Электронные и технотронные архивы

Введение

Управленческая деятельность в  России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

 Сегодня  документ является основным способом  представления информации на  любом современном предприятии. 

 Неоспорима  важность сохранности и умелого  использования информационных ресурсов  предприятия для успешного ведения  бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать  на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта  руководителей. Эффективность управления  предприятием зависит и от  того, насколько разумно в нем  организовано управление документооборотом.  Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести  к потере всего бизнеса. Ведь  вовремя не полученная информация  или документ - это, прежде всего,  потерянные деньги, время и упущенные  возможности. 

 Развитие  информационных технологий в  конце XX века, применение их во  всех сферах жизни общества  привело к возникновению нового  цифрового способа записи информации, ее хранения, оперативного поиска, использования. Появились новые  виды документов, которые в научной  и нормативной литературе называются "электронными документами", и  компьютерные системы, позволяющие  обрабатывать информацию.

 Электронный  документ фиксируется на электронном  носителе, может также записываться, сохраняться, передаваться и представляться  в приемлемой для человека  форме с помощью технологий, поддерживаемых  средствами вычислительной техники. 

Таким образом, целью настоящей работы выступает  анализ особенностей технотронных и  электронных архивов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие ключевые задачи:

1. Дать  определение понятию техногенных  документов;

2. Определить  сущность электронных документов;

3. Изучить  правила оформления, хранения документов  в архивах;

Глава 1. Электронные и технотронные архивы

1. Электронные архивы

Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся  в стадии становления. Их появление  связано со всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Все работы в электронном  архиве соответствуют работам в  архивах традиционных документов. Специфика  работ определяется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных  архивов является обеспечение надежного  централизованного хранения электронных  документов в соответствии с архивными  требованиями к их защите и сохранности  в сочетании с максимально  удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются:

-  системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);

-  ведение подробного протокола доступа к документам;

- хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);

-  сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов;

-  обязательное описание документа в архивной базе данных;

- полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);

-  связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);

- универсальный формат представления электронных документов. Основные направления совершенствования электронных архивов:

1. разработка принципов хранения информации;
2. защита информации;
3. активизация вторичного использования информации;
4. стандартизация критериев описания данных;
5. оценка стоимости создания и архивирования документов;
6. регулирование отношений между архивом и создателем документов;
7. реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

В электронном архиве должны обеспечиваться:

-  защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

-  возможность предоставления пользователям доступа к документам;

-  возможность подтверждения подлинности документов;

-  возможность предоставления документов в виде бумажной копии.

Электронные документы принимаются  в архив после проведения экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их содержания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным  документам, не имеющим бумажных аналогов.

Другим критерием является их читабельность. Рассматривается  вопрос о полноте сопроводительной документации, включающей компоновку документа, справочник использованных кодов, примененные при создании документа компьютерные программы.

После экспертизы ценности документов они поступают в архив.

Архивы хранят электронные  документы трех уровней:

1. пользовательский уровень, предполагающий описание данных документов для возможного вторичного использования;
2. административный уровень, включающий регулирующие отношения архива с пользователями документы;
3. каталожный уровень, с помощью которого осуществляется поиск данных в массиве документов.

При подготовке электронных  документов для передачи в архив:

-   проверяется их техническое состояние;

-   проводится их описание;

-   на единицах хранения проставляются архивные шифры;

- подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются: название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура, объем.

 Все операции, производимые  во время передачи документов  на хранение и во время хранения, должны быть документированы  для обеспечения их аутентичности.

Электронные документы поступают  в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, совокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске.

Единицей хранения является физически обособленный носитель файла.

Единицей учета выступает  комплект единиц хранения с записью  файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Учет производится аналогично учету  документов на бумажной основе.

Систематизация документов производится с помощью каталога. При этом происходит структурирование потока информации, деление ее по индивидуальным файлам. При формировании каталога учитываются название файла, сопроводительная документация, информация контейнера с документами, меню файла, сведения, полученные от создателя файла. Заголовок  к файлу определяет вид документа, базу данных, наличие параллельного  заголовка, расшифровку аббревиатур, наличие АИПС, в которой работает файл, ответственных за файл. Если файл состоит из нескольких частей, на каждую из них создается свой заголовок. Описание файла включает вид данных, количество документов и байт информации. При многочастевом файле указывается приблизительное число программ и байт информации отдельно в каждой части файла.

Физическое описание файла  содержит число носителей информации по видам, сообщение о декодировании  на звуковоспроизводящем оборудовании или цветном дисплее, другие физические параметры, сообщение о наличии  сопроводительных документов.

