Экспертиза ценности документов. 2

     Содержание 

     Введение…………………………………………………………………3

1. Экспертизы  ценности документов

       1.1.Понятие  об экспертизе ценности документов…………….5

                      1.2.Критерии экспертизы ценности  документов……………...6

2. Экспертные  органы

                 2.1. Понятие об экспертных комиссиях………………………12

                 2.2. Центральная экспертная комиссия………………………14

                 2.3. Основные задачи экспертной  комиссии…………………15

3. Осуществление  экспертизы ценности документов. 

                 3.1. Проведение экспертизы ценностей  документов………...17

                 3.2. Порядок уничтожения документов………………………18

Заключение…………………………………………………………………....21

Библиографический список………...………………………………………..22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Документ - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях его материальный носитель.

     Документы не равнозначны по содержащей в них  информации, поэтому очень важно  устанавливать ценность, содержащейся в них информации. Это сложный процесс. Сложность заключается в том, что для последующих временных этапов общества значимость информации, содержащийся в документах, может меняться. Так документы 40-ых годов являются ценными для нашей страны. Хотя возможно некоторые из них не представляли ценности в свое время.

     Экспертиза  ценности документов - это отбор  документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

     Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

     Подготовка  документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации. 
 
 

     Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для  передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии. В остальных создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

     Экспертиза  ценности документов проводится на основе:

     - действующего законодательства  и правовых актов РФ по архивному  делу и документационному обеспечению управления;

     - типовых и ведомственных перечней  документов с указанием сроков  их хранения, типовых и примерных  номенклатур дел;

     - нормативно-методических документов  Федеральной архивной службы  России и органа управления  архивным делом субъектов РФ в области архивного дела.

     В последнее время большое значение придается экспертизе ценности документов, так как многие документы в  настоящее время могут не иметь  большого значения. По истечению времени, некоторые документы, особенно характеризующие  деятельность высших органов власти и управления становятся особо значимыми, так как являются комплексом документов, который останется на хранение и, будет отображать нашу эпоху. Поэтому в курсовой работе устанавливается современная методика экспертизы ценности документов.

     Задача  курсовой работы состоит в определении  понятия экспертных органов, в раскрытии  основных критериев экспертизы ценности документов, определении функций  и задач, отображающих деятельность экспертных комиссий.

     Цель  курсовой работы исследовать вопросы организации экспертизы ценности документов. 

     1. Экспертизы ценности  документов

1. Понятие об экспертизе ценности документов.

     Экспертиза  ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

     Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов.

     1. На стадии делопроизводства (при  составлении номенклатуры) -проводит  экспертная комиссия.

     2. В ведомственном архиве (идет  выделение дел для постоянного  хранения и их подготовке на государственное хранение, а также отбор документов временного хранения для уничтожения - экспертизу проводит - центральная экспертная комиссия).

     3. В государственном архиве проводится  целевая комплексная экспертиза, для того чтобы выявить повторный и дублетные экспертизы - проводит центральная экспертная - проверочная комиссия.

     Экспертиза  ценности документов проводится на основе нормативно- методических пособий, номенклатур, классификаторов и перечней.

     Экспертиза  ценности документов проводится в делопроизводстве организации и предприятии, архивах организации и в государственных архивах.

     В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

     -при  составлении номенклатуры дел; -при  формировании дел;

     -при  подготовке дел для передачи  в архив организации после завершения их делопроизводством. 
 

     На  этапе составления номенклатуры дел определяются сроки хранения дел, т.к. производится предварительная  оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверить правильность отнесения документов, к определенным комплексам исходя из их назначения, содержания и сроков хранения. 

2. Критерии  экспертизы ценности документов

     Критерии  экспертизы ценности документов — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

     Все критерии могут быть подразделены на три  большие группы:

     1)критерии  происхождения документов; 2)критерии  содержания документов;

     3)критерии  внешних особенностей документов.

     Рассмотрим  каждую группу критериев и их использование  при мнительной к документам конкретных фондов.

