Электронная цифровая подпись в электронном документообороте

Содержание:

Введение .............................................................................................. 1

1.      Электронный документооборот в экономике:

1.1   Автоматизация учета в торговле.................................................. 2

1.2   Автоматизация фондовой торговли в России............................. 3

2. Системы электронного документооборота:

2.1  Документооборот в мире безбумажных технологий................. 5

2.2      Делопроизводство и документооборот в управлении                         предприятием................................................................................. 5

2.3      Системы управления электронным документооборотом.......... 8

2.4      Корпоративный электронный архив............................................11

2.5      Информационно – поисковые технологии для электронного делопроизводства...........................................................................13

3.  Защита информации:

3.1 Безопасность электронной почты..................................................16

3.2 Защита электронного обмена данными.........................................17

3.3 Семейство продуктов PALINDROME...........................................17

3.4 Сетевое резервное копирование.....................................................19

3.5 Зеркальные серверы........................................................................ 24

4. Электронная цифровая подпись в электронном      документообороте:

4.1 Что такое ЭЦП?................................................................................25

4.2 Шифрование.....................................................................................26

4.3 Управление ключевой системой.....................................................27

4.4 Пакет документов.............................................................................28

4.5 Центр удостоверения открытых ключей........................................28

5.Приложение........................................................................................31

6. Литература:

6.1 Список выявленной литературы.....................................................35

6.2 Список использованной литературы..............................................37

Введение

Основной целью данной работы является раскрытие понятия «системы электронного документооборота». Основой этой системы является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система  - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

              Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

              С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом  - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

                Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем их функции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП также рассматривается в данной работе.

1.1 Автоматизация учета в торговле

              Так как  основой для торговой фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность  организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

              В основу ряда комплексов положены схемы документооборота и основные принципы, аналогичные описанным выше. Например, в системе «Эйс» главными являются:

1.      комплексный охват деятельности фирмы;

2.      отслеживание движения товара на протяжении всего пути с момента его закупки до реализации по всем промежуточным операциям;

3.      учет товаров в разрезе партий в учетных ценах;

4.      получение текущей информации по состоянию складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, а также взаимоотношение с покупателями и поставщиками;

5.      организация различных видов торговой деятельности: опт, розница, консигнация, комиссия, и др.;

6.      проведение маркетинговых исследований и финансового анализа по результатам деятельности фирмы за любой период времени;

7.      ведение независимого учета по нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности и автоматизации корпоративной структуры;

8.      ведение многовалютного учета;

9.      представление данных в российском или международном стандарте;

10. возможность выборки необходимой информации по сложному критерию и представление ее в любом удобном виде: в виде печатной формы, таблицы, экспорта в файл, передачи по электронной почте;

11. максимальная гибкость в настройке комплекса и в распределении прав доступа;

12. работа в сетях с большими объемами данных; распределенный характер системы;

13. максимальная открытость комплекса, в том числе возможность экспорта в популярные программные среды;

14. легкость в освоении и адаптируемость к задачам клиента;

15. возможность стыковки и интеграции с другими программными продуктами.

Рассмотрим более подробно управление складской деятельностью торговой фирмы (на складах и в торговых точках). При этом учитываются следующие факторы:

      товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например количество товара, количество упаковок, вес, стоимость;

      товар может оцениваться в различных валютах;

      товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а также состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке;

      товар может иметь различный статус, например статус резервирования.

Особое значение имеет взаимосвязь с подсистемами торговых секций (напрямую или через внутренний склад последных), бухгалтерий и представлением аналитической и управленческой отчетности. В частности, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием любых отчетных документов.

1.2 Автоматизация фондовой торговли в России

Информационные системы предназначены для повышения прозрачности рынка наиболее добротных ценных бумаг и увеличения оборота средств.

              Для внебиржевой торговли ценными бумагами инвестиционными институтами, в том числе банками, создаются специализированные учреждения или подразделения, в том числе так называемые фондовые магазины. Для автоматизации их работы разрабатываются специальные системы, одна из которых – «Фондовый магазин» - представлена на рис. 3 (приложение).

              Система предназначена для переуступки прав собственности по ценным бумагам, выпущенным в безбланковой форме. Она взаимодействует с системой учета прав собственности, обеспечивая гарантированную поставку безналичных ценных бумаг. Основными особенностями являются:

      прием заявок на продажу и покупку ценных бумаг;

      сведение заявок в режиме биржи и в режиме прямого указания;

      гарантированное исполнение заключенных сделок за счет блокировки выставленных на продажу ценных бумаг в депозитариях и обязательного депонирования сумм, обеспечивающих покупку заявленного количества ценных бумаг;

      проведение необходимых денежных расчетов, взимание налогов на доход от продажи ценных бумаг и налогов на операции с ценными бумагами;

      учет движения денежных средств;

      организация обмена с неограниченным количеством депозитариев.

С каждым днем электронный документооборот нарастает, особенно в связи с развитием Интернет - торговли на фондовом рынке. Безопасность торговли ценными бумагами через Сеть обеспечивается принципиально иными способами, чем при проведении торгов с использованием традиционных удаленных терминалов. Несанкционированный доступ к терминалам предотвращается путем их изоляции от внешнего мира: они устанавливаются в специальном помещении с особым режимом контроля и подключаются к торговой системе биржи с помощью выделенных каналов связи. Такая система достаточно надежна, но дорога, и потому круг ее пользователей существенно ограничен.

Интернет - трейдинг (онлайновая торговля ценными бумагами) в России начал активно развиваться после создания на Московской межбанковской валютной бирже универсального двунаправленного аппаратно-программного интерфейса (шлюза), позволяющего подключать к торговой системе биржи брокерские системы сбора клиентских заявок (приказов на покупку/продажу ценных бумаг), которые заполняются самими клиентами в электронной форме и передаются по компьютерным сетям.

Компьютерная обработка электронных заявок выполняется  быстрее, чем ручная обработка бумажных заявок. Электронные приказы проходят входной контроль с помощью специального программного обеспечения. Один из этапов такого контроля — проверка авторства и подлинности заявки. Необходимо убедиться, что: а) заявка не была искажена в процессе доставки по компьютерной сети от отправителя к получателю; б) заявку направило именно то физическое/юридическое лицо, от чьего имени она пришла. Технология проверки должна быть настолько убедительной, чтобы в случае судебного разбирательства судьи согласились использовать ее результаты для вынесения решения по спорному вопросу. Именно для этих целей применяется электронно-цифровая подпись.

2.1 Документооборот в мире безбумажных технологий

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

              Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

1.      Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;

2.      Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

3.      Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

2.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

              Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

              Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

              В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного  подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы.

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу  построения  системы управления электронным документооборотом.

2.3 Системы управления электронным документооборотом

              Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

      интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;

      повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

      уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

      уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

      интеграции информационных  процессов в рамках кооперации предприятий;

      создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД (рис. 4 (приложение)) предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

1.      процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

2.      процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

3.      управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

 создание документов;

 подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;

      работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные  и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик,

параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

              Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные  (емкие).

              Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках  текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу  к документам и срокам хранения документов.

              Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

      оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы);

      оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

      передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

      реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

      хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

      адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

      поиска и извлечения документов из электронного архива;

      вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;

      связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

      проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

      потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

      создание электронных документов средствами подсистемы;

      ведение версий (редакций) документов и их авторства;

      защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

      электронное визирование документов (электронная подпись);

      связывание документов в логические группы;

      организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;

      допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

      протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

      управление маршрутами движения документов;

      контроль местонахождения документа  и состояния его исполнения;

      передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

      средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;

      средства для создания электронных документов;

      средства для организации и работы с электронным архивом;

      технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

      технологические средства, ориентированные на управление документами;

      инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции  с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

              Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.

              Рассмотрим организационно – функциональные особенности основных подсистем, ориентируясь на решения и предложения фирмы «Интеллектуальные технологии» (Cognitive Technologies) – одного из лидеров на российском рынке по технологиям создания СУЭД и распознавания образов.

2.4 Корпоративный электронный архив