Для звуковых документов указывается  время звучания и его тип. Кроме  того, указываются вид содержащейся информации, условия выдачи файлов, их ключевые слова или термины  поиска. Особое внимание следует уделять  электронной цифровой подписи, предназначенной  для защиты информации и определения  отсутствия ее искажений.

Хранение электронных  документов происходит при температуре 15—20°С и влажности 50—65%. Не допускается хранение на металлических стеллажах и хранилищах с паразитными постоянными или переменными магнитными полями свыше 400 А/м. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. Проверка состояния документов производится раз в 5 лет.

При долгосрочном и постоянном хранении необходимо хранить электронные  документы в сопровождении идентичных документов на бумажной основе. Срок хранения электронных документов соответствует  сроку хранения документов на бумажной основе. По мере старения носителя должна производиться перезапись электронного документа на новый носитель. При  этом все этапы перезаписи должны строго документироваться, исключая искажение  информации.

Научно-справочный аппарат  соответствует аналогичному аппарату к документам на бумажной основе. При  поиске информации отмечаются ее регистрационный  и валовой номер, дата, вид, заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, объем. Использование электронных  документов аналогично использованию  традиционных документов. Доступ к  ним осуществляется при использовании электронной цифровой подписи, определяющей пользователей и закрывающей информацию для других.

Создание электронных  архивов оправданно при условии  их включения в документальное обеспечение  управления для оперативного поиска и использования необходимых в реальной работе документов. Длительное хранение электронных документов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов. Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные технологии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасностью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа.

1.2 Технотронные архивы

Термин «технотронные  документы» предложен и используется в архивоведении и источниковедении, но пока еще не получил четкой трактовки. С одной стороны, он объединяет документы, характеризующиеся техническим  происхождением, по способу записи информации кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, микрографические документы, оптические диски, документы, созданные с применением компьютерной техники). С другой стороны, этим термином объединяются все виды источников, предназначенных для изучения истории науки и техники, включая, кроме вышеперечисленных, письменную научно-техническую документацию.

В частности, при классификации  документов по способу записи (создания документа) один из видов документа  – тот, в котором запись информации осуществлена автоматически, без непосредственного  участия человека, с помощью того или иного технического приспособления, может быть назван «технотронным».

Таким образом можно заключить, что технотронные архивы — архивы, хранящие кинофотофоновидео-документы и научно-техническую документацию. Основные виды работы архивариуса в них — комплектование, учет, научно-справочная работа.

Использование технотронных документов сходно с использованием документов на бумажных носителях информации. Специфика работы определяется спецификой носителей информации.

-  Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

-  Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

-  Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

-  Видеодокумент — документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи.

-  Научно-техническая документация — совокупность научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство. К научно-техническим документам относятся научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация, документация по изобретательству и рационализации. Поскольку носителем научно-технической документации является бумага, то работа с ней более приближена к работе с традиционной документацией.

Ведущими технотронными  архивами являются:

1. РТА кинофотодокументов,
2. РГА фонодокументов,
3. РГ научно-технический архив.

В остальных архивах технотронные документы хранятся в специализированных отделах. Кинофотофоновидеодокументы, в зависимости от функционального назначения составляют две группы:

-  документы, создаваемые в процессе документирования деятельности фондообразователя включаются в состав их фондов;

-  документы, являющиеся результатом деятельности фондообразователя, организуются самостоятельно и учитываются самостоятельно.

При этом их хранение обосабливается в соответствии с требованиями к  их хранению. Научно-техническая документация поступает в архив и хранится в составе фонда ее разработчика. Если эта документация создана организацией-соразработчиком, она поступает в составе фонда организации-генпроектировщика.

При нефондовом хранении кинофотофонодокументов:

-  кино- и видеодокументы систематизируются по видам — фильмы, спецвыпуски, киножурналы или видеожурналы, отдельные киновидеотелесюжеты различной цветности (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой киновидеодокументы систематизируются по времени из изготовления, производственным номерам, материалу и формату носителя);

-  фотодокументы систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера, слайды (диапозитивы) различной цветности, позитивы, фотоотпечатки, фотоальбомы, диафильмы (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой фотодокументы систематизируются по авторам, объектам, местам съемки);

-  фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации — фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной, лазерной (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой фонодокументы систематизируются по выпускающим организациям, производственным номерам, содержанию, формату носителя записи).

