Экспертиза ценности документов государственного архива и архива организации
17
Федеральное государственное общеобразовательное учреждение
среднего профессионального образования
«Глазовский политехнический колледж»
Отделение среднего профессионального образования
«Документационное обеспечение управления»
Экспертиза ценности документов государственного архива и архива организации
Курсовая работа
Специальность 032002 «Документационное
обеспечение управления
и архивоведение»
Автор курсовой работы О. В. Паршакова
группа С-31
Руководитель работы преподаватель
спецдисциплин
С. Л. Микрюкова
Глазов 2011
Оглавление
Глава 1. Экспертиза ценности документов в государственном архиве………………………………………………………………
1.1. Задачи экспертизы ценности документов……………………….
1.2. Критерии экспертизы ценности………………………………………..
1.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов…….
Глава 2. Экспертиза ценности документов организации……………………………
Введение
В современный период, когда в связи с ростом негосударственной части Архивного фонда РФ остро стоят проблемы сохранения документов учреждений, организаций и предприятий различных организационно- правовых форм, целесообразно обратиться к истории складывания ведомственного хранения документов.
Сходные проблемы возникли перед государственными учреждениями в первой половине XIX в., когда административные реформы зачастую приводили к гибели документов ликвидируемых учреждений. С другой стороны, бюрократизация и централизация государственного аппарата в данный период привели лавинообразному возрастанию управленческой документации, что впервые в истории России привело к разрешению уничтожать документы государственным учреждениям. 30-40-е гг. XIX в., стали отправной точкой в истории экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
Система хранения документов в делопроизводстве местных государственных учреждений начала формироваться в России в XVIII в. В ходе петровских реформ местного управления на смену существующим здесь архивам при приказной и земской избах пришло множество архивов при вновь созданных учреждениях. Попытки верховой власти путем издания ряда законодательных актов объединить местные канцелярские архивы в несколько публичных были безуспешны. И в первой половине XIX в. при каждом местном учреждении продолжали существовать свои архивы.
С проведением реформ государственного аппарата в начале XIX в. происходило увеличение объема документов как центральных, так и местных учреждений. Появились проблемы, связанные с хранением накопившихся в них дел. Их могли решать разными путями, например, дела передавали из переполненных архивов в другие, менее заполненные, или в пустые, но непригодные для этого помещения. Производилось уничтожение документов, потерявших практическое значение, но без специальных методов оценки, которые определяли бы ценность документа в том или другом отношении и позволили сохранить его.
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью "отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.
Актуальность темы данной курсовой работы объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в следующих двух аспектах:
1) во-первых, в определении значимости/ценности документа для организации;
2) во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации.
Цель курсовой работы состоит в том, чтобы показать особенности организации и проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном этапе.
Задачи автора сводятся к следующему:
1) проанализировать, как проходит экспертиза ценности документов в Государственном архиве;
2) рассмотреть принципы и критерии экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
3) исследовать организацию экспертных комиссий в делопроизводстве;
Объектом исследования является- Архивный фонд организации.
Предмет исследования - организация экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном этапе.
ГЛАВА 1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ
При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов, лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов (см. Приложение 1). Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.
1.1. ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.
Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.
Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа, в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов, уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не изготовлено.
В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел, для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по- научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).
В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов, ведомственных архивов, и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.
Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дупликации сразу по нескольким фондам:
1. Вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
2. Однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);
3.лиц, связанных родственными или личными отношениями.
Такой комплексный подход, возможно, осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).
1.2. КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности, путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.
К критериям происхождения относятся:
- роль и место организации, или лица в системе государственного управления, или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы:
- значимость выполняемых ими функций;
- время и место образования документов.
Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы:
К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики.
Вторую группу составляют организации местного значения - Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.
Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.
К критериям содержания относятся:
- Значимость отраженных в документах событий;
- Значение информации, содержащейся в документе;
- Повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
- Вид документа;
- Подлинность документа.
