ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение...............................................................................................................................................3

Глава I

 Общая характеристика экспертизы ценности документов..................................................5

1.1.Понятие экспертизы ценности документов..........................................................5

     1.2.Экспертиза ценности документов в делопроизводстве...................................7

Глава II

Порядок проведения экспертизы ценности экспертной комиссией.................................12

     2.1.Функции, права и организация работы экспертной комиссии.....................12

     2.2.Этапы экспертизы ценности документов.............................................................15

Глава III

Понятие и содержание комплектования архива…………………………………………..22

      3.1.Определение источников комплектования……………………………………22

     3.2. Организация комплектования…………………………………………………….24

Заключение…………………………………………………………………………………………30

Список литературы……………………………………………………………………………….32 
 
 
 
 

            ВВЕДЕНИЕ

        В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

    Комплектование  – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

    Под профилем архива следует понимать установленный  для архива состав документов, который  определяется признаками классификации  документов Архивного фонда РФ. Комплектование архива не существует изолированно и, решая свои задачи, тесно взаимодействуют с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией и др.

    Информационный  подход дает возможность обрабатывать информацию в целях введения ее в  механические и автоматические читающие устройства.

    Достижения  физики, химии, биологии и других наук помогают архивистам решать вопросы сохранности документов.

    Таким образом, комплектование архивов, тесно  связанное с рядом наук и научных  дисциплин, широко использует их достижения, и само способствует развитию соответствующих отраслей науки.

    Целью данной работы является – изучить экспертизу ценности документов и описать основные моменты комплектования архивных фондов. Задачами курсовой работы являются:

1) Рассмотреть понятие экспертизы ценности документов

2) Охарактеризовать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве

3) Определить функции, права и организацию работы экспертной комиссии

4) Определить  порядок проведения экспертизы  ценности документов и проблемы, возникающие в нем

5)  Раскрыть понятие и содержание комплектования архива

6)  Раскрыть определение источников комплектования

7)  Описать организацию комплектования 
 
 
 
 
 

     Глава I

       Общая характеристика экспертизы ценности документов

                     1.1 Понятие экспертизы ценности документов

     Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

     Экспертизе  ценности документов подлежат все документы  на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается .

     Основные  правила работы архивов организаций (2002) являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

     Право и обязанность создания архивов  организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве (2004), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

     Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а  также обязательны для всех негосударственных  организаций в части обеспечения  сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

     Архивы  организаций, хранящие кинофотофоно- и  видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические  документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами[2].

     Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом  Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации  от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

     Государственные организации, не отнесенные к составу  источников комплектования государственных  архивов, а также негосударственные  организации могут руководствоваться  настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

     Закон РФ «Об архивном деле в РФ» определяет понятие «экспертиза ценности документов», как изучение документов на основании  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

     Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

     Экспертиза  ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводится ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

     1 этап. Первоначально экспертиза  ценности документов проводится  при составлении номенклатуры  дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило – IV квартал текущего года).

     2 этап. При завершении дел в  делопроизводстве (обычно – I квартал  следующего года) документы, образовавшиеся  в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

     3 этап. На основном этапе экспертизы  ценности проводится полистный  просмотр документов перед формированием  их в дело. Проводит эту работу  делопроизводитель учреждения и  это очень важный момент, так  как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.

       1.2 Экспертиза ценности документов  в делопроизводстве

     При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

     В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении  номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов.

     Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.

     При создании экспертной комиссии разрабатывается  положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:

     - ведущий специалист (юрист, работник  службы делопроизводства, отдела  кадров, архива);

     - главный бухгалтер организации;

     - секретарь-референт.

     Экспертная  комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий. В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

     Экспертная  комиссия предприятия рассматривает  каждое дело, находит в перечне  срок хранения и проставляет его  на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

     Если  какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в  крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями. В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

• документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив;

• документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет);

     документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно);

• документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

     Срок  хранения документов «до минования  надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.

     В архив передаются следующие документы:

     - устав, учредительный договор,  решение о создании общества;

     - свидетельство о государственной  регистрации; 

     - документы, подтверждающие права  общества на имущество, находящееся  на его балансе; 

     - положение о филиалах или представительствах  общества;

     - годовые финансовые отчеты;

     - документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;

     - протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных  комиссий, коллегиальных исполнительных  органов (правления, дирекции);

     - списки акционеров с указанием  количества и категории принадлежащих им акций;

     - акты ревизий, проверок общества  аудиторскими, ревизионными комиссиями  или органами государственного, муниципального финансового контроля;

     - внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием  акционеров или иным органом управления обществом;

     - документы по личному составу  предприятия; 

     - другие документы по усмотрению  общего собрания акционеров или  совета директоров.

     Передаются  в архив также бизнес-планы, годовые  планы и отчеты предприятия, приказы  руководителя по основной деятельности.

     Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета  сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей  предприятия - постоянно. Бухгалтерские  документы (за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

     Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).

     При проставлении сроков хранения учитываются  только года. День и месяц составления  документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г. с пятилетним сроком хранения должны включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.

     При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых  являются следующие:

     1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.);

2. Значимость  содержания документов. Обычно документы,  созданные в организациях делят  на две группы - документы по  основной деятельности и вспомогательные  (нужные для текущей работы  учреждения). Документов второй группы  намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет);

     3. Время и место образования  документов. Эти критерии, как правило,  взаимосвязаны. Как в истории  страны, так и в истории существования  каждого учреждения есть периоды,  имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории;

     4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата);

     5. Юридическая сила документа. Этот  критерий вытекает из предыдущего,  так как юридическую силу имеют  только правильно оформленные  документы (как подлинники, так  и их экземпляры);

     6. Физическое состояние документа.  Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными);

     7. Особенности документа. Это могут  быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности.

     Глава II

       Порядок проведения экспертизы ценности экспертной комиссией

       2.1 Функции, права и организация работы экспертной комиссии

     Функции и права ЭК, а также организация  ее работы определяются положением. При  разработке положения об ЭК следует  руководствоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.95 №2.

     Основными задачами ЭК являются:

     - организация и проведение экспертизы  ценности документов на стадии  делопроизводства при составлении  номенклатуры дел и формировании дел;

     - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к передаче в архив учреждения;

     - организация и проведение отбора  документов, подготовка их к передаче  на постоянное хранение в государственный  или муниципальный архив (в  случае если документы отнесены  к составу Архивного фонда РФ).

     В соответствии с возложенными на нее  задачами ЭК выполняет следующие  функции:

    1)Организует  и проводит совместно с делопроизводственной  и архивной службами работу  по ежегодному отбору документов  учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

     2)Осуществляет  методическое руководство работой  по экспертизе ценности документов  учреждения и по подготовке  их к архивному хранению, по  разработке номенклатуры дел,  дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

     3) Оказывает содействие и методическую  помощь специалистам учреждения:

      - по выявлению владельцев личных  архивов в учреждении, по возможной  передаче ими дневников, записей  воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

      - по выявлению и возврату в  Россию документов по истории  России и своей отрасли, которые  по различным причинам оказались  за пределами России;

      - по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

     4) Рассматривает, принимает решения  об одобрении и представляет:

     4.1 На утверждение ЭПК архивного  учреждения, а затем на утверждение  руководителя своего учреждения:

      - описи дел постоянного хранения  управленческой и специальной  документации;

      - перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация  по которым подлежит передаче  на государственное хранение;

      - акты о выделении к уничтожению  документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.

     4.2 На согласование ЭПК архивного  учреждения, а затем на утверждение  руководителя своего учреждения:

      - сводную номенклатуру дел учреждения;

      - описи дел по личному составу; 

      - акты об утрате или неисправимом  повреждении документов постоянного  хранения.

     4.3 На рассмотрение ЭПК архивного  учреждения:

     предложения об изменении сроков хранения категорий  документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

     4.4 На утверждение руководителя  учреждения:

      - акты о выделении к уничтожению  документов с истекшими сроками  хранения (кроме перечисленных в  п. 4.1);

      - акты об утрате или неисправимом  повреждении документов по личному  составу. 

     5) Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Экспертная  комиссия имеет право:

     1) В пределах своей компетенции  давать рекомендации структурным  подразделениям и отдельным сотрудникам  учреждения по вопросам разработки  номенклатуры дел и формирования  дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

     2) Запрашивать от руководителей  структурных подразделений: 

      - письменные объяснения о причинах  утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

      - предложения и заключения, необходимые  для определения сроков хранения  документов.

     3) Заслушивать на своих заседаниях  руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

     4) Приглашать на заседания комиссии  в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

     5) ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря  комиссии имеет право не принимать  к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

     6) Информировать руководство учреждения  по вопросам, относящимся к компетенции  комиссии.

     7) В установленном порядке представлять  свое учреждение в органах  Государственной архивной службы России.

       2.2 Этапы экспертизы ценности документов

     Существует 4 этапа экспертизы ценности: определение  сроков хранения документов, отбор  документов, научно-техническая обработка  документов и оформление результатов  экспертизы ценности.

     При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.00. Перечень можно также использовать при формировании дел и при составлении номенклатур дел.

     Указанный Перечень включает в себя документы, которые образуются в деятельности организаций всех форм собственности  при документировании общих для  всех, т. е. однотипных, управленческих функций, в т. ч. вопросов кадрового обеспечения деятельности организации. Раздел Перечня «Кадровое обеспечение» содержит документы с указанием сроков их хранения, касающиеся приема, перемещения, увольнения; установления, подготовки и повышения квалификации, а также награждения работников.