Электронный документ. 3

Содержание

     Введение……………………………………………………………………….3

1. Понятие электронного документа………………………………………..4

2. Автоматизация учета в торговле………………………………………….8
3. Документооборот в мире безбумажных технологий……………………10
4. Делопроизводство и документооборот в управлении

предприятием………………………………………………………………11

5. Системы электронного документооборота……………………………….13
6. Системы управления электронным документооборотом………………..18
7. Корпоративный электронный архив……………………………………...21
8. Информационно – поисковые технологии для электронного

делопроизводства…………………………………………………………...23

9. Пакет документов…………………………………………………………...25
10. Рисунок 1…………………………………………………………………….26
11. Рисунок 2…………………………………………………………………….27
12. Рисунок 3……………………………………………………………………..38

Заключение……………………………………………………………………….29

     Список литературы…………………………………...………………………....31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Вопрос  о необходимости автоматизации  управления документооборотом давно  перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий  внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить  преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех  немногих, кто считает автоматизацию  документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется  переосмыслить сделанный выбор  и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы  «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности  для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

     Необходимость в автоматизации управления документооборотом  разные организации сегодня видят  по-разному: одни - в повышении эффективности  организационно-распорядительного  документооборота (ОРД), другие - в повышении  эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы  и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют  внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью  самих документов в деятельности организации, что зависит от размера  организации, стиля управления, отрасли  производства, общего уровня технологической  зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может  быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством  и продуктом производства. Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Организации, решившей серьезно подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом спекуляции вследствие неопределенности и универсальности таких понятий, как «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами.

1. Понятие электронного документа

     Электронный обмен данными - это реальность, с  которой сегодня сталкивается практически  каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде. В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами". Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций:

• регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;
• учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;
• централизованный контроль исполнения документов;
• списание документов в дело;
• ведение информационно-справочной работы;
• формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках. Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде. Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа. С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа. Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая информация, а во-вторых, - сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа. Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть - непосредственно содержание, вторая - вспомогательная информация, которая дает возможность установить его аутентичность (подлинность). К ней относятся реквизиты типа исходящего номера, подписей и печатей. В состав информации, как содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления документа. Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы.

В ряде случаев существенно наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе не равносильна продаже копии ее сертификата, даже заверенной нотариально. Таким образом, документ выполняет следующие функции:

• фиксация некоторой (содержательной) информации;
• фиксация лица, подписавшего документ;
• фиксация условий составления документа;
• доказательство в судебном разбирательстве;
• функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью.

С точки зрения традиционного документооборота можно  выделить две основные функции бумажного  документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность использовать его  в качестве допустимого доказательства). Главной причиной, по которой именно бумажные документы выполняют эти  функции, является то, что именно бумага была на протяжении многих столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия  ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. Как отмечалось ранее, системы безбумажного документооборота получают все более широкое распространение  в самых разных областях. В связи  с этим важное значение приобретает определение правового статуса электронного документа - очерчивание областей, где возможно и допустимо его применение.

Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными  и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а  также гражданами для изложения  сведений о фактах или удостоверения  фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и  обязанностей.

Требования к  документу, вытекающие из приведенного определения, можно разделить на три группы. Первая отражает информационную функцию документа: документом может  быть не любая информация, зафиксированная на бумажном носителе, а только сведения определенного характера (это требование согласуется с приведенным ранее определением ЭДО). Вторая (требования к форме) группа - это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию документа (реквизитами формы могут служить наличие печати и подписи определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками и т. п.). Третья группа (компетентность источника документа) как бы связывает первые две, придает юридическую значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности. Очевидно, легко обеспечить для данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа (например, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (наличие печати организации, собственноручной подписи лица, специальный тип бумаги) принципиально неприемлемы для электронных документов вследствие специфической природы компьютерных носителей информации. Именно физические характеристики электронных документов долгое время были объектом критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось следующее утверждение: то, что написано на бумаге, трудно удалить и оно остается навечно; данные же на компьютерных носителях могут быть легко уничтожены, они недолговечны. Но, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применение специальных мер, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности (в том числе и периодическое копирование) их надежность не ниже, чем у традиционных. Кроме того, когда речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения такой информации, исчисляемые годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM.

Еще один аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается в том, что он осязаем (т. е. любой может физически проверить  наличие документа), каждый грамотный  человек может прочитать такой  документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью. Теоретически, конечно, можно предположить, что создана система ЭДО, в которой один участник вносит в документ Manchester, а другой получает на экране монитора или при распечатке Live rpool. Однако данная проблема легко решается, если предположить, что существует согласованная участниками или определенная нормативным актом уполномоченного органа процедура изготовления по электронному оригиналу традиционной (бумажной) копии документа. (Более подробно об этом мы поговорим, когда будем рассматривать процедуры разрешения конфликтов, связанных с использованием ЭДО.)

И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент. Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко  внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую  историю, чем история письменности, но это не снимает проблемы идентификации  электронных документов.

Решить приемлемым образом данную задачу удалось только во второй половине 1970-х годов, когда  американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений.