Внутрифондовая организация научно-технических документов определяется их комплектностью. В состав комплекта входит совокупность научно-технических документов, возникающих при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления или проектировании объекта капитального строительства. Каждый комплекс вносится в опись под отдельным номером.

Хранение кинофотофоновидеодокументов обусловливается их носителями. Научно-техническая документация хранится как традиционные документы. Не допускается хранение документов , на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м.

Хранилища документов на нитрооснове должны быть изолированы от хранилищ с остальными документами. В целях противопожарной безопасности при работе с документами на нитрооснове запрещается иметь на рабочем столе более трех рулонов пленки, оставлять их без присмотра, пользоваться при перемотке электроприводом, перематывать со скоростью более 25 м/мин, допускать трение о поверхность оборудования, подвергать коробки с пленкой ударам и другому физическому воздействию. Все документы на нитрооснове маркируются, по мере возможности переводятся на триацетатную основу.

Основные параметры температурно-влажностного режима:

Кинофотофоновидеодокументы должны храниться на металлических стеллажах при условии их размагничивания и замыкания контура стеллажа — соединения металлических частей стеллажа электропроводом и их заземления. Оптимальным оборудованием являются деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными составами. Горизонтальное размещение документов обеспечивается на специальных стеллажах. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение документа внутри упаковки.

Документы на магнитной ленте  должны быть намотаны на сердечники, катушки, кассеты соответствующего размера  упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку  или помещены в полиэтиленовый футляр с вырезами для этикеток. Оригиналы  магнитной перезаписи к кинофильмам  должны быть упакованы в пакеты из полиэтиленовой пленки и металлические  коробки.

Кинодокументы и микрофильмы  должны быть оформлены стандартными защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложены в металлические коробки. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона.

Микроформы и фотодокументы  на плоских пленочных или других форматных носителях должны быть упакованы в конверты или кассеты  соответствующего размера и размещаться  в коробках, папках, другой вторичной  упаковке.

Фонодокументы граммофонной записи (грампластинки) упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и в бумажный конверт. Партия грампластинок в соответствии с их архивными номерами должна быть помещена в картонные или фанерные коробки. Металлические граморигиналы обертываются в конденсаторную бумагу, укладываются в конверт из картона, затем в коробку из плотного картона. Для предотвращения механических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь прокладку из мягкого материала.

Компакт-диски должны быть уложены в заводскую упаковку, затем помещены в коробку.

Научно-техническая документация хранится в сфальцованном виде в  папках не более 50 листов формата А4, допускается хранение в коробках и тубусах, на стеллажах. Текстовая научно-техническая документация хранится как документы на бумажной основе.

Проверка наличия и  состояния документов в технотронных архивах производится в соответствии с подобного рода работой обычных  архивов. Проверка проводится раз в 5 лет, для документов на нитрооснове — раз в 2 года, для уникальных документов — ежегодно. При оценке технического состояния документов устанавливается их соответствие сведениям, содержащимся в сопровождающих их актах технического состояния. Документы на нитрооснове проверяются на стабильность.

При подготовке к хранению документы подлежат очистке от пыли и грязи, перемотке, акклиматизации, упаковыванию. Акклиматизация проводится для кинодокументов и микрофильмов до 10 суток, документов на магнитной  ленте и дисковых носителях —  до 3 суток, для фотодокументов и  микрофиш сутки при температуре 20 ± 3 °С и влажности воздуха 35—15%. В процессе хранения документы проверяются на их техническое состояние, состояние упаковки, загрязнения, повреждения. В случае их обнаружения проводится работа по упразднению дефектов.

В ходе хранения документов в технотронных архивах возможно проведение первичных реставрационных  и консервационных работ. Документы  очищаются от пыли и укрепляются. Документы на магнитной ленте  очищаются, перематываются с целью  снятия внутренних напряжений, возможна замена пересохших и коробленных склеек, оформление магнитной ленты защитным магнитным слоем. Документы на дисковых носителях обрабатываются антистатиком. Граморигиналы фонодокументов могут проходить электрохимическую очистку.

В технотронных архивах возможно, как и в обычных, создание страхового фонда и фонда пользования.

Научно-техническая документация создает эти фонды в соответствии с правилами создания этих фондов на бумажной основе.

Страховой копией кинодокумента  является первая совмещенная копия  оригинала, изготовленная на пленке методом контактной печати, в фонде  пользования находятся позитивная совмещенная копия, промежуточный  позитив изображения, контратип  фонограммы.

Для фотодокумента страховой  копией служит первая копия оригинала  на фотопленке, изготовленная методом  репродуцирования или контактной печати, в фонд пользования входит позитивный фотоотпечаток или дубль-негатив.

Фонодокумент определяется страховым фондом в виде первой копии оригинала, изготовленного способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте, фонд пользования также представлен копией на магнитной ленте.

Видеодокумент имеет страховой  фонд в виде первой копии оригинала, изготовленной в формате оригинала  способом видеозвукозаписи на магнитной ленте. В фонде пользования находятся его копии.

Учет документов в технотронных архивах аналогичен учету в обычных  архивах.

При использовании технотронных документов используются следующие единицы учета и хранения:

Кинодокумент: единица хранения — физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному фильму, журналу, спецвыпуску, сюжету.

Фотодокумент: единица хранения — физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд, диапозитив); несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом; единица учета - одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному диафильму.

Фонодокумент: единица хранения — физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, произведения литературы и искусства или нескольких таких произведений, объединенных по авторскому, тематическому, другим признакам.

Видеодокумент: единица хранения — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литература и искусства или нескольких таких произведений, объединенных по авторскому, тематическому, другим признакам.

Научно-техническая  документация: единица хранения - совокупность научно-технических документов, относящихся к определенному вопросу, или отдельный документ, лист чертежа, имеющий самостоятельное значение, объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку и внесенные в опись под отдельным порядковым номером: единица учета — комплекс научно-технических документов, включающий совокупность единиц хранения.

Учет ведется с оформлением  тех же документов, что и в обычном  архиве, по тем же правилам. Дополнением  являются листы учета документов при их нефондовой организации. В них регистрируются их описи, динамика их изменений. Порядок нумерации и хранения листов учета аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов. Основным учетным документом являются описи. Учетные номера присваиваются им по листам учета документов. Каждый вид документов описывается отдельно.

В опись кинодокументов вносятся данные об авторе, дате, месте съемки, варианте (немой, звуковой, цветной, черно-белый, формат, язык), количестве и метраже  негатива, дубль-негатива, фонограммы (негатив), магнитной фонограммы, промежуточного позитива, позитива, установочных роликов, цветовых паспортов, текстовой сопроводительной документации.

В опись фотодокументов включаются данные заголовка или аннотации документа, об авторе, дате, месте съемки, количестве единиц хранения/кадров панорамной съемки, включающем негатив, дубль-негатив, позитив, фотоотпечаток, слайд (диапозитив), диафильм, состав текстовой сопроводительной документации.

В опись фотоальбома вносятся данные о заголовке, авторе, месте съемки, крайних датах фотоотпечатков, количестве фотоотпечатков, внешних особенностях альбома, составе текстовой сопроводительной документации.

В опись фонодокументов граммофонной записи вносят: номер стороны грампластинки (единица хранения), индекс, производственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата изготовления, место изготовления, порядковый номер, диаметр, материал граморигинала, время звучания, количество единиц хранения/граморигинал (грампластинка), состав текстовой сопроводительной документации.

В опись фонодокументов магнитной записи вносятся: номера единиц учета и хранения, индекс, производственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата записи/перезаписи, скорость и время звучания, тип и формат магнитной ленты количество и метраж единиц хранения (оригинал - копия), состав текстовой сопроводительной документации.

В опись видеодокументов вносят, кроме единиц хранения, учета, индекса, производственного номера: заголовок, автор, исполнитель, язык, дата записи, перезаписи, хронометраж, тип, формат записи, количество единиц хранения (оригинал — копия), состав текстовой сопроводительной документации.

При оформлении учетных документов необходимо:

1. учитывать количество фотоотпечатков в фотоальбоме во внутренней его описи и в описи фотоальбомов;
2. количество единиц хранения документов учитывать в соответствующих описях;
3. единицы хранения диафильмов располагать по порядку номеров рулонов;
4. единицы хранения кинодокументов располагать по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;
5. единицы хранения фонодокументов размещать в порядке производственных номеров, а внутри комплекта сначала - оригиналы, затем — копии;
6. при описании фотоальбомов фотоотпечатки нумеровать сверху вниз слева направо на каждом листе, в заверительную запись выносить общее количество фотоотпечатков, при необходимости составлять внутреннюю топографическую опись альбома.

Учет ведется после  систематизации документов в архиве. Документы поступают на государственное  хранение в течение следующих  сроков:

-  научная, технологическая, патентная документация — через 10 лет после ее изготовления;

-  конструкторская документация — через 15 лет;