     К группе критериев  происхождения документов относятся:

     - значение учреждения или лица  в жизни общества;

     - значимость событий (явлений,  предмета), отраженных в документах;

     - время и место образования  документов.

     На  основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы  поступают либо на государственное  хранение в полном объеме (имеется  в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.

     Критерий  значение лица в жизни общества чрезвычайно  сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.

     Критерий  «значимость события» позволяет  оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства  о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы  в зависимости от степени участия  учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.

     На  основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы  в связи с событиями огромного  исторического значения в истории  страны. В связи с этим даже документы, предназначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.

     Большое значение имеет критерий «время образования  документов». Чтобы оградить от уничтожения древние документы, была введена запретная дата — 1945 г., в связи с чем документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в., как правило, уничтожению не подлежат, за исключением документов некоторых судебных, хозяйственных и церковных учреждений. Документы за более поздние исторические периоды, важные для страны, подлежат тщательному изучению с целью отбора на государственное хранение. Так, уничтожение документов по 1945 г. включительно осуществляется в строго установленном порядке: после утверждения на ЭПК вышестоящего архивного органа.

     Критерий  «место образования» документов также  требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут  быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, и интересного явления.

     К группе критериев  содержания документов относятся:

     - источник информации;

     - повторяемость документной информации;

     - целевое назначение документов;

     - вид и разновидность документа.

     На  основе критерия «источник информации»  документы учреждений делят на три группы:

     - документы, отражающие основные  направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

     документы    вспомогательного,    оперативного,    справочного характера, хранящиеся временно;

     - документы по личному составу.  В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет, по заключению ЭПК.

     Говоря  о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Этот критерий должен применяется в тесной взаимосвязи  с критериями целевое назначение документа и вид, и разновидность  документа.

     Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

     В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной' и вторичной информации.

     Различают  два  вида  повторяемости  информации,   каждому   из которых присущи  свои формы:

     а) формальный (когда происходит простое  воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;

     б) аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных  источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

     Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может  относиться к формальному или  аналитико-синтетическому виду повторяемости  документной информации. Все зависит  от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

     Наиболее  распространенной формой повторяемости  информации является дублетность.

     Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

     Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийности считается проявлением дублетности.

     К   группе   критериев   внешних   особенностей   документов относятся:

     -подлинность;

     -внешний  вид документа (форма передачи  содержания, удостоверения      и      оформления     документов,      в     том     числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

     Критерий  подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

     Если  подлинники имеют особое государственное  значение для использования в  читальном зале или если есть расхождения  в текстах подлинников и копий  документов, 1 — 2 экземпляра копий оставляются  на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов. При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности и не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются.

     Кроме перечисленных общих критериев экспертизы ценности документов для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения вопроса(проблемы) и др. 

Вывод: Таким образом, экспертиза ценности документов -сложный процесс, требующий наличие специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учреждениях в состав экспертно - проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документоведы.

В организациях, где не всегда есть такие специалисты, наиболее распространенным способом проведения экспертизы ценности документов является экспертиза ценности на основе перечней, при разработке которых учитывались все критерии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Экспертные органы

      2.1. Понятие об  экспертных комиссиях

     Для проведения экспертизы ценности документов в соответствии с установленными правилами создается система экспертных органов, под руководством которых осуществляется экспертиза ценности документов.

     Виды  экспертных комиссий:

     в   учреждениях,   организациях,   предприятиях   -   экспертная комиссия (ЭК);

     - в министерствах, ведомствах, главах - Центральная экспертная комиссия (ЭПК);

     - в государственных архивах - экспертно-проверочная  комиссия

     (ЭПК);

     - в Росархиве - Центральная экспертно-прверочная  комиссия (ЦЭПК).