Наиболее полно основную деятельность организации отражают:
- Организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;
- Справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная, некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное справочное значение через определенный период от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.
Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.
Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом, вышестоящей организации.
К критериям внешних особенностей относятся:
1. Форма фиксирования и передачи содержания;
2 Удостоверение и оформление документа;
3. Физическое состояние документа.
Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии, их оценки значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия. Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа:
Первый этап проводится в текущем делопроизводстве: при разработке и составлении номенклатуры дел;
1.При регистрации документов;
2. При направлении исполненных документов в дела;
3.При формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.
Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.
Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.
1.3.ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел.
В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.
В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел, к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.
Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.
Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.
Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать, изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.
Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел, на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).
Ответственный момент экспертизы это выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.
Не допускается отбор документов, для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК, просмотреть в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело, малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.
В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дубликатные экземпляры.
Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.
Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел, производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы принимает экспертиза или центральные экспертные организации.
Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
- составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);
- проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;
- запись экспертизы дела на машинные носители;
- проверка качества записи;
- описание экспертизы дела, проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах), в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
- подготовка комплекта сопроводительной документации.
В сопроводительной документации экспертизы документа отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.
Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются, годовые разделы, описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.
В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.
Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации, после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК, архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел, данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов, сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.
ГЛАВА 2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
Экспертиза ценности документов – это процедура по изучению состава и содержания документов организации на основании принятых критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
В процессе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается вся совокупность документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценности документов в организации проводится для решения следующих задач:
- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
- организация ежегодного отбора документов на дальнейшее хранение и уничтожение;
- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел (см. Приложение 2), срок хранения которых истек
Для проведения работ по экспертизе ценности документов организации приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия. В организациях, имеющих подведомственную филиальную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии.
В состав входят квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, знакомые с составом и содержанием, а также значением и ценностью информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации. Если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Часто председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии назначается заведующий архивом или ответственный за архив предприятия.
Отбор документов организации на хранение.
В процессе проведения экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архив организации. Отбор документов с временными сроками хранения (менее 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, с истекшими сроками хранения.
Расчет срока хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2009 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2005 году. Если дело содержит нескольких томов, которые состоят из документов за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских операций, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Отбор документов организации к уничтожению.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
Хотя по логике, документы с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены без лишней волокиты, регламент требует выполнения все процедуры. Это сопряжено с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
Заключение
Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организаций сейчас все в большей степени начинает зависеть от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание рациональных решений в любой сфере требует обработки больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения специальных технических средств.
В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.
Для каждой организации, предприятия или органа исполнительной власти встают вопросы которые касаются как значимости для дальнейшей деятельности данного предприятия или организации тех или иных документов, так и значимости данных документов для государства. Например, кадровая документация, документация по личному составу предприятий и организаций участвует в формировании Архивного Фонда РФ.
В качестве инструментария применялись методы анализа научной и информационной базы, синтеза полученных данных в теоретические выводы и практические рекомендации.
Научно-практическая значимость исследования заключается в уточнении принципов, целей и задач экспертизы ценности документов и организации архивного дела.
Теоретическую и методологическую базу исследования составили публикации, монографии, учебники, раскрывающие сущность современного делопроизводства, а так же особое внимание было обращено на публикации, которые освещают вопросы экспертизы ценности документов в современном делопроизводстве. Тема, указанная для исследования достаточно хорошо изучена современными специалистами. Так например в учебном пособии "Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации" авторов Непогода А.В., Семченко П.А. разъясняются требования государственных стандартов по оформлению документов, технология подготовки и оформления обычных и конфиденциальных документов, важнейшие детали документационного обеспечения управления в организации, методические особенности работы с документами по личному составу и с обращениями граждан. Приведены образцы основных документов, которые используются при документировании управленческой деятельности, а также перечни документов, создаваемых организацией, с указанием сроков хранения.
В данной работе хотелось бы отметить некоторые пункты:
1) во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.