С учетом изложенного  электронный документ можно определить как набор данных, записанных в  компьютерочитаемом виде, для которых выполнено следующее условие: существует признанная участниками ЭДО или утвержденная компетентным органом процедура, позволяющая однозначно преобразовать эти данные в документ традиционного режима. Признание указанной процедуры должно быть подтверждено участниками системы ЭДО посредством традиционного (письменного) документа, либо такая процедура должна быть санкционирована уполномоченным государственным органом.

Необходимость традиционного документа или  акта уполномоченного органа для  признания процедуры преобразования объясняется тем, что в противном  случае возможен порочный логический круг, когда вопросы признания  или непризнания юридической  силы электронного документа будут  решаться на основании другого электронного документа, силу которого тоже можно  оспорить.

2. Автоматизация учета в торговле

      Так как  основой для торговой фирмы  служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность  организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

      В основу ряда комплексов положены схемы  документооборота и основные принципы, аналогичные описанным выше. Например, в системе «Эйс» главными являются:

1. комплексный охват деятельности фирмы;
2. отслеживание движения товара на протяжении всего пути с момента его закупки до реализации по всем промежуточным операциям;
3. учет товаров в разрезе партий в учетных ценах;
4. получение текущей информации по состоянию складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, а также взаимоотношение с покупателями и поставщиками;
5. организация различных видов торговой деятельности: опт, розница, консигнация, комиссия, и др.;
6. проведение маркетинговых исследований и финансового анализа по результатам деятельности фирмы за любой период времени;
7. ведение независимого учета по нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности и автоматизации корпоративной структуры;
8. ведение многовалютного учета;
9. представление данных в российском или международном стандарте;
10. возможность выборки необходимой информации по сложному критерию и представление ее в любом удобном виде: в виде печатной формы, таблицы, экспорта в файл, передачи по электронной почте;
11. максимальная гибкость в настройке комплекса и в распределении прав доступа;
12. работа в сетях с большими объемами данных; распределенный характер системы;
13. максимальная открытость комплекса, в том числе возможность экспорта в популярные программные среды;
14. легкость в освоении и адаптируемость к задачам клиента;
15. возможность стыковки и интеграции с другими программными продуктами.

   Рассмотрим  более подробно управление складской  деятельностью торговой фирмы (на складах  и в торговых точках). При этом учитываются следующие факторы:

• товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например количество товара, количество упаковок, вес, стоимость;
• товар может оцениваться в различных валютах;
• товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а также состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке;
• товар может иметь различный статус, например статус резервирования.

      Особое  значение имеет взаимосвязь с  подсистемами торговых секций (напрямую или через внутренний склад последних), бухгалтерий и представлением аналитической и управленческой отчетности. В частности, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием любых отчетных документов.

3.Документооборот в мире безбумажных технологий

      Увеличение  информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует  адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая  на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

      Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это  же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;
2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

      Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким  образом, при наличии регламентации  деятельности, прежде всего в отношении  делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего  прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота. 
 

4.Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко  отслеживаемый и управляемые  процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

      Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые  и определяют документопотоки.

      Функции ведения делопроизводства состоят  из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

      В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной  системой документационного обеспечения  управления (ЕГСДОУ). Созданная схема  хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В  то же время сегодня желательна детальная  регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений  о подразделениях и должностных  инструкциях специалистов.

      Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует  предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей  фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях  и положениях, а также настройки  регламентов прохождения электронных  документов по рабочим местам. Специальное  структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

      Безбумажное делопроизводство предусматривает  применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить  полностью применение бумажных носителей.

      Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач  в электронных компьютерных сетях  с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое  число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

      Использование сетей и средств электронной  почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного  подразделения  в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного  архива документов. Здесь есть два  существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

      Последнее зачастую связано с привычками и  другими простыми человеческими  особенностями и слабостями. Решение  этой проблемы зачастую упирается в  имидж фирмы.

      Внешний срез проблемы упирается в большое  число документов, предлагаемых в  бумажном виде. Классическими примерами  являются письма и факсы, периодические  издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу  построения  системы управления электронным документооборотом.

     5.Системы электронного документооборота

Рассмотрим  такие программные системы автоматизации  делопроизводства как:

1. Программа Docs Open 

Предназначена для организации, которая занимается интенсивным созданием документов и их редактированием. Работает на базе сервер-клиент. В качестве базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в Docs Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Это открытая платформа. К ней поставляется средство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной Docs Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Dosc Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому документу. Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

2. Documentum

Система управления документами, знаниями и  бизнес-процессами для крупных предприятий  и организаций и прикладные решения  для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного делопроизводства в распределенном режиме, динамического управления содержимым корпоративных интернет-сайтов.

Обеспечивает  открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания  решений по автоматизации различных  прикладных задач.

В стандартном  варианте Documentum включает desktop-клиент, интегрированный в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Версия Documentum решая традиционные задачи управления документами и знаниями, включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Эта технология позволяет, создав один раз информацию, поместить ее в центральное хранилище с открытым доступом, а затем оптимальным для конкретных пользователей образом компоновать и предоставлять содержимое хранилища.

Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка  различных операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).