     Экспертная  комиссия организации создаются  приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

     Председателем Экспертной комиссии, как правило, назначается  один из заместителей руководителя организации, секретарем -сотрудник службы ДОУ. все  члены комиссии должны хорошо знать структуру и функции своей организации, состав и содержание документов, организацию документационного обеспечения своей организации. Обычно в состав Экспертной комиссии включают еще и специалистов по научной, технической, производственной и другим видам документации, которая есть в организации, специалиста по обеспечению защиты информации. Заседания Экспертной комиссии проводится по мере надобности, но не реже двух раз в год. Оформление всех документов Экспертной комиссии, подготовка заседании осуществляется секретарем.

     Экспертная  комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству руководитель несет ответственность за сохранность документов.

     Экспертная  комиссия организации в своей  работе руководствуется ФЗ №125 «Об  архивном деле», правила работы по требованию ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разрабатываемыми архивными органам, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

     Члены Экспертной комиссии с учетом мнения специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Отбор производится непосредственно персоналом делопроизводственной службы.

     Экспертная  комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной  комиссией архивного учреждения, которая утверждает решения экспертной комиссии.

     Негосударственные организации самостоятельно принимают  решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовать свои действия с экспертно-проверочной комиссией архивного органа при выделении документов к уничтожению.

     Результатом работы Экспертной комиссии является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

     - постоянного хранения в государственных архивах;

     - временного хранения в ведомственном  архиве (свыше 10 лет);

     - временного хранения (до 10 лет);

     - подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по

     личному  составу   передаются   в  ведомственный   архив.   Передача  их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации.

     Уничтожение документов и дел оформляется  по актам.

     Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями. 

     2.2. Центральная экспертная комиссия 

     Центральная экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа  наиболее квалификационных работников в количестве не менее трех человек. В состав Экспертной Комиссии организации  в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

     В составе центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя  архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

     Представителем  центральной экспертной комиссии назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

     В крупных организациях с большим  объемом документооборота (в министерствах  и ведомствах, например) создаются  центральные экспертные комиссии и  экспертные комиссии структурных подразделении. Центральная экспертная комиссия является совещательным органом, осуществляющим методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений, и работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива или архивного учреждения. Центральным органом, рассматривающим наиболее важные вопросы  в осуществлении

деятельности  экспертных органов, рассматривающим  и утверждающим нормативно-методические документы, является Центральная экспертная комиссия Федерального архивного агентства.

     Центральная экспертная комиссия проводит заседания  в соответствии с планом работы и  по мере необходимости. Заседания центральной  экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии вступают в силу после утверждения руководителем организации.

     Протоколы центральной экспертной комиссии, содержащие решения об одобрении проектов типовых  и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел , утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. 

     2.3. Основные задачи  экспертной комиссии

     Основными задачами экспертных комиссии являются:

     - рассмотрение ежегодно пересоставляемой  номенклатуры дел; актов о выделении  к уничтожению документов и дел; годовых разделов описей дел постоянного хранения; описей дел свыше 10 лет хранения;

     - решение вопросов о приеме  на ведомственное хранение документов  личного происхождения;

     - установление и изменение сроков  хранения отдельных категорий документов (совместно с ЭПК государственного архива);

     - проверка правильности оформления  комплексов документов (дел, единиц  хранения на небумажных носителях)  для постоянного и долговременного  хранения и др.

     - организация и проведение экспертизы  ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

     - организация и проведение экспертизы  ценности документов на стадии  подготовки их к передаче в  архив организации;

     - организация и проведение отбора  и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      3. Осуществление  экспертизы ценности  документов 

     3.1. Проведение экспертизы  ценностей документов 

     Экспертиза  ценности документов в организации осуществляется экспертными комиссиями на основе их функции и включает в себя:

     - непосредственные правила экспертизы  ценности документов;

     - составление описей, составление  актов.

     В соответствии с возложенными на нее  задачами ЭК выполняет следующие  функции:

     • организует и проводит совместно  с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе  научно-технической и специальной  документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению;

     • осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам;