Электронные документы в кадровом делопроизводстве предприятия
Содержание
Введение 4
ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 6
ГЛАВА 2. ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ОАО «ОМСКЭНЕРГОСБЫТ» 10
2.1. Краткая характеристика ОАО «Омскэнергосбыт» 10
2.2 Структура и направления деятельности кадровой службы ОАО «Омскэнергосбыт» 11
2.3 Использование электронных документов при кадровом учете ОАО «Омскэнергосбыт» 13
Заключение 21
Список литературы……………………………………………………
Введение
Ни одна организация не может обойтись без кадрового учета и делопроизводства. Предприятиям, нанимающим персонал, необходимо вести учет приема, переводов, увольнений, документировать процедуры работы с кадрами, оформлять распорядительные документы по кадрам, регламентировать должностные обязанности, составлять отчетность, выдавать справки. В каждой конкретной организации, несмотря на общий перечень этих функций, их исполнение имеет свою специфику.
В настоящее время растет число организаций, которые задумываются об оптимизации своей деятельности в части улучшения и ускорения внутреннего документооборота, в том числе и кадровый. Многие из них внедряют различные информационные системы. Поэтому считаю данную тему актуальной.
Кадровое делопроизводство - рутинная, но совершенно необходимая деятельность, требующая безупречной точности и полного соответствия положениям трудового законодательства.
Перевод кадрового документооборота в электронный вид заметно отличается от внедрения обычных информационных систем электронного документооборота, не затрагивающих кадровое делопроизводство.
В Российской Федерации к числу главных задач относится правовое обоснование использования электронного документооборота в кадровом делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение.
Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 “ Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”, в числе авторов которого был Главархив СССР. Форма государственного стандарта была использована до законодательного закрепления юридической силы новых документов.1
Отечественные специалисты до настоящего времени не пришли к единому пониманию “электронного документа”. Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности “электронному документу” является использование электронной подписи. Единственное действующее в масштабе государства определение дано в ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, который определяет “документ на машинном носителе” как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Целью данной курсовой работы является изучение электронных документов в кадровом делопроизводстве предприятия. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические аспекты, а именно - понятие электронного документа и выявить его роль в кадровом учете;
- рассмотреть применения системы электронного документооборота на примере организации.
Объектом исследования является электронные документы в кадровом делопроизводстве ОАО «Омскэнергосбыт».
ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Электронный документ –документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.
Электронный документ это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись - это аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Кадровая документация является неотъемлемой частью документов любой организации. Она ведётся кадровой службой в процессе кадрового учета. На сегодняшний день, система кадрового учёта документации достаточно специфична.
В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.
Использование автоматизированных технологий оптимизирует бизнес-процесс в области управления персоналом, позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы, позволяет накапливать массивы информации и документы в электронной форме по кадровому учету, помогает быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.
Именно поэтому работники службы кадров должны использовать возможности современных автоматизированных систем.
При включении кадровой документации в систему электронного документооборота организации необходимо учитывать все особенности данных документов: порядок их составления и оформления, наличие рукописных документов, обязательность ознакомления работников с документами под роспись, правила внесения изменений в ранее принятые документы долгосрочного действия и др. Так, многие процессы будут полностью автоматизированы. Также удобно организовать ознакомление с кадровыми приказами и систему напоминаний через систему.
Можно выделить несколько преимуществ в работе кадровой службы при работе с электронными документами:2
- при ведении учетных данных в электронном виде, легко добиться автоматического формирования текстов самих документов по шаблону или макету, разработанных на основании типовых форм, утвержденных Госкомстатом Украины;
- точные и подробные отчеты, возможность оперативно справиться с отчетами;
- разработка журналов регистрации специально для кадровиков с использованием необходимого перечня реквизитов;
- оптимизация ведения штатного расписания, ведения личных карточек сотрудников, оформления командировок, оформления отпуска; табельный учет рабочего времени; формирования и ведения приказов по личному составу и др.3
В настоящее
время система электронного документооборота
организации охватывает все группы обрабатываемой
документации (финансовую, отчетную, организационно-
В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации. Системы электронного документооборота (СЭД) существенно оптимизируют скорость протекания бизнес-процессов и повышают конкурентоспособность организации. В России в настоящее время наступил качественный перелом: получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором. По данным CNews Analytics, рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным потребителем СЭД является государственный сектор, и именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД.4
Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года. Хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.
ГЛАВА 2. ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ОАО «ОМСКЭНЕРГОСБЫТ»
2.1. Краткая характеристика ОАО «Омскэнергосбыт»
Открытое акционерное общество «Омскэнергосбыт» зарегистрировано 1 января 2005 г. Решение о выделении энергосбытовой службы из структуры ОАО «Омскэнерго» в самостоятельный хозяйствующий субъект было принято на внеочередном общем собрании акционеров ОАО «Омскэнерго» (протокол от № 2/04 от 05.07.2004 г.).
Основным видом деятельности ОАО «Омскэнергосбыт» является оптовая покупка и реализация электрической энергии на розничном рынке промышленным и прочим потребителям, в том числе, социально-значимым организациям и населению на территории Омской области на основе договоров энергоснабжения.
ОАО «Омскэнергосбыт» получило статус гарантирующего поставщика электрической энергии. Постановлением Управления по региональным тарифам администрации Омской области № 15/2 от 12 октября 2006 года границы зоны деятельности гарантирующего поставщика ОАО «Омскэнергосбыт» определены как административные границы Омской области за исключением зон, соответствующих зонам деятельности других гарантирующих поставщиков на территории Омской области, определенных настоящим постановлением.
ОАО «Омскэнергосбыт» имеет в своей структуре испытательную лабораторию по качеству электрической энергии.
ОАО «Омскэнергосбыт» имеет лицензию № 007269-Р от 14 февраля 2011г. на ремонт средств измерения, выданную Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. Срок действия лицензии - до 14 февраля 2016 года.
ОАО «Омскэнергосбыт» оказывает следующие услуги:
- подготовка технической документации, в том числе, на создание потребительских систем АСКУЭ,
- консультационные услуги.
Общая численность работающих в ОАО «Омскэнергосбыт» на 01.05.2013 г. составляет 954 человека.
2.2 Структура и направления деятел
ьности кадровой службы ОАО «Ом скэнергосбыт»
Кадровая служба является структурным подразделением ОАО «Омскэнергосбыт». Кадровая служба в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом предприятия, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя общества. Кадровая служба подчиняется руководителю общества. Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем общества с учетом задач, стоящих перед предприятием, его специфика и численности работников. Распределение обязанностей между работниками кадровой службы осуществляет руководитель общества в соответствии с должностными инструкциями и данным положением. Кадровая служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.5
Основные задачи кадровой службы:
- участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом;
- обеспечение
предприятия необходимым
- осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами;
- участие
в формировании и развитии
стабильного трудового
- постоянное совершенствование управления кадрами не основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказании систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.
Кадровая служба выполняет следующие основные функции:
- участвует в разработке единой кадровой политики и осуществляет ее через повседневную кадровую работу;
- прогнозирует
перспективную и определяет
- содействует
успешной адаптации новых
- анализирует
имеющийся кадровый состав, планирует
профессионально-должностное
- организует
изучение профессиональных, деловых
и моральных качеств
- формирует
кадровый резерв для
- осуществляет
непрерывное образование
- участвует
в разработке мотивационной
- принимает меры по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов;
- содействует
проведению мероприятий
- разрабатывает и реализует смету финансовых расходов, связанных с развитием кадров, оформление приема на работу, приобретение бланков трудовых книжек;
- организует
учебу, различные исследования, оказывает
методическую помощь
- визирует проекты документов, касающиеся персонала;
- организует
эффективную систему
- осуществляет
оформление кадровых
- готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по кадровым вопросам;
- представляет
необходимые документы для
- представляет все виды государственной статистической отчетности по работе с кадрами, справки, отзывы, характеристики по запросам соответствующих организаций и работников предприятия.
2.3 Использование электронных доку
ментов при кадровом учете ОАО «Омскэнергосбыт»
В кадровой работе ОАО «Омскэнергосбыт» используется программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ. В данной программе поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.
Решения 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ соответствуют требованиям законодательства о защите персональных данных. В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.
При поступлении на работу нового сотрудника кадровая служба заполняет на данного работника карточку Т-2 (приложение 1), которая заполняется только в электронном виде. Данная карточка ведется непосредственно в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ, также печатную форму данной карточки прикладывают к личному делу сотрудника. Срок хранения данного документа – 75 лет.6
Штатное расписание в организации ведется в электронном виде. Приказы об утверждении нового штатного расписания не издаются, на бумажном носителе штатное расписание не утверждается.
