Экспертиза ценности докуметов

2

ВВЕДЕНИЕ

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов.

Ценность различных документов зависит от многих факторов. Так, часть доку­ментов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое зна­чение. Информация, содержащаяся в других доку­ментах, может сохранять свое значение на протяже­нии нескольких лет. Поэтому необходимая докумен­тация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют боль­шое значение не только для практической деятельно­сти, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии го­сударства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изу­чения различных областей государственной и обществен­ной жизни. Это определяет необходимость их постоян­ного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Объектом исследования является экспертиза ценности документов в делопроизводстве России.

Предметом исследования являются особенности становления и развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве России в XX – XXI века.

Основной целью является изучение понятия экспертизы ценности документов, а также электронных документов в делопроизводстве.

В связи с этим сформулируем следующие задачи:

1. Определить нормативно – правовую базу экспертизы ценности документов в делопроизводстве в России XX – XXI века.
2. Определить понятие, принципы, назначение экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном этапе развития.
3. Определить организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве в России в XXI веке.
4. Рассмотреть перспективы развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Актуальность курсовой работы обусловлена тем, что процедура экспертизы является одним из важнейших и наиболее ответственных процессов в документальной деятельности. Не случайно в сфере делопроизводства и архивного дела определение понятия экспертизы ценности стандартизовано.

Экспертиза выполняет роль своеобразного сита, пропускающее через себя огромное количество документов, основная масса которых отсеивается и в дальнейшем уничтожается.

Методологической основой данного исследования являются исследования отечественных учёных по данной теме, таких как Кирсанова М.В., Андреева В. И., Ларькова Н.С. и других, а также издания периодической печати, журналов, решение Коллегии Росархива от 06.02.2002 «Основные правила работы архивов организации», приказа Росархива от 19.01.1995 «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии в организации».

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов, лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы и приложений к работе.

ГЛАВА 1. ЗАРОЖДЕНИЕ И СТАНОВЛЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ С НАЧАЛА XIX ПО XX ВЕК.

1.1.Нормативно – правовая база экспертизы ценности документов в делопроизводстве в период с XX по XXI века.

В апреле 1918 г. создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».

Было обращено серьезное внимание на разработку теории и практики экспертизы, результатом чего явилась единая методика определения ценности документов. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения, какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ создан правительственный орган — Главное управление архивным делом [19, c 56-67].

В 1919 г. декретами правительства созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 г. состав ЕГАФ пополнился большим количеством документов научных, культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированных бывших частных предприятий. Был установлен единый порядок двойной подчиненности территориальных архивных учреждений местным органам власти и государственным органам управления архивным делом.

С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управления архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восстановлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.

В 20-30-е годы были сформулированы критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и оценка по перечням), была введена система экспертных органов (почти без изменения дошедшая до нашего времени) и сложилась определённая организация работы по поведению экспертизы [24, c 45-76].

В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х годов в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их не опосредованной оценки. С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель – отбор макулатуры для государственных нужд. В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В конце 50-х-начале 60-х годов в связи со значительным увеличением числа документации учреждений происходят существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах проведения экспертизы. Насущной становится задача отбора документов в государственные архивы, сохранения оптимального количества документации, в соответствии, с чем вводятся новые правила проведения экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда большое внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников комплектования госархивов и новым методам и критериям ценности документов.

В течение 1950 – 1980-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства [25, c 56-76].

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.

Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации, формировании Архивного фонда Российской Федерации. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности.

1.2. Понятие, принципы и назначение экспертизы ценности документов в делопроизводстве в XXI веке.

В настоящее время экспертиза ценно­сти документов проводится на основе:

                 действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Федеральный закон об архивном деле в Российской Федерации (2004) и др.);

                 типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

                 нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1991), Примерное положение о постоянно действующей экс­пертной комиссии организации (1995),  Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.) [15, c 44-65].

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов [16, c 22-23].

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в це­лях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение [14, c 2].

Ценность различных документов зависит от многих факторов. Так, часть доку­ментов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое зна­чение.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии го­сударства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изу­чения различных областей государственной и обществен­ной жизни. Это определяет необходимость их постоян­ного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени может быть нужна содержащаяся в них информация. Поэтому определение сроков хранения — это важная задача экспертизы ценности документов.

По срокам хранения документы делятся на три группы:

                 документы с постоянным сроком хранения;

                 документы со сроком хранения свыше 10 лет;

                 документы со сроком хранения до 10 лет [11, c 296-297].

Экспертиза ценности проводится в делопроизвод­стве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

                 при составлении номенклатуры дел;

                 формировании дел;

                 подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

На этапе составления номенклатуры дел определяются сроки хранения дел, т. е. производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело.  При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов, к определенным комплексам исходя из их назначения, содержания, сроков хранения [13, c 34].

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комп­лексности.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей та­кого развития.

Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспек­ты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.

На основе принципов экспертизы разработана систе­ма критериев, то есть научно обоснованных признаков, по­зволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхожде­ние документов, их содержание и внешние особенности [5, c 123].

На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документаль­ном фонде организации, так как они связаны друг с дру­гом, могут повторять, дополнять, или поглощать другие документы.

