперативных целях такие документы теряют значение, и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие сохраняют свою значимость в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие бесценные сведения, следовательно, они должны храниться постоянно.

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка для дальнейшего хранения или использования. Она включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного сроков хранения.

Деятельность всех организаций, предприятий, учреждений связана с образованием большого количества различных по виду и содержанию документов. Однако не все документы имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения политической, экономической и культурной жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других документов как источников не выходит за рамки узкопрактических целей. Следовательно, роль различных категорий документов в сфере управления и других сферах государственной, общественной и культурной жизни неодинакова. Хра

нение документов без необходимости связано с нерентабельными затратами и затрудняет поиск нужных документов, в то же время, преждевременное уничтожение документов может нанести серьезный ущерб интересам государства. Поэтому крайне важно определить документы, которые представляют научно-историческую ценность и отобрать их для постоянного хранения – это главная задача экспертизы ценности. Ценность документа определяют его информационные возможности, обусловленные историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением.
Существенной задачей экспертизы ценности на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, т.е. нахождение путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.

Таким образом, данная тема достаточно актуальна на сегодняшний день.

Целью моей работы является рассмотрение основных аспектов в экспертизе ценности документов. Задачи я ставлю следующие:

рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов;
изучить экспертные комиссии организаций;
описать принципы и критерии ценности документов;
выявить основные перечни документов;
охарактеризовать автоматизированные технологии в экспертизе ценности документов.

1.1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – отбор для государственного хранения или установление сроков хранения документов на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется заключенной в них информацией. Отсюда, назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить ей государство, общество, науку либо отдельных граждан.

В обобщенном виде, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов.

1.1.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В

пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность

учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

Например, к бухгалтерским документам постоянного срока хранения, в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения", относятся:

- сводные годовые и годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним;

- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;

- аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам;

- документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов;

- сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов;

- отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости);

- утвержденные лимиты, фонды заработной платы (по месту разработки и утверждения);

- документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определению износа основных средств, оценке стоимости имущества организации;

- годовые отчеты по налогам;

- оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей;

- книги, журналы, карточки учета ценных бумаг;

- программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности.

Этим же перечнем к документам статистического учета и отчетности постоянного срока хранения отнесены:

- сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты организаций о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, анализы отчетов;

- сводные годовые, годовые и с большей периодичностью, а также единовременные статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним;

- документы (доклады, аналитические таблицы и справки) об итогах деятельности организации.

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако

если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, дублетный документ также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Заседания экспертных комиссий протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы экспертной комиссии содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

По результатам экспертизы ценности документов составляются следующие документы:

опись дел постоянного срока хранения;
опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
опись дел по личному составу;
акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются в архив организации, оформляются частично. Частичное оформление производится работниками службы документационного обеспечения управления при заведении дела. После завершения дела не проводится дополнительная систематизация документов, листы дела не нумеруются, не составляется заверительная надпись.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, крайних дат).

При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать текст всех документов, даты, визы, резолюции. Дела с особо ценными или неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие, как удостоверения-личности, трудовые книжки и т. п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело. При подготовке дел к переплету из них удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки).

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Для этого используют простой графитный карандаш или нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными правилами.

Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи нумеруют отдельно. Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа. Листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Если лист имеет формат A3 или А2 и он сложен, то он разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля

листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т. п.), каждый из них нумеруется отдельно. Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами каждое вложение.

В случае отдельных ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается употребление литерных номеров. Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.

Заверительная надпись дела составляется для учета количества листов. Кроме того, она фиксирует особенности нумерации документов дела. Лист-заверитель составляется по установленной форме на отдельном листе, который помещается в конец дела. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или использовать для его составления чистый оборот листа последнего документа. Он обязательно подписывается его составителем.

В форме листа-заверителя указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

наименование организации;
наименование структурного подразделения;
индекс дела;
номер дела (тома, части) по годовому разделу свод ной описи дел;
заголовок;

крайние даты дела;
количество листов в деле;
срок хранения;
архивный шифр дела.

Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

При изменении наименования организации или структурного подразделения, а также при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в течение года, за которое формировалось дело, на обложке указывается новое наименование организации (или организации-правопреемника). Прежнее наименование организации заключается в скобки.

Одновременно с описями дел на заседании экспертной комиссии рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2000 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2004 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2004 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения экспертно-проверочной комиссией

архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждаются руководителем организации.

1.1.3. Критерии оценки документов

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности и целостности. А основными критериями их оценки являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Оценка происхождения. Устанавливает роль и место организации-составителя в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Оценка содержания. Выявляет значимость отраженного в документе события, значение содержащейся информации, ее повторение в других источниках, целевое назначение, вид или разновидность документа.

Оценка внешних особенностей документа – юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя и его физического состояния.

Рассмотрим данные критерии подробно.

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы.

В процессе деятельности общества формируется огромное количество учреждений, организаций и предприятий. Это органы власти, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые компании, исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные,

акционерные, учебные либо другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется их значимостью в системе управления, науки, народного хозяйства и прочих отраслях. Поэтому, отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Также для архивов представляют научный интерес документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников.

2. Значимость содержания документов.

В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную, нужную лишь для текущей работы роль. К первой группе относится организационно-распорядительная документация учреждения либо вышестоящих органов.

Документы второй группы имеют справочное назначение (оперативная, бухгалтерская отчетность) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

1.1.4. Автоматизированные технологии

Внедрение механизации и автоматизации в делопроизводство и архивное дело значительно упрощает работу сотрудников и повышает производительность.

Среди прикладного программного обеспечения ведущую роль играют базы данных.

В области экспертизы ценности документов создаются базы данных для ввода данных протоколов заседании экспертно-проверочной комиссии архива. Такое программное обеспечение позволяет архиву контролировать сроки согласования номенклатур дел в учреждениях - источниках комплектования инструкций по делопроизводству, быстро получить сводный отчет о количестве принятых на хранение или уничтоженных документов.

Органу управления архивным делом базы данных по протоколам экспертно-проверочной комиссии позволяет вести учет своевременного выполнения планов по утверждению описей и согласованию номенклатур госархивами региона.

Наконец, информационные технологии используются в процессе экспертизы ценности документов для определения сроков их хранения. С этой целью создаются электронные справочники на основе перечней документов - прежде всего для сотрудников служб документационного обеспечения управления архивов организации.

1.2. Экспертные комиссии организаций

В учреждениях работу по организации экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне должны проводить постоянно действующие экспертные комиссии. В крупных учреждениях с большим объемом документооборота - центральные экспертные комиссии, которые ко всему прочему рассматривают и согласовывают, координируют результаты работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Центральные экспертные комиссии и экспертные комиссии работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. Экспертно-проверочные комиссия являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Общий порядок организации работы экспертных комиссий и их функции можно найти в "Основных правилах работы архивов организаций". 19 января 1995 г. и 17 марта 1998 г. приказами Федеральной архивной службы России в целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об экспертной комиссии были утверждены "Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации" и "Примерное положение о центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) Российской Федерации". На основе Примерных положений должно быть разработано положение об экспертной комиссии конкретной организации, фирмы, предприятия.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников, имеющих большой опыт работы и неплохо знакомых с отраслью. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

• сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;

• сотрудника, ответственного за архив;

• специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

• специалиста по обеспечению защиты информации и др.

В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

• пересоставляемая номенклатура дел;

• описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

• акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

• комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

• предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;

•предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.

Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ.

К основным задачам экспертной комиссии можно отнести:

• рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

•организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

• рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

•рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении) проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

•рассмотрение описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

•рассмотрение описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

• рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую

помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог работе, можно сделать несколько выводов.

Экспертиза ценности документов – определение ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев, отбор документов на хранение или уничтожение.

Для проведения экспертизы ценности документов организации и учреждения создают специальные экспертные комиссии. Они руководствуются различными нормативными актами, заранее определенными учреждением.