Приказы на прием/увольнение/перевод также формируются в данной программе. Они прикладываются к личному делу сотрудника только в копиях, оригиналы аккумулируются и хранятся в едином архиве в центральном офисе организации. После распечатывания приказа, подписи начальником, приказ регистрируется, происходит ознакомление заинтересованных лиц с приказом. Регистрируются приказы в специальном журнале. При формировании документов в электронном виде существенно уменьшается процент допущения ошибок при подготовке приказов, так как основная часть текста приказа формируется автоматически. Также плюсом использования программы является оперативность поиска необходимой информации о кадровых перемещениях в целом, а также различной кадровой информации о работниках.7
При просмотре информации в отношении конкретного работника можно проследить все его кадровые перемещения, также просмотреть все приказы можно отдельно в общем списке.
При увольнении работника, его данные автоматически из списка работающих работников в уволенные работники не переходят. Необходимо переносить таких работников в "архив", выполняя ряд дополнительных операций, помимо процедуры увольнения. Это, несомненно, является недостатком программы.
Остановимся на подготовке приказов об отпусках: ежегодных, учебных, без сохранения денежного содержания, по беременности и родам, по уходу за ребенком до трех лет.
Важным аспектом при подготовке приказа на отпуск является правильное отражение периода работы, за который предоставляется отпуск того или иного вида. Период зависит от даты приема работника и количественного использования отпуска. При внедрении программы предполагалось автоматическое проставление периода работы, в зависимости от даты приема, а также возможность контроля предоставления отпуска за определенный период. Так чтобы невозможным являлось то, что за один период может представиться отпуск большего количества, чем положено конкретному государственному служащему. Наряду с этим облегчило бы работу автоматическое предоставление отпуска за ненормированный служебный день в зависимости от замещаемой должности (начальник отдела-5 дней, главный специалист-эксперт- 4 дня, специалист 1 разряда-3 дня). Отпуск за выслугу лет автоматически предоставлялся бы в зависимости от стажа на службе, за каждый год службы предоставляется один день отпуска за выслугу лет, но не более 10 дней.
Несколько слов хотелось бы сказать о графике отпусков работников. Существенным облегчением в работе кадровой службы ОАО «Омскэнергосбыт» стало было бы подготовка и ведение в графика отпусков работников в программе.
В график отпусков в автоматическом режиме включались бы все фактически работающие государственные служащие и работники с указанием должности и структурного подразделения, за исключением тех, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, в продолжительном отпуске без сохранения денежного содержания и т.п.
В графе количество дней отпуска программа в автоматическом режиме учитывала бы то количество дней отпуска различного вида, которое положено конкретному государственному служащему, в этом случае работнику кадровой службы необходимо было бы только поставить дату, с которой должен начинаться отпуск. Причем отпуск за выслугу лет рассчитывался бы также в зависимости от стажа государственной службы на конкретную дату начала отпуска, которая задается в программе.
В соответствии с действующим законодательством работник имеет право пойти в отпуск через шесть месяцев непрерывной работы в организации. Поэтому актуальным было бы составление графика отпусков с учетом этого требования, т.е. в программе при составлении графика отпусков осуществлялся бы соответствующий контроль, при котором дата начала отпуска должна быть не ранее, чем через шесть месяцев после даты приема на работу.
Также в программе полезным являлась бы автоматическая подготовка уведомлений о начале отпуска, которые в соответствии с действующим законодательством должны быть вручены работнику за две недели до начала наступления отпуска.
Таким образом, контроль даты начала отпуска и подготовка уведомлений о начале отпуска в программе существенно облегчило бы кадровую работу на этом участке. Однако для того чтобы реализовать данные нововведения в программе потребовалось бы некоторое количество времени и наличие программиста достаточно высокого уровня.
Что касается подготовки приказов на командирование работников и командировочных удостоверений, то данные унифицированные формы предусмотрены в программе, разумеется, потребовалась доработка унифицированной формы приказа. Форма командировочного удостоверения доработки не потребовала.
Подготовка табеля учета рабочего времени по унифицированной форме также осуществляется в программе в автоматическом режиме. В данном случае необходимо оперативно и внимательно проводить все приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках, проводить листы нетрудоспособности. В результате табель не требует дополнительной работы и подготавливается значительно быстрее в программе.
Программа "1С: Зарплата и Кадры" позволяет вносить информацию относительно аттестации, повышения квалификации, награждения государственных служащих. В соответствующих разделах программы заносится информация о сроке проведения аттестации конкретного гражданского служащего, результаты аттестации, номера и даты приказов о проведении аттестации. В результате информацию об аттестации можно проследить как в разделе данных конкретного государственного служащего, так и в общем разделе, в котором содержится информация о проведении аттестации в отношении всех работников ОАО «Омскэнергосбыт».
