Электронные документы

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

С каждым годом  в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и  функционирования архивов электронных  документов. Электронный архив, система электронного архива -- система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск. Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию.       Архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.           Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.   Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят.       Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Цель курсовой работы –  «Особенности организации электронного архива предприятия»

Задачи работы:

1.  Изучить источники  и литературу по данной теме.

2.  Выяснить этапы создания  электронных документов.

3.  Определить  организацию  архивного хранения.

В ходе работы нами были изучены  этапы создания электронных документов; принцы архивного хранения электронных документов; виды электронных архивов; организация учета электронных документов.

Курсовая работа состоит  из введения, 6 глав, заключения и списка используемой литературы.

1. ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

Система электронного архива - система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.    Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще, не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.            С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП "Электронная Россия" и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная Москва"). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.           Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию.       Архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

1.  Особенности систем электронного архива

Сформулированы  в соответствии со стандартом MoReq II:

• не допускает изменение документа;
• позволяет существовать единственной финальной версии документа;
• запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;
• должен включать строгие правила хранения;
• должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;
• может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Правовые  нормы в сфере деятельности электронных  архивов

Деятельность  аудиовизуальных и электронных  архивов развивается в рамках информационного типа общественных отношений.        В качестве главной организационной задачи - распространение сведений, имеющих социально значимое содержание.       До начала 90-х годов объектом законодательного регулирования являлись только КФФД в качестве части ГАФ.         Но по мере развития информационных технологий электронные архивы, включающие в себя программные ресурсы, базы данных и другие группы ресурсов, стали значимым объектом законодательного регулирования и даже в большей степени в сфере законотворческого управления.       В рамках юридического обеспечения аудиовизуальных и электронных архивов основными субъектами правоотношений являются средства массовой информации, архивы и в меньшей степени физические лица.        В ряде специальных законодательных актов в качестве субъекта правовых отношений выступает государство. Это касается области создания, хранения и использования тех электронных ресурсов, которые могут содержать важные сведения с точки зрения обеспечения государственной безопасности.     Основным для законодательной практики является определение архивов как информационных систем.            В этом качестве архивы включают в себя: информационные ресурсы (носители первичной и вторичной документной информации); информационные технологии (средства, обеспечивающие сохранность документов, обеспечение описания и доступа к документам).  Именно в качестве информационных систем аудиовизуальные и электронные архивы оказываются объектом и составной часть информационных отношений.

1.2 Основные  функции электронного архива

Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности  структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это  документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная  финансовая, а также техническая и проектная документация.

Электронный архив включает следующие базовые  функции:

• управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);
• имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
• поточный ввод -- ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;
• управление Web-контентом;
• системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

В зависимости  от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные  функции, например:

• для систем автоматизации архивного делопроизводства - формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;
• для архивов нормативно-технической документации - функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;
• для архивов финансовой (платежной) документации - функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

1.3 Виды электронных  архивов

• Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т. д.
• Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.
• Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.
• Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации.
• Электронный архив технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч.).
• Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;
• Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;
• Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

2. ЭТАПЫ  СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Количество  этапов создания подобной системы зависит  от того, чьими силами будет выполняться  такой проект - самой организации  или же компании-аутсорсера. В общем  виде очередность такова:

• Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание.
• Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях).
• Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:
• Сканирование документов - начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;
• Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо - полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных .
• Необходимо различать залповый ввод - единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд - и текущий ввод - сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.
• Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.

3. ОРГАНИЦАЦИЯ  АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и  от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят.         Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.         Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.       

Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного  хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:

- в оперативном использовании  в организации;

- в архивах организации  при обеспечении кратковременного  хранения (до 5-7 лет);

Несмотря на то, что электронные  документы появились несколько  десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве.

К этому следует  прибавить правовые аспекты, связанные  с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.    Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов.  Среди зарубежных   национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск), который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза. Опыт хранения электронных документов в нашей стране гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15-20 лет назад. Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных. Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду вычислительные центры при таких ведомствах как МВД, МПС) ведут отдельные базы данных еще с советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат) начали накапливать информацию в электронном виде с начала-середины 90-х годов. В настоящее время любая крупная или средняя организация (и частная и государственная) выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов.       Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования, как правило, погибают.     Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70-80-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований.     Недавнее исследование по наличию информационных ресурсов в федеральных органах исполнительной власти, проведенное ВНИИДАД, показало, что лишь немногие из них обладают неким подобием архива электронных документов (МНС, Государственный таможенный комитет, МЧС, Минимущество).В этих организациях только начинает развиваться нормативно-методическая база такого архива организации, сами документы хранятся не на внешних носителях, а на сервере. Архивная служба РФ и федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт здесь практически нулевой.

Тем не менее, в  последние годы в регионах были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов:

- Центр электронной документации  Чувашской Республики, г. Чебоксары,  создан в 1996 г.;

- Центральный архив документов  на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ), создан в 2001 г., приступил к комплектованию с 2003 г.;

- Центр электронной документации  Республики Калмыкия, создан в  2002 г.

Нормативное и  методическое обеспечение архивного  хранения электронных документов

Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов.       Более подробно эти вопросы отражены в "Основных правилах работы организаций" (2002) и "Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации" (2003).  Однако, несмотря на то, что в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в организациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании. В частности, в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описания должны быть ориентированы на решение именно этих задач.