К критериям происхождения документов относят­ся: роль и место организации в системе государствен­ного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица и жизни общества, время и место образования доку­ментов.

Критерии содержания — это значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других до­кументах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей документа отно­сятся: форма удостоверения документа (наличие подпи­сей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления доку­мента, его физическое состояние.

Критерий происхождения учитывает место органи­зации в системе управления и значимость выполняе­мых ею функций, целесообразность передачи докумен­тов этой организации на постоянное хранение [17, c 134].

В государстве действуют разнообразные учрежде­ния, организации и предприятия, которые различают­ся по функциям, масштабам деятельности, составу до­кументации и т. д. Отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организаций, кото­рые играют наиболее важную роль в жизни страны.

Время и место образования документов играют су­щественную роль при экспертизе документов опреде­ленных исторических периодов. Каждый период знаменателен, какими либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения события, явления. По этой при­чине понятия "время происхождения документа" и "ме­сто происхождения документа" тесно взаимосвязаны.

Применение этого критерия важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий. В их деятель­ности также есть периоды, имеющие большое значе­ние: создание, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий и т. д. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внима­ния при их оценке [3, c 78-80].

Одним из основных критериев ценности докумен­тов является значение содержащейся в них информа­ции. Ценность содержания напрямую зависит от значи­мости события, явления, факта, отраженных в доку­менте, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации [1, c 98-99].

Управленческие документы можно разделить:

                 на документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также его структурных подразделений. Многие из таких до­кументов имеют постоянный срок хранения;

                 документы, играющие вспомогательную роль, кото­рые нужны для оперативной деятельности или ис­пользуются в справочных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет;

                 документы по личному составу, которые могут хра­ниться в течение нескольких десятилетий (некото­рые хранятся постоянно).

С данным критерием тесно связан критерий вида документа. Так, первую группу в основном составляют организационно-распорядительные документы. Ко вто­рой группе относятся, например, документы оператив­ной и бухгалтерской отчетности. Однако критерий вида должен применяться только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, т. к. содержание управленческих документов одного и того же вида может отражать как важные, так и второсте­пенные вопросы.

Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в экспертизе ценнос­ти документов очень важен, т. к. в деятельности уч­реждений и организаций образуется значительное ко­личество дублетных документов (размноженных экзем­пляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно пра­вильно оценить документы, данные в которых повто­ряются в разных формах и объемах [15, c 87-89].

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удос­товерения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимае­мые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии — заве­ренным копиям.

К критериям внешних особенностей документов от­носится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. На­пример, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наи­более ценных документов в случае повреждений подле­жат реставрации [9, c 67].

Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнитель­ного изучения для определения необходимости и про­должительности хранения [12, c 79].

ВЫВОД ПО ПЕРВОЙ ГЛАВЕ

Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела была реализована в начале  XX в. До Великой октябрьской социалистической революции 1917 года не существовало единых правил проведения экспертизы ценности документов.

В 20-30-е годы были сформулированы критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и оценка по перечням), была введена система экспертных органов (почти без изменения дошедшая до нашего времени) и сложилась определённая организация работы по поведению экспертизы.

В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х годов в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их неопосредованной оценки. С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель – отбор макулатуры для государственных нужд. В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В конце 50-х-начале 60-х годов в связи со значительным увеличением числа документации учреждений происходят существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах проведения экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда большое внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников комплектования госархивов и новым методам и критериям ценности документов. В течение 1950 – 1980-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.

Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.

ГЛАВА 2. РАЗВИТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В  XXI ВЕКЕ.

2.1. Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Оформление результатов работы экспертной комиссии в XXI веке.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся и деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экс­пертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей ин­станцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением доку­ментов [18, c 76-83].

Росархив разработал примерные положения об эк­спертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях кон­кретных организаций и предприятий. Конкретное по­ложение об экспертной комиссии утверждается руко­водителем организации.

Для создания экспертной комиссии в организации должны быть разработаны и утверждены следующие документы:

                  Положение об архиве учреждения

                  Положение об экспертной комиссии, составленное на основании «Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации» 1995 года.

                  Приказ о создании экспертной комиссии, утвержденный начальником организации (Приложение 1).

Назначение экспертных комиссий заключается:

                 в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

                 организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

                 организации и проведении отбора и подготовке до­кументов к передаче на постоянное хранение в го­сударственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуще­ствляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

                 организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

                 рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

                 проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

                 описей дел постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному соста­ву, подлежащих передаче в архив организации;

                 описей на дела, подлежащие передаче на государ­ственное хранение в соответствии с договором, за­ключаемым с учреждением Государственной архив­ной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно – проверочной комис­сии соответствующего архивного учреждения;

                 актов о выделении к уничтожению дел, не подле­жащих дальнейшему хранению (Приложение 3);

                 подготовка предложений об изменении сроков хра­нения отдельных категорий документов, установлен­ных перечнями, и об определении сроков хранения документов,  не предусмотренных перечнями.  Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

                 участие в подготовке и рассмотрении проектов нор­мативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со служ­бой делопроизводства и заведующим архивом осуще­ствляют контроль за формированием дел в делопроиз­водстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и прак­тическую помощь работникам организации по вопро­сам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п. [2, c 98-105].