Экспертиза ценности документов. 11

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ  РФ

Государственное  образовательное учреждение

высшего  профессионального  образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» 

Кафедра общего, стратегического, информационного  менеджмента

и бизнес-процессов 

Допустить к защите

«__»декабря 2011г.

Преподаватель кафедры

Общего, стратегического,

 информационного  менеджмента

 и  бизнес-процессов

________________ 

                            Е.П. Селиванова 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

Проблемы  экспертизы ценности документов в делопроизводстве 

Работу выполнила                       Валеева Гюзель Исламовна

Группа 1 курс 4 факультет управления и психологии

Специальность: документоведение и документационное обеспечение управления

Руководитель: преподаватель Селиванова Елена Петровна 
 

Оценка:

__________________

Дата______________

Подписи членов комиссии

       ______________

       ______________ 
 

Краснодар 2011

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение

1 СУЩНОСТЬ  ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие экспертизы ценности документов

1.2 Задачи и критерии экспертизы ценности

2 ПРОВЕДЕНИЕ  ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Система экспертных органов

2.2 Этапы  и порядок проведения экспертизы  ценности документов

3 ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В УФСР ПО КРАСНОДАРСКОМУ КРАЮ

3.1 Установленные проблемы и пути их решения существующих в УФСР по Краснодарскому краю

Заключение

Список  используемой литературы

     ВВЕДЕНИЕ

     Управленческая  деятельность осуществляется с помощью  документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. На сегодняшний  день документ является основным способом представления информации на любом  современном предприятии.

     Документы, содержащиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой  различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

     Именно  для установления ценности различных  документов и целесообразности дальнейшего  их хранения проводится экспертиза ценности документов, проблематика которой рассматривается  в данной курсовой работе.

     К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

     Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

     Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

     Методика  экспертизы складывалась в течение  длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в. Ученые еще в XIX веке указывали на необходимость выработки научных основ экспертизы и законодательной защиты документальных богатств от уничтожения. Окончательно теория экспертизы документов оформилась в 20 веке.

     Актуальность темы данной курсовой работы объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в определении значимости документа для организации.

     Целью данной курсовой работы является изучение проблем экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

     Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. рассмотреть теоретическую основу экспертизы ценности документов экспертизы ценности документов;
2. охарактеризовать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
3. определить проблемы возникающие при проведение экспертизы ценности документов в УФСР по Краснодарскому краю;
4. предложить пути решения выделенных проблем.

     Объектом данной работы выступает экспертиза ценности документов.

     Предметом – проблемы экспертизы ценности в  УФСР по Краснодарскому краю.

     Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

     Во  введении обосновывается актуальность работы, также рассмотрены объект, предмет и задачи исследования.

     В первой главе рассматриваются теоретические  вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

     Во  второй главе рассматривается организация  проведения экспертизы ценности документов.

     В третьей главе рассматривается  проведение экспертизы ценности документов в УФСР по Краснодарскому краю, проблемы, возникающие при проведение экспертизы и предлагаемые пути их решения.

     В заключении даются краткие выводы, которые были сделаны после проведенного исследования.

     Список  используемых источников включает статьи и книги ведущих специалистов документоведческой сферы деятельности.

     В ходе работы над были изучены и  проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.А. Кузнецова [1], Е.В. Алексеева [2], Л.П. Афанасьева [3], Е.М. Бурова [4], Г.А. Осичкина [5] и др.

     В работе так же были использованы законодательные  и нормативные источники по обеспечению  процесса делопроизводства, в работе проанализированы существующие законодательные  и нормативные акты, которые регламентируют организацию экспертизы ценностей  документов. 
 
 
 

1 Сущность экспертизы ценности документов

1.1 Понятие экспертизы  ценности документов

     Документы как источники информации не равноценны. Одни документы содержат информацию о политической, культурной и научной  жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В  других документах отражается работа конкретных организаций. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются.

     Особое  значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.

     Документы «по личному составу», которые  содержат информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют  длительный срок хранения, а потом  уничтожаются.

     С экономической точки зрения хранить  все документы нецелесообразно, так как для них потребуются  большие помещения, оборудование, штаты  специальных работников. К тому же найти нужный документ в большом  количестве бумаг будет очень  сложно. Именно поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического  и иного значения документов «с целью  отбора документов на государственное  хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев» [6] .

     По  срокам хранения документы подразделяются на три группы:

• документы постоянного хранения;
• документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
• документы временного хранения (до 10 лет включительно). [6] .

     При проведении экспертизы ценности документы  изучаются на основании принципов  и критериев ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

     Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

В результате проведения экспертизы ценности:

• устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
• производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
• определяются уникальные и особо ценные дела;
• осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

1.2 Задачи и критерии экспертизы ценности

     Существуют  следующие задачи экспертизы ценности документов:

       Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву. 

       Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

• для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет);
• для временного хранения.

       Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

       Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов. [7] .

     Критерии  экспертизы ценности – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

     К критериям происхождения относятся:

• роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых были созданы документы;
• значимость выполняемых ими функций;
• время и место образования документов.

1. Организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность; это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики, и др.
2. Организации местного значения – это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.
3. Организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

     К критериям содержания относятся:

• значимость отраженных в документе событий;
• значение информации, содержащейся в документе;
• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
• вид документа;
• подлинность документа.

     Наиболее  полно основную деятельность организации  отражают следующие виды документов:

1. организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы, и др.), а также планы и отчеты. Это документы постоянного хранения.
2. справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например, значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период – от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению, и по многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

     Такой критерий, как повторение и поглощаемость  информации, применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и  отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов  поглощается годовым отчетом. Отчеты структурных подразделений поглощаются  отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным  отчетом вышестоящей организации, и т.д.

     К критериям внешних особенностей относятся:

• форма фиксирования и передачи содержания;
• удостоверение и оформление документа;
• физическое состояние документа.

     Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки  и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и другие [7] .

2 ПРОВЕДЕНИЕ  ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Система экспертных органов

     Для организации и проведения работ  по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации, независимо от формы собственности  или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно  действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее трех-девяти человек).

     В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.

     Председателем ЭК (ЦЭК) назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем – сотрудник службы ДОУ.

     Примерный состав экспертной комиссии:

• зам. директора (главный бухгалтер);
• ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);
• секретарь-референт.

     В связи с тем, что учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе документов, в состав ЭК (ЦЭК) обычно входит экономист или работник бухгалтерии. В состав ЭК (ЦЭК) также целесообразно включить специалиста по защите информации.

     ЭК и ЦЭК – совещательные органы при руководителе организации, заседания которых проводятся по мере необходимости. Все решения ЭК (ЦЭК) фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.

     В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК), в ведении которых  находятся:

• экспертиза ценности документов внутри госархива;
• рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;
• работа по комплектованию госархива.

     Таким образом, система экспертной службы состоит из архивных учреждений (ЦЭПК, ЭПК, ЭМК) и прочих учреждений (ЭК, ЦЭК).

     Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

• рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда РФ;
• организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;
• рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;

     рассмотрение  вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения [8] .

2.2  Этапы и  порядок проведения экспертизы  ценности документов

       Экспертиза  ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

       1) Первый этап экспертизы ценности  документов проводится в текущем делопроизводстве:

• при разработке и составлении номенклатуры дел;
• при регистрации документов;
• при направлении исполненных документов в дела;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

       Самым важным и значимым на первом этапе  экспертизы ценности документов является разработка и составление номенклатуры дел –систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме [9]. Она разрабатывается с целью корректного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, быстрого поиска документов, проведения экспертизы их ценности, планирования и передачи дел в архив. Номенклатура дел отражает систему делопроизводства организации и является основным справочником по документообороту всего предприятия в целом. Номенклатура сопровождает документ на всех этапах его жизненного цикла: с момента создания или даже планирования, до сдачи в архив или уничтожения в структурном подразделении.

       Сводная плановая номенклатура дел организации  готовится на следующий год, но согласовать  и утвердить ее необходимо в конце  текущего года.

       При составлении номенклатуры частично решается вторая задача экспертизы ценности документов – определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. Документы при этом разделяются на несколько групп – постоянного хранения и временного хранения [10].

       Первой  графой в номенклатуре является индекс дела (цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку), который формируется в зависимости от принятых в организации принципа и схемы систематизации номенклатуры. Индекс обычно состоит из кода структурного подразделения и номера дела внутри подразделения. Например, «01.1. Приказы по основной деятельности», где 01 – код Управления делами, 1 – номер дела в номенклатуре.

       Второй  графой в типовой форме номенклатуры является заголовок дела (краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле). Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела («Приказы по основной деятельности», «Бухгалтерские и финансовые отчеты за I квартал 2008», и т.д.).

       Третья  графа – количество томов дел – заполняется в конце делопроизводственного года в итоговой номенклатуре дел. В ней указывается реально заведенное количество дел (томов, частей).

       В четвертой графе указываются  срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии – на типовую или примерную номенклатуру или другое основание для установления срока хранения дела (протокол, решение Экспертной комиссии). Таким образом, в делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

       В пятой графе – примечания – в течение всего срока действия номенклатуры службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения, и др. В этой графе также делаются отметки о существовании дел в электронном виде.

       После сведения номенклатур подразделений  в итоговую номенклатуру дел организации, в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) в течение года. При этом подсчитываются отдельно дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

     Срок  хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку  хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях [11].

     Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г.

     Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению  сроков хранения документов отраслевые перечни (например, перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения, и т.п.)

     В зависимости от значимости документов, в перечнях устанавливаются следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно [12].

     Срок  хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

     При исчислении сроков хранения учитываются  только годы. День и месяц составления  документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

     По  документам, сроки хранения которых  не предусмотрены перечнями, экспертная комиссия выносит свое заключение о  продолжительности их хранения с  учетом:

• важности документов;
• необходимости их использования в справочных целях;
• обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.