4. ТЕРМИНОЛОГИИ  ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Одна из первых проблем, связанных с организацией архивного хранения электронных  документов, терминологическая: что, собственно, такое "электронный документ? Материален он или эфемерен?      Согласно федеральному закону "Об электронной цифровой подписи" (2002) "электронный документ" - это "документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме".         Федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" (1995) трактует понятие "документ" как - "зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".           Таким образом, понятие электронного документа следует рассматривать в органичном единстве зафиксированной информации (в виде файла/ов), реквизитов и носителя информации. При этом реквизиты электронного документа могут быть зафиксированы как в электронном виде (в том числе электронно-цифровая подпись), так и в документе на бумажной основе.        Однако следует учитывать, что без применения адекватных технологий электронный документ так и останется файлом на носителе. По аналогии такой электронный документ можно сравнить с бумажным документом с угасшим текстом: документ как будто бы есть, но в тоже время, по существу, его нет. То есть электронный документ только тогда можно считать "документом", когда мы может воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора.  Отмеченные особенности электронных документов (взаимосвязь их компонентов и применение адекватных информационных технологий для их воспроизведения и прочтения) следует всякий раз учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, описание или обеспечение сохранности.

4.1 Проблемы  обеспечения сохранности электронных документов

Работы по обеспечению  сохранности электронных документов можно разделить на три вида:

1) обеспечение физической  сохранности и целостности файлов  с электронными документами;            2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;              3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человек читаемом виде.

Первый аспект обеспечения  сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения.      Это решение связано не столько с созданием оптимальный условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов.            Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.         Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения.      Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах.

Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах (в том числе как страховой фонд).    Для хранения же объемных и сложно структурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.  Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны.  Здесь главное обращать внимание на надежность и репутацию фирмы-изготовителя.            При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD.

Они непритязательны в  хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.    Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения.          Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания.           В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10-15 лет.

Эти технологические изменения  нужно учитывать при организации  долговременного хранения электронных  документов.

Воспроизведение электронных  документов зависит в первую очередь  от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений.           Смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5-7 лет.          К тому же, многие современные электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации (например, на основе DOCUMENTUM или DocsOpen) снабжаются необходимыми конверторами форматов.     В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.

При более длительном хранении электронных  документов существуют несколько решений:

1) Миграция баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами.   Это сложный и дорогой путь. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных.    Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые очень важны для деятельности организации и постоянно используются в работе. Вот почему важно изначальное создание баз данных и других электронных документов в наиболее распространенных форматах. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.

2) Миграция электронных документов в "открытые" или наиболее распространенные компьютерные форматы. Для текстовых документов это - txt, rtf, pdf; для графических - tiff, jpg; для таблиц и баз данных - db, dbf, xls, txt.

3) Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов.          В этом случае можно использовать эмуляторы программной среды. Однако это также бывает непросто сделать, т.к. не для всех программных оболочек эмуляторы могут быть разработаны. Именно поэтому при создании информационных систем и электронных документов следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы записи, но на распространенные ОС, СУБД и другое программное обеспечение. В этом случае может быть проще найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться и поставляться на рынок самими производителями программного обеспечения.        Например, операционные системы Windows'95' 97` NT` 2000`XP поддерживают эмулятор операционной системы MS DOS. Так как это широко распространенные операционные системы, есть надежда, что корпорация Microsoft и в дальнейшем будет поддерживать эмуляторы своих старых ОС.

4) Инкапсуляция: включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML.        В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем.

Исследования в этой области  носят пока зачаточный характер. Поэтому  единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.

4.2 Проблемы  обеспечения аутентичности (подлинности)  электронных документов

Со способами  обмена электронными документами и  методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности.

При обмене электронными документами  по сетям надежным средством является применение электронной цифровой подписи (ЭЦП).     Однако задачи обеспечения сохранности электронных документов в долговременной перспективе значительно модифицируют эту практику.   ЭЦП реквизит электронного документа хотя и надежный, но крайне недолговечный: он рассчитан на пять, максимум, десять лет. Смена программной среды, устаревание со временем алгоритмов криптозащиты делают процедуру верификации ЭЦП невозможной или бесполезной.     Наиболее приемлемым методом обеспечения аутентичности электронных документов при долговременном хранения (особенно заверенных ЭЦП) можно было бы считать применение эмуляторов или конверторов при их воспроизведении.   Но подобная практика пока мало изучена. Проблемы здесь видятся как в ограниченном наборе этих программных средств, так и в возможных ошибках воспроизведения документов, которые могут возникать при эмуляции или конвертировании, что опять-таки негативно сказывается на доказательной силе электронных документов при долговременном хранении. Инкапсуляция вероятно самый перспективный способ.

 Именно способ решения проблемы аутентичности электронных документов видят в нем американские архивисты. Но он требует долговременной апробации и дальнейшего развития.         Необходимость переформатирования электронных документов при долговременном хранении приводит к тому, что, по существу, появляется другой документ с измененными реквизитами и контрольными характеристиками: датой последнего сохранения, объемом, контрольной суммой, хэш-кодом, ЭЦП и т.п. Получается, что подлинник электронного документа будет невозможно прочитать и использовать, а его аутентичная копия не будет иметь юридической силы. Отмеченная проблема - обеспечение аутентичности электронных документов в долговременной перспективе - на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная. Четких рекомендаций как ее решить нет пока ни в нашей стране, ни за рубежом.               Можно порекомендовать лишь одно: не стоит на этапе делопроизводства создавать, а затем хранить исключительно в электронном виде документы, предполагающие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Желательно одновременно создавать и хранить этот официальный документ также на бумажном носителе.            В условиях нерешенности технологических проблем аутентификации электронной информации, на первое место выходит "старый дедовский метод": удостоверение подлинности электронных документов при передаче их на внешних носителях в архив с помощью документа на бумаге.