Данные о награждении государственных служащих также заносятся в общий раздел и карточку конкретного государственного служащего. Указывается вид награды, дата награждения, реквизиты приказа о награждении. Наличие такой информации позволяет оперативно отслеживать сведения о награждении служащих и данные о награждении в определенный период времени.
В таком же порядке осуществляется фиксация информации относительно повышения квалификации государственных служащих. Указываются сроки повышения квалификации, сроки, вид обучения, тематика курсов повышения квалификации, место обучения, основание повышения квалификации.
Таким образом, при планомерном внесении в программу сведений о награждении возможно получение достоверной информацию о тех, кто был награжден за определенный период и подготовка информации о сроках награждения иных работников с учетом установленных сроков между награждениями. При составлении плана аттестации государственных служащих на следующий год достаточно легко провести анализ и составить список лиц, подлежащих аттестации, с учетом требований законодательства. Аттестация проводится один раз в два года и не ранее, чем через год после приема на государственную службу, назначения на иную должность в порядке перевода, присвоения классного чина. При подготовке плана повышения квалификации на следующий год также учитываются сведения о пройденных курсах повышения квалификации, видах и периодах. В ОАО «Омскэнергосбыт» повышение квалификации происходит по мере необходимости, но не реже одного раз в три года.
Обратимся к работе кадровой службы и ОАО «Омскэнергосбыт» по учету стажа работников. Для работы кадровой службы и ОАО «Омскэнергосбыт» требуется учет нескольких видов стажа: общего трудового стажа работы, стажа непосредственно в ОАО «Омскэнергосбыт», стажа работы в последней должности.
Кадровая программа "1С: Зарплата и Кадры" предоставляет возможность учитывать различные виды стажа и в автоматическом режиме подсчитывает на задаваемую дату с точностью до одного дня стаж работы. Это существенно облегчает работу кадровой службы при подсчете стажа работы при заполнении листков нетрудоспособности, подготовке различных отчетов, справок.
Кадровая служба при помощи программы отслеживает наступление права на увеличение надбавки к должностному окладу в зависимости от стажа в ОАО «Омскэнергосбыт». Так год стажа в ОАО «Омскэнергосбыт» дает право на надбавку в 5% от должностного оклада, пять лет – 10%, 10 лет – 15%, 15 лет – 20%. Данную работу по настройке подсчета стажа для установки надбавки за выслугу лет также может осуществить только программист.
Далее обратимся к подготовке отчетов, аналитической информации в программе "1С: Зарплата и Кадры". Без сомнения, возможность оперативного, достоверного составления кадровых отчетов, аналитической информации, статистических данных их сопоставления с помощью кадровой программы было одним из весомых аргументов в пользу ее установки и ведения.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работников хранится на бумажном носителе, поскольку содержит графу 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и графу 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».
Журнал регистрации трудовых договоров в ОАО «Омскэнергосбыт» ведется в электронном виде с помощью компьютера.
В организации параллельно существуют две базы данных - электронная и обычная «бумажная». Кадровая служба «подстраховывается» на тот случай, если в ходе контрольного мероприятия проверяющий (инспектор ГИТ, налоговый инспектор и т. п.) попросит предъявить традиционные регистрационные формы с подписями сотрудников и, возможно, скептически отнесется к тому, что большинство регистрационных форм ведется в электронном виде.
Подводя итог, следует отметить, что программа "1С: Зарплата и Кадры в полной мере подходит для организации электронного кадрового делопроизводства в ОАО «Омскэнергосбыт», что намного облегчает работу.
Заключение
В последнее время прослеживается тенденция по увеличению количества документов, передаваемых при помощи различных по каналам электронной связи, а также все больше документов хранится в различных электронных базах. В этой связи особое внимание уделяется внедрению и развитию различных информационных систем, в том числе системам электронного документооборота. Работа кадровых служб организаций, желающих двигаться в ногу со временем, активно внедряет в свою деятельность различные информационные технологии, в том числе переходит на электронный кадровый документооборот.
Разумеется, при этом необходимо учитывать специфику деятельности организации, численность, объем кадровых документов, их разнообразие, финансовые возможности и готовность отделов кадров. Во – многом, решение об автоматизации кадровой работы должно опираться на опыт внедрения таких систем в деятельность схожих по направлениям функционирования организаций и учреждений.