Электронные архивы
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Волгоградский
(ВолгГТУ)
Семестровая работа по курсу
Защита информации:
«Электронные архивы»
Выполнил:
Проверил:
Македонский С.А.
2012
Содержание
Введение
- Понятие «электронный архив»
- Этапы создания электронного архива.
- Проблема сохранения цифрового наследия.
- Проекты по оцифровке документов.
- Распределенный конфедициальный электронный архив.
Заключение
Перечень ссылок
Введение
Проблема возрастания объёмов документов сегодня актуальна для всех. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.
Отдельные организации и учреждения культуры, науки, средств массовой информации, промышленности и др., создающие и хранящие значительные массивы цифровых информационных ресурсов и предоставляющие к ним доступ, уже неоднократно сталкивались с необходимостью специальных усилий по сохранению цифровых информационных ресурсов и предоставления долговременного доступа к ним.
Именно электронные архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации.
- Понятие «электронный архив»
Электронный архив (cистема электронного архива) — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.
Ежедневно, выполняя свою
работу, мы создаем новые документы,
используем и изменяем имеющиеся, а
также применяем созданные
Как правило, в таких случаях для хранения необходимой информации организуется архив — выделенное помещение, в котором собирается вся необходимая документация. Учет бумажных документов ведет архивариус. При этом архивариус, как правило, не определяет правила доступности документации, а руководствуется решениями линейных руководителей, которые подписывают заявки на получение документов. По крайней мере, такая ситуация типична для многих государственных учреждений, банков, крупных телекоммуникационных компаний, производственных предприятий.
Как подобная организация труда влияет на производительность сотрудника? Давайте рассмотрим часто встречающийся пример — сотруднику компании потребовался какой-то документ. Ему необходимо:
- Определить, какой именно документ нужен. Для этого требуется обратиться к картотеке.
-Получить разрешение на просмотр данного документа, например у своего непосредственного руководителя.
-Как только получено разрешение, отправиться в архив и взять на руки искомый документ.
- После ознакомления вернуть этот документ в архив.
Если мы используем подобную схему, то у нас могут возникнуть определенные трудности.
Во-первых, длительность процедуры. Для получения документа из архива, как правило, требуется несколько дней. Во-вторых, проблемы безопасности. Если документов в архиве достаточно много, то руководитель может подписать разрешение, не зная, что данный документ не должен попадать в руки данному сотруднику. В-третьих, проблема актуальности. Сотрудник может не знать, что документ устаревший. В-четвертых, проблема доступности: документ может находиться на руках у другого сотрудника. Кроме того, необходимо отметить, что бумажные документы имеют ограниченный срок хранения в связи с естественным износом.
Для выхода из сложившейся ситуации прибегают к использованию электронных архивов.
Электронный архив позволит вам: - обеспечить надежность хранения информации;
-свести к минимуму потери информации;
-сократить время на поиск;
-организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;
-организовать доступ к информации из любого пункта, оснащенного каналом и оборудованием передачи данных;
-обеспечить достоверность информации и предоставляют сведения о том, кто является автором последних изменений;
- знать о местонахождении оригинала документа;
-проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником.
Любой электронный архив состоит из следующих основных подсистем:
- Системы ввода/вывода — предназначены для преобразования бумажной документации в электронный вид и наоборот. Эти подсистемы обеспечивают ввод и регистрацию документов, создаваемых в любых используемых на предприятии приложениях.
-Системы оперативного электронного архива — предназначены для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью ее на носители долговременного хранения.
-Системы долгосрочного хранения — предназначены для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер.
-Системы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД.
2. Этапы создания электронного архива.
Для создания электронного архива организации необходимо выполнить ряд этапов:
1. Подготовка. На данном этапе
документы подготавливаются
- получение, регистрацию и сортировку документов;
-удаление скрепок и др.;
-преобразование электронных документов в общепринятые форматы;
-разработку специальных маршрутов документа;
-проверку качества.
2. Сканирование. Документы
сканируются с использованием
сканирующих устройств (
3. Преобразование. Отсканированный
документ конвертируется в
4. Атрибутирование/
5. Повтор и изготовление
6. Дополнительная проверка
Значительную часть всех этих работ можно поручить аутсорсеру.
Внедрение системы
- существенно (с 2–3 дней до минут) сократить время, затрачиваемое на доступ к информации;
-повысить эффективность использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов, возможности одновременной работы с документом нескольких сотрудников, создания логических связей между документами;
-повысить уровень информационной безопасности за счет определения прав сотрудников на доступ к той или иной информации;
-обеспечить доступ к информации практически из любой территориально удаленной точки, оснащенной средствами связи, так как информация в электронном виде может быть доступна по локальной сети, через Интернет, передана по электронной почте, записана на любой носитель и отправлена по обычной почте;
-повысить достоверность информации за счет регистрации вносимых в документы изменений;
-снизить риски потери или порчи важных документов.
Кроме того, электронные архивы обладают отличной масштабируемостью, так как увеличить объем дисковой памяти в сети хранения данных или сетевом хранилище значительно легче, чем выделить новые площади под архив и обеспечить необходимые условия хранения. Электронный архив может также быть интегрирован с другими информационными системами предприятия, в том числе с системой электронного документооборота.
Основные задачи и проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения — хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.
Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые — десятилетиями. Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.
В 1996 году была утверждена
Программа информатизации архивного
дела России (1997-2000), в соответствии
с которой планировалось
В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:
- Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Главной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы — развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений.
- "Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА) и др.
Основные преимущества электронных архивов:
- связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;
- реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;
- распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.
Электронные архивы позволяют:
- снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;
- значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;
- снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;
- значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;
- контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов.
Защита электронных документов
Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки электронного архива, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию собственники, владельцы и пользователи электронного архива должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по защите электронного архива.
Объектами защиты наряду с электронными архивами являются их обязательные реквизиты и электронно цифровая подпись.
Средства защиты электронного архива должны быть сертифицированы на соответствие требованиям по защите информации уполномоченными на это органами.
3. Проблема сохранения цифрового наследия
Задача сохранения цифрового наследия не ставится ни в федеральной государственной программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)», ни в программе «Развитие единой образовательной информационной среды (2001-2005 годы)», ни в федеральной программе «Культура России (2001 – 2005)».
В России нет единого государственного органа, занимающегося вопросами сохранения цифрового культурного и научного наследия, хотя эта проблема широко обсуждается в последние годы в рамках профессиональных сообществ.
Учет и инвентаризация цифровых информационных ресурсов, лежащая в основе деятельности по сохранению цифрового наследия, является предметом целого ряда российских и международных проектов.
В 1999 году на рынке появилось ПО, разработанное ВНИИДАД. Ведущему институту отрасли эта задача была поставлена в рамках правительственной программы «Электронная Россия». Естественно, такое ПО ориентировано на государственные, муниципальные архивы — учреждения государственной архивной службы. На взгляд автора, эта система для архива организации не очень подходит.
Корпорация «Электронный архив» известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу «бумажных» архивов в электронный вид с применением технологии поточного сканирования.
Отмечен опыт работы Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) по созданию полнотекстовых страховых копий на оптическом диске, выбору формата архивной информации на оптическом диске, принципам построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.
Практика работы РГАНТД, длительный опыт эксплуатации автоматизированных архивных систем и технологий, создание полнотекстовых баз данных, свидетельствуют о том, что действующие в архиве основные подходы по вопросам взаимодействия и влияния задач использования на структуру НСА обеспечивают быстрое и эффективное обеспечение доступа пользователей к документной информации архива.
Огромная часть возникающей в современном обществе информации сосредотачивается в архивах, образуя социальный информационный потенциал.
При колоссальном потенциале ретроспективной информации традиционные методы хранения и распространения архивной информации теряют свою эффективность.
Кардинальное решение проблемы заключается в применение современных информационных технологий, в частности, технологий оцифровки различного вида документов.
4. Проекты по оцифровке документов
Потребности общества в ретроспективной информации имеют межгосударственное значение, так как в архивах России хранится информация интересная для целого ряда стран. Например, в фондах РГАНТД представлены материалы международного сотрудничества в области освоения космического пространства и космической техники, в частности по программе “ЭПАС”.
ЭПАС [от Э (кспериментальный) П (олёт) «А (поллон)» — «С (оюз)»], совместный экспериментальный полет американского и советского космических кораблей (КК) типа «Аполлон» и «Союз». Программа ЭПАС была утверждена Соглашением между СССР и США о сотрудничестве в исследовании и использовании космического пространства в мирных целях (24 мая 1972).
Определенный опыт получен в РГАНТД (до 1996 г. Российский научно-исследовательский центр космической документации). Представляют интерес два проекта:
- электронный архив “Вирт Йозеф — канцлер Германии”,
- электронный архив “Фотографии Ю.А. Гагарина”.
В 1992 г. РГАНТД совместно с Российским центром хранения историко-документальных коллекций осуществил проект оцифровки документов из фонда “Вирт Йозеф — государственный канцлер Германии”.
Особенности этого проекта:
1. Разноформатность документов (от ресторанных счетов и бумажных квитанций до газетных полос и плакатов).
2. Тексты машинописные и рукописные.
3. Бумага разных оттенков от серого до желтого; папки с делами при сканировании не расшивались, кроме дел, в которых подшивка затронула текст.
Всего было отсканировано 14362 документа, в том числе 455 фотографий, рисунков и гравюр.
Для сканирования текстовых документов использовались планшетные сканеры DataCopy-830 и Relisys с разрешением 200-400 точек. Для сканирования полутоновых изображений фотодокументов и документов большого формата использовался проекционный сканер DataCopy-920, выполненный в виде камеры на штативе, имеющий большую разрешающую способность и позволяющий сканировать документы в формате серой шкалы, что обеспечивает последующее воспроизведение без потери качества. Фотографии сканировались с различным (в зависимости от размера и содержания) разрешением от 200 до 1000 точек.
В 1996 г. была разработана системы хранения и поиска факсимильных копий фотодокументов Ю.А. Гагарина на оптических дисках с включением фрагментов соответствующих текстовых документов.
Было отсканировано 850 фотографий (цветных и серно-белых). Сканирование проводилось с “контролек”, т.е. фотоотпечатков небольших размеров, применяемых в отделе использования в качестве элемента НСА. В качестве носителя был выбран оптический диск WORM фирмы “Plasman” (как и в первом проекте), в 1997 г. массив оцифрованных фотографий был записан на CD-R.
В качестве инструмента для разработки программного обеспечения баз данных была использована программная система ISIS версии 3.2 разработанная UNESCO и язык программирования Pascal ISIS.
В результате реализации рассмотренных проектов были разработаны технологии создания полнотекстовых страховых копий на оптическом диске, решены вопросы выбора формата записи архивной информации на оптическом диске, разработаны принципы построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.
Автоматизированная
информационно-поисковая
- База данных описаний отсканированных документов, которая являлась поисковым аппаратом.
- Массив цифровых копий документов, записанный на оптический диск.
Связь между базой данных и массивом отсканированных документов организовывалась специальными программно-технологическими средствами:
- программа воспроизведения оцифрованных документов или их частей (фрагментов);
- имена оцифрованных документов (как часть рабочего листа ввода);
- программа организации доступа к оцифрованным документам;
- файл информации для программы организации доступа к оцифрованным документам.
5. Распределенный
Область применения: распределенный конфиденциальный электронный архив (РКЭА) может использоваться в любой организации как местного, так ирегионального значения (администрация, ВУЗы, частные компании и корпорации).
В настоящее время
наблюдается устойчивая тенденция
к развитию электронного документооборота
и внедрение его в
• Использование современных технологий при проектировании структуры
электронного архива.
• Организация распределенной структуры архива, позволяющей строить
систему на региональном уровне и повысить ее надежность и
отказоустойчивость.
• Рекомендации и ограничения, накладываемые на систему архива
российским законодательством в области информационной безопасности и
нормативно-правовой документацией регулирующих органов (ФСТЭК и ФСБ).
• Необходимость построения инфраструктуры открытых ключей на базе регионального Удостоверяющего Центра (или использование готовой инфраструктуры) и интеграции ее с электронным архивом.
Преимущества:
• Ориентация на концепцию Web 2.0 при построении архитектуры системы
(использование технологии "тонких клиентов" и Web-сервисов).
• Учет российских законодательных и нормативных требований при
построении архитектуры системы (как в области конфиденциального
электронного документооборота с юридически-значимой ЭЦП, так и в
области защиты персональных данных).
• Применение новейших разработок в области криптографии, основанной на биометрических данных человека.
• Учет необходимости построения распределенного программноаппаратного хранилища конфиденциальных электронных документов на региональном уровне.
• Учет необходимости построения инфраструктуры открытых ключей на базе регионального Удостоверяющего Центра и интеграции данной инфраструктуры в систему распределенного конфиденциального электронного архива.
• Использование надежных методов аутентификации, разграничения доступа и контроля целостности на базе российских стандартов.
Заключение
В заключение можно отметить, что ведение архива, с одной стороны, важно для деятельности компании, но, с другой стороны, требует значительных ресурсов, которые не приносят немедленной отдачи. Современный уровень развития информационных технологий позволяет реализовать электронные архивы. По сравнению с традиционным архивом электронный архив позволяет минимизировать затраты времени на управление архивом, снизить потребность в доступе к бумажным документам за счёт предоставления доступа к электронным образам документов, а также значительно снизить требования к помещению для архива, персоналу и другим ресурсам, используемым для его работы. При этом электронный архив не заменяет обычный, но дополняет его и резко снижает потребность в доступе к бумажным оригиналам документов. Кроме того, электронный архив позволяет организовать архивное хранение материалов, которые не существуют в бумажном виде.
Перечень ссылок
- Залаев, Г.З. Современные принципы хранения и распространения архивной информации [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.gpntb.ru/win/inter-
events/crimea2001/tom/sec2b/ Doc12.HTML - Зверева, Н. Автоматизация архивной службы предприятия [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.e-rus.ru/site.
- Левчук, Л.И. Ткаченко, Н.А. Ходаковский, Н.И. Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.artinfo.ru/eva/
EVA2000M/eva-papers/200007/ Khodakovsky-R.html - Медведева, Г.А. Из опыта РГАНТД по вопросам влияния использования на структуру НСА: конференция по вопросам совершенствования НСА (ВНИИДАД, март 2003 г.) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://rgantd.ru/n_tr.php?
link=tr_nsa_struct - Электронные архивы. Создание электронных архивов документов и организация хранилищ корпоративной информации [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.korusecm.ru/
